Tips voor workflowautomatisering: Bespaar uw team uren met geautomatiseerde workflows voor veelvoorkomende taken

Bedenk hoeveel tijd je besteedt aan routinematige werktaken, zoals het verzenden van een wekelijks check-inbericht of het dupliceren van informatie van de ene applicatie naar de andere. Wat hier en daar een minuutje lijkt, kan al snel oplopen wanneer je zinvollere projecten hebt waar je liever aan begint. Geautomatiseerde workflows kunnen je helpen om die waardevolle tijd terug te krijgen.

Of u nu een IT-beheerder bent die jongleert met helpdeskverzoeken of een informatiemedewerker die van de ene applicatie naar de andere springt, het automatiseren van eenvoudige, veelvoorkomende bedrijfsprocessen helpt u efficiënter te werken - en uiteindelijk meer gedaan te krijgen. 

MetZoom Workflow Automation kunt u eenvoudig krachtige workflows bouwen die uw werk in Zoom Workplace en apps van derden stroomlijnen. U kunt ook AI Companion in uw workflows opnemen, die informatie en context uit het platform haalt om actie te stimuleren door die kleine taken voor u uit te voeren.

We zullen zien hoe dat er in jouw werkdag uitziet, maar eerst volgt hier een overzicht van Workflow Automation en hoe het werkt.

Workflowautomatisering is het proces waarbij software wordt gebruikt om bepaalde taken te automatiseren door regels of workflows tussen systemen te creëren. Deze regels kunnen voorwaardelijk zijn (worden geactiveerd zodra aan bepaalde voorwaarden is voldaan - denk aan "als dit, dan dat") of sequentieel (worden in een bepaalde, lineaire volgorde voltooid zodra een trigger optreedt). 

Met Zoom Workflow Automation kunt u eenvoudige workflows maken met één of twee stappen, of slimmere en meer dynamische workflows die voorwaardelijke logica, lussen, vertragingen en schakelaars combineren om acties moeiteloos langs meerdere paden te leiden. Hiermee kunt u veelvoorkomende workflows in Zoom Workplace automatiseren en gebruikmaken van AI Companion-mogelijkheden. Het helpt ook het wisselen van context te verminderen door integraties van derden of webhook triggers te gebruiken om verbinding te maken met zakelijke apps zoals Jira, Google of Microsoft.

Hoe kan ik een workflow opbouwen?

Zoom Workflow Automation is gemakkelijk te gebruiken zonder technische kennis. Vanaf het tabblad Workflows in de Zoom Workplace app kunt u gewoon beginnen met een kant-en-klare sjabloon en elke stap aanpassen aan uw specifieke behoeften. U kunt ook helemaal opnieuw een workflow creëren, door te kiezen uit een lijst met beschikbare triggers en stappen naar wens naar de flow te slepen.

Lees verder om te zien hoe u workflows kunt instellen om veelvoorkomende taken in uw werkdag te automatiseren, aangepast aan uw rol.

1. Houd het werk in beweging met een speciaal vergaderdocument

Vergaderingen kunnen gevuld zijn met veel discussies en ideeën, maar hoe houdt u uzelf en uw team verantwoordelijk om na afloop van het gesprek ook echt door te gaan? Workflow Automation kan na afloop van uw vergadering automatisch een Zoom-document (of een Google- of Word-document) maken of bijwerken op basis van een door AI Companion gegenereerde samenvatting van de vergadering, zodat u een speciale ruimte hebt om discussieonderwerpen opnieuw te bespreken, ideeën uit te breiden en collega's te markeren met volgende stappen. U kunt zelfs de workflow configureren om dat document automatisch te delen met uw teamgenoten in een geselecteerd chatkanaal, zodat iedereen op de hoogte blijft.

2. Blijf op de hoogte van berichten met een dagelijkse Team Chat briefing

Als u in een miljard chatkanalen zit, maar er slechts een handvol hebt waar u direct bij betrokken moet zijn, maak dan een dagelijkse chatbriefing om u te helpen bij te blijven zonder overstelpt te worden met berichten. Plan een workflow om op een bepaald tijdstip te starten, geef aan welke chatkanalen u wilt samenvatten en het tijdsbereik (u kunt bijvoorbeeld berichten van de afgelopen 24 uur ophalen), en voeg de stap toe om deze berichten samen te vatten met AI Companion. U kunt ervoor kiezen om de samengevatte tekst in een Zoom-document te laten verschijnen of via Team Chat naar een collega of groep te sturen. Nadat de workflow is uitgevoerd, kunt u uw chatbriefing lezen om een beschrijving te krijgen van waar er over is gesproken, samen met koppelingen die u naar het oorspronkelijke bericht sturen zodat u het kunt lezen of beantwoorden.

