Davetsiz Katılımcıları Zoom Toplantınızdan Nasıl Uzak Tutabilirsiniz?

Dünyada milyonlarca insanın iş birliği yapmak ve bağlantıda kalmak için Zoom Meetings'i kullanmasından onur duyuyoruz. Bununla birlikte, tedbir alınmadığı takdirde insanları bir araya getirmek için tasarlanan toplantılara davetli olmayan bir kişi de katılabilir. 

Aksaklıklar genellikle toplantı bilgileri herkese açık hale getirildiğinde ortaya çıkar. Bir kullanıcı, özel bir toplantı bağlantısını sosyal medyada yayınlayabilir, sanal sınıf bilgilerini paylaşabilir ve daha başka şeyler yapabilir. Ancak bu bağlantılar sosyal medyada veya herkese açık başka forumlarda yayınlandığında bu toplantınızı tamamıyla herkese açık hale getirir ve bağlantıya sahip olan herkes toplantınıza katılabilir. 

Şu birkaç yolla aksaklıkları önlemeye çalışabilirsiniz:

• İhtiyacınıza uygun Zoom çözümünü kullanın: Zoom'u özellikle tanımadığınız insanlarla bir sanal etkinlik düzenlemek için kullanmak istiyorsanız Zoom Meetings yerine dijital etkinlikler için özel olarak tasarlanmış olan Zoom Webinars veya Zoom Events'e yönelin. 

• Kişisel Toplantı Kimliğinizi (PMI) kullanmaktan kaçının: PMI'nız temel olarak kesintisiz tek bir toplantıdır ve planlanmış toplantınız sona erdiğinde dışarıdan kişilerin kişisel sanal alanınıza izinsiz girmesini istemezsiniz.

• Ekran paylaşımını yönetin: Herkese açık oturumunuzda rastgele kişilerin ekranın kontrolünü ele geçirmesini ve grupla istenmeyen türden içerikler paylaşmasını istemezsiniz. Toplantı sahibi kontrol çubuğundan toplantı öncesinde ve sırasında buna kısıtlama getirebilirsiniz; böylece ekran paylaşımını gören tek kişi siz olursunuz. Ekran paylaşımını devre dışı bıraktığınız takdirde Beyaz Tahta ayarları da otomatik olarak devre dışı kalır.

Bir görüşme sırasında katılımcıların ekran paylaşmasının önüne geçmek için en alttaki oturum sahibi kontrollerini kullanarak "Ekranı Paylaş" öğesinin yanındaki oka tıklayın ve ardından "Gelişmiş Paylaşım Seçenekleri" öğesine gidin. "Kim paylaşabilir?" seçeneğinin altında "Yalnızca Oturum Sahibi" seçeneğini belirleyin ve pencereyi kapatın.  

Ayrıca pencerenizdeki Güvenlik simgesi üzerinden paylaşım ayrıcalıklarını kapatıp açabilir veya Zoom ayarlarınızda varsayılan paylaşım seçeneğini değiştirebilirsiniz.

