7 środowisk pracy i porady dotyczące tworzenia mocnego środowiska dla swoich pracowników

Praca to nie tylko to, co robisz; to miejsce , w którym wykonujesz swoje obowiązki. Środowisko pracy ma duży wpływ na zadowolenie pracowników, zaangażowanie i produktywność. co z kolei wpływa na wyniki biznesowe i doświadczenie klienta. 

Dlatego ważne jest zbudowanie stabilnego środowiska pracy dla swojego zespołu. 71% liderów zauważyło, że oferowanie środowisk hybrydowych i zdalnych pozytywnie wpłynęło na zadowolenie pracowników.

Przykłady środowiska pracy obejmują tradycyjne, zdalne, hybrydowe i inne. Każde z nich spełnia inne potrzeby pracowników i nadaje się do innych modeli biznesowych. W tym przewodniku przedstawiamy je i podpowiadamy, jak wspierać pozytywne środowisko pracy w Twojej firmie.

Czym dokładnie jest środowisko pracy? Jest to połączenie wszystkich elementów miejsca pracy, włącznie z kulturą, narzędziami, przestrzenią fizyczną i strukturą. Niezależnie od typu środowisko pracy składa się z wielu elementów: 

• Środowisko fizyczne: odnosi się to do fizycznego miejsca pracy, w tym przestrzeni i układu, oświetlenia, ergonomii oraz poziomu dźwięku. Komfortowe środowisko fizyczne może pozytywnie wpłynąć na produktywność i morale pracowników.
• Profesjonalizm i rozwój: jasne oczekiwania, możliwości rozwoju kariery i wsparcie dla awansu mogą zwiększyć motywację i retencję pracowników.
• Kultura społeczna w miejscu pracy: praca zespołowa, szacunek i inkluzywność mogą wpływać na sposób, w jaki pracownicy współpracują ze sobą i wprowadzają innowacje, co z kolei wpływa na doświadczenie klienta.
• Narzędzia: różne środowiska pracy wykorzystują różne rodzaje narzędzi i oprogramowania. Zdalne środowisko może polegać na narzędziach takich jak Zoom Meetings, natomiast stacjonarne prawdopodobnie wykorzystuje przestrzenie fizyczne i narzędzia audiowizualne, takie jak duże ekrany.

Większość miejsc pracy w jakiś sposób zawiera te elementy, ale istnieją różne środowiska pracy, z których każde ma konkretne cechy, zalety i wady.

Idealne dla: firm wymagających struktury lub bezpośredniego nadzoru; pracowników preferujących tradycyjne miejsce pracy.

Większość ludzi myśli o tradycyjnym środowisku pracy, kiedy wyobraża sobie biuro składające się z boksów lub małych biur, ścisłego harmonogramu i hierarchicznej struktury, w której komunikacja odbywa się odgórnie. 

Środowiska te zapewniają przewidywalność, rutynę oraz wyraźnie wyznaczają granice. Innymi słowy, ludzie na ogół wiedzą, czego mogą się spodziewać. Ale tradycyjnym środowiskom czasem brakuje również elastyczności, co może wydawać się zbyt surowe lub ograniczające dla niektórych pracowników. 

Przykład: korporacyjna kancelaria prawna z ustalonymi godzinami pracy i formalnymi zasadami ubioru.

Idealny dla: stanowisk, które nie wymagają przebywania w określonej lokalizacji; pracowników technicznych, kreatywnych lub specjalistów.

Środowisko zdalne to w pełni wirtualna konfiguracja poza fizyczną siedzibą firmy, w której pracownicy komunikują się za pomocą narzędzi cyfrowych, takich jak wideokonferencje lub wiadomości błyskawiczne. Pracownicy zdalni zazwyczaj wykonują pracę z biura domowego lub przestrzeni coworkingowej, a harmonogramy mogą być elastyczne lub wymagać obecności w ustalonych godzinach, w zależności od rodzaju pracy.

Praca zdalna skraca czas dojazdu do pracy i może poprawić równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, zwiększyć autonomię oraz zaufanie pracowników. Dla pracodawców praca zdalna rozszerza dostęp do szerszej (czasem nawet globalnej) puli talentów, ułatwiając wybór najlepszych pracowników. 

