Unified Communications as a Service: hoe UCaaS het moderne personeelsbestand stuurt

De wereldwijde COVID-19-pandemie heeft de manier waarop velen van ons over de hele wereld werken, leren en met elkaar communiceren grondig veranderd.

Vóór de pandemie werd thuiswerken door velen gezien als een bijkomstigheid, niet als de norm. Daarna werden kantoren, scholen, restaurants, winkelcentra en ontmoetingsplaatsen gedwongen hun deuren te sluiten, waardoor het werken op afstand vrijwel van de ene op de andere dag in een stroomversnelling raakte.

Organisaties met Unified Communications as a Service, of UCaaS-technologie, hadden veel minder problemen bij het overstappen op een thuiswerkmodel dan organisaties die afhankelijk waren van plaatselijke oplossingen of oplossingen met meerdere platforms.

Nu organisaties investeren in initiatieven voor digitale transformatie om een gedistribueerd personeelsbestand te ondersteunen, wordt verwacht dat UCaaS nog verder verspreid raakt en van groter belang wordt om werknemers verbonden te houden.

UCaaS kan worden onderverdeeld in twee elementen: 'Unified Communications' en 'as-a-service'.

Unified Communications verwijst naar een enkel platform dat verschillende communicatiediensten levert. Deze diensten verschillen afhankelijk van de organisatie, maar gewoonlijk omvatten ze het volgende:

• Video-, audio- en webvergaderen
• Spraakberichten/bedrijfstelefonie
• Instant messaging/chat 
• Mogelijkheden van webinar

As-a-service betekent geleverd via de cloud, in tegenstelling tot een oplossing op locatie. Cloudgebaseerde communicatie biedt meer flexibiliteit, zodat gebruikers zich onmiddellijk kunnen aanpassen aan een steeds veranderende bedrijfsomgeving.

Volgens Frost & Sullivan groeit de wereldwijde UCaaS-markt tot 2025 naar verwachting met een samengesteld jaarlijks groeipercentage van dubbele cijfers. Unified communications is een strategische investering voor bedrijven die hun communicatie willen verbeteren in een werkomgeving die steeds meer op afstand wordt beleefd.

Als jouw organisatie moeite heeft met verschillende communicatieaanbieders, sta je daar niet alleen in. Volgens een rapport van Zoom-Forbes Insight zegt 61% van de leidinggevenden in het rapport dat hun bedrijven drie of meer videocommunicatieplatforms gebruiken.

Maar het gebruik van videovergaderen voor interne afdelingsvergaderingen, VoIP-service voor verkoopgesprekken en een apart webinar-platform voor grootschalige trainingen van medewerkers zorgt voor een gefragmenteerde gebruikerservaring. Deze toegenomen wrijving tussen klant- en werknemerscommunicatie legt een grotere last op IT-teams om ondersteuning te bieden voor verschillende oplossingen.

Veel moderne werkplekken stappen over op het UCaaS-model als een manier om deze uitdagingen het hoofd te bieden en al hun toepassingen in één platform onder te brengen. Het verenigen van communicatieoplossingen vermindert de complexiteit, stimuleert samenwerking en maakt meer gestroomlijnde workflows in het hele bedrijf mogelijk.

Een aantal van de belangrijkste voordelen van UCaaS zijn:

Gebruiksgemak: UCaaS-platforms vereenvoudigen de communicatie voor zowel traditionele als tech-savvy gebruikers en ondersteunen externe werknemers in deze nieuwe hybride werkplek. Het biedt een one-stop-shop-ervaring voor alle communicatiebehoeften, zonder de noodzaak om meerdere toepassingen te openen.

Dit is een voorbeeld van hoe het UC-platform van Zoom de communicatie voor hybride werknemers stroomlijnt door gebruikers de kans te geven hun telefoongesprekken naadloos van en naar meerdere apparaten over te zetten, maar ook te chatten en overal videovergaderingen te houden:

Aanpassingsvermogen: zoals de COVID-19-pandemie heeft aangetoond, kunnen zakelijke behoeften van de ene op de andere dag veranderen. Communicatiediensten in de cloud geven organisaties de mogelijkheid om de bedrijfscontinuïteit te handhaven als er een crisis optreedt. Ze krijgen namelijk snel toegang tot bedrijfsbestanden, flexibele inzetmogelijkheden en volledige functionaliteit vanuit een externe omgeving.

Verbeterde samenwerking: met functies als videobellen, chatten, whiteboarden en je scherm delen op één platform kunnen collega's gemakkelijk visueel samenwerken op een prettige manier. Bovendien maakt de integratie met andere cloudgebaseerde applicaties en contactcenteroplossingen het gemakkelijk om aangepaste workflows te creëren die de efficiëntie en communicatie binnen je organisatie en de klanttevredenheid kunnen verbeteren.

Kostenbesparing: communicatiediensten in de cloud worden aangeboden via een abonnement met voorspelbare maandelijkse kosten. Omdat je niet hoeft te investeren in dure hardware en deze niet hoeft te upgraden, pakt het over het algemeen voordeliger uit met minimale investeringen vooraf.

Klaar om je oplossingen voor geïntegreerde communicatie te consolideren en te stroomlijnen? Hier zijn tien vragen die je moet stellen bij het kiezen van een dienstverlener voor geïntegreerde communicatie:

1. Biedt het platform voor geïntegreerde communicatie alle diensten en functies die mijn organisatie nodig heeft?
2. Is het UCaaS-platform beveiligd? Helpt het onze privacy en gegevens te beschermen?
3. Is het betrouwbaar? Beschikt het over een bewezen staat van dienst voor het leveren van hoogwaardige, zakelijke prestaties voor spraak, video en chat?
4. Biedt het een intuïtieve gebruikerservaring met functies die meer samenwerking en betrouwbare communicatie mogelijk maken?
5. Integreert het platform naadloos met essentiële toepassingen voor ons bedrijf, zoals Salesforce, Quickbooks en Microsoft Teams? Heeft het oplossingen die workflows, communicatie en efficiëntie verbeteren?
6. Hoe flexibel is het UCaaS-platform? Ondersteunt het opties zoals BYOC (bring your own phone carrier, ofwel behoud uw eigen provider), SIP-trunking van derden, flexibele API's, enz.?
7. Biedt de leverancier van geïntegreerde communicatie training en onboarding om het gebruik te bevorderen?
8. Blijft de provider innovatieve oplossingen en geavanceerde functies ter beschikking stellen?
9. Heeft de UC-leverancier ervaring met het bedienen van klanten in mijn sector, met een verscheidenheid aan toepassingen en succesvolle implementatieverhalen?
10. Is de oplossing voor geïntegreerde communicatie voordelig? Zal het me geld besparen door de noodzaak van meerdere contracten, investeringen in hardware en onderhoud te elimineren?

Het kiezen van een UCaaS-aanbieder die past bij de huidige en toekomstige behoeften van uw je bedrijf is essentieel voor het vereenvoudigen van de communicatie, het mobiliseren van je personeel en het waarborgen van de bedrijfscontinuïteit en schaalbaarheid. Bekijk waarom Gartner Zoom een leider heeft genoemd in zijn 2022 Magic Quadrant for UCaaS-rapport.

Kom meer te weten over het bekroonde UCaaS-platform van Zoom, inclusief Zoom Meetings en Zoom Phone, of plan vandaag nog een persoonlijke demo om te zien hoe UCaaS je organisatie kan helpen.