Virtuella konferenser: från evenemang till upplevelse

Traditionella konferenser och evenemang är ett utmärkt sätt att få kontakt med dina kunder, dela med dig av idéer och visa upp nya produkter och funktioner. Dock är det många evenemangsorganisationer som väljer att hålla sina evenemang virtuellt för att nå en större publik.

Planera ditt evenemang

Virtuella konferenser: från evenemang till upplevelse

Vad är en virtuell konferens?

En virtuell konferens är ett evenemang eller en konferens som hålls online med hjälp av en virtuell konferensplattform och annan teknik. En onlinekonferens är ungefär samma sak som en fysisk konferens – dina deltagare kan granska dagordningen, registrera sig för det virtuella evenemanget (och betala för sin biljett), välja vilka sessioner de vill delta i och nätverka med andra deltagare och talare före, under och efter sessionerna.

Virtuell konferenssponsring fungerar på samma sätt och utvalda sponsorer kan skapa sessioner för att utbilda kunder, svara på frågor om sina produkter och distribuera försäljningsmaterial.

Hur fungerar virtuella konferensplattformar?

Att genomföra ett virtuellt evenemang är på många sätt som att genomföra ett evenemang på plats. Du måste fortfarande planera innehåll, boka paneldeltagare och talare, registrera deltagarna och så vidare. Den största skillnaden är att du arbetar med de flesta, om inte alla, de här uppgifterna i en programvara för virtuell evenemangshantering. Detta inkluderar e-postregistrering, att skapa mötesplatser för sändning av evenemanget, tillhandahålla teknisk support till paneldeltagarna, sammanföra talarna och deltagarna via video och mycket mer.

Det är även en bra idé att ha en interaktiv lobby, som liknar lobbyn för ett fysiskt evenemang, där evenemangsdeltagarna kan chatta, nätverka, besöka leverantörsmontrar och gå med i sessioner. Den enda skillnaden är att du kommer att använda din evenemangsplattform för att skapa och hantera lobbyn.

Hur fungerar virtuella konferensplattformar?

Vilka är fördelarna med virtuella konferenser?

Det finns många fördelar med virtuella konferenser, bland annat:

Bättre tillgänglighet

En virtuell konferens ger dig möjlighet att utnyttja annan teknik, till exempel livetranskription och översättning, för att säkerställa att alla kan delta i ditt evenemang.
En smidig användarupplevelse

I stället för att behöva resa till ett evenemang, ordna boende, registrera sig och hitta rätt session kan konferensdeltagarna helt enkelt logga in på evenemanget via sina datorer och delta i konferensupplevelsen var de än befinner sig.
Detaljerad statistik

Med virtuella evenemangsplattformar kan de som organiserar evenemangen få värdefulla insikter från insamlad statistik, inklusive hur många som deltog i evenemanget, hur de engagerade sig i sessionerna med mera.
Ökad räckvidd

När konferensen är virtuell behöver deltagarna inte resa till en fysisk plats, vilket gör att organisatörerna kan fånga en större publik och öka sin räckvidd.

Vad behöver du för att anordna en virtuell konferens?

Även om det kan kännas överväldigande att vara värd för en virtuell konferens är det enkelt att få ordning på de nödvändiga inslagen! Här är vad du behöver för att anordna en virtuell konferens:

Platser att filma på eller vara värd från

För att anordna en virtuell konferens behöver du ett utrymme där du kan filma och producera din session. Lyckligtvis kan du använda nästan vilket utrymme som helst och utrusta det så att det passar dina behov, till exempel ditt hemmakontor, konferensrum eller till och med utomhus! Om du planerar att vara värd för ett hybridevenemang behöver du en plats med tillräckligt mycket utrymme för det förväntade antalet fysiska deltagare. I vissa fall går det att hålla evenemanget direkt från ditt hem, men i andra fall behövs mer sofistikerade produktionselement, och då passar det bättre att använda en studio.
En plattform för virtuella konferenser