Z drugiej strony, praca zdalna może prowadzić do poczucia izolacji pracowników, mniejszej liczby okazji do nawiązywania więzi zespołowych i możliwego przepracowania, ponieważ nie ma prawdziwej różnicy między „domem” a „biurem”. Ponadto taki rodzaj pracy wymaga doskonałych umiejętności komunikacyjnych i narzędzi. 

Przykład: firma SaaS, która pracuje zdalnie, komunikując się za pośrednictwem Zoom Team Chat i Zoom Meetings

Idealne dla: zespołów, którym zależy na elastyczności przy jednoczesnym zaangażowaniu w osobistą współpracę.

Środowisko hybrydowe łączy aspekty tradycyjnych i zdalnych środowisk. Harmonogram pracy hybrydowej często łączy pracę w biurze i zdalną, wymagając na przykład dwóch dni pracy zdalnej i trzech z biura. Niektóre firmy wprowadzają inne struktury, na przykład jeden tydzień pracy z biura miesięcznie. 

Zaletą pracy hybrydowej jest to, że oferuje ona połączenie struktury i elastyczności, co może zwiększyć morale pracowników i zatrzymać ich w firmie. Pozwala to również zespołom na osobistą współpracę, a firmom na lepszy nadzór. 

Jednak praca hybrydowa wymaga również niezawodnych narzędzi do komunikacji, podobnie jak praca zdalna. A ponieważ pracownicy mogą mieć różne harmonogramy lub pracować w różne dni, pojawia się ryzyko nierównego dostępu lub widoczności dla kierownictwa.

Przykład: agencja marketingowa, w której wymagane są trzy dni pracy zdalnej i dwa dni pracy w biurze.

Idealne dla: małych firm lub startupów, które potrzebują elastyczności bez wysokich kosztów nieruchomości; pracowników zdalnych, którym brakuje kontaktu osobistego.

Coworking obejmuje wspólną przestrzeń biurową, w której pracownicy z wielu firm spotykają się do pracy. Firmy mogą wynajmować stałą powierzchnię, a indywidualni pracownicy zarejestrować się na kilka dni. 

Praca z przestrzeni coworkingowej zapewnia możliwości nawiązywania kontaktów i współpracy. Może być bardziej opłacalna niż wynajem całego biura. Jednak w przestrzeni coworkingowej może brakować prywatności, zdarza się też, że bywają i rozpraszające. A ponieważ znajdują się w nich różne firmy, przestrzeń nie będzie przystosowana do kultury Twojego przedsiębiorstwa.

Przykład: startup technologiczny wynajmujący przestrzeń w lokalizacji WeWork.

Idealne dla: zespołów, które muszą wprowadzać innowacje, przeprowadzać burze mózgów i tworzyć nowe pomysły.

Środowiska oparte na współpracy są zazwyczaj lokalizacją fizyczną, ale nie zawsze mają też inne cechy tradycyjnego środowiska pracy. Zamiast silosów i struktury hierarchicznej, środowiska współpracy mogą mieć otwarty plan, wymagać współpracy zespołowej i obejmować miejsce do przeprowadzania burzy mózgów. 

Środowiska takie, jak te zachęcają do kreatywnego rozwiązywania problemów i dzielenia się pomysłami, prowadząc do bardziej zgranych zespołów. Istnieją jednak wyzwania, na przykład potencjalny hałas, możliwość rozpraszania uwagi i brak prywatności.

Przykład: studio kreatywne z otwartymi przestrzeniami i codziennymi spotkaniami.

Idealne dla: wykwalifikowanych, zmotywowanych pracowników.

Środowiska autonomiczne przenoszą odpowiedzialność za pomyślną realizację zadań bezpośrednio na pracowników, pozwalając im decydować, kiedy, gdzie i jak chcą pracować. Pracownicy zazwyczaj mają pełną kontrolę nad swoimi projektami, elastyczne godziny pracy i minimalny nadzór. 

