AI 導入時に法務・コンプライアンス チームが考慮すべき 5 つの重要事項

従業員は会社の情報を安全かつ確実に扱いたいと考え、企業は自社の情報管理を徹底したいと考えています。業務関連のほとんど、あるいはすべての情報がさまざまなシステム、アプリ、プラットフォームで作成、保存、転送されている場合、その状況が組織にとって実際にどう影響するかを考えることが大切です。各部門のさまざまなニーズをバランスよく満たすため、組織に AI Companion を導入する意義をしっかりと理解する必要があります。

AI Companion は、1 日を通してさまざまな方法で業務をサポートします。AI Companion を使用する際は、プロンプト、ミーティングのレコーディング、ドキュメントの作成から始めることが多いでしょう。たいていなんらかの見返りを得ることができます。たとえばミーティングに基づく要約や、プロンプトに基づく概要といったものです。組織が AI ソリューションの導入を検討する際の中心的な考慮事項になるのが、これらのインプットとアウトプットの保持方法です。Zoom のお客様は、さまざまなオプションを理解し、組織で AI Companion をテストできるため、Zoom がこれらのインプットとアウトプットを慎重に取り扱っていることに確信を持つことができます。

Zoom は、お客様のオーディオ、ビデオ、チャット、画面共有、添付ファイル、その他のコミュニケーション関連のカスタマー コンテンツ（投票結果、ホワイトボード、リアクションなど）を Zoom またはサードパーティの人工知能モデルのトレーニングに使用することはありません。保持に関しては、お客様がインプットとアウトプットの両方を制御でき、組織のニーズに合わせて最適な削除期間を設定できます。

柔軟性を必要とするお客様にとってもう 1 つの重要なオプションは、ミーティング要約を提供するために使用される Zoom ミーティングの文字起こしのゼロデータ保持（ZDR）です。ZDR は通常、AI ポリシーを概説するのに時間がかかるものの AI Companion のメリットは享受したいという組織で使用されます。

ZDR を使用しない場合、Zoom は、お客様のユーザーに AI Companion 機能を提供する目的でのみお客様のデータを一定期間保持します。ZDR を使用する場合、AI Companion 機能の一部と引き換えにゼロデータ保持モデルを使用することになります。たとえば、ZDR を有効にすると、ミーティングの文字起こしを使用して Zoom Docs をすばやく作成したり、ミーティング参加者がミーティング コンテンツを AI Companion サイドパネルからリクエストしたりすることができなくなります。お客様の組織に最適な機能とデータ保持のバランスを判断するには、パイロット グループを作成し、組織が納得する方法で AI Companion をテストすることをおすすめします。

サードパーティのモデルについては、サードパーティのモデル プロバイダーがデータ保持期間に関する Zoom の要件をどのように尊重しているのか、また、顧客コンテンツで AI モデルをトレーニングしていないことをどのように知ることができるのか、という質問も寄せられます。Zoom はサードパーティ モデル プロバイダーと契約を締結し、年次監査権を含むサードパーティ リスク管理プログラムを実施しています。

データ保持に関する詳細情報については、当社のセキュリティとプライバシーに関するホワイトペーパーをご覧ください。

新しいツールのオンボーディングの際には、そのツールが組織のポリシーに適合していることが重要です。特に AI を扱う場合は、安全性とセキュリティが最重要です。つまり、AI の安全な導入に必要なツールを提供することに重点を置くパートナーを持つことも、同様に重要なのです。

そのため Zoom は、AI Companion のアカウント コントロールに安全機能を直接組み込み、管理者が組織のニーズに合わせて AI Companion を設定できるようにしました。これには、ミーティング時に AI を自動起動する機能や、主催するミーティングで特定機能を使用できるユーザーを固定する機能などがあります。

組織全体にどの特定機能を設定すればよいか確信が持てない場合は、パイロット グループを作成し、全員に展開する前にテストできます。組織内の特定グループに対して特定の設定を行いたい場合でも、アカウント全体の設定を変更したい場合でも、お客様のニーズに合わせて AI Companion の使用方法を決定できます。

たとえば、ミーティングの自動開始機能について言えば、従業員にミーティング要約を見逃してほしくない組織の場合、全従業員に対してミーティング要約の自動起動を有効にできます。組織によっては、ミーティングごとの特定の選択肢としてミーティング要約をオンにしたいだけの場合もあるでしょう。アカウント、グループ、ユーザーの各レベルで設定をコントロールできるため、組織のポリシーに柔軟に対応できます。

当社のセキュリティとプライバシーに関するホワイトペーパーには、AI Companion のモデル処理に関する詳細情報が記載されています。

現在ほとんどの AI ツールの使用に際して「AI は間違えることがあります。精度を確認してください」という文言が表示されるのを見たことがあるでしょう。AI Companion も例外ではありません。世界はいまだ、生成 AI の能力と限界に適応している最中であり、これらの通知は AI のアウトプットを検証するための注意喚起として役立ちます。