• Yalnızca oturum açmış kullanıcıların katılmasına izin verin: Toplantı davetini gönderdiğiniz e-posta adreslerinden farklı bir e-posta ile Zoom’a giriş yapmış bir kullanıcı toplantınıza katılmayı denediğinde şu mesajı alır: "Bu toplantı yalnızca izin verilen katılımcılar içindir." Bu işlev, misafir listenizi kontrol altında tutmak ve yalnızca toplantınıza katılmasını istediğiniz kişileri, örneğin okulunuzdaki diğer öğrencileri veya meslektaşlarınızı davet etmek istiyorsanız yararlıdır.
• Toplantıyı kilitleyin: O an evde olsanız bile, evinizin dış kapısını kilitlemekte her zaman fayda vardır. Hâlihazırda başlamış olan bir Zoom Toplantısını kilitlediğinizde, toplantı başladıktan sonra toplantı kimliğine ve parolasına sahip olsa bile hiçbir kullanıcı bu toplantıya katılamaz. Zoom pencerenizin alt kısmında bulunan Güvenlik simgesine tıklamanız yeterlidir. Açılan pencerede Lock Meeting (Toplantıyı Kilitle) düğmesine tıklayın.
• Bir toplantı parolası isteyin: Toplantınızı planlarken rastgele bir Toplantı Kimliği oluşturun ve katılmak için parola girme şartı koyun. Bu bilgileri ilgili katılımcılarla özel olarak paylaşabilirsiniz.
• İstenmeyen veya sorun çıkaran katılımcıları çıkarın: Güvenlik Simgesi'ni veya Katılımcılar menüsünü kullanarak bir kişiyi toplantınızdan çıkarabilirsiniz. Katılımcılar menüsünde fare işaretçisini ilgili katılımcının adının üzerine getirdiğinizde, Remove (Çıkar) dâhil çeşitli seçenekler görünecektir. İstenmeyen kişileri toplantıdan atmak için bu işlevi kullanın. Normalde birini toplantıdan çıkardığınızda, bu kişi bir daha geri dönemez. Ancak kazara yanlış kişiyi toplantıdan çıkardıysanız, çıkardığınız katılımcının toplantıya geri dönmesine izin vermek için ayarlarınızı değiştirebilirsiniz.
• Videoyu devre dışı bırakın: Oturum sahipleri diledikleri kullanıcıların görüntülerini kapatabilir. Toplantı sahibi istenmeyen, dikkat dağıtıcı veya uygunsuz hareketlerin paylaşılmasını engellemek için bu özelliği kullanabilir.
• Katılımcıları sessize alın: Oturum sahipleri, belirli bir katılımcıyı veya tek seferde tüm katılımcıları sessize alabilir/sessizden çıkarabilir. Toplantı sahipleri, diğer katılımcılardan gelen istenmeyen, dikkat dağıtıcı veya uygunsuz sesleri engelleyebilir. Büyük toplantılara başlarken laf kalabalığı olmaması için "Girişte Sessize Al" seçeneğini de etkinleştirebilirsiniz.
• Katılımcı faaliyetlerini askıya alın: Toplantı sahipleri ve eş toplantı sahipleri toplantıyı duraklatarak toplantıyı istismar eden kullanıcıları toplantıdan çıkarıp rapor ederek daha fazla aksaklığı önleyebilir. Tüm görüntü, ses, toplantı içi sohbet, ek açıklama, ekran paylaşımı ve kaydı durdurmak ve Ara Odaları sonlandırmak için Güvenlik simgesine tıklayın ve "Suspend Participant Activities” (Katılımcı Faaliyetlerini Askıya Al) seçeneğini belirleyin. Bireysel özellikleri yeniden devreye alarak toplantıyı kaldığı yerden başlatabilirsiniz.
• Dosya aktarımını kapatın: Toplantı içi dosya aktarımı ile kullanıcılar toplantı içi sohbet sırasında dosya paylaşabilir. Sohbetin istenmeyen resimler, GIF’ler, şakalar ve diğer içeriklerle bombardımana uğramasını önlemek için bu özelliği kapatın.
• Ek açıklamayı kapatın: Siz ve katılımcılarınız, ekran paylaşımı açıkken ek açıklamaları kullanarak içeriklerin üzerinde karalama ve işaretleme yapabilirsiniz. Katılımcıların tüm ekranı bu gibi notlarla doldurmalarını önlemek için Zoom ayarlarınızdan Annotation (Ek Açıklama) özelliğini devre dışı bırakabilirsiniz.
• Özel sohbeti devre dışı bırakın: Zoom’da toplantı içi sohbet özelliği bulunur ve katılımcılar buradan tüm gruba veya birbirlerine özel mesajlar gönderebilirler. Katılımcıların toplantı devam ederken birbirleriyle sohbet etmelerini engelleyerek olası dikkat dağınıklıklarını ortadan kaldırabilirsiniz. Toplantı kontrollerinde “Chat” (Sohbet) düğmesine tıklayın, ardından toplantı için Zoom Grup Sohbeti penceresinin en altındaki üç noktaya tıklayın. Buradan, seçenekleri değiştirerek toplantınızda kimin kiminle sohbet edebileceğini belirleyebilirsiniz.
• Bir kullanıcıyı rapor edin: Kullanıcılar Zoom'un Güven ve Güvenlik ekibine raporda bulunabilir; ekip platformun olası kötüye kullanımını inceleyecek ve uygun adımları atacaktır. Bu seçeneği Güvenlik simgemiz altında veya toplantınızın üst sol köşesinde bulunan yeşil kalkan işaretinin altında bulabilirsiniz. Buradan gereken ekran görüntülerini ve diğer belgeleri ekleyebilirsiniz.

Bekleme Odası bir Zoom Toplantısını güvenceye almak için önemli bir özelliktir. Adından da anlaşılacağı gibi, Bekleme Odası siz hazır olana kadar misafirlerinizin toplantıya başlamalarını engelleyen sanal bir bekleme alanıdır. Bu özellik, tıpkı bir gece kulübünün kapısındaki kadife kordon gibi, içeri girmesine izin vereceğiniz kişileri dikkatle seçmenize olanak tanır.

Toplantı sahibi olarak daha fazla kontrol için Bekleme Odası ayarlarını özelleştirebilir, hatta insanların doğru yere geldiklerinden emin olmaları için Bekleme Odasına geldiklerinde karşılaşacakları mesajı kişiselleştirebilirsiniz. Bu mesaj, etkinliğin kimlere yönelik olduğu gibi kuralları/yönergeleri paylaşmanız için çok faydalıdır.

Bekleme Odası Zoom oturumuna girmeye çalışanları eleyip istenmeyen misafirleri dışarıda tutmak için etkili bir yöntemdir. Ayarlarınızda “Oturum sahibinden önce katıl” seçeneğini devre dışı bıraktığınızda, siz toplantıyı başlatana dek konuklarınız otomatik olarak bir Bekleme Odası'nda karşılanacaktır.

Bu güvenlik özelliklerinin güvenli ve başarılı Zoom Meetings düzenlemeye devam etmenize yardımcı olacağını umuyoruz Güvenlik, Zoom'da en önemli değerlerimizdendir ve yeni ürün güncellemelerimize yön vermemize her zamanki gibi yardımcı olacaktır. Kullanıcıların çevrim içi etkileşimlerinde, bilgilerinde ve işlerinde güvenebilecekleri bir platform olmakta kararlıyız.

Zoom gizliliği ve güvenliği hakkında daha fazla bilgi için Güven Merkezimizi ziyaret edin.

Editörün notu: Bu yayın, 20 Mart 2020 versiyonunun güncellenmiş halidir ve toplantıdaki aksaklıkların önlenmesine ilişkin en güncel bilgileri içermektedir.