3. Veelgestelde vragen met één klik beantwoorden

Chatberichten kunnen zich snel opstapelen, vooral als je een functie hebt waarin je steeds dezelfde vragen of feedback krijgt. Je kunt een workflow instellen om een aanpasbare reactie aan een emoji-reactie toe te wijzen. 

Als je bijvoorbeeld in een productontwerpteam zit, kun je de hart-emoji instellen om automatisch op positieve feedback te reageren met een bedankbericht. Je zou de bril-emoji kunnen instellen om te reageren op veelgestelde vragen door een link naar de FAQ van het product te delen.

4. Een proces instellen voor snelle goedkeuringen

Als je ooit al hebt zitten wachten tot je manager een belangrijk document goedkeurde, kan het controleren op updates zowel tijdrovend als inefficiënt zijn. Misschien moet je van tabblad blijven wisselen om te zien of ze gereageerd hebben op het document, je e-mail controleren op nieuwe berichten of in je chatkanaal kijken om te zien of je bericht een duim omhoog-reactie heeft gekregen.

Maak een workflow waarmee je manager gemakkelijk zijn zegel van goedkeuring kan geven en je op de hoogte blijft. Je kunt dit doen door emoji's toe te wijzen aan de persoon die je om goedkeuring vraagt (bijvoorbeeld de duim omhoog- en duim omlaag-emoji's). Vervolgens kun je een voorwaarde creëren die de volgende stap in de workflow activeert: je een direct bericht sturen zodra de duim omhoog is ontvangen of om meer feedback vragen als de emoji voor duim omlaag is gebruikt.

5. Sneller reageren op incidenten

Wanneer er iets fout gaat, of het nu een storing of een technisch probleem is, wilt u dat uw dev ops teams snel reageren. U kunt een workflow instellen om vanuit een app van derden een Jira ticket te genereren (als u Jira al hebt) en een Team Chat-kanaal te starten wanneer een incidentrapport gemarkeerd is. Op basis van het type incident kan uw workflow aangeven welke mensen in het kanaal moeten worden opgenomen, zodat de juiste teamleden worden ingeschakeld om het probleem op te lossen.

6. Bouw uw eigen aangepaste, complexe workflows

Met de mogelijkheid om workflows te triggeren via webhooks en voorwaardelijke en sequentiële workflows te combineren, kunt u complexe workflows bouwen die veel verder gaan dan onze sjablonen. Hierdoor kunt u naadloos integreren met toepassingen van derden om tijd te besparen en het heen-en-weergeloop van het aanmaken van tickets of documenten in verschillende apps te vermijden. U kunt deze workflows aanpassen aan de behoeften van uw team en bredere organisatie.

7. Plan uw wekelijkse check-in

Als manager moet je bijhouden wat je teamleden allemaal te verwerken hebben en de status van lopende projecten kennen. Veel managers doen dit met een wekelijkse check-in, waarbij individuele medewerkers in Zoom Team Chat delen waar ze aan werken. Maar die ogenschijnlijk routinematige taak kan bedrieglijk veel tijd in beslag nemen voor jou en je directe medewerkers. Eerst moet je eraan denken om het herinneringsbericht te versturen, dan moet je team hun updates geven en jij moet mogelijk nog vervolgvragen stellen om de details te krijgen die je nodig hebt.

Het automatiseren van deze wekelijkse check-in met Workflow Automation kan de productiviteit van iedereen verbeteren. Je kunt een workflow maken om een gepland bericht te versturen met een door jou gekozen frequentie en een formulier toevoegen om het voor je team gemakkelijker te maken om met de juiste informatie te reageren. Dat is weer een item minder op je wekelijkse takenlijst!

