Optimisez l’efficacité de votre équipe grâce aux documents collaboratifs

Les logiciels de collaboration documentaire permettent à plusieurs personnes de travailler ensemble sur des documents numériques en temps réel ou de manière asynchrone. Les principaux aspects des logiciels de collaboration documentaire sont les suivants : 

• Edition en temps réel où plusieurs personnes peuvent travailler simultanément
• Historique des versions
• Commentaires et notes
• contrôle d’accès et Autorisation
• option de stockage sur le cloud et Synchroniser

Lorsque vous évaluez un logiciel de collaboration documentaire, choisissez une application qui vous permet de créer des documents qui aident votre équipe à gagner du temps et à être plus productive. Par exemple, Zoom Docs offre des outils de collaboration intégrés, des modèles préremplis et des blocs de contenu qui peuvent être insérés dans le document. Il vous permet également d’utiliser Zoom AI Companion pour extraire des résumés et des informations de votre site Zoom Meetings dans un document. 

Lorsque l’on parle de collaboration documentaire ou que l’on dit que l’on travaille en collaboration sur un document, cela signifie que plusieurs personnes travaillent en même temps sur le même document, la même présentation ou la même feuille de calcul. La collaboration documentaire permet à un groupe de personnes de créer, de réviser et d’affiner collectivement des documents sans se soucier de problèmes tels que le contrôle des versions (utilisation d’une version périmée du document) ou l’obligation de partager des commentaires sur le contenu par courrier électronique ou d’autres formes de communication. Le processus de collaboration documentaire améliore la communication et l’efficacité et permet de s’assurer que la contribution de chacun est prise en compte.

Les fichiers collaboratifs aussi appelés documents collaboratifs renvoient à une solution ou à un processus qui permet à plusieurs personnes de travailler ensemble sur un même fichier ou document afin de créer une version finale unique. La collaboration peut se faire en temps réel à travers différents emplacements et fuseaux horaires puisque les documents sont accessibles par le biais d’internet et sauvegardés sur le cloud. Les fichiers collaboratifs et le partage de fichiers permettent aux équipes de rester en phase sur les projets en favorisant la communication asynchrone et en améliorant la visibilité.

De nombreux outils de collaboration documentaire permettent aux membres de l’équipe de partager un document depuis un document à l’aide du bouton « Partager » ou directement à partir d’une liste de titres de documents. Pour partager un document que tout le monde peut modifier dans Zoom Docs, cliquez sur « Partager » dans le coin supérieur droit de votre document ouvert, entrez les noms des contacts avec lesquels vous souhaitez partager le document et donnez-leur le statut « d’éditeurs » dans les paramètres d’autorisation.

Dans Zoom Docs, vous pouvez choisir d’informer les collaborateurs du document par courrier électronique, par Team Chat ou en copiant et en collant le lien vers une autre application.

On parle de collaboration en ligne en temps réel lorsque plusieurs personnes travaillent en même temps sur un document numérique. La collaboration documentaire en ligne est couramment utilisée dans les entreprises où les membres de l’équipe sont répartis sur différents sites, mais doivent préparer des documents ensemble. L’utilisation d’un document (toujours à jour et sauvegardé automatiquement) permet aux collaborateurs de travailler simultanément, où qu’ils se trouvent.

Par exemple, une équipe de marketing composée de plusieurs collaborateurs en télétravail situés dans des fuseaux horaires différents peut préparer un document de planification de campagne, chaque membre étant responsable d’une partie différente du plan. Tout au long de la journée, vous pouvez rédiger du texte et ajouter des graphiques, des tableaux, des images, des calendriers et des dates d’échéance, tandis que d’autres collègues se trouvent également dans le même document en train de rédiger et d’ajouter du contenu.

La modification de documents collaboratifs est plus facile et plus efficace lorsque Zoom Docs et Zoom Meetings sont utilisés ensemble. Lorsque vous travaillez sur un document, vous pouvez rapidement rencontrer vos collaborateurs pour discuter du travail à effectuer. Lorsque vous partagez un document directement dans une réunion, les participants peuvent consulter, modifier et ajouter du contenu simultanément (en fonction des paramètres des autorisations individuels). 

Voici quelques façons d’utiliser Zoom Docs et Zoom Meetings ensemble pour une collaboration documentaire plus efficace.

Avant une réunion : Créez un ordre du jour de la réunion dans Zoom Docs. Ensuite, démarrez ou planifiez une réunion à partir de Zoom Docs.

Pendant une réunion : Créez, partagez et modifiez des documents directement dans la réunion ou dans l’application Zoom Workplace, en travaillant en temps réel pour que tout le monde soit en phase.

Après une réunion : Modifiez et partagez la synthèse de la réunion générée par Zoom AI Companion dans Zoom Docs.