Zoom 소회의실 사용 시 알아두어야 할 모든 것

소회의실은 Zoom Meetings의 가장 자주 쓰이는 기능 중 하나로, 그룹을 나누어 더 작은 규모로 더 집중해서 토론할 수 있는 더 역동적인 환경을 만들 수 있는 기능입니다.

설문조사 결과에 따라 소회의실을 만드는 것부터 메시지를 모든 소회의실에 브로드캐스트하는 것에 이르기까지, 이 강력한 협업 기능을 사용하여 할 수 있는 멋진 일들이 무엇인지 확인해 보세요. 아래에서 앞으로 가상 회의이나 수업에서 Zoom 소회의실을 사용할 때 알아야 할 모든 것을 확인해 보세요.

미팅을 호스팅하려고 하지만 소회의실을 사용해 본 적이 없더라도 걱정 마세요. 여기 간략한 입문서가 있습니다.

소회의실은 미팅에서 긴밀하게 협업하고 소그룹 토론을 진행하려는 경우에 제격인 옵션입니다. 한 번에 최대 50개의 개별 소회의 세션을 생성할 수 있습니다. 호스트로서 사람들을 회의실에 배치하고 즐거운 미팅 환경을 만들 수 있는 방법은 매우 다양합니다.

다음은 Zoom 소회의실을 활용하는 몇 가지 아이디어입니다.

• 신입 사원 또는 학생 오리엔테이션 중에 분위기 전환에 활용
• 수업 또는 트레이닝 중에 토론 그룹으로 활용
• 브레인스토밍 및 디자인 아이디어 세션에 활용
• 모니터링 세션에 활용(시작 시 멘토와 멘티를 한데 모은 후, 각 쌍을 개별 소회의실로 나누어 1:1 토론을 진행시킬 수 있음)
• 업무 시간에 활용(사람들이 미팅에 들를 수 있도록 하고, 더 사적인 내용을 토론해야 하는 경우, 자신과 다른 한 명이 참여하는 임시 소회의실을 만들 수 있음)
• 팀 유대감을 기르기 위한 퀴즈 또는 기타 활동에 활용

소회의실을 만들기 전에 미팅 설정에서 소회의실 기능을 활성화해야 할 수 있습니다. 

활성화한 후에는 도구 모음의 우측 하단에 있는 '소회의실' 아이콘을 클릭하여 미팅 중에 소회의실을 생성하고 관리할 수 있습니다. 

미팅을 녹화하려는 경우, 다음 몇 가지를 명심하세요.

• 클라우드로 녹화하는 경우, 본인이 미팅 호스트로서 참여하는 곳이 어디인지와 관계없이 메인 룸만 녹화됩니다. 소회의 세션은 전혀 녹화되지 않습니다.
• 로컬 녹화를 사용 중인 경우, 녹화를 하고 있는 참가자가 속한 곳이 녹화됩니다. 여러 참가자가 로컬로 녹화할 수 있습니다.

Zoom 소회의실은 미팅 중에 쉽게 설정할 수 있지만, 미리 계획을 세워서 사람들을 어떻게 나눌 것인지 싶은 고민해 보고 싶은 경우도 있습니다. 미팅 시작 전에 소회의실 배정을 생성할 수 있는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.

• 예약 시 소회의실을 사전에 할당합니다. 회의 호스트는 회의를 예약할 때 참가자를 소회의실에 사전에 할당할 수 있습니다. 이 옵션은 참가자를 어떻게 그룹화할지 이미 알고 있는 경우에 유용합니다. 신입 사원 오리엔테이션을 호스팅하고 해당 직원이 속해 있는 부서에 따라 회의실에 배치하려는 경우를 예로 들 수 있습니다. 또한 되풀이 회의를 호스팅하는 경우, 이번 소회의실 할당을 나중에 사용할 수 있도록 저장할 수도 있습니다(학기 내내 학생 그룹을 동일하게 유지하려는 교사에게 유용한 기능).

• 설문조사 결과에 따라 회의실을 생성합니다. 회의 전에 설문조사를 준비하여 참가자를 해당 설문조사의 결과에 따라 소회의실로 나눌 수 있습니다. 이 방법은 주제에 대한 이해 수준 또는 유사한 관심사를 기반으로 그룹을 생성할 때 사용할 수 있습니다. 

네, 그렇습니다. 회의 중에 소회의실을 빠르고 쉽게 생성할 수 있으며, 다음과 같은 몇 가지 옵션으로 참가자를 회의실에 할당할 수 있습니다.

• 자동. 참가자를 회의실에 무작위로 배정합니다.
• 수동. 각 회의실을 생성하고 참가자를 개별적으로 회의실에 할당할 수 있습니다. 함께 배치할 참가자를 제어해야 하는 경우 이 옵션이 적합합니다.
• 참가자의 선택. 참가자가 참여하고 싶은 회의실을 선택할 수 있습니다. 토론 주제에 따라 회의실 이름을 지정한 후 참가자가 선호하는 회의실을 선택하도록 할 수 있습니다. 참가자는 회의실 간에 자유롭게 이동할 수도 있습니다.

