Nhanh chóng tạo ra các lưu đồ chuyên nghiệp, có thể dễ dàng chia sẻ trong công việc hoặc học tập bằng Zoom Whiteboard, đã bao gồm sẵn trong tất cả các gói Zoom Workplace.
Lưu đồ là các biểu đồ trực quan thể hiện trình tự các bước trong một quy trình hoặc hệ thống. Lưu đồ giúp mọi người hiểu, phân tích và trao đổi về các quy trình làm việc hoặc quá trình ra quyết định một cách rõ ràng hơn. Một số công năng phổ biến có thể kể đến như:
Chia nhỏ quy trình phức tạp thành các bước trực quan giúp việc giải thích các quy trình làm việc, hệ thống hoặc luồng dữ liệu cho nhiều đối tượng khác nhau trở nên dễ dàng hơn, đồng thời tăng cường tính minh bạch.
Giúp doanh nghiệp xác định rõ từng bước, làm nổi bật những điểm không hiệu quả và tối ưu hóa hoạt động vận hành.
Giúp xác định các lỗi hoặc điểm nghẽn, từ đó cải thiện chất lượng và hiệu suất tổng thể.
Sơ đồ hóa từng bước trong lộ trình quyết định để giúp các nhóm dễ dàng đưa ra những kết luận lý trí.
Đơn giản hóa các chủ đề phức tạp, giúp các nhà giáo dục tăng cường khả năng nắm bắt và tương tác của học sinh.
Thể hiện từng bước của một quy trình kinh doanh hoặc quy trình làm việc từ đầu đến cuối một cách trực quan, chỉ ra các điểm cần cải thiện.
Đóng vai trò như công cụ minh họa cách dữ liệu di chuyển trong một hệ thống, hỗ trợ các nhà phát triển và nhà phân tích hệ thống trong việc hiểu vòng đời của dữ liệu.
Vạch rõ hệ thống phân cấp và cấu trúc quan hệ trong một công ty, giúp ban quản lý và nhân viên hiểu rõ các vai trò và các cấp báo cáo.
Cung cấp phương pháp đơn giản giúp vạch ra các lựa chọn và kết quả tiềm năng nhằm hỗ trợ công tác lập kế hoạch chiến lược và ra quyết định.
Chia nhiệm vụ thành các làn thể hiện các phòng ban hoặc cá nhân khác nhau để làm rõ vai trò và hạn chế sự trùng lặp bằng cách làm nổi bật sự tương tác giữa các phòng ban.
Khả năng truy cập các mẫu lưu đồ đã thiết kế sẵn cho phép bạn nhanh chóng tạo một sơ đồ. Mẫu lưu đồ cung cấp các thành phần tạo sẵn có thể dễ dàng tùy chỉnh, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán, rõ ràng giữa các lưu đồ khác nhau.
Có nhiều hình dạng và đồ họa lưu đồ cũng như các công cụ điều chỉnh độ dày đường kẻ, kích thước hình dạng và màu sắc để lựa chọn, cho phép bạn tạo ra các lưu đồ chuyên nghiệp và dễ hiểu.
Chức năng kéo thả thân thiện, dễ dùng cho phép bạn thêm, di chuyển hoặc sửa các biểu tượng và thành phần của lưu đồ nhanh chóng và đơn giản mà không cần kiến thức kỹ thuật sâu rộng.
Đảm bảo sự gọn gàng và dễ hiểu của lưu đồ nhờ các công cụ tự động thông minh giúp căn chỉnh và kéo thẳng các thành phần thiết kế như đường kẻ và hình dạng.
Một "khung vẽ vô hạn" đảm bảo bạn không bao giờ phải thiết kế lưu đồ sao cho phù hợp với một không gian cứng nhắc hoặc kích thước tài liệu cố định. Ngoài ra, bạn có thể xem chi tiết hơn nhờ khả năng cuộn, xoay hoặc phóng to khung vẽ một cách dễ dàng.
