Przewodnik po budowaniu i rozwijaniu firmy z pomocą Zoom

Jako lider w firmie wiesz wszystko o znaczeniu komunikacji. Utrzymywanie kontaktów z klientami, pracownikami, partnerami, inwestorami, dostawcami i sprzedawcami może pomóc w budowaniu zaufania, rozwijaniu marki i nawiązywaniu znaczących relacji z osobami, które mają największe znaczenie dla Twojej firmy.

W tym przewodniku znajdziesz kilka sposobów na usprawnienie obsługi klienta, poprawę współpracy i wsparcie rosnącego zespołu zdalnego lub hybrydowego za pomocą platformy do pracy typu „wszystko w jednym” opartej na sztucznej inteligencji. Kiedy komunikacja i współpraca są już dopracowane, można mniej czasu spędzać na martwieniu się o technologię, a więcej na robieniu tego, co się kocha.

Jeśli mają Państwo szczupły zespół IT lub pełnią Państwo funkcję "dyrektora IT" (być może obok kilku innych funkcji), ujednolicone rozwiązanie może pomóc usprawnić zarządzanie IT i dać Państwu więcej czasu na skupienie się na tym, co bardziej Państwa pasjonuje - na przykład na rozwijaniu firmy.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, w jaki sposób Zoom Workplace z asystentem AI Companion może pomóc w budowaniu relacji z klientami, umożliwić współpracę pracowników i rozwinąć silną kulturę firmy, aby wspierać dobrze prosperujący zespół.

Bez względu na branżę, w której działasz, chcesz zaspokajać potrzeby swoich klientów na każdym etapie ich podróży. Dzisiejsi konsumenci chcą, aby marki były dostępne do natychmiastowej komunikacji na wielu kanałach — nie tylko przez telefon i pocztę elektroniczną, ale także przez wiadomości tekstowe, media społecznościowe, czat na żywo, a nawet wideo.

Oto kilka wskazówek dotyczących kontaktowania się z klientami w Zoom Workplace:

Komunikuj się z dowolnej lokalizacji i z dowolnego urządzenia

Nawet będąc w ciągłym ruchu, chcesz być na miejscu, gdy klienci będą Cię potrzebować. Zoom działa na dostępnym na całym świecie certyfikowanym pakiecie rozwiązań sprzętowych dla biur, domów, miejsc pracy oraz urządzeń mobilnych i pozwala na bezproblemowe przemieszczanie się z miejsca na miejsce. Po pobraniu klienta stacjonarnego Zoom i aplikacji mobilnej możesz odbierać połączenia telefoniczne Zoom Phone, wysyłać wiadomości tekstowe lub dołączać do spotkań Zoom Meeting z laptopa, tabletu lub smartfona. Nie musisz przykuwać się do biurka i ryzykować, że po odejściu od niego coś Cię ominie. 

Zoom Phone pozwala Ci wybrać numer, z którego dzwonisz lub wysyłasz wiadomości SMS do klientów, niezależnie od tego, czy jest to główna linia firmowa czy Twój własny, bezpośredni numer służbowy. Tak czy inaczej, nie musisz używać swojego osobistego numeru, aby skontaktować się z klientami, ani przechowywać ich danych kontaktowych na swoim prywatnym urządzeniu.

Szybsze reagowanie dzięki kolejkom połączeń

Być może byłeś(-łaś) kiedyś jedyną osobą odbierającą telefony w swojej firmie, ale Twój rozwijający się zespół może zapewnić, że Twoi klienci nie będą już czekać zbyt długo. Skonfigurowanie kolejki połączeń kieruje połączenia przychodzące do wyznaczonej grupy użytkowników, np. całego zespołu sprzedaży, co skraca czas oczekiwania klientów.

Do obsługi odpowiedzi na wiadomości tekstowe można nawet zaangażować cały zespół. Po skonfigurowaniu kolejek połączeń SMS wiadomości tekstowe klientów będą wysyłane do grupy pracowników, aby pierwszy dostępny przedstawiciel mógł odpowiedzieć, skracając czas oczekiwania klientów.

Potrzebujesz bardziej niezawodnej platformy do obsługi klienta? Sprawdź Zoom Contact Center.