Zoom 소회의실 아이콘을 이용해 할 수 있는 일에는 다음과 같은 것도 있습니다.

• 참가자 이동 또는 맞바꾸기. 참가자의 이름을 선택하고 다른 회의실에 할당하거나 보조 참가자를 선택하여 서로 바꿀 수 있습니다. 
• 회의실 삭제. 더 이상 필요하지 않은 회의실을 삭제할 수 있습니다. 
• 회의실 재생성. 기존 소회의실을 삭제하고 무작위로 새 회의실을 다시 만들어 처음부터 시작하거나 미리 할당된 회의실로 돌아갈 수 있습니다(미리 설정한 경우).

소회의실을 열고 나면 참가자들이 그룹에서 바쁘게 토론하고 협업하게 됩니다. 이때 모두의 경험을 관리하는 몇 가지 방법이 있습니다.

• 모든 소회의실에 콘텐츠 및 오디오 브로드캐스트. 호스트는 기본 세션에서 화면을 공유하여 활성화된 모든 소회의실의 참가자에게 표시할 수 있습니다. 따라서 각 소회의실에서 토론할 수 있는 비디오를 재생하고 싶은 경우, 간단히 화면과 오디오를 평소처럼 공유하면 됩니다. 사람들을 기본 세션으로 다시 불러들이거나 그룹으로 나뉘기 전에 비디오를 재생할 필요가 없습니다.
• 모든 소회의실에 메시지 브로드캐스트. 모든 사람이 회의실에 있는 상태에서 토론을 마칠 시간이 몇 분 남았음을 알리고 싶은 경우, 소회의실의 모든 참가자에게 한 번에 도달할 메시지를 말하거나 입력할 수 있습니다.

• 소회의실 검색. 어떤 사람을 다른 회의실로 빠르게 이동시키고 싶으신가요? 회의에 8명 이상의 사람이 있는 경우, 이름으로 검색해서 참가자를 찾을 수 있습니다.
• 기본 세션에서 참가자의 상태 확인. 참가자가 토론을 따라가며 적극적으로 참여하고 있는지 알고 싶으신가요? 진행 중인 소회의실의 목록을 보고 참가자의 비디오 및 오디오 상태, 참가자가 자신의 화면을 공유하는지 여부, 이들의 활성화된 반응 또는 아이콘 피드백 등을 확인할 수 있습니다.
• 회의실에 입장. 호스트는 질문에 답해야 하거나 그룹이 토론에 참여하고 있는지 확인할 필요가 있을 때 어느 소회의실에든 참여할 수 있습니다.
• 타이머 설정. 소회의실에 타이머를 설정하여 타이머가 끝나면 모든 사람이 기본 세션으로 돌아가도록 할 수 있습니다. 이 옵션은 그룹 활동 또는 브레인스토밍 세션에 매우 유용합니다.

• Zoom Rooms 어플라이언스에서 참여. Zoom Room에 있는 경우, Zoom Rooms 어플라이언스를 통해 세션 참여 및 종료가 가능합니다. 이는 Zoom Rooms가 지원되는 교실에서 교사가 그룹 활동에 소회의실 기능을 활용하려는 경우 특히 유용합니다. 

소회의실에서 참가자로 미팅에 참여하는 경우 유용할 수 있는 몇 가지 기능은 다음과 같습니다.

• 소회의실 직접 선택. 호스트가 이 옵션을 선택한 경우, 참가자는 자신의 소회의실을 선택하고 회의실 간에 자유롭게 이동할 수 있습니다.
• 화면 공유. 호스트가 이 기능을 활성화한 경우 일반 회의에서처럼 소회의실에서 화면을 공유할 수 있습니다. 
• 회의 중 채팅. 소회의실 내 채팅 기능을 사용하여 회의실의 다른 참가자에게 메시지를 보내거나 링크, 콘텐츠 및 아이디어를 공유할 수 있습니다. 
• 호스트에게 도움 요청. 이 기능을 사용하면 호스트에게 연락하여 소회의실 내에 도움이 필요하다는 사실을 알릴 수 있습니다. 호스트는 해당 소회의실에 참여하여 즉각적으로 응답하거나 참가자에게 자신이 시간이 될 때 돕겠다고 알리는 메시지를 전송할 수 있습니다. 

Zoom 클라이언트가 최신 버전인지 확인하여 이 모든 기능을 다음 미팅에서 간편하게 이용할 수 있도록 하세요. 

자세한 내용은 지원 페이지를 방문하거나 Zoom 학습 센터에서 상세한 설명이 나와 있는 소회의실 과정을 확인해 보세요.

편집자 주: 이 블로그는 2020년 9월에 최초 게시되었으며 정확도와 이해도를 높이기 위해 2023년 5월에 수정되었습니다.