Che cos'è il software di collaborazione sui documenti?

Il software di collaborazione sui documenti consente a più persone di lavorare insieme su documenti digitali in tempo reale o in modo asincrono. Gli aspetti chiave del software di collaborazione sui documenti includono: Editing in tempo reale in cui più persone possono lavorare contemporaneamente Cronologia versioni Commenti e note Controlli degli accessi e delle autorizzazioni Archiviazione e sincronizzazione su cloud Quando valuti un software di collaborazione sui documenti, scegli un'applicazione che ti consenta di creare documenti che aiutino il tuo team a risparmiare tempo ed essere più produttivo. Ad esempio, Zoom Docs offre strumenti di collaborazione integrati , modelli precompilati e blocchi di contenuto che possono essere inseriti nel documento. Ti consente inoltre di utilizzare Zoom AI Companion per estrarre riepiloghi e informazioni dalle tue riunioni Zoom in un documento.

Massimizza l'efficienza del team con la collaborazione sui documenti

Che cos'è la collaborazione sui documenti?

La collaborazione sui documenti è un processo in cui più persone lavorano insieme su un unico documento live per organizzare i progetti e collaborare tra i membri del team. Consentendo a tutti i membri di scrivere, modificare e commentare nello stesso documento, il software di collaborazione sui documenti aiuta a facilitare il lavoro di team, migliorare la produttività e consentire la creazione e la condivisione efficiente di contenuti tra i collaboratori che possono trovarsi nello stesso ufficio o in un ambiente di lavoro ibrido.

A differenza di altri strumenti di collaborazione di documenti condivisi, Zoom Docs fa un passo avanti nella collaborazione di file. Come parte dei piani a pagamento di Zoom Workplace, è dotato di funzionalità di Zoom AI Companion per aiutarla a dare il via alla creazione di documenti. Zoom AI Companion è in grado di estrarre i contenuti dalle riunioni in Zoom Docs, consentendo di creare senza problemi documenti che riassumono i punti chiave e gli elementi di azione di una conversazione. Fornisce anche modelli pre-popolati e blocchi di contenuto drag-and-drop per tabelle, grafici e immagini che trasformano semplici documenti di testo in strumenti di collaborazione coinvolgenti che supportano il lavoro del suo team.

In che modo la collaborazione sui documenti migliora l'efficienza del team

L'utilizzo delle funzionalità di collaborazione sui documenti all'interno di Zoom Docs offre ai team la possibilità di svolgere il proprio lavoro insieme in tempo reale. Inoltre, elimina la sfida comune posta dalle molteplici versioni diverse dei documenti che vengono inviate avanti e indietro via e-mail. Zoom Docs è integrato nell'esperienza di Zoom Workplace, il che significa che i team possono:

Avviare e pianificare rapidamente riunioni Zoom o creare eventi da Docs.
Creare, condividere e modificare i documenti direttamente durante le riunioni o nell'app, lavorando in tempo reale per mantenere tutti allineati.
Mantenere le informazioni organizzate integrando una lavagna Zoom in un documento.
Rimanere aggiornati sulle attività e ridurre il sovraccarico di informazioni con un unico posto per documenti, wiki e tracker di progetto.
Condividere i documenti su Team Chat con pochi semplici clic per informare collaboratori e stakeholder, migliorando la visibilità e riducendo i silos.
Usare Zoom AI Companion per riassumere le riunioni, generare bozze di documenti, fare brainstorming, regolare la lunghezza del testo e altro ancora.

In che modo la collaborazione sui documenti migliora l'efficienza del team

Vantaggi della collaborazione sui documenti con Zoom Docs

Gli Zoom Docs sono documenti flessibili e basati sull'IA che si adattano alle diverse esigenze del team e del progetto per migliorare la produttività, consentire ai membri del team di creare e modificare facilmente i documenti condivisi e collaborare al meglio tra team, sedi e fusi orari. La collaborazione sui documenti in Zoom Docs ti aiuta a:

Mettere il tuo team sulla stessa lunghezza d'onda (letteralmente)

Durante una riunione, ottieni l'allineamento in tempo reale condividendo un documento esistente (o creandone uno nuovo) mentre i partecipanti seguono la visualizzazione del documento e/o co-modificano contemporaneamente. La visualizzazione e l'utilizzo dello stesso documento dinamico migliorano la collaborazione durante le riunioni.