Angażuj swoich klientów za pomocą wideo

Wykorzystaj zalety wideo, aby dotrzeć do nowych klientów i zaoferować usługi wirtualne. Funkcje takie jak udostępnianie ekranu i notatki pomagają w budowaniu dialogu z klientem podczas konsultacji lub umożliwiają przedstawienie interesującej prezentacji produktu. Można również tworzyć wirtualne punkty kontaktowe, takie jak cotygodniowe wizyty w biurze lub tworzyć nowe źródła przychodów z wirtualnych warsztatów i wydarzeń. Zoom AI Companion może dostarczać podsumowania spotkań z rozmów z klientami, dzięki czemu możesz ponownie przejrzeć notatki i zidentyfikować elementy wymagające działań oraz kolejne kroki. 

W cyfrowo połączonym świecie możesz zbudować globalną bazę klientów i międzynarodowy zespół szybciej niż kiedykolwiek wcześniej. Sprawdź, jak Zoom umożliwia Ci ekspansję na nowe rynki oraz utrzymywanie kontaktu z klientami i pracownikami.

Globalne usługi telefoniczne

Twój zespół może prowadzić sprzedaż lub obsługę klienta w nowych miejscach. Usługa Zoom Phone rozszerzyła swój globalny zasięg na ponad 45 krajów i terytoriów oraz zapewnia elastyczne opcje BYOC, które dodatkowo zwiększają zasięg geograficzny. 

Wirtualne rozwiązywanie problemów i pomoc

Nie musisz ograniczać swoich działań biznesowych w zależności od tego, kto jest dostępny w danym miejscu — dzięki usługom Zoom członkowie Twojego zespołu mogą prowadzić działalność na całym świecie. Pracownik działu obsługi klienta w Europie może nawiązać połączenie wideo, aby udzielić pomocy klientowi w Azji. Technik ds. sprzętu pracujący w Ameryce Południowej może pomóc w rozwiązywaniu problemów w zakładzie produkcyjnym w USA, a wszystko to na platformie Zoom.

Asystent AI Companion obsługuje ponad 30 języków w przypadku funkcji takich jak podsumowania spotkań, co jest kluczowe dla międzynarodowych zespołów. Możesz tłumaczyć wiadomości Team Chat w czasie rzeczywistym z jednego obsługiwanego języka na inny lub zadać pytanie asystentowi AI Companion podczas spotkania i uzyskać odpowiedź w obsługiwanym języku, nawet jeśli większość uczestników spotkania mówi w innym języku. 

Organizuj wydarzenia międzynarodowe

Planując kolejne wprowadzenie produktu na rynek lub konferencję dla klientów, możesz udostępnić swoje wydarzenie globalnej publiczności dzięki naszemu rozwiązaniu Zoom Events. Funkcja tłumaczenia na żywo w Zoom Meetings i Zoom Webinars umożliwia wyznaczenie tłumaczy na różne języki. Nasza funkcja tłumaczenia na żywo umożliwia również uczestnikom włączenie napisów, które są tłumaczone w czasie rzeczywistym na dziesiątki obsługiwanych języków.

Jeśli pracownicy są rozproszeni po wielu biurach lub pracują zdalnie, platforma komunikacyjna staje się jeszcze ważniejsza dla umożliwienia efektywnej współpracy na odległość.

Szybko sprawdź, kto jest dostępny

Zoom Team Chat umożliwia prowadzenie szybkich rozmów z pracownikami w czasie rzeczywistym, bez konieczności planowania całego spotkania. Potraktuj to jako odpowiednik zatrzymania się przy biurku współpracownika, aby zadać mu pytanie. Możesz sprawdzić, czy pracownik jest dostępny, czy jest na spotkaniu, z dala od biurka albo na urlopie, co daje lepsze wyobrażenie o tym, kiedy można spodziewać się odpowiedzi.

Twórz kanały czatu dla różnych projektów

Dzięki funkcji Zoom Team Chat możesz z łatwością komunikować się z ludźmi indywidualnie lub w grupach. Można utworzyć różne kanały dla różnych grup osób — jeden dla zespołu sprzedaży, inny dla marketingu, a jeszcze inny dla kierownictwa. Można również zebrać w kanale osoby z różnych zespołów w związku z wprowadzeniem konkretnego produktu lub projektu, aby prowadzić dyskusje, udostępniać obrazy lub pliki oraz przekazywać informacje zwrotne. 

Możesz także utworzyć udostępnioną przestrzeń w Team Chat dla wszystkich najważniejszych kanałów czatu swojego zespołu. Podczas wdrażania nowego pracownika wystarczy dodać go do przestrzeni udostępnionej, a uzyska on dostęp do wszystkich publicznych (dla członków) kanałów czatu, których potrzebuje, aby być na bieżąco.

