Unified Communications as a Service: Bagaimana UCaaS Mendorong Tenaga Kerja Modern

Pandemi Global COVID-19 secara fundamental mengubah cara banyak dari kita di seluruh dunia untuk bekerja, belajar, dan berkomunikasi satu sama lain.

Sebelum pandemi, bekerja dari rumah dianggap oleh banyak orang sebagai hal yang menyenangkan, bukan norma. Kemudian, perintah untuk tetap di rumah saja yang mulai meluas memaksa kantor, sekolah, restoran, pusat perbelanjaan, dan tempat berkumpul untuk berhenti beroperasi, mempercepat adopsi bekerja dari jarak jauh secara virtual hampir dalam semalam.

Organisasi dengan unified communications as a service, atau teknologi UCaaS, mampu beralih ke model bekerja dari rumah dengan jauh lebih lancar dibandingkan dengan organisasi yang bergantung pada solusi lokal dan multiplatform.

Ketika organisasi berinvestasi dalam inisiatif transformasi digital untuk mendukung tenaga kerja terdistribusi, UCaaS akan menjadi lebih luas dan penting untuk menjaga karyawan tetap terhubung.

UCaaS dapat dibagi menjadi dua elemen: "komunikasi terpadu" dan "sebagai layanan."

Komunikasi terpadu mengacu pada platform tunggal yang memberikan berbagai layanan komunikasi. Layanan ini dapat bervariasi bergantung pada organisasi, tetapi biasanya mencakup:

• Konferensi video, audio, dan web
• Komunikasi suara/telepon perusahaan
• Pesan/obrolan instan 
• Kemampuan webinar

Sebagai layanan berarti memberikan melalui cloud, sebagai lawan dari solusi lokal. Komunikasi berbasis cloud menawarkan fleksibilitas yang lebih besar, memungkinkan pengguna untuk beradaptasi dengan cepat ke lingkungan bisnis yang terus berubah.

Menurut Frost & Sullivan, pasar UCaaS global diperkirakan akan berkembang pada tingkat pertumbuhan tahunan dua digit hingga 2025. Komunikasi terpadu adalah investasi strategis bagi bisnis yang ingin meningkatkan komunikasinya dalam lingkungan kerja jarak jauh yang semakin meningkat. 

Jika organisasi Anda berpindah-pindah di antara beberapa penyedia komunikasi yang berbeda, Anda tidak sendirian. Menurut laporan Zoom-Forbes Insight, 61% eksekutif dalam laporan tersebut mengatakan bahwa perusahaan mereka mengoperasikan tiga atau lebih platform komunikasi video.

Tetapi menggunakan konferensi video untuk rapat departemen internal, layanan VoIP untuk panggilan penjualan, dan platform webinar yang terpisah untuk sesi pelatihan karyawan berskala besar menciptakan pengalaman pengguna yang terfragmentasi. Peningkatan gesekan antara komunikasi pelanggan dan karyawan ini menempatkan beban yang lebih besar pada tim TI guna memberikan dukungan untuk solusi yang berbeda. 

Banyak tempat kerja modern beralih ke model UCaaS sebagai cara untuk mengatasi tantangan ini dan membawa semua aplikasinya ke dalam satu platform. Solusi menyatukan komunikasi mengurangi kompleksitas, menstimulasi kolaborasi, dan memungkinkan alur kerja yang lebih sederhana di seluruh perusahaan. 

Beberapa keuntungan paling signifikan dari UCaaS meliputi:

Kemudahan penggunaan: Platform UCaaS menyederhanakan komunikasi untuk pengguna tradisional serta pengguna yang paham teknologi dan mendukung pekerja jarak jauh dalam ruang kerja hibrida yang baru ini. UCaaS menawarkan pengalaman terpadu untuk semua komunikasi yang diperlukan, tanpa harus membuka banyak aplikasi. 