För att skapa ett engagerande och friktionsfritt evenemang behöver du en virtuell evenemangsplattform som gör den typen av upplevelse möjlig. Med en plattform för evenemangsvärdar får du en samlad plats för dina evenemangshanteringsbehov, inklusive evenemangsregistrering, biljettförsäljning, session- och deltagarhantering med mera.
Rätt teknik för virtuella evenemang

Om det inte går att höra och se paneldeltagarna tydligt kommer evenemanget inte att lyckas, oavsett hur intressant det är. Se till att du har kamera-, mikrofon- och ljussättningselement som passar ditt utrymme och avsedda användningsfall. Om dina talare till exempel planerar att gå runt i rummet måste du se till att ha en kamera som kan följa rörelserna så att deltagarna kan se allt som händer.

Vad behöver du för att anordna en virtuell konferens?

Plattformen bör ha följande funktioner:

Funktionalitet för en talare med en stor publik

De flesta virtuella evenemang består av paneldeltagare som talar inför en stor publik, och med en lösning som tillåter att en person talar till en stor publik undviker du störningar.

Alternativ för frågor och svar

Ett forum för frågor och svar är ett givet inslag i den virtuella evenemangsupplevelsen, eftersom det ger deltagarna ett utrymme där de får sina angelägna frågor besvarade i realtid av evenemangets supportpersonal. Du kan också samla de viktigaste eller vanligaste frågorna och besvara dem live i slutet av din session.

Chatt i session

I och med chatten i sessionerna får konferensdeltagarna en plats där de kan chatta och interagera med varandra, bland annat genom att dela med sig av sin entusiasm eller skicka reaktioner under din session. Chatten i sessionerna ger även evenemangets supportpersonal och administratörer en plats där de kan lägga ut länkar eller andra resurser åt sessionsdeltagarna.

Dela innehåll

Att kunna dela innehåll är avgörande för den virtuella evenemangsupplevelsen eftersom det gör att du kan dela innehåll som bilder, videor, PDF-filer, bildspel, musik och mycket mer direkt med din deltagare.

Virtuella bakgrunder

En virtuell bakgrund är en anpassningsbar bakgrund som kan innehålla bilder eller video och ger presentatörerna en rad alternativ för att skapa en personlig upplevelse för deltagarna. Paneldeltagarna kan anpassa sina virtuella bakgrunder för att inkludera sin organisations och sponsors varumärken, samt skapa bakgrunder som passar i sammanhanget och fångar känslan i deras presentation.

Adminportal

En effektiv adminportal ger dina administratörer, evenemangsorganisatörer och evenemangets supportpersonal ett sätt att hantera hela ditt virtuella evenemang, samt skapa och redigera evenemang och få värdefulla insikter kring deltagarregistrering, evenemangets engagemangsnivå och mycket mer.

Hur organiserar man en virtuell konferens?

När du har samlat ihop allt du behöver för att vara värd för en virtuell konferens är det dags att organisera den! Här är de viktigaste stegen som evenemangsorganisatörer bör följa när de planerar en virtuell konferens:

1. Evenemangsplanering

När du planerar ditt evenemang behöver du fundera över din målgrupp och vilka de är, vilken typ av upplevelse du vill ge dem, vilken typ av värde ditt evenemang kan erbjuda dem, vilka mål du vill uppnå och hur du mäter din framgång.

2. Innehåll och talare

När du har fastställt målet för ditt evenemang kan du ta fram idéer för sessioner och innehåll. Sedan bjuder du in talare och paneldeltagare utifrån vem som är bäst lämpad att leverera innehållet. Till exempel skulle det vara mer effektfullt om din teknikchef presenterade en session om banbrytande teknik, än att en medarbetare från marknadsföringsavdelningen presenterar samma session.

3. Evenemangsengagemang

Det är viktigt att ta hänsyn till deltagarengagemanget när du strukturerar dina sessioner. Genom att hålla sessionerna under en timme, schemalägga pauser mellan dem och inkludera sessioner för nätverkande håller du energinivån hög. För att hålla samtalet interaktivt under sessionerna kan du genomföra omröstningar och använda chatt samt frågor och svar. Du kan även skapa en agenda som är anpassad till olika tidszoner, med regionspecifika sessioner för dina globala deltagare, för att se till att alla kan delta i evenemanget.