Autonomiczne środowisko może sprzyjać wprowadzaniu innowacji i zwiększeniu zaangażowania oraz przyciągać osoby, które są ekspertami w swojej dziedzinie i szukają środowiska pracy, które weźmie to pod uwagę. Jednocześnie tego typu środowiska wymagają zachowania wysokiego poziomu dyscypliny, a spójność w zespole może być mniejsza niż w przypadku innych.

Przykład: laboratorium badawcze, które umożliwia naukowcom projektowanie i zarządzanie własnymi eksperymentami.

Idealne dla: zespołów sprzedaży, newsroomów, start-upów. 

Szybkie tempo pracy nie jest ograniczone do jednego typu firmy, ale często można je znaleźć w tych, które muszą działać szybko i błyskawicznie podejmować ważne decyzje. W tych środowiskach często występuje wiele zmian i często nie ma w nich przejrzystości.

Może to być świetne rozwiązanie dla osób, które dobrze czują się w ciekawym, dynamicznym środowisku, wymagającym zdolności adaptacji i samodzielnej motywacji. Jednak przy złym zarządzaniu, takie środowisko może łatwo prowadzić do wypalania, niejasności i popełniania błędów.

Przykład: zespół sprzedaży, codziennie odbywający wiele spotkań z klientami.

Niezależnie od rodzaju środowiska pracy, kluczowe jest dążenie do zachowania pozytywnej kultury pracy. Odpowiedzialność za to spoczywa zarówno na menedżerach, jak i na poszczególnych pracownikach, z których każdy ma do odegrania ważną rolę.

Menedżerowie powinni opracowywać i wdrażać zasady, które służą tworzeniu zdrowego środowiska pracy. Powinni również zapewniać swoim zespołom niezbędne wsparcie i wskazówki oraz wspierać integracyjną kulturę współpracy. Pracownicy z kolei muszą koncentrować się na pracy zespołowej i wykazywać się pozytywnym nastawieniem oraz motywacją. 

Poniżej znajduje się sześć wskazówek, dotyczących tego, jak skutecznie stworzyć pozytywne środowisko pracy.

Stwórz komfortowe środowisko fizyczne

Najpierw upewnij się, że przestrzeń fizyczna jest przyjazna, łatwo dostępna i wygodna dla wszystkich pracowników. 

Do czynników, które należy wziąć pod uwagę, należą m.in. oświetlenie (upewnij się, że nie jest zbyt słabe, ale też nie rozpraszająco jasne), poziom hałasu (lub dostępność cichych miejsc do pracy) i dostęp do ergonomicznego sprzętu. Chociaż niekoniecznie ma to krytyczne znaczenie, może być miłym akcentem, umożliwiającym personalizację stanowisk pracy. 

Zwracaj również uwagę na ułatwienia dla osób niepełnosprawnych. Na przykład może być konieczne zapewnienie dostępu do wind lub ramp dla osób korzystających z wózków inwalidzkich. 

Istnieją sposoby na zapewnienie komfortowego środowiska pracy zdalnej, którzy nie korzystają z fizycznej przestrzeni firmy. Może to obejmować oferowanie stypendium lub zwrotu kosztów za sprzęt lub meble do biura domowego czy też zapewnienie szkolenia lub edukacji z zakresu ergonomii pracy.

Wskazówka: rozpocznij od oceny ergonomicznej, która ocenia fizyczne zagrożenia w Twoim środowisku. Możesz to zrobić, obserwując pracowników i analizując narzędzia, procedury oraz stanowiska pracy, aby sprawdzić, czy nie powodują konieczności wykonywania powtarzających się ruchów lub spędzania czasu w niewygodnej pozycji.

Wspieraj kulturę wyrażania uznania i doceniania

Podnieś morale i zwiększ zaangażowanie, zachęcając pracowników do wyrażania uznania i doceniania sukcesów innych. Możesz to zrobić, wprowadzając programy nagród, zachęcając do wyrażania uznania za dobrze wykonaną pracę i oferując pochwały na spotkaniach dla tych, którzy osiągnęli kamienie milowe lub zrealizowali ambitne cele.

Zaangażuj pracowników, prosząc ich o podzielenie się opinią i wyrażenie uznania dla osiągnięć swoich współpracowników.