Việc có thể nhúng lưu đồ vào bài thuyết trình, xuất dưới dạng hình ảnh và chia sẻ trong hội thảo trực tuyến, hội nghị video, email, trò chuyện hoặc họp trực tiếp giúp tăng cường hoạt động cộng tác và chia sẻ ý tưởng.
Tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả nhờ tạo lưu đồ trong vài giây bằng nền tảng ưu tiên AI của Zoom với các câu lệnh văn bản. Chỉ với vài cú nhấp chuột, tính năng Tạo nội dung trên bảng trắng với AI Companion* cho phép bạn:
Tạo ý tưởng cho các quy trình lưu đồ
Tinh chỉnh và mở rộng các lưu đồ có sẵn
Định dạng và thêm các yếu tố thiết kế chỉ với vài cú nhấp chuột
Tạo nhiều phiên bản
Tạo bản tóm tắt
*Đi kèm trong các gói Zoom Workplace trả phí.
*Zoom Workplace Cơ bản (miễn phí) cung cấp tối đa ba bảng có thể chỉnh sửa đồng thời và không bao gồm các tính năng AI Companion.
Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ đề cập đến những điều cơ bản về các thành phần và thiết kế của lưu đồ, cách thức và lý do chúng được sử dụng và cách bắt đầu tạo lưu đồ trong Zoom Workplace.
Lưu đồ là công cụ trực quan mạnh mẽ giúp biến thông tin phức tạp thành các sơ đồ dễ hiểu, cho phép giao tiếp rõ ràng và làm việc nhóm tốt hơn. Trong môi trường công việc đang biến đổi nhanh chóng ngày nay, việc có khả năng tạo lưu đồ chuyên nghiệp hơn có thể cải thiện đáng kể năng suất và kỹ năng giao tiếp của bạn.
Bằng cách đi sâu vào những nội dung thiết yếu của việc tạo và sử dụng lưu đồ, chúng ta sẽ khám phá cách các sơ đồ này không chỉ hỗ trợ sắp xếp ý tưởng mà còn giúp xác định những điểm không hiệu quả để tăng cường hiệu quả tổng thể của tổ chức. Cho dù bạn là người mới bắt đầu hay đã là chuyên gia giàu kinh nghiệm, việc nắm rõ các sắc thái của việc tạo lưu đồ sẽ giúp bạn sử dụng chúng hiệu quả trong công việc hàng ngày, thúc đẩy một môi trường hợp tác trên cơ sở thông tin thực tế. Cùng tìm hiểu nào.
Lưu đồ là các sơ đồ trực quan cho phép các chuyên gia hình dung và tổ chức các quy trình phức tạp bằng phương thức đơn giản. Lưu đồ giúp việc truyền đạt thông tin trở nên dễ dàng hơn, nhất là những thông tin khó diễn đạt hoặc hình dung bằng các loại sơ đồ khác như bảng và biểu đồ.
Đối với người muốn tạo và sử dụng lưu đồ một cách chuyên nghiệp, các sơ đồ này có thể cải thiện đáng kể việc quản lý dự án bằng cách vạch ra dòng thời gian, phân công trách nhiệm và phác thảo quy trình làm việc. Việc này không chỉ giúp thống nhất cách làm việc của cả nhóm mà còn xác định và giải quyết các điểm nghẽn trước khi chúng cản trở tiến độ.
Trong các môi trường đòi hỏi quy trình ra quyết định phức tạp, như kỹ thuật, sản xuất hoặc quản lý kinh doanh, lưu đồ giúp mô tả các lộ trình và kết quả rõ ràng, tạo điều kiện đưa ra các quyết định nhanh chóng và lý trí hơn. Với tư cách là một chuyên gia, việc thành thạo cách tạo và sử dụng lưu đồ có thể giúp bạn tối ưu hóa hoạt động vận hành, tăng cường thông tin liên lạc và cuối cùng là mang về kết quả tốt hơn cho tổ chức.
Trước khi bắt đầu tạo lưu đồ, bạn sẽ cần làm quen với các loại lưu đồ phổ biến và biết những ngành và lĩnh vực có thể sử dụng lưu đồ này. Với thông tin này, bạn có thể cân nhắc công năng và mục đích của cá nhân mình khi sử dụng lưu đồ, cũng như loại thông tin hoặc quy trình bạn cần trực quan hóa.
