Conselho de especialista para organizar um evento híbrido bem-sucedido

Os eventos presenciais podem estar de volta, mas a demanda por experiências virtuais e híbridas continua aquecida. Eles não apenas têm um ótimo custo-benefício e são benéficos para o público remoto, mas também permitem que os profissionais de marketing da área de eventos ampliem o alcance da marca muito além das quatro paredes dos tradicionais espaços de conferência.

Você deve estar pensando, "pode me incluir agora!" Mas se você é novo em relação aos eventos híbridos e não tem certeza por onde começar, continue lendo este texto e conte com os conselhos de uma especialista para ajudá-lo a desenvolver o seu próprio manual. Pedimos a Savannah Fairbank, uma experiente gerente de eventos virtuais do escritório de advocacia, Cooley LLP, para compartilhar alguns insights de sua própria experiência pessoal em organizar eventos híbridos, além de dar dicas para manter o público interessado.

Normalmente, a Cooley se envolve em mais de 900 eventos por ano, dentre patrocínios, palestras, reuniões educacionais e conferências. Já estávamos familiarizados com os eventos virtuais antes da COVID-19 e usamos o Zoom Webinars e o Zoom Meetings para distribuir conteúdo educacional para os clientes. Mas em 2020 entramos de cabeça ao ofertar apenas programação virtual e transformamos em virtual toda a nossa oferta de eventos. 

Queríamos oferecer uma experiência de evento que tivesse um componente virtual que fosse comparável até certo ponto com os nossos eventos presenciais. Então, usamos o Zoom Events e fizemos uma parceria com o Berkeley Center for Law and Business para organizar uma conferência híbrida de dois dias, conhecida como Berkeley Forum on Corporate Governance (Fórum Berkeley sobre governança corporativa). Essa foi a nossa primeira incursão em eventos híbridos e, além de planejá-lo virtualmente, nos também planejamos e executamos o evento ao vivo, presencialmente.

A opção virtual nos permite ser o mais inclusivo possível. Para o evento Berkeley, nossos participantes eram, na sua maioria, locais. Por estarmos oferecendo um componente virtual, assim como um presencial, tanto a Cooley quanto a Berkeley puderam enviar convites do evento para uma lista de convidados muito maior. Não há comparação quando você inclui um componente virtual porque, de uma forma geral, você vai triplicar o número de pessoas que participa do evento. 

Eu quero pegar o sentimento ou a energia de um evento presencial e traduzi-lo de alguma forma virtualmente. Se eu tenho um público de 100 pessoas em uma sala e eles conseguem participar de um painel de perguntas, mas tenho um público virtual que não consegue fazer isso, tenho que achar um jeito de permitir que o público virtual interaja com o palestrante presencial de uma maneira simples e natural. Não quero eles se lamentando porque uma tela não está funcionando enquanto estamos tentando responder uma pergunta.

Sempre me preocupo com as pessoas que não são muito boas com tecnologia e me certifico de que todos saibam como se conectar ou como utilizar aquilo para o que eles estão olhando. Ao desenvolver um evento, penso sobre como posso garantir que alguém que se sente extremamente desconfortável com a tecnologia se sinta confortável ao participar do evento. Por usarmos a tecnologia da Zoom em todos os nossos escritórios da Cooley, frequentemente recebemos um feedback positivo de que o Zoom é muito fácil de usar, tanto da perspectiva do palestrante quanto do participante. Nos nossos eventos híbridos, recebemos bastante feedback positivo dizendo o quanto o Zoom Events foi fácil e simples de usar e acessar, mesmo para aqueles que se sentem hesitantes em relação à tecnologia.

O componente AV (áudio e vídeo) é tão importante porque no fim do dia se ele não funcionar, não importa o tanto que planejamos. O público presencial precisa ver exatamente o mesmo vídeo que está sendo exibido no evento virtual e não algum tipo de mistura daquilo que está acontecendo ao vivo.

No nosso evento híbrido, a equipe de eventos da Cooley estava presencial, fazendo de tudo para que o evento ao vivo fosse bem-sucedido. Como era impossível estar on-line e off-line ao mesmo tempo, usamos a equipe de Serviços de eventos da Zoom para executar a parte virtual iniciando e parando as sessões, além de nos ajudar desenvolver o evento no back-end.

Estamos sempre pensando em como nossa marca está representada e em como ela é expressa. Para os eventos presenciais, sei qual branding vamos usar e quais são nossas opções. Sei qual é a aparência do palco, a programação e a iluminação. Para o nosso evento híbrido, o Zoom Events nos permitiu simular o branding presencial tanto quanto possível. Uma grande parte foi conceitualizar como fazer para que o nosso evento virtual tivesse a aparência da Cooley, mas através do Zoom, porque a Cooley usa o Zoom e nossos escritórios estão integrados com o Zoom Rooms. 

Acho que a maneira mais natural e óbvia dos palestrantes ao vivo se envolverem com o público é falar para as pessoas à sua frente. Mas é preciso lembrar sempre de que existem dois públicos separados para os quais falar. Temos outras 600 pessoas que estão assistindo você na internet. Tente fazer as coisas para eles um pouco mais e esteja ciente de onde estão as câmeras ao dar as boas-vindas ou ao se referir aos participantes. 

É necessário também, considerar o evento tanto da perspectiva do participante quanto do palestrante. Se um palestrante não estiver totalmente confortável com a tecnologia que está usando, isso se tornará aparente na apresentação. Tenha certeza de fazer ensaios gerais e dar orientações para que os palestrantes saibam exatamente o que acontecerá e para se sentirem confortáveis ao fazer uma palestra virtualmente. 

Certamente é algo que estamos sempre discutindo, já que antes isso não era necessariamente considerado, exceto se houvesse um motivo sólido para introduzir um componente virtual. Agora, isso é sempre considerado e em 80% das vezes a resposta é sim, vamos oferecer algo virtualmente.

Para saber como a plataforma Zoom ajuda a Cooley a manter sua reputação como uma inovadora em tecnologia, leia aqui a história completa. Caso tenha interesse em organizar um evento virtual ou híbrido com o Zoom Events, fale conosco para agendarmos uma demonstração individual da nossa plataforma de eventos virtuais.