Berikut ini adalah contoh bagaimana platform UC Zoom menyederhanakan komunikasi untuk pekerja hibrida dengan memungkinkan pengguna mengalihkan panggilan telepon ke dan dari beberapa perangkat dengan lancar serta mengobrol dan melakukan rapat video dari mana saja:

Kemampuan beradaptasi: Seperti yang ditunjukkan oleh pandemi COVID-19, kebutuhan bisnis dapat berubah dalam semalam. Layanan komunikasi cloud memungkinkan organisasi untuk mempertahankan kelangsungan bisnis jika terjadi krisis, memberi akses cepat ke file perusahaan, opsi penyebaran yang fleksibel, dan fungsionalitas fitur lengkap dari lingkungan jarak jauh.

Kolaborasi yang ditingkatkan: Dengan fitur seperti panggilan video, obrolan, papan tulis, dan berbagi layar di satu platform, rekan kerja dapat dengan mudah berkolaborasi secara virtual dan interaktif. Selain itu, integrasi dengan aplikasi berbasis cloud dan solusi pusat kontak lainnya memudahkan untuk membuat alur kerja khusus yang dapat meningkatkan efisiensi dan komunikasi dalam organisasi serta kepuasan pelanggan.

Penghematan biaya: Layanan komunikasi cloud ditawarkan melalui model berbasis langganan dengan biaya bulanan yang dapat diprediksi. Karena tidak perlu berinvestasi dan meningkatkan perangkat keras yang mahal, umumnya lebih hemat biaya dengan investasi di muka minimal.

Siap untuk mengonsolidasikan dan merampingkan solusi komunikasi terpadu Anda? Berikut 10 pertanyaan yang harus Anda ajukan saat memutuskan bagaimana memilih penyedia komunikasi terpadu:

1. Apakah platform komunikasi terpadu menawarkan semua layanan dan fitur yang diperlukan oleh organisasi saya?
2. Apakah platform UCaaS tersebut aman? Apakah platform tersebut akan melindungi privasi dan data kami?
3. Apakah platform ini dapat diandalkan? Apakah platform tersebut memiliki rekam jejak untuk menyediakan kinerja tingkat bisnis berkualitas tinggi untuk suara, video, dan obrolan?
4. Apakah platform tersebut menawarkan pengalaman pengguna yang intuitif dengan fitur yang memungkinkan kolaborasi yang lebih besar dan komunikasi yang lebih kuat?
5. Apakah platform tersebut terintegrasi dengan lancar dengan aplikasi penting untuk bisnis kami, seperti Salesforce, Quickbooks, atau Microsoft Teams? Apakah platform tersebut memiliki solusi yang meningkatkan alur kerja, komunikasi, dan efisiensi?
6. Seberapa fleksibel platform UCaaS tersebut? Apakah platform memungkinkan opsi seperti BYOC (gunakan operator telepon Anda sendiri), trunking SIP pihak ketiga, API fleksibel, dll.?
7. Apakah penyedia komunikasi terpadu menawarkan pelatihan dan orientasi untuk membantu meningkatkan adopsi?
8. Akankah penyedia terus menawarkan solusi inovatif dan fitur canggih?
9. Apakah penyedia UC memiliki keahlian dalam melayani pelanggan di industri saya — dengan berbagai kasus penggunaan dan kisah penerapan yang sukses?
10. Apakah solusi komunikasi terpadu hemat biaya? Apakah platform akan membuat saya berhemat dengan menghilangkan kebutuhan akan banyaknya kontrak, investasi perangkat keras, dan pemeliharaan?

Memilih penyedia UCaaS yang cocok dengan kebutuhan saat ini dan kebutuhan mendatang organisasi Anda adalah kunci untuk menyederhanakan komunikasi, memobilisasi tenaga kerja, serta memastikan kelangsungan dan skalabilitas bisnis. Lihat mengapa Gartner menobatkan Zoom sebagai pemimpin dalam laporan Magic Quadrant 2022 untuk UCaaS.

Pelajari lebih lanjut tentang platform UCaaS pemenang penghargaan Zoom, termasuk Zoom Meetings dan Zoom Phone, atau jadwalkan demo pribadi sekarang juga untuk melihat bagaimana UCaaS dapat menguntungkan organisasi Anda.