Przejście z jednej metody komunikacji na inną

Gdy współpracujesz z kimś na czacie, możesz zdać sobie sprawę, że rozmowa telefoniczna lub wideokonferencja ułatwi przekaz. Platforma Zoom umożliwia łatwe przejście z czatu do rozmowy telefonicznej lub spotkania wideo za pomocą kliknięcia przycisku. W razie potrzeby można również zaprosić innych współpracowników do udziału w rozmowie telefonicznej lub spotkaniu Zoom.

Wspieraj dostępność dla pracowników

Zapewnij pracownikom rozwiązania, których potrzebują do efektywnej komunikacji i współpracy. Włącz automatyczne generowanie napisów (zwane również transkrypcją na żywo) dla wszystkich użytkowników na Twoim koncie i upewnij się, że Twoi pracownicy wiedzą o dodatkowych funkcjach dostępności, które mogą dostosować w swoich ustawieniach usługi Zoom. Jeśli masz pracowników, którzy mówią w różnych językach, asystent AI Companion może pomóc pokonać bariery językowe dzięki tłumaczeniom w czasie rzeczywistym w Team Chat i Zoom Meetings. 

Wiele firm doświadcza problemów związanych ze wzrostem w miarę rozwoju, przyjmowania nowych pracowników i budowania skalowalnych procesów obsługi klientów. Oto, jak można wykorzystać nowoczesne technologie komunikacyjne, aby wesprzeć i wyposażyć swój hybrydowy zespół w to, czego potrzebuje, aby pracować mądrzej, a nie ciężej.

Integracja z istniejącą technologią

Jeśli członkowie zespołu tracą na produktywności przez konieczność przełączania się między różnymi aplikacjami biznesowymi lub kopiowania informacji z jednej aplikacji do drugiej, integracje mogą pomóc usprawnić te przepływy pracy. Zoom umożliwia integrację z setkami aplikacji, takich jak Salesforce, Zendesk, Microsoft Teams i Google Workspace, skracając czas spędzany na przełączaniu się między wieloma narzędziami.

Automatyzacja przepływów pracy w celu zaoszczędzenia czasu

Rutynowe zadania w ciągu dnia pracy zajmują kilka krótkich minut tu i ówdzie, ale szybko mogą się sumować do znacznej ilości czasu. Automatyzacja tych zadań tworzy prostsze przepływy pracy, jednocześnie usuwając pozycje z listy rzeczy do zrobienia. Zoom Workflow Automation ułatwia tworzenie zaawansowanych przepływów pracy, które usprawniają pracę w Zoom Workplace i aplikacjach innych firm. W zautomatyzowanych przepływach pracy można również korzystać z AI Companion, pobierając informacje i kontekst z platformy, aby zapewnić wgląd - uwalniając Cię od skupienia się na pracy, która ma znaczenie.

Proszę używać automatyzacji przepływu pracy do:

• Bądź na bieżąco z wiadomościami na czacie dzięki codziennym informacjom na czacie zespołu. Można utworzyć przepływ pracy, aby AI Companion automatycznie podsumowywał ostatnie czaty i dodawał podsumowanie do dedykowanego kanału czatu lub dokumentu.
• Proszę kontynuować pracę z dedykowanym dokumentem spotkania. Proszę utworzyć przepływ pracy, aby automatycznie pobrać wygenerowane przez AI Companion podsumowanie ze spotkania wraz z kluczowymi działaniami do dokumentu w Zoom Docs, Microsoft Word lub Google Docs.
• Wysyłanie automatycznych cotygodniowych raportów kontrolnych do zespołu.
• Witamy nowych członków zespołu na kanale czatu.
• Szybkie zatwierdzanie wniosków o czas wolny i podróże służbowe.
• Mogą Państwo tworzyć własne przepływy pracy dostosowane do konkretnych potrzeb zespołu.

Proszę odwiedzić naszą stronę wsparcia,aby rozpocząć korzystanie z Workflow Automation.

Utwórz intuicyjne, hybrydowe miejsce do pracy

Jeśli chodzi o sztuczną inteligencję, początki mogą być trudne — wiele organizacji boryka się z tym, jak włączyć ją do dnia pracy pracowników w sposób zapewniający wymierne korzyści. Według ankiety AI 2023 przeprowadzonej przez Morning Consult w imieniu Zoom, 69% liderów stwierdziło, że barierą w przyjęciu sztucznej inteligencji jest to, że ich zespół nie wie, jak z niej korzystać. 

