Zoom Docs 入門指南（2025 年）

工作方式持續改變中，這意味著文字處理解決方案 (知識工作者的基石) 也正在改變。

無論您正在建立什麼內容，您的文件應該是完全空白的，無論是傳統的提案、用於追蹤專案計劃和資產的表格，或是內部知識庫。但您也希望能夠使用 AI 來協助您開始建立內容，包括在文件中填入會議的見解、相關資訊和想法等。

您希望這些內容是儲存於雲端的，並可進行即時協作，而非存放在您的電腦上或分散在往來傳送的多封電子郵件中。

您需要為數位受眾建立文件，例如編製精美且易於導覽，不會受到嚴格的頁面邊距和可列印格式的限制。

在效率至關重要的世界中，您需要讓文件融入日常工作流程和最常使用的應用程式中，從而協助提高工作效率，而非做為另一個單獨的工具來造成妨礙。

Zoom Workplace 中包含的 Zoom Docs 可以協助解決這個問題。以下是 Zoom Docs 的功能以及它如何協助您解決上述挑戰。

Zoom Docs 是 Zoom Workplace 中一款靈活且具備協作功能的解決方案，適用於建立文件、維基百科頁面、表格等內容。其核心功能為 AI Companion，符合資格的付費方案皆可免費使用。* 

AI Companion 可協助您在文件中產生與整理資訊、潤飾撰寫內容，幫助您快速擬定草稿，再也不怕獨自面對空空如也的空白頁面而倍感壓力。AI Companion 也能將 Zoom Meetings 的內容匯入 Zoom Doc 中，根據討論內容產出專案簡報或會議摘要。您可新增各種內容區塊並選取不同的資訊呈現方式，打造井然有序且格式美觀的文件。

Zoom Docs 可讓您透過建立 AI 優先的文件來超越單純的文字處理器。以下是其中三種使用方法。

建立 AI 優先的協作文件

撰寫商業提案、行銷計畫、專案簡報等，您想得到的各種文件都能夠搞定。AI Companion 可協助您建立草稿。您甚至可利用 AI Companion 會議摘要和轉錄文字來提供更多細節和具體資訊，以協助 AI Companion 建立您想要的最終成果。這能讓您將會議中的對話轉換為條理清晰且可執行的文件。

新增標題和副標題，將文件區分成易於導覽的章節。在文件中標記同事以將操作項目指派給他們，或對特定單字或句子新增評論並在該處標記您的團隊成員，以便他們可以在自己的作業時間做出回應。

透過團體聊天或電子郵件中的連結與同事分享文件，或於會議期間在 Zoom Meetings 視窗中開啟文件，以便與其他與會者即時檢視、共同編輯和協作。

建立公司維基百科以達到更好的資訊分享

如果公司的知識和流程並未記錄或分散於不同的位置時，那麼想要找到您所需的內容便堪稱一大挑戰。當同事去度假或轉調至其他職位，而您無法存取他們建立的檔案時，事情則會變得更複雜。 

您需要單一的可靠來源，團隊成員能在其中找到最新資訊。您可使用 Zoom Docs 建立一個維基百科頁面，其為集中儲存資訊的樞紐，具備高效搜尋與存取的便利性。

建立維基百科頁面時，我們建議先建立一個主頁面，然後在主頁面中嵌入可連結的子頁面，以便深入探討特定主題。主頁面如同目錄，讓團隊成員輕鬆導覽至他們所需的資訊頁面。 

透過精細的分享控制，您可以允許選定的一組同事或公司中的每個人檢視維基百科。您也可以限制只有負責更新文件的人員具有編輯權限。

使用資料表整理資訊並將團隊聚集在一起

Zoom Docs 可以將團隊聚集到同一份可協作的文件中。無論是設定目標、擬定季度計畫、籌備活動等情境，都能隨時派上用場。透過與專案相關的文件集合，協助您井然有序地管理內容，輕鬆找到重要資訊與資源。您也可使用我們的專案範本來追蹤行動項目的進度，或依據所需狀態欄位，自行建立客製化追蹤器。資料表功能則讓您能輕鬆篩選、排序、分組與整理資訊。

您可以從會議摘要中提取由 AI Companion 產生的後續步驟，並將其新增至資料表中。也可以將團隊協作所使用的白板嵌入同一份文件中，集中管理所有資訊。如此一來，專案團隊便能清楚知道該在何處找到並新增所需資訊，您也能在 Zoom 會議中開啟這些文件進行即時協作，讓團隊合作變得更順暢。