Wskazówka: wdróż comiesięczne wyróżnienie, aby celebrować wysiłki i wkład pracowników.

Bądź przykładem dla swojego zespołu

Jako lider masz wyjątkową możliwość modelowania zachowań, jakie chcesz widzieć w swoim zespole. Oznacza, że musisz być przykładem wysokiej etyki pracy, proaktywnej komunikacji i życia zgodnego z wartościami firmy. 

Ważne jest również dawanie przykładu inkluzywności, uczciwości i szacunku. Pamiętaj o tych zasadach, współpracując ze swoim zespołem i zarządzając nim.

Wskazówka: dziel się przejrzystymi aktualizacjami z członkami zespołu, podkreślając własne sukcesy i wyzwania.

Priorytetem jest otwarta i pełna szacunku komunikacja

Aby komunikacja była przejrzysta i życzliwa, promuj stałą wymianę informacji zwrotnych, zarówno pozytywnych, jak i tych konstruktywnych, aby zwiększyć poczucie bezpieczeństwa u wszystkich pracowników. 

Otrzymując informacje zwrotne lub uczestnicząc w spotkaniach, angażuj się w aktywne słuchanie i pozytywny dialog. Pamiętaj, aby dbać o inkluzywność, na przykład prosić o opinię osoby, które zwykle milczą na spotkaniach.

Wskazówka: oprócz sesji z udziałem całego zespołu zaplanuj też regularne spotkania jeden na jeden ze swoimi bezpośrednimi podwładnymi. Zapewnia to pracownikom większą prywatność i może pomóc im dzielić się swoimi opiniami w bardziej swobodny sposób.

Promuj równowagę między życiem zawodowym a prywatnym

Znajdź sposoby, by zapewnić pracownikom czas na zrelaksowanie się, szczególnie jeśli pracują w zespołach zdalnych lub hybrydowych, gdzie granica między pracą a domem łatwiej się zaciera. Właściwa równowaga między pracą a życiem prywatnym daje pracownikom czas na odprężenie się, skupienie się na rodzinie lub zadbanie o swoje dobre samopoczucie. 

Oto kilka sposobów, dzięki którym możesz poprawić równowagę między życiem zawodowym a prywatnym:

• Zezwalaj na elastyczne planowanie: zapewnienie pracownikom autonomii w zakresie planowania świadczy o zaufaniu i umożliwia im zarządzanie swoim życiem osobistym.
• Oferuj dużo czasu wolnego: nie ograniczaj się do samego płatnego czasu wolnego. Na własnym przykładzie pokazuj, że jeżeli ktoś jest na urlopie, to czas ten należy respektować. Możesz również rozważyć oferowanie innych świadczeń zdrowotnych, takich jak wsparcie dla zdrowia psychicznego.
• Dawaj dobry przykład: liderzy powinni modelować zdrowe nawyki i ustalać granice, niezależnie od tego, czy dotyczą one czasu wolnego, długich godzin pracy czy też dbania o siebie. 

Wskazówka: zachęcaj pracowników do blokowania czasu „bez spotkań” w swoim kalendarzu. Raz w miesiącu lub tygodniu zasugeruj też jeden dzień, w którym nie przeprowadza się spotkań w określonym zespole lub firmie. Może to zapewnić pracownikom czas na skoncentrowanie się na niezbędnej pracy, aby nie musieli nadrabiać zaległości, zostając po godzinach. 

Wspieranie rozwoju pracowników

Pomóż pracownikom rozwijać się, rozwijać i budować umiejętności, dając im szerokie możliwości uczenia się. Mogą one mieć formę wewnętrznych szkoleń firmowych, dostępu do webinarów lub wirtualnych szkoleń lub stypendium edukacyjnego. 

Inne sposoby rozwoju kariery obejmują program mentorski, który łączy konkretnych pracowników z mentorami wewnątrz firmy, dostęp do szczegółowych ścieżek kariery i awansu oraz obserwowanie pracy innych.

Wskazówka: zaoferuj stypendium edukacyjne lub zawodowe na kursy lub certyfikaty, konferencje i wydarzenia lub dodatkowe materiały edukacyjne.