W tej sekcji przedstawiono praktyczne sposoby, w jakie Zoom AI Companion, wbudowany asystent AI, może pomóc pracownikom w ustalaniu priorytetów pracy, wykonywaniu zadań i skuteczniejszej komunikacji. Ponieważ jest on dostępny bez dodatkowych kosztów dla płatnych kont Zoom Workplace*, jest to świetny wybór dla małych i średnich firm, które mogą nie mieć budżetu na włączenie drogich narzędzi AI.

Zdecyduj, co jest najważniejsze

Jeśli twoi pracownicy zajmują się wieloma zadaniami i mają konkurujące ze sobą priorytety, może być trudno określić, od czego zacząć. Asystent AI Companion, dostępny za pośrednictwem wygodnego panelu bocznego, może pomóc pracownikom w ustaleniu priorytetów dnia pracy. Mogą poprosić asystenta AI Companion o ustalenie priorytetów ich pracy, pomoc w prowadzeniu zwięzłych i merytorycznych rozmów oraz rozpoczęcie tworzenia szkiców treści, aby mogli skupić się na tym, co ważne. Asystent AI Companion dla Zoom Phone może pomóc im w ustaleniu, które wiadomości głosowe odsłuchać w pierwszej kolejności i wyodrębnić z nich zadania, dzięki czemu mogą szybko przejść do nowego zapytania lub zgłoszenia. 

Uzyskaj pomoc podczas spotkań

Spotkania zajmują dużo czasu w naszym dniu pracy — badania przeprowadzone przez Zoom i Morning Consult pokazują, że 60% liderów odbywa trzy lub więcej spotkań w ciągu dnia. Podczas spotkań możesz zapytać asystenta AI Companion o to, czego dotyczyła dyskusja, jakie są kluczowe punkty poruszone przez każdą z osób oraz o wnioski z rozmowy. Możesz także zadać dodatkowe pytania wykraczające poza to, co zostało omówione na spotkaniu, na które asystent AI Companion może odpowiedzieć za pomocą wyszukiwania w Internecie. 

Podejmuj działania na podstawie rozmów

Dzięki asystentowi AI Companion nie musisz się martwić, że ważne informacje umkną Twojej uwadze. Możesz otrzymywać podsumowania swoich spotkań Zoom Meetings i połączeń Zoom Phone, które zbiorą kluczowe punkty i zasugerują kolejne kroki. Podsumowania te mogą być udostępniane bezpośrednio uczestnikom w Team Chat lub pocztą elektroniczną, dzięki czemu każdy może być na bieżąco i podejmować działania w oparciu o to, co zostało omówione. 

Możesz także pobierać podsumowania spotkań wygenerowane przez asystenta AI Companion lub transkrypcje z poprzednich spotkań bezpośrednio do Zoom Docs za pomocą gotowego szablonu do spotkań indywidualnych, burz mózgów, aktualizacji projektów i nie tylko. 

Możesz dostosować Zoom do swoich potrzeb biznesowych, niezależnie od tego, jakie one są – teraz i w przyszłości:

• Jeśli Twoja firma obsługuje wiele połączeń telefonicznych, dodaj  rozszerzenie Power Pack do Zoom Phone, aby ułatwić przekazywanie połączeń, zarządzanie kolejkami połączeń i wyświetlanie analiz połączeń w czasie rzeczywistym. 
• Jeśli musisz nagrywać i przechowywać rozmowy wideo Zoom w celach szkoleniowych lub związanych z przestrzeganiem przepisów, dodaj więcej miejsca w chmurze.
• Chcesz zorganizować spotkanie wideo Zoom z udziałem nawet 1000 interaktywnych uczestników? W razie potrzeby można dodać licencję Large Meeting na duże spotkania, a w następnym miesiącu powrócić do zwykłego planu.
• Jeśli masz członków zespołu na całym świecie, możesz korzystać z lokalnych usług telefonicznych w ponad 45 krajach za pośrednictwem naszego planu globalnego. 
• Chcesz osadzić wideo w swoich usługach lub rozwiązaniach? Platforma dla programistów Zoom umożliwia tworzenie niestandardowych integracji. 
• Jeśli inwestycje w sprzęt nie mieszczą się w Twoim budżecie, Zoom oferuje sprzęt jako usługę, dzięki której możesz uzyskać potrzebne Ci rozwiązania w przystępnej, uiszczanej co miesiąc cenie. W miarę rozwoju firmy możesz z łatwością dodawać i rozbudowywać rozwiązania.

Dzięki elastycznym planom i dodatkom zawsze będziesz w stanie znaleźć rozwiązanie pasujące do Twojej sytuacji — nawet jeśli Twoje potrzeby stale się zmieniają.