在 Zoom Workplace 桌面或行動應用程式（6.1.6 版本或更新版本）中，前往「文件」標籤（若在頂部導覽列中未顯示，請按一下「更多」）。您可以在此查看已建立或受邀協作的文件列表，和建立新文件的相關選項。您的所有文件都儲存於 Zoom Hub，這是整合會議摘要、錄影、白板和片段內容等 Zoom 資源的集中管理空間。

您有幾種不同的方法可以開始這項作業：

建立一份空白文件

在 Docs 標籤首頁中選擇「空白文件」選項，從頭開始作業。接下來，您可以詢問 AI Companion 以協助您進行腦力激盪並建立草稿。

「我的會議」檢視畫面

在 Docs 首頁中，按一下左側邊欄中的「我的會議」，以尋找可用於建立文件的會議清單。若要在會議後繼續協作，您可以將 AI Companion 會議摘要或先前會議的轉錄文字加入至文件中。探索可用的範本，例如「站立會議」或「使用者意見反應」，協助您以最有助益的方式建立資訊格式。

請注意，只有會議主持人才能存取會議資訊，並選擇是否與他人分享。在「我的會議」檢視畫面中，您會看見您主持的哪些會議已啟用會議摘要，還可利用這項會議摘要建立文件。

在會議中建立文件

按一下會議工具列中的 Docs 圖示，即可建立新文件或在會議中開啟現有文件。您可以與會議與會者共同編輯以進行協力創作，AI Companion 將為您提供協助。會議結束後，查看 Docs 標籤以尋找、分享和編輯您的文件。

從文件範本開始

在 Docs 首頁上，選取「範本」按鈕。您可以根據想要建立的文件類型，從多個範本中進行選擇：專案追蹤、簡報、會議議程等。

匯入現有檔案

如果您有文字檔案 (.docx、.txt、.md) 或試算表檔案 (.xlsx, .csv)，請在 Docs 首頁上選取「匯入」選項。您可以將現有文件和內容轉換為 Zoom Docs，以便在 Zoom Workplace 中更輕鬆地分享、格式化和協作。

一旦您開始編寫文件並使用 AI Companion 或其他來源填入資訊，請按一下加號或輸入正斜線 / 以新增不同的模組或區塊以繼續建構。

插入基本的文件元件，例如標題和清單，或使用影像、視訊、音訊檔案、白板和其他媒體增加可看度。

使用欄位和資料表來組織文件的版面配置。如果您想以不同方式檢視資料，可以從表格檢視畫面切換至日曆或看板檢視畫面。AI Companion 可協助按類別填入表格內容或產出摘要，進而減少手動錯誤與工作量。

當您完成文件後，便能與協作者分享以獲得他們的意見反應，或發布具有專屬連結的網頁，以便任何人都能在網路上進行存取。 

最重要的是，我們鼓勵您嘗試不同的版面配置和文件元件，在頁面上移動它們，並以最適合您的方式建立文件。Zoom Docs 的設計具有靈活性，能適應您的工作方式。 

Zoom Docs 的最佳體驗正是搭配 AI Companion，它能讓您和您的團隊建立、完善和總結文件，並透過利用會議轉錄文字建立可操作的文件，從您的會議中解鎖更多功能。為了讓您的團隊使用 Zoom Docs 的 AI Companion 延伸會議協作功能，帳戶管理員必須啟用正確的設定，包括使用會議摘要和會議轉錄文字。

請參閱我們的 Zoom Docs 支援文章，獲得有關如何找到並啟用各項設定的逐步指南。

Zoom Docs 包含在 Zoom Workplace 專業版、商業版、商業版 Plus、教育版和企業版方案中，您可以使用 AI Companion 建立無限量的文件，無需額外付費。Zoom Workplace 基本版方案的使用者可建立無限量的個人文件和最多 10 個協作文件，但無法使用 AI Companion 功能。

立即升級您的 Zoom Workplace 桌面或行動應用程式至 6.1.6 版本或更新版本，或前往 docs.zoom.us 或 apps.zoom.us/docs 開始使用 Zoom Docs。

如需更多資訊，請造訪我們的 Zoom Docs 頁面，或按一下 Zoom Workplace 應用程式中的 Docs 標籤，開始建立您的第一份文件。

*隨附於 Zoom 使用者帳戶的付費服務中。AI Companion 可能不適用於所有地區或垂直產業。適用於 Zoom Docs 的 AI Companion 功能不包含在 Zoom 基本版方案中。

編輯附註：本部落格最初發表於 2024 年 8 月，且已於 2025 年 8 月更新最新產品資訊。