8. Hulp krijgen bij het bedenken van gespreksonderwerpen voor uw wekelijkse teamvergaderingen

U kunt AI Companion in een workflowstap gebruiken om een hele week aan chatberichten van het kanaal van uw team samen te vatten en toe te voegen aan een Zoom-document. Van daaruit kunt u het document met uw team delen en hen vragen welke onderwerpen ze aan de agenda van uw wekelijkse teamvergadering willen toevoegen. De samenvatting kan helpen om hun geheugen op te frissen over de korte gesprekken die ze dagelijks hadden en om te zien welke onderwerpen een diepere discussie rechtvaardigen. 

9. Aanvragen voor verlof of zakenreizen beheren

Het goedkeuren van aanvragen voor zakenreizen, verlof en kosten kan je mailbox doen overlopen, waardoor je bedolven raakt onder drukke werkzaamheden. Workflow Automation kan dat proces eenvoudig en gestroomlijnd maken, zodat je dit soort verzoeken direct in Team Chat kunt bekijken en goedkeuren.

Begin gewoon met de workflowsjabloon 'Verlofaanvragen', pas deze aan je behoeften aan en plaats de workflowkoppeling in het chatkanaal van je team (je kunt deze zelfs aan dat kanaal vastmaken, zodat iedereen hem gemakkelijk kan vinden). Wanneer teamleden willen dat je een aanvraag goedkeurt, kunnen ze gewoon het formulier invullen. Dit wordt dan automatisch naar jou verzonden ter controle en zodra je jouw goedkeuring geeft, krijgen ze hiervan melding.

10. Nieuwe leden in het team verwelkomen

Nieuwe werknemers die bij een hybride team of een team op afstand komen werken, kunnen het moeilijker hebben om hun collega's te leren kennen en zich verbonden te voelen. Als je een team- of afdelingsoverkoepelend chatkanaal hebt, kun je een workflow instellen om nieuwe leden automatisch voor te stellen. Maak het gemakkelijk door een formulier te maken dat ze kunnen invullen en waarop hun belangrijkste verantwoordelijkheden, hobby's en interesses staan. 

Zodra de nieuwe medewerker het formulier invult, wordt er een stap geactiveerd die een bericht naar het chatkanaal van het team stuurt met een kort welkomstbericht en een introductie. U kunt nieuwe werknemers ook helpen zich welkom te voelen met een geautomatiseerd bericht waarin belangrijke informatie wordt gedeeld, zoals een link naar de teamagenda. Zoals altijd kunt u deze berichten aanpassen aan de cultuur van uw team.

Workflow Automation is nu beschikbaar voor betaalde Zoom-gebruikers zonder extra kosten tijdens de gratis proefperiode (upgrade uw Zoom Workplace app naar versie 6.3.10 of hoger). Admins en accounteigenaren, u kunt de voordelen van automatisering naar uw medewerkers brengen door Workflow Automation in uw beheerportaal in te schakelen. Bekijk onze ondersteuningspagina voor meer informatie over hoe u kunt beginnen met het automatiseren van uw workflows.

Nieuwe werknemers die bij een hybride team of een team op afstand komen werken, kunnen het moeilijker hebben om hun collega's te leren kennen en zich verbonden te voelen. Als je een team- of afdelingsoverkoepelend chatkanaal hebt, kun je een workflow instellen om nieuwe leden automatisch voor te stellen. Maak het gemakkelijk door een formulier te maken dat ze kunnen invullen en waarop hun belangrijkste verantwoordelijkheden, hobby's en interesses staan. 

Zodra de nieuwe medewerker het formulier invult, wordt er een stap geactiveerd die een bericht naar het chatkanaal van het team stuurt met een kort welkomstbericht en een introductie. Je kunt nieuwe werknemers ook helpen zich welkom te voelen met een automatisch bericht waarin belangrijke informatie, zoals de teamagenda, wordt gedeeld. Zoals altijd kun je deze berichten aanpassen aan de cultuur van jouw team.

Workflow Automation is nu beschikbaar voor betaalde Zoom-gebruikers zonder extra kosten tijdens de bètaperiode.* Beheerders en accounteigenaren, jullie kunnen de voordelen van automatisering naar je werknemers brengen door Workflow Automation in te schakelen in de beheerportal. Bekijk onze ondersteuningspagina voor meer informatie over hoe je aan de slag kunt met het automatiseren van je workflows.

*Opmerking: Mogelijk niet beschikbaar voor alle regio's en sectoren tijdens de bètaperiode.