4. Förberedelse

Att vara värd för ett evenemang kräver en hel del teamwork, så du behöver kunna organisera arbetet i dina team. Genom att utse producenter som är ansvariga för produktionen, skapa ett produktionsschema och ett arbetsflöde för evenemanget samt skapa en central kommunikationshubb för evenemanget, till exempel en chattkanal, kan du se till att ditt team är redo. Det är också en bra idé att schemalägga en provkörning av evenemanget, för att säkerställa att allt går smidigt.

5. Skapa en webbplats

En uppdaterad webbplats innehåller viktiga resurser, t.ex. evenemangsöversikten, dagordningen, information om sessionerna och talarna, vanliga frågor och registreringssidan. Se till att lägga till lockande bilder och videor på webbsidan för att skapa förväntan inför evenemanget!

6. Marknadsföring av evenemanget

Du behöver marknadsföra ditt evenemang för nå ut med budskapet och locka fler att registrera sig. Genom att skicka e-postmeddelanden till dina prenumeranter, publicera bloggartiklar om evenemanget, lägga upp påminnelser på sociala medier och samordna marknadsföringsinsatserna med dina partner, talare och sponsorer kan du få en större virtuell publik.

7. Vara värd för evenemanget

När du är värd är det viktigt att erbjuda dina deltagare och talare gott om support och vägledning. Att erbjuda felsökning och teknisk support på en adekvat nivå hjälper till att säkerställa att alla kan delta i ditt evenemang, medan grundläggande information, som var man skickar in frågor, hur man går med i sessioner och visar inspelningar hjälper deltagarna att navigera i upplevelsen.

Om du vill ha mer information om hur du anordnar ett engagerande virtuellt evenemang kan du läsa vår guide för virtuella evenemang.

En omfattande evenemangsplattform för virtuella konferenser

Zoom Events, vår plattform för evenemangsvärdar innehåller alla de funktioner och den funktionalitet du behöver för att organisera, hantera och vara värd för ditt virtuella evenemang.

Viktiga delar i Zoom Events-plattformen:

En omfattande evenemangsplattform för virtuella konferenser

Hantera funktioner för evenemangsbiljetter och -registrering

Anpassa registreringsprocessen och hantera biljettförsäljningen på ett enkelt sätt, inklusive möjligheten att skapa biljetter för både deltagare och paneldeltagare, ställa in behörigheter samt anpassa priset och försäljningsfönstret för biljetterna.

Skapa möjligheter för nätverkande

Med möjligheten att interagera med varandra i en lobbychatt, chatt i sessionerna, grupprum, omröstningar, montrar från värdleverantörerna och mycket mer, har deltagarna gott om möjligheter att lära känna varandra och nätverka med branschexperter.

Spåra framsteg och resultat med detaljerade data

Med Zoom Events-portalen får du en mängd funktioner och analyser som hjälper dig att förbättra din evenemangsupplevelse och följa dina framsteg, inklusive möjligheten att se hur många som registrerade sig jämfört med hur många som deltog, engagemangsstatistik och hur många som tittade på inspelningarna av dina sessioner efter att evenemanget var över.

Varumärkesanpassade evenemangshubbar

Med Zoom Events-portalen har du dessutom möjligheten att skapa varumärkesanpassade evenemangshubbar, vilket ger dig möjligheten att sätta ditt varumärke – och dina sponsorers och partners varumärken – i centrum för dina evenemangsdeltagare.

Professionell support för onlineevenemang

Zoom tillhandahåller också professionell support för onlineevenemang, vilket ger ditt team resurserna och vägledningen de behöver för att hålla ett smidigt och engagerande evenemang. Visa supportplaner.

För att komma igång med ditt nästa virtuella evenemang köper du din Zoom Events-licens och besöker sedan events.zoom.us och loggar in på ditt konto. När du är inloggad börjar du med att konfigurera din hubb under fliken Hantera och kan sedan komma igång med att skapa ditt första evenemang, toppmöte eller konferens under fliken Skapa.

Kom igång