Только начали работу из дома? Вот несколько советов по организации конференций на профессиональном уровне 

Шаг 1. Создайте учетную запись Zoom. Регистрация бесплатна! Также доступна профессиональная версия, но если вам нужно быстрое решение для проведения видеоконференций, подойдет и бесплатная версия, которая содержит все необходимые функции и возможности. В любом случае регистрация учетной записи Zoom займет около 30 секунд. Ниже кратко перечислены их основные отличия.

• Zoom Базовый. Это бесплатная версия. Отлично подходит для проведения неограниченного количества видеовызовов 1 на 1 и групповых вызовов (если вы организатор конференции, ее продолжительность ограничена 40 минутами). Кроме того, вам предоставляются неограниченные возможности обмена сообщениями в команде и 1 на 1 в Zoom Team Chat.
• Zoom Профессиональный. За 15,99 долл. США/месяц вы получаете все возможности базовой версии, а также расширенные административные средства управления конференциями и функцию записи в облако. Сравните планы и цены, чтобы найти для себя наилучший вариант. 

Шаг 2. Загрузите ПО для Zoom Meetings на ПК и мобильное устройство. Наш центр загрузок находится здесь. Затем просто войдите в учетную запись и начните работу!

Ваш ноутбук (Mac или ПК), скорее всего, оснащен встроенной камерой и аудиосистемой, однако качество конференции для вас и остальных пользователей очень сильно зависит от того, насколько качественные веб-камеру и микрофон вы используете.  Чтобы выглядеть наилучшим образом перед камерой, я рекомендую приобрести веб-камеру Logitech Brio и комплект наушников Airpods (или беспроводную гарнитуру Plantronics Focus UC или Logitech Zone), если вы готовы сделать финансовое вложение. Даже пара проводных наушников с микрофоном смогут сыграть важную роль. Взгляните на этот тест. В нем вы можете увидеть короткую демонстрацию аудио и видео, получаемых с помощью распространенных комбинаций оборудования: https://youtu.be/X2E4Rww0NQs. Хорошее освещение также играет важную роль. Постарайтесь, чтобы ваше лицо было освещено ближайшим окном или приобретите небольшую лампу для веб-камеры.  И не забудьте про интернет. Обычно домашний интернет не так надежен, как офисная сеть. Это значит, что если другие члены вашей семьи смотрят потоковые фильмы или играют в игры, вы можете столкнуться с нехваткой пропускной способности. Можете не беспокоиться — платформа Zoom оптимизирована для эффективной работы из дома, в кафе и в мобильных сетях. В случаях нехватки пропускной способности Zoom отдаст приоритет аудио перед видео, чтобы все гарантированно могли вас услышать.   Когда вы закончите настраивать ПО и интернет, а также обустраивать рабочее место, перейдите по адресу zoom.us/test, чтобы проверить свои аудио и видео. Вы присоединитесь с небольшой тестовой конференции, которая позволит привести в порядок все параметры связи.

Вот несколько полезных рекомендаций, чтобы ваши конференции в Zoom проходили безупречно и продуктивно. 

Виртуальные фоны (изображение или видео), чтобы скрыть беспорядок

Загрузите симпатичное фоновое изображение или видео, чтобы скрыть беспорядок в комнате и прочие визуальные помехи. Это будет особенно полезно тем, кто работает из свободной спальни, у кого есть собака, которая следует за своим хозяином по пятам, или тем, кто иногда работает за кухонным столом у родственников.

Удержание пробела на клавиатуре для временного включения звука

На больших конференциях я предпочитаю выключать свой звук на случай, если моя собака начнет лаять или кто-нибудь позвонит в дверь. Чтобы сделать короткий комментарий, мне нужно всего лишь нажать и удерживать пробел. Управлять аудио таким образом очень просто. Повторюсь, что эти функции входят во все планы Zoom Meetings. 

Демонстрируйте экран.

Zoom позволяет легко организовать совместную работу и демонстрировать экран вашего устройства. Наша платформа также поддерживает одновременную демонстрацию экрана несколькими пользователями. Эта функция отлично подходит для команд, ведущих интенсивную совместную работу, например, инженеров.

доски сообщений;

Zoom поддерживает коллективную работу в реальном времени благодаря функции доски! Хотя виртуальной доской может быть сложно пользоваться на устройствах, не оснащенных сенсорным экраном, попробуйте присоединиться к конференции с помощью iPad и затем демонстрируйте экран или используйте доску на iPad. 

Интеграция календаря

Я использую Gmail, поэтому пройдусь по этому рабочему процессу, но вы можете найти больше информации об интеграции календаря здесь, если используете Office 365 или Exchange.

1. Перейдите на портал администратора Zoom и подключите свой календарь. (Занимает около 1 минуты.)
2. Установите плагин Zoom for G-Suite, чтобы легко добавить ссылки на Zoom Meeting во все события календаря.

