Geleneksel konferanslar ve etkinlikler, müşterilerinizle bağ kurmak, fikir paylaşımı yapmak ve yeni ürün ve özellikleri sunmak için harika bir yöntemdir. Ancak etkinlik düzenleyen pek çok kuruluş, etkinliklerini sanal ortama taşıyarak hitap ettikleri kitleyi büyütüyor.
Sanal konferans, sanal konferans platformları ve diğer teknolojiler kullanılarak çevrimiçi olarak düzenlenen bir etkinlik veya konferanstır. Çevrimiçi bir konferans, yüz yüze bir konferansla aynı fikir üzerine kuruludur. Katılımcılarınız konferans programını inceleyebilir, sanal etkinliğe kaydolabilir (ve bilet ücretini ödeyebilir), katılmak istedikleri oturumları seçebilir ve oturumlar öncesinde, esnasında ve sonrasında diğer katılımcılarla ve konuşmacılarla bağlantı kurabilir.
Sanal konferanslardaki sponsorluklar bile aynı şekilde işler. Seçilen sponsorlar müşterileri eğitmeye yönelik oturumlar düzenleyebilir, ürünleri hakkındaki soruları yanıtlayabilir ve satış materyalleri dağıtabilir.
Sanal konferanslar aşağıdakiler gibi çok sayıda avantaj sunar:
Sanal bir konferans, canlı döküm ve çeviri gibi herkesin etkinliğinizin tadını çıkarmasını sağlayacak diğer teknolojilerden yararlanmanıza da olanak tanır.
Konferansa katılanların bir etkinlik için seyahat etmek, kalacak yer ayarlamak, etkinliğe giriş yapmak ve doğru oturumları aramak yerine tek yapmaları gereken bilgisayarlarında etkinlikte oturum açarak konferansı diledikleri yerden keyifle takip etmektir.
Etkinlik düzenleyicileri, etkinliğinize katılanların sayısı, katılımcıların oturumlarda katılım gösterme biçimleri gibi sanal etkinlik platformları sayesinde toplanan çok sayıda ölçüm yoluyla çok değerli içgörüler elde edebilir.
Sanal bir konferans sayesinde katılımcıların belirli bir konuma seyahat etmeleri gerekmez ve böylece etkinlik düzenleyicilerinin daha büyük bir kitle yakalamaları ve erişim alanlarını genişletmeleri mümkün olur.
Sanal bir konferans düzenlemek korkutucu görünse de sanal bir konferans için gerekenleri sağlamak çok kolaydır! Sanal bir konferans için ihtiyaç duyacağınız şeyler aşağıda belirtilmiştir:
Sanal bir konferans için oturumlarınızı çekebileceğiniz ve üretebileceğiniz bir alana ihtiyacınız olacak. Neyse ki, ev ofisleri, konferans salonları ve hatta açık hava dahil olmak üzere neredeyse her alanı ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde donatabilirsiniz! Hibrit bir etkinlik düzenlemeyi planlıyorsanız, yerinde beklenen katılımcı sayınızı karşılayabilecek bir yere ihtiyacınız olacaktır. Bazı etkinlikleri doğruca evinizden düzenleyebilirken, diğerleri bir stüdyo kullanmak isteyeceğiniz daha sofistike prodüksiyon unsurları gerektirebilir.
İlgi çekici, düzenli bir etkinlik düzenlemek için bu tarz bir deneyime olanak tanıyan bir sanal etkinlik platformuna ihtiyacınız olacaktır. Etkinlik düzenleme platformu; etkinliğe kaydolma, bilet düzenleme, oturum ve katılımcıları yönetme gibi etkinlik yönetimiyle ilişkili ihtiyacınız olan her şeyi tek bir yerde sunar.
Panelistleri net duyup görmek mümkün olmadığı sürece, en ilgi çekici etkinlik bile başarılı olamayacaktır. Etkinliği düzenlediğiniz mekana ve kullanım amacınıza uygun kamera, mikrofon ve aydınlatma elemanlarınızın olduğundan emin olun. Örneğin, konuşmacılarınız mekanda dolaşmayı planlanıyorsa, katılımcılarınızın her şeyi görebilmesi için konuşmacının hareketlerini takip edecek kameralarınızın bulunduğundan emin olun.
Platformda şu özellikler bulunmalıdır:
Bir sonraki sanal etkinliğinizi düzenlemeye başlamak için Zoom Events lisansınızı satın alın ve ardından event.zoom.us adresine gidip hesabınızda oturum açın. Oturum açtıktan sonra Yönet sekmesinden merkezinizi kurmaya başlayabilir ve ardından, Oluştur sekmesiyle ilk Etkinliğinizi, Zirvenizi veya Konferansınızı oluşturmaya başlayabilirsiniz.
