Como manter convidados indesejados fora da sua reunião Zoom

É uma honra para nós que milhões de pessoas em todo o mundo usam o Zoom Meetings para se conectar e colaborar. No entanto, se nenhuma precaução for tomada, reuniões que visam reunir pessoas poderão receber participantes que não foram convidados. 

Normalmente, os problemas ocorrem quando as informações da reunião são disponibilizadas ao público. Um usuário pode postar um link de reunião privada nas mídias sociais, compartilhar suas informações de sala de aula virtual e muito mais. Mas publicar esses links nas mídias sociais ou em outros fóruns públicos torna sua reunião totalmente pública e qualquer pessoa com o link pode acessar. 

Veja a seguir algumas maneiras fáceis de ajudar a impedir interrupções:

• Use a solução Zoom certa para o que você precisa: se você deseja usar o Zoom para hospedar um evento virtual com pessoas que talvez não conheça, certifique-se usar o Zoom Webinars ou o Zoom Events em vez de Zoom Meetings, pois esses produtos foram projetados especificamente para eventos digitais. 

• Evite usar sua ID pessoal de reunião (PMI): sua PMI é basicamente uma reunião contínua, e você não quer que pessoas indesejadas invadam seu espaço virtual pessoal após o término da sua reunião.

• Gerencie o compartilhamento de tela: você não quer que pessoas aleatórias na sua sessão pública assumam o controle da tela e compartilhem conteúdo indesejado com o grupo. É possível restringir essa ação antes e durante a reunião na barra de controle do anfitrião. Assim, você será o único que pode compartilhar a tela. Se você desabilitar o compartilhamento de tela, a configuração do quadro branco também será automaticamente desabilitada.

Para evitar que os participantes compartilhem a tela durante uma chamada, acesse os controles do anfitrião na parte inferior, clique na seta ao lado de “Compartilhar tela” e vá até “Opções avançadas de compartilhamento”. Em "Quem pode compartilhar?", escolha “Apenas o anfitrião” e feche a janela.  

Você também pode alternar os privilégios de compartilhamento no ícone Segurança na sua janela ou alterar a opção de compartilhamento padrão nas configurações do Zoom.

• Permita que apenas usuários conectados ingressem: se alguém tentar ingressar na sua reunião sem estar conectado ao Zoom com o e-mail ao qual o convite foi enviado, receberá uma mensagem que diz: "Esta reunião é apenas para participantes autorizados." Isso é útil se você deseja controlar sua lista de convidados e convidar apenas as pessoas que deseja na sua reunião - outros alunos de sua escola ou colegas, por exemplo.
• Bloqueie a reunião: é sempre inteligente trancar a porta da frente, mesmo quando você está dentro de casa. Quando você bloqueia uma reunião Zoom que já foi iniciada, nenhum novo participante pode ingressar, mesmo que possua a ID e o código de acesso da reunião. Basta clicar no ícone Segurança na parte inferior da janela do Zoom. No pop-up, clique no botão "Bloquear reunião".
• Exija um código de acesso da reunião: gere uma ID da reunião aleatória ao agendar sua reunião e exija um código de acesso para ingressar. Você pode compartilhar esses detalhes em particular com os respectivos participantes.
• Remover participantes indesejados ou indisciplinados: você pode remover alguém da sua reunião usando o ícone Segurança ou o menu Participantes. No menu Participantes, se você pode passar o mouse sobre o nome de um participante, várias opções aparecerão, incluindo Remover. Clique nela para expulsar alguém da reunião. Ao remover um participante, ele não poderá entrar novamente na reunião. Mas você pode alternar suas configurações para permitir o retorno de participantes removidos, caso tenha excluído a pessoa errada.
• Desabilitar o vídeo: os anfitriões podem desabilitar o vídeo de um participante. Isso permitirá que os anfitriões bloqueiem gestos indesejados ou inapropriados e distrações no vídeo.
• Silenciar participantes: os anfitriões podem silenciar/ativar o áudio de participantes individualmente ou de todos os participantes. Assim, é possível bloquear ruídos indesejados, inapropriados ou que causam distração de outros participantes. Você também pode habilitar o recurso Silenciar ao entrar nas configurações para evitar alvoroços em grandes reuniões.
• Suspenda as atividadesdos participantes: os anfitriões e coanfitriões podem pausar a reunião para remover e denunciar um infrator e impedir interrupções futuras. Clique no ícone Segurança e selecione “Suspender atividades do participante” para interromper temporariamente todo o vídeo, áudio, chat em reunião, anotações, compartilhamento de tela e gravação, e encerrar as salas simultâneas. Você pode retomar a reunião habilitando novamente os recursos individuais.
• Desativar transferência de arquivo: o recurso de transferência de arquivo na reunião permite que as pessoas compartilhem arquivos pelo chat na reunião. Desative essa opção para impedir que o chat seja inundado por fotos, GIFs, memes e outros conteúdos não pertinentes.
• Desativar anotação: você e os outros participantes podem rabiscar e agrupar conteúdos usando anotações durante o compartilhamento de tela. Você pode desativar o recurso de anotação nas configurações do Zoom para impedir que as pessoas escrevam nas telas.
• Desabilite o chat privado: o Zoom possui um bate-papo dentro da reunião, em que os participantes podem enviar mensagens para todo o grupo ou para um usuário em particular. Você pode restringir a capacidade das pessoas de conversar entre si enquanto a reunião está acontecendo para reduzir distrações. Clique em “Chat” nos controles de reunião e, na parte inferior da janela de Chat de grupo da reunião, clique nos três pontos. A partir daí, você pode habilitar as opções de quem pode conversar com quem na sua reunião.
• Denuncie um usuário: os anfitriões podem denunciar usuários à equipe de Confiança e Segurança da Zoom, que analisará qualquer possível uso indevido da plataforma e tomará as medidas apropriadas. Encontre essa opção no ícone Segurança ou sob o ícone de escudo verde no canto superior esquerdo da sua reunião, onde você pode anexar capturas de tela e outras documentações conforme necessário.

A Sala de espera é um recurso importante para proteger uma reunião Zoom. Como o nome sugere, a sala de espera é uma área de preparação virtual que impede que seus convidados participem até que você esteja pronto para recebê-los É como o saguão de um clube privado, em que você fica como segurança monitorando cuidadosamente a quem será permitida a entrada.

Os anfitriões da reunião podem personalizar as configurações da Sala de espera para controle adicional, e você pode personalizar a mensagem que as pessoas veem quando acessam a Sala de espera, para que saibam que estão no lugar certo. Essa mensagem pode incluir as regras e diretrizes do seu evento, por exemplo, para quem ele se destina.

A sala de espera é uma maneira eficaz de rastrear quem está tentando entrar na sua sessão Zoom e manter convidados indesejados de fora. Quando você desabilita a opção “Entrar antes do anfitrião” nas suas configurações, uma sala de espera cumprimenta automaticamente seus convidados até que você inicie a reunião.

Esperamos que esses recursos de segurança ajudem você a continuar a hospedar Zoom Meetings seguras e bem-sucedidas. A segurança é um valor fundamental para a Zoom e continuará a ajudar a orientar as atualizações de novos produtos. Temos o compromisso de ser uma plataforma em que os usuários podem confiar para realizar suas interações on-line, compartilhar informações e fazer negócios.

Para saber mais sobre a privacidade e segurança do Zoom, conheça o nosso Trust Center.

Nota do editor: esta postagem foi atualizada a partir da versão original de 20 de março de 2020 para incluir informações mais recentes sobre a prevenção de interrupções de reuniões.