Lưu đồ quy trình hoặc bản đồ quy trình: Mô tả chi tiết một cách trực quan về một quy trình hoặc quy trình làm việc, với các mũi tên hướng dẫn trình tự các công việc. Lưu đồ quy trình được sử dụng trong các ngành công nghiệp như sản xuất và logistics để tối ưu hóa hoạt động vận hành, xác định những điểm thiếu hiệu quả và đảm bảo kiểm soát chất lượng thông qua việc lập kế hoạch chính xác từng giai đoạn trong chu trình sản xuất.
Sơ đồ luồng dữ liệu (Data flow diagrams, DFD) hoặc lưu đồ dữ liệu: Trực quan hóa cách dữ liệu di chuyển qua một hệ thống, đóng vai trò là công cụ quan trọng cho các nhà phát triển và nhà phân tích hệ thống trong việc thiết kế các chương trình và cơ sở dữ liệu hiệu quả trong những lĩnh vực như phát triển phần mềm và công nghệ thông tin.
Sơ đồ quy trình làm việc hoặc sơ đồ luồng: Sử dụng trong những lĩnh vực như chăm sóc sức khỏe và quản lý kinh doanh, các lưu đồ này trình bày chi tiết các công việc, trách nhiệm và quy trình nhằm hỗ trợ vạch ra quy trình làm việc cụ thể và cải thiện hiệu quả phối hợp trong nhóm.
Lưu đồ hệ thống: Thường được sử dụng trong ngành CNTT hoặc lập trình máy tính, các lưu đồ này vạch ra logic chi tiết của các hệ thống khi cần thể hiện kỹ các chức năng của hệ thống, hành trình mã và đường dẫn dữ liệu.
Sơ đồ liên chức năng hoặc lưu đồ liên chức năng: Còn được gọi là lưu đồ chức năng chéo, các sơ đồ và lưu đồ này đặc biệt hữu ích trong các dự án phức tạp đòi hỏi sự rõ ràng về trách nhiệm của các phòng ban. Chúng thường được sử dụng trong các lĩnh vực như tài chính và chăm sóc sức khỏe, nơi mà sự phối hợp giữa các phòng ban là rất quan trọng.
Lưu đồ chương trình: Thể hiện các trình tự logic và thường được sử dụng trong kỹ thuật phần mềm để minh họa các thuật toán và quy trình mã hóa.
Lưu đồ ra quyết định: Thể hiện rõ ràng các điểm quyết định và kết quả có thể xảy ra, hỗ trợ các nhà chiến lược kinh doanh hình dung các tác động tiềm ẩn trước khi thực hiện các quyết định quan trọng.
Khi tạo lưu đồ, bạn sẽ sử dụng các biểu tượng cụ thể để biểu thị các nhiệm vụ, hành động, quyết định hoặc kết quả khác nhau trong một quy trình. Mỗi biểu tượng được chỉ định một vai trò cho phép bạn hiển thị trực quan cách các bước được kết nối, điểm đưa ra quyết định và cách dữ liệu hoặc công việc đi từ điểm này đến điểm khác. Thông qua các biểu tượng chuẩn hóa, bất kỳ ai xem lưu đồ của bạn đều có thể dễ dàng diễn giải nó, bất kể quy trình đơn giản hay phức tạp đến đâu.
Dưới đây là danh sách các biểu tượng lưu đồ thông dụng nhất mà bạn sẽ sử dụng trong quá trình lập kế hoạch quy trình của mình.
Bạn có thể chia sẻ lưu đồ với một thành viên trong nhóm để nhận phản hồi giúp tinh chỉnh bố cục cũng như cải thiện khả năng đọc.