Просмотрите это видео продолжительностью менее 1 минуты, чтобы узнать о том, как интегрировать календарь (демонстрация с Gmail).

Комментирование демонстрируемых материалов

Вносить правки в проект или документацию станет намного проще, если вы сможете комментировать или редактировать материалы вместе с другими пользователями. Используйте возможности совместного комментирования, чтобы упростить коллективную работу. 

Использование чата в конференции для обмена файлами и ресурсами

Я использую чат в режиме конференции как средство обмена ссылками или ресурсами, которые могут обсуждаться в конференции. Например, участники команды могут обмениваться документами Google, URL-адресами или просто короткими комментариями (чтобы не вмешиваться в идущие диалоги). 

Включите функцию «Подправить мой внешний вид», чтобы внести небольшие коррективы в видеоизображение

Эту функцию можно включить в настройках Zoom. Она помогает убрать мешки под глазами и небольшие дефекты на коже, обеспечивая более свежий внешний вид.

Защита конференций

Офисная среда обычно бывает хорошо защищена, но удаленному рабочему месту может потребоваться дополнительная защита. Zoom предлагает множество отличных функций для защиты конференций и обеспечения конфиденциальности. Zoom позволяет выполнять действия, перечисленные ниже.

• Блокировать конференции и требовать пароль для входа
• Включать функцию Зал ожидания и разрешать/запрещать пользователям входить в конференцию, когда вы будете готовы
• Разрешить участие в конференции только авторизованным пользователям с тем же доменом
• Использовать водяные знаки на звуке или видео, если материалы конференции являются конфиденциальными
• Ограничить демонстрацию экрана только до содержимого определенного приложения, а не рабочего стола в целом, чтобы участники не могли случайно увидеть то, что не должны.

• Оденьтесь полностью. Наденьте рубашку или костюм, который обычно носите в офисе, а не старую прохудившуюся майку, которую надеваете при уборке в гараже.
• Делайте регулярные перерывы. Делайте перерывы по собственной инициативе каждый час, как и в офисе, чтобы избежать выгорания. Погуляйте лишний раз с собакой (собака будет в восторге!), запустите стирку или проведите 15 минут на улице с детьми (они будут в не меньшем восторге!).
• Потягивайтесь! Отключайте видео и делайте небольшую растяжку каждый час. Устраивайте пробежку на кухне между вызовами или используйте мяч для лакросса или массажер, чтобы снять напряжение в спине. Или попробуйте немного повеселиться — установите виртуальный фон со спортивным видео и начните занятия прямо во время конференции!
• Сообщите о своей занятости. Опубликуйте свой календарь, чтобы другие пользователи могли просмотреть его и быстро ознакомиться с часами вашей занятости. Вы можете выделить время на работу по проектам, установить уведомления для важных задач и даже зарезервировать время для начала обеда. Кроме того, вы можете установить статус «Занят» в Zoom Team Chat, когда необходимо сосредоточиться над проектом.
• Устраните отвлекающие факторы. Закройте дверь, чтобы уединиться, особенно при работе из дома. Также можно повесить занавеску, чтобы разделить пространство. Кроме того, будет лучше закрыть лишние вкладки и отключить уведомления, чтобы избежать соблазна постоянно проверять учетные записи в социальных сетях. Даже если вы зададите один или несколько 10-минутных перерывов для проверки социальных сетей в течение дня, вы получите время для отдыха и повод отвлечься.
• Избегайте изоляции и одиночества. Многим людям нужен личный контакт с командой, поэтому будет полезно устраивать ежедневные пятиминутные совещания и переклички. Вы даже можете устроить групповой ланч с коллегами в Zoom. Общайтесь в реальном времени или отключите аудио и общайтесь в чате с группой или 1 на 1, чтобы провести нужную беседу или диалог.

Существует множество отличных ресурсов с рекомендациями по работе из дома и организации цифровых процессов. Вот некоторые из них:

• Вебинар по требованию «Рекомендации по работе из дома с помощью решений Zoom»
• 10 лучших ПРОВЕРЕННЫХ советов для успешной организации временного рабочего места на дому
• Рекомендации по организации цифрового мероприятия
• Решение будущих проблем на рабочем месте с помощью культуры объединенных коммуникаций
• Особенности удаленной работы и защита удаленного персонала: кибербезопасность во времена COVID-19
• Советы для результативного нового процесса

Просто помните: все участники вашей команды находятся в таком же положении. Лай собаки или звонок в дверь во время конференции — это не конец света. Приложите все усилия к подготовке рабочего места, адаптируйтесь к новым процессам и рабочей обстановке и не обращайте внимание на мелочи. У вас отлично получается! Начните работать с Zoom сегодня с бесплатной лицензией «Базовый» или свяжитесь со специалистом по продуктам Zoom, чтобы узнать, как начать использовать Zoom в своей организации.