Chociaż nie zawsze możliwe jest całkowite zrozumienie wszystkich szczegółów konkretnego środowiska pracy, przed rozpoczęciem zatrudnienia, istnieje kilka czerwonych flag, o których należy pamiętać, przyglądając się organizacji. 

Podczas rozmowy kwalifikacyjnej i innych interakcji z daną firmą zwracaj uwagę na słabą komunikację, wysoką rotację, długie godziny pracy i negatywne morale. Oto kilka wskazówek:

• Zwróć uwagę na brak równowagi pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym: długie godziny, nierealistyczne oczekiwania i brak jasno określonych granic tworzą nieprzyjemne środowisko pracy. Na przykład, jeśli Twój punkt kontaktowy w firmie wysyła Ci wiadomości e-mail późnym wieczorem lub w weekendy, jest to oznaka złej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.
• Słuchaj plotek: plotkowanie lub wyrażanie negatywnych opinii na temat innych pracowników mogą być dowodem na toksyczną komunikację, słabego poczucia koleżeństwa lub powszechnego niezadowolenia.
• Staraj się unikać obwiniania: jeśli pracownicy obawiają się, że będą o coś obwiniani, prawdopodobnie będą starać się unikać popełniania błędów, co negatywnie wpływa na innowacyjność oraz dzielenie się pomysłami. Obserwuj, w jaki sposób pracownicy biorą odpowiedzialność za swoją pracę i na ile swobodnie wymieniają się informacjami zwrotnymi.
• Obserwuj umiejętności przywódcze: zwróć uwagę na liderów i menedżerów w swoim zespole. Jeśli są nieobecni, wydają się nieskuteczni lub koncentrują się na mikrozarządzaniu, może to być zły znak.
• Uważaj na wysoką rotację pracowników: widzisz wiele ofert pracy w konkretnej firmie? Chociaż może to być pozytywny znak wzrostu, może również oznaczać wysoką rotację, sugerując, że pracownicy nie są zadowoleni ani zaangażowani.

Środowiska pracy przyjmują różne formy, a to, co jest odpowiednie dla jednej organizacji lub pracownika, może nie sprawdzać się w innej. Najlepsze środowisko pracy to takie, które zwiększa zaangażowanie pracowników i produktywność zespołu, a co za tym idzie także zadowolenie klientów.

Wzbogać swoje środowisko pracy dzięki Zoom Workplace. Dzięki Zoom możesz usprawnić komunikację zdalną lub hybrydową, nawet dla pracowników znajdujących się w biurze. Dodatkowo możesz łatwo planować spotkania wirtualne oraz scentralizować współpracę w całej organizacji.

Jakie elementy najbardziej wpływają na produktywność pracowników w środowisku pracy?

Przestrzeń fizyczna, kultura miejsca pracy, możliwości wzrostu i rozwoju oraz wyrażanie uznania to elementy środowiska pracy, które bezpośrednio wpływają na produktywność.

Jak czynniki fizyczne i behawioralne wpływają na wyniki?

Czynniki fizyczne miejsca pracy, takie jak odpowiednie oświetlenie, niski poziom hałasu i ergonomiczny sprzęt, prowadzą do większego komfortu oraz mniejszego zmęczenia i stresu. To z kolei zwiększa zaangażowanie i podnosi, co skutkuje wyższą produktywnością i większą satysfakcją.

Jak ocenić i poprawić moje obecne środowisko pracy?

Aby ocenić swoje środowisko pracy i udoskonalić je, zacznij od przeprowadzania ankiet i sesji, w których poprosisz pracowników o wyrażenie swojej opinii oraz przeprowadź analizę wskaźników rotacji i retencji. Możesz również przeprowadzić ocenę ergonomiczną, aby zidentyfikować role lub sprzęt, które powodują problemy mięśniowo-szkieletowe u pracowników, a następnie znaleźć sposoby na ich rozwiązanie. Określ metryki, które chcesz mierzyć, wyznacz cele i wdrażaj strategiczne zmiany stopniowo na przestrzeni czasu.