Risparmiare tempo comunicando all'interno del documento

Tagga i collaboratori e gli stakeholder nei tuoi documenti con @ menzioni e reazioni e condividi i documenti direttamente in Team Chat, per mantenere la conversazione attiva e in un unico posto. Assegna attività e date di scadenza per responsabilizzare i membri del team.

Sfrutta le funzionalità basate sull'IA di Zoom Docs per popolare i documenti con gli elementi di discussione di Zoom Meetings e creare rapidamente nuovi documenti. Incorpora la tua lavagna Zoom per organizzare gli appunti e i piani di brainstorming con le informazioni sulla riunione.

Definire uno standard per la collaborazione sui file

Rimani aggiornato sui progetti e riduci il sovraccarico di informazioni con un unico posto per documenti, file, cartelle, elenchi di cose da fare, bacheche, calendari, brief di progetto, wiki e altro ancora, tutto nella tua app Zoom Workplace per desktop o dispositivi mobili.

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Funzionalità di collaborazione sui documenti di facile utilizzo e contenuti personalizzabili di Zoom Docs

Avvia e pianifica le riunioni direttamente all'interno di un documento. Fai clic sull'icona del video per "Incontra ora" e aggiungi partecipanti o "Pianifica riunione" per trovare un orario.

Aggiungi blocchi di contenuto personalizzabili

Inserisci rapidamente testo, liste di controllo, tabelle, citazioni, colonne e altro ancora per aumentare la funzionalità e il divertimento.

Incorpora immagini, audio, video (incluso YouTube) e schede web per creare uno spazio interattivo e accattivante.

Migliora la visibilità aggiungendo commenti nel documento, taggando i collaboratori con @ menzioni per inviare notifiche ai canali e alle persone tramite email o Zoom Team Chat e visualizzando le modifiche di altri collaboratori in tempo reale nel documento.

Avvia la creazione di documenti e ottieni i contenuti nel formato giusto selezionando tra opzioni di modelli predefiniti come agende di riunioni e documenti di proposta.

Utilizza la formattazione dei documenti in stile gestione dei progetti per uso personale e di team per tenere traccia di attività e date, tra cui bacheche Kanban, schede calendario e timeline e altro ancora.

Usa Zoom AI Companion per tradurre il testo in un massimo di 16 lingue supportate senza uscire dal documento (non dovrai più copiare e incollare su un'altra app).

Condividi le informazioni in modo sicuro

Gestisci l'accesso ai documenti invitando i canali Zoom Team Chat o selezionando singoli contatti e imposta le autorizzazioni di collaborazione con accesso a visualizzazione, commento e modifica.

Consenti flussi di lavoro più fluidi e riduci il passaggio da un'app all'altra con documenti che estraggono contenuti da Zoom Meetings, Zoom Team Chat e Zoom Whiteboard.

Come lavorare in modo collaborativo su un documento

Sia che il tuo team abbia bisogno di pianificare il lancio di un nuovo prodotto o preparare una proposta commerciale, potresti voler sapere, come si lavora in modo collaborativo su un documento? Per iniziare, procedi nel seguente modo:

Apri un nuovo documento

Inizia da un documento vuoto, scegli un modello, usa Zoom AI Companion per generarne uno da una riunione o importa un file da un'app di terze parti.
Condividi il documento

Invita i collaboratori a visualizzare, modificare, commentare o condividere il tuo documento. Avvisali via e-mail, Zoom Team Chat o condividendo un link.
Modifica il documento

Inizia a creare! Fino a 100 collaboratori possono aggiungere contenuti e commentare direttamente i documenti contemporaneamente.

