Réservez le bon créneau, sans échanges superflus

Un logiciel de planification est un outil numérique qui automatise le processus d’inscription à un rendez-vous, une réunion ou un événement, en gérant les disponibilités dans le calendrier et en éliminant les inconvénients liés à la coordination manuelle. L’outil de planification de Zoom permet aux utilisateurs et utilisatrices de partager leurs disponibilités via un lien vers une page de réservation. Chacun·e peut ainsi réserver directement un créneau horaire, et l’outil envoie automatiquement des invitations et des rappels dans le calendrier. De quoi aller plus vite et éviter les conflits d’emploi du temps.

Oui, vous pouvez utiliser Zoom Scheduler pour organiser des réunions de groupe. Pour ce faire, ajustez les paramètres de votre outil de planification afin de permettre à plusieurs personnes de réserver les mêmes créneaux horaires. Cette fonctionnalité est idéale pour animer des sessions de groupe, des réunions d’équipe et des cours, auxquels plusieurs participant·es doivent se joindre en même temps.

Un sondage de planification permet aux personnes participantes de voter pour leurs horaires de réunion préférés. Également appelé sondage de disponibilité, il s’agit essentiellement d’un vote sur les horaires de réunion pour les groupes. Vous proposez plusieurs dates et heures, et les participant·es sélectionnent celles qui leur conviennent. Après avoir recueilli les votes, l’outil de planification crée une réunion. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour la coordination entre plusieurs organisations, contacts externes et fuseaux horaires.

Le logiciel de planification de Zoom est suffisamment polyvalent pour vous permettre de réserver différents types de réunions courantes : réunions individuelles, avec un·e hôte et plusieurs participant·es, avec plusieurs hôtes pour un ou une seul·e participant·e, réunions attribuées à tour de rôle pour les équipes, réunions ponctuelles ou réunions récurrentes, etc. Vous trouverez ci-dessous une description de chaque type de réunion.

Réunions individuelles : les réunions individuelles permettent aux participants et participantes de réserver des créneaux horaires privés dans votre calendrier. Vous pouvez ajuster les paramètres de façon à autoriser les personnes invitées à ajouter d’autres participant·es. Ces sessions sont particulièrement adaptées aux activités de consulting, aux séances de thérapie et aux entretiens.

Réunions avec un·e hôte et plusieurs participant·es : ce format permet à plusieurs personnes de réserver le même créneau horaire pour une réunion de groupe. Votre calendrier affichera toutes celles qui se sont inscrites. C’est l’option idéale pour les cours, les démonstrations et les événements bénévoles.

Réunions avec plusieurs hôtes pour un ou une participant·e : cette option indique les créneaux horaires pendant lesquels plusieurs hôtes peuvent rencontrer une seule et même personne. Elle est également appelée « planification collective » ou « réunion avec tous les hôtes disponibles ». Ce format est parfait pour les entretiens de groupe ou les réunions de conseil d’administration qui nécessitent des décisions collectives.

Planification d’équipe : cette option permet aux utilisateur·rices de réserver des réunions avec n’importe quel membre de l’équipe disponible. Elle est également appelée « événements à tour de rôle/Round Robin », « hôte tournant » ou avec « n’importe quel hôte disponible ». Ce type de planification est idéal pour les appels commerciaux et autres réunions similaires auxquelles le système peut affecter automatiquement des collaborateur·rices disponibles.

Planification ponctuelle : une réunion ponctuelle permet de se réunir en dehors des heures de réservation habituelles. Cette option est plébiscitée pour planifier des réunions de dernière minute, comme un appel imprévu avec un client ou un rendez-vous avec quelqu’un après les heures de bureau.

Réunions périodiques : grâce à l’outil de planification de Zoom, tous les types de réservations peuvent être configurés comme des réunions récurrentes ou répétitives. Il vous suffit donc de les configurer une fois pour que le système de planification automatisé planifie toutes les réunions futures à votre place. (Non disponible pour les réunions ponctuelles, destinées à une planification improvisée.)