Khi lưu đồ của bạn đã có thể chia sẻ, chỉ cần nhấp vào nút "Chia sẻ" ở góc trên bên phải của bảng trắng. Từ đây, bạn có thể cấp quyền truy cập cho bất kỳ ai trong tổ chức của mình hoặc chia sẻ ra bên ngoài bằng liên kết có thể chia sẻ (nếu được bật). Sau khi thiết lập quyền, hãy nhấp vào “Sao chép liên kết” và dán URL vào tin nhắn trò chuyện, kênh Zoom Team Chat hoặc email.
Mẫu lưu đồ là một cách tuyệt vời để tạo nhanh lưu đồ, đặc biệt là khi bạn mới làm quen với việc vẽ lưu đồ hoặc cần tạo lưu đồ dưới áp lực thời gian. Dù bạn mới bắt đầu hay đã có kinh nghiệm tạo lưu đồ, việc sử dụng mẫu sẽ loại bỏ nhu cầu phải thiết kế lưu đồ từ đầu, cho phép bạn tập trung vào việc tùy chỉnh mẫu nhằm đáp ứng nhu cầu cụ thể của mình.
Sử dụng mẫu được thiết kế sẵn, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh lưu đồ bằng cách di chuyển các biểu tượng để điều chỉnh luồng và chèn thêm các ký hiệu phù hợp với quy trình bạn đang lập kế hoạch. Mẫu lưu đồ đặc biệt hữu ích cho các quy trình làm việc định kỳ, dự án nhóm hoặc quy trình tiêu chuẩn, đảm bảo tính nhất quán giữa các tài liệu và tiết kiệm thời gian.
Thẻ Whiteboard trong ứng dụng Zoom Workplace có sẵn các mẫu lưu đồ để bạn bắt đầu dễ dàng hơn. Chỉ cần mở bảng trắng và chọn một trong nhiều mẫu được thiết kế chuyên nghiệp. Với giao diện thân thiện với người dùng của Zoom, bạn có thể nhanh chóng sửa đổi mẫu để phù hợp với yêu cầu của mình, thêm hoặc xóa các bước và cộng tác với người khác theo thời gian thực. Cho dù bạn làm việc một mình hay theo nhóm, tính năng này cho phép bạn tạo lưu đồ nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Bây giờ bạn đã biết cách thức và lý do sử dụng lưu đồ, các loại lưu đồ khác nhau và cách sử dụng các biểu tượng và mẫu lưu đồ, bạn đã sẵn sàng để tạo lưu đồ của riêng mình.
Tin tốt là nếu bạn có gói Zoom Workplace — dù là gói Cơ bản miễn phí — bạn vẫn có thể truy cập vào Zoom Whiteboard và tạo lưu đồ từ đầu hoặc tạo từ mẫu.* Nếu chưa có tài khoản Zoom Workplace, bạn có thể đăng ký và bắt đầu nhanh chóng.
Bạn có thể tạo lưu đồ trên bảng trắng từ cuộc họp hoặc hội thảo trực tuyến Zoom hoặc trên ứng dụng trên máy tính để bàn, thiết bị di động hoặc cổng thông tin web của Zoom.
Làm theo ba bước sau để bắt đầu tạo lưu đồ trong ứng dụng Zoom Workplace trên máy tính:
*Zoom Workplace Cơ bản (miễn phí) cung cấp tối đa ba bảng có thể chỉnh sửa đồng thời và không bao gồm các tính năng AI Companion.
Cho dù bạn cần tạo và sử dụng lưu đồ trong học tập hay công việc, việc cải thiện kỹ năng tạo lưu đồ sẽ giúp bạn tự tin hơn khi tạo các loại lưu đồ khác nhau cho bất kỳ trường hợp sử dụng nào. Bằng cách tích hợp lưu đồ vào các dự án và quy trình làm việc, bạn sẽ cải thiện khả năng giao tiếp, tăng cường hoạt động cộng tác và thúc đẩy văn hóa học hỏi không ngừng để nâng cao tính hiệu quả và cơ hội thành công.
Bạn đã sẵn sàng tạo lưu đồ chưa? Tất cả các gói Zoom Workplace đều bao gồm Zoom Whiteboard. Bắt đầu ngay hôm nay — đăng ký một gói Zoom Workplace hoặc đăng nhập vào tài khoản của bạn.