Domande frequenti

Il software di collaborazione sui documenti consente a più persone di lavorare insieme su documenti digitali in tempo reale o in modo asincrono. Gli aspetti chiave del software di collaborazione sui documenti includono:

Editing in tempo reale in cui più persone possono lavorare contemporaneamente
Cronologia versioni
Commenti e note
Controlli degli accessi e delle autorizzazioni
Archiviazione e sincronizzazione su cloud

Quando valuti un software di collaborazione sui documenti, scegli un'applicazione che ti consenta di creare documenti che aiutino il tuo team a risparmiare tempo ed essere più produttivo. Ad esempio, Zoom Docs offre strumenti di collaborazione integrati, modelli precompilati e blocchi di contenuto che possono essere inseriti nel documento. Ti consente inoltre di utilizzare Zoom AI Companion per estrarre riepiloghi e informazioni dalle tue riunioni Zoom in un documento.

Quando le persone fanno riferimento alla collaborazione sui documenti o dicono che stanno lavorando in modo collaborativo su un documento, significa che più persone stanno lavorando insieme sullo stesso documento, presentazione o foglio di calcolo contemporaneamente. La collaborazione sui documenti semplifica la creazione, la revisione e il perfezionamento dei documenti da parte di gruppi di persone senza preoccuparsi di problemi quali il controllo della versione (utilizzando una versione obsoleta del documento) o la necessità di condividere feedback sui contenuti tramite e-mail o altre forme di comunicazione. Il processo di collaborazione sui documenti migliora la comunicazione e l'efficienza e aiuta a garantire che il contributo di tutti sia preso in considerazione.

La collaborazione sui file è un altro termine per indicare la collaborazione sui documenti e si riferisce a una soluzione o a un processo che consente a più persone di lavorare insieme su un file o un documento per creare un'unica versione finale. Può essere svolta in tempo reale in diverse località e fusi orari perché i documenti live sono accessibili tramite Internet e salvati nel cloud. L'utilizzo dei processi di collaborazione e condivisione dei file aiuta a mantenere i team allineati sui progetti, supportando la comunicazione asincrona e aumentando la visibilità.

Molti strumenti di collaborazione sui documenti consentono ai membri del team di condividere un documento dall'interno del documento utilizzando il pulsante "Condividi" o direttamente da un elenco di titoli di documenti. Per condividere un documento che tutti possono modificare in Zoom Docs, fai clic su "Condividi" nell'angolo in alto a destra del documento aperto, inserisci i nomi dei contatti con cui desideri condividere il documento e rendili "Editor" nelle impostazioni di autorizzazione.

In Zoom Docs, puoi scegliere di inviare una notifica ai collaboratori del documento tramite e-mail, chat di gruppo o copiando e incollando il link su un'altra applicazione.

La collaborazione sui documenti online in tempo reale si verifica quando più persone lavorano contemporaneamente su un documento digitale. La collaborazione sui documenti online è comunemente utilizzata in contesti aziendali in cui i membri del team sono distribuiti in sedi diverse, ma devono preparare un documento insieme. L'utilizzo di un documento attivo (sempre aggiornato e salvato automaticamente) consente ai collaboratori di lavorare contemporaneamente, ovunque si trovino.

Ad esempio, un team di marketing con più lavoratori remoti in fusi orari diversi può preparare insieme un documento di pianificazione della campagna, con ogni membro responsabile di una parte diversa del piano. Durante il giorno, puoi scrivere testo e aggiungere grafici, tabelle, immagini, timeline e date di scadenza, mentre anche altri colleghi sono nello stesso documento a scrivere e aggiungere contenuti.

La modifica collaborativa dei documenti è più semplice ed efficiente quando Zoom Docs e Zoom Meetings vengono utilizzati insieme. Mentre lavori a un documento, puoi incontrare rapidamente i tuoi collaboratori per discutere del lavoro che deve essere svolto. Quando condividi un documento direttamente in una riunione, i partecipanti possono visualizzare, modificare e aggiungere contenuti contemporaneamente (a seconda delle impostazioni delle singole autorizzazioni).

Ecco alcuni modi in cui puoi utilizzare Zoom Docs e Zoom Meetings insieme per una collaborazione più efficace sui documenti.

Prima di una riunione: crea un ordine del giorno per le riunioni in Docs. Quindi, avvia o pianifica una riunione da Docs.

Durante una riunione: crea, condividi e co-modifica i documenti direttamente durante le riunioni o nell'app Zoom Workplace, lavorando in tempo reale per mantenere tutti allineati.

Dopo una riunione: modifica e condividi i riepiloghi delle riunioni generati da Zoom AI Companion in Docs.