Zoom では、精度が組織にとって大きな関心事であることを理解しています。そのため、当社では外部企業と提携し、AI プロダクトの品質テストも実施しています。2024 年の Zoom AI Companion パフォーマンス レポートでは、TestDevLab が AI Companion を複数の競合プロダクトと比較評価し、Zoom ミーティングの文字起こしにおける単語エラー率（WER）が Microsoft Copilot よりもはるかに低いことを明らかにしました。

WER の低さと、それが AI Companion をご利用のお客様にもたらすメリットを、誇りに感じています。AI Companion 機能でもっとも使用されているのはミーティング要約で、ミーティングの文字起こしは Zoom Workplace 全体の多数の AI 機能をサポートしています。文字起こしの品質が高いということは、当社のプロダクト スイート全体にわたってお客様により質の高い AI のアウトプットを提供できるということです。

透明性は非常に重要です。すべての人間関係において重要な要素であるだけでなく、オンラインや人工知能との関わり方においても同様です。AI Companion の機能を構築する際には、可能な限りわかりやすく、ユーザーの操作性を考えた体験を構築するよう心がけています。

AI Companion がミーティングでアクティブになると、右上にある AI Companion のダイヤモンド アイコンが点滅するのをミーティングの参加者全員が確認できます。ミーティング参加者がこのアイコンをクリックすると、そのミーティングで使用されている AI Companion 機能に関する詳細情報が表示されます。ミーティング参加者がミーティング中に AI Companion のサイドパネルを開くと、ミーティング内質問ができるかどうかや、ミーティング ホストに機能をオンにするよう依頼できるかが表示されます。

ミーティング ホストは、ミーティング中にどの AI Companion 機能をアクティブにするか、またそのオン / オフを自由に設定できます。ミーティング中に、次の議題が要約されたりレコーディングされたりするのは避けたいと思うかもしれません。その場合はミーティング要約、レコーディング、またはその両方を一時停止し、そうした特定のトピックが終了してから再開できます。AI Companion のオンとオフのタイミングは、ミーティング参加者全員に通知されます。

AI Companion を簡単に設定できるのは Zoom Meetings だけではありません。Zoom Meetings、Zoom Webinar、または Zoom Phone での通話に参加するユーザーには、AI Companion がアクティブであることを示す通知が表示されたり音声で聞こえたりします。アカウント管理者は、ユーザー向けにこれらの通知をカスタマイズできます。参加者は、AI Companion の起動リクエストをホストに送信することもできます。

レコーディングされている内容や、その使用方法が明確でない場合、ユーザーは不快に感じる可能性があります。AI Companion では、従業員、顧客、その他のパートナーに必要な明確さと信頼性を提供するために必要なすべてを設定できます。

Zoom のセキュリティとプライバシーに関するホワイトペーパーには、当社の通知に関する詳細情報が記載されています。

新しいプロダクト、プラットフォーム、またはツールを組織に完全に連携させるには時間がかかりますが、注力すべき点はそれだけではありません。従業員が新しいツールを使いこなせるよう指導することは、最初に適切なツールを用意するのと同じくらいたいへんな作業です。

幸いなことに、Zoom には開始時に役立つ一連のガイド、ハウツー記事、その他のサポート コンテンツが用意されています。Zoom AI Companion オンボーディング センターでは、新しいソフトウェアやツールを導入し、組織での利用を拡大することを職務とする人々を支援するためのコンテンツを作成し、更新し続けています。

• AI Companion の機能の概要や社内展開の方法については、AI Companion ガイドをご覧ください。
• 社内で従業員に送信する資料が必要な場合は、Zoom AI Companion オンボーディング センターのテンプレートをご確認ください。
• Zoom Meetings、Zoom Team Chat など、AI Companion のプロダクト別ガイドが必要な場合は、Zoom AI Companion オンボーディング センターをご覧ください。

Zoom が提供するのは、単なるサポート ドキュメントではなく、プロダクトそのものです。Zoom のお客様は、AI Companion の使いやすさと、すぐに日常ツールとして頼れる存在になることに幾度となく興奮されています。

組織やそのニーズはそれぞれ異なります。Zoom では、さまざまな業界のさまざまな人々にサービスを提供できることを幸運に思っています。そのような人々に、意思決定プロセスや展開の各段階で、Zoom Workplace プラットフォームに関するできるだけ多くの情報を知ってもらいたいと考えています。

Zoom の慣習と、それが組織にどのように適合するかについての詳細は、セキュリティとプライバシーに関するホワイトペーパーをご覧ください。

Zoom の最高法務責任者である Cheree McAlpine と、Micron Technology の副社長兼最高セキュリティ責任者である Hanan Szwarcbord 氏から直接話を聞くことができるウェビナー「Navigating Legal and Privacy Challenges in AI Implementation（英語）」にぜひご参加ください。AI の導入に際して法律、プライバシー、セキュリティの重要な課題に取り組む方法についてご紹介します。