Como liderar uma sessão de brainstorming virtual de maneira eficaz

Mesmo os líderes mais experientes podem tropeçar quando se trata de dirigir uma sessão de brainstorming virtual eficaz. Muitas das armadilhas de brainstorms pessoais, em que todos ficam sentados em silêncio por uma hora ou as vozes mais altas na sala atrapalham a conversa, tornam-se ainda mais evidentes em um ambiente virtual, com problemas como latência e menos sugestões não-verbais para seguir.

Mas também há um enorme potencial no brainstorming virtual, graças à riqueza de ferramentas e plataformas ao nosso alcance e à capacidade de reunir participantes de qualquer lugar do mundo. A troca virtual de ideias é uma parte fundamental do programa on-line “Learn, Engage, Accelerate, Disrupt” (LEAD) da Graduate School of Business (GSB) da Universidade de Stanford.

A Gerente de Aprendizado On-line da GSB de Stanford, Delia Davila, e a Diretora Associada dos Cursos Executivos On-line, Megan Pearse, compartilharam dicas e insights para tornar sua próxima sessão de brainstorming virtual mais eficaz.

Pearse: temos tantas ferramentas disponíveis que acho que um brainstorming virtual é melhor do que pessoalmente por várias razões. Pessoalmente, você tem a vantagem de estar em um espaço com outras pessoas e poder ler as pistas visuais um pouco melhor, mas ficam todos esmagados contra um quadro de compartilhamento tentando colar seus post-its, o que acaba atrapalhando. Com o vídeo, você pode compartilhar sua tela ou acessar um aplicativo MURAL.

Davila: em um ambiente virtual, você tem a Internet à sua disposição, então pode fazer uma busca rápida no Google e pegar um vídeo ou GIF que ilustre seu ponto e adicioná-lo ao seu documento virtual de brainstorming para capturar a ideia. Para as nossas sessões de design thinking ao vivo, nosso corpo docente usa o Apresentações Google como pastas de trabalho, que os participantes usam para interagir uns com os outros em tempo real e compartilhar ideias, notas, imagens e vídeos.

Davila: a conexão com a Internet pode ser um obstáculo significativo. Tenho muitos participantes na Índia e eles enfrentam problemas com a Internet, então tentamos ajudá-los a fazer parte da experiência da melhor maneira possível, apesar dos problemas logísticos, como usar o telefone para áudio e abrir o Apresentações Google no laptop para contribuir com suas ideias.

Pearse: todos nós já participamos de sessões de brainstorming em que a conversa começa a ir por água abaixo. Um bom facilitador deve encontrar um equilíbrio entre manter as pessoas no caminho certo e focadas nas ideias centrais do brainstorming, mas também encorajá-las a baixar a guarda e deixar as ideias fluirem. Você precisa de alguém que incentive as pessoas a falar e trabalhar juntas, especialmente em um espaço virtual.

Pearse: comece a sessão com objetivos e intenções. Se você estiver reunindo um grupo inteiro e, principalmente, se for usar salas simultâneas para formar grupos menores, certifique-se de que todos estejam alinhados. Descreva como você vai proceder e defina regras e diretrizes. Se as pessoas se sentem confiantes e entendem o que esperar da sessão, elas terão muito mais sucesso.

Davila: durante o brainstorming, todas as ideias são válidas, não importa o quão loucas ou absurdas elas sejam. Incentive todos a apresentar ideias, porque elas podem ser desenvolvidas de maneira significativa. Evite descartar ou menosprezar qualquer ideia logo de cara.

Gosto de começar com um brainstorming de baixo risco. Por exemplo, peça a todos que imaginem ir à lua e compartilhem o que pensaram. Isso lembra os participantes de que não há resposta certa ou errada, e o divertido é que você começa a ver perspectivas diferentes imediatamente.

Davila: se você sabe que existem alguns indivíduos muito falantes e outros que tendem a não se engajar em uma conversa, você precisa desempenhar um papel ativo, incentivando e convidando todas as vozes a participarem. Uma maneira de manter a atenção nesse aspecto é usar recursos não verbais, como "Sim", "Não" e "Levantar a mão", para que os facilitadores possam chamar os participantes ou ajustar a rapidez com que passam de uma ideia para a próxima.

Salas simultâneas são outro ótimo recurso para ajudar os participantes que não se sentem tão à vontade para falar na galeria principal. Já vi facilitadores usarem salas simultâneas muito intencionalmente, juntando pessoas com um ou dois outros participantes para que todos tenham a oportunidade de ter suas ideias ouvidas.

Pearse: um sistema de rodízio também pode ajudar a garantir que as vozes das pessoas sejam ouvidas igualmente. Você pode definir essa expectativa no início, como "Vamos dar uma volta pela sala virtual e nos revezarmos em propor uma ideia".

Pearse: identifique as principais ideias que surgiram do brainstorming por meio de um processo de votação. Você pode usar o recurso de Enquetes do Zoom para fornecer resultados em tempo real. Dê a cada participante um certo número de votos para que haja peso em suas escolhas, como em: “Estou apenas escolhendo meus três primeiros”.

O acompanhamento é fundamental. Envie um quadro de compartilhamento ou uma coleção de post-its para que todos fiquem de olho nele. É muito mais fácil salvar e compartilhar as ideias virtualmente para que as pessoas possam voltar e revisar e até mesmo continuar contribuindo com novas ideias.

Davila: exatamente, salvar tudo é muito fácil, então não preciso me preocupar em tirar uma foto dos post-its como faria em um brainstorming pessoal. Posso simplesmente voltar e olhar os slides ou o quadro de compartilhamento. 

Quer mais dicas? Confira nosso blog e veja tudo o que você precisa saber para desbloquear o potencial das salas simultâneas e gerenciar sua equipe remota com sucesso.