Organiser votre séminaire annuel avec Zoom Events

Les réunions de lancement des ventes menées virtuellement peuvent non seulement répondre à tous vos objectifs commerciaux, mais également présenter d’autres avantages, notamment lorsque vous les organisez sur Zoom Events.

• Réduction des coûts : vous n’aurez pas besoin de payer les trajets, l’hébergement et les frais liés au lieu de l’événement ; tout ce dont vous avez besoin est d’une licence Zoom Events.
• Aucune perte de productivité : dans le cas d’un événement virtuel, les membres de votre équipe peuvent prendre des appels ou organiser des réunions avant et après les sessions ; leur planning est donc perturbé le moins possible.
• Moins de difficultés en matière de production : les discours d’ouverture et les sessions principales peuvent être préenregistrés, modifiés et ajoutés sur Zoom Events, ce qui vous permet d’atténuer les risques et le stress liés à un événement un direct.
• Opportunités d’engagement : en tirant parti des salles de breakout, de programmes bien ficelés, de sessions réfléchies et de la traduction des réunions, vous pouvez permettre à vos équipes d’échanger entre elles d’une manière qui n’aurait peut-être pas été possible en personne.
• Investissement plus large : faites participer plus de personnes à la planification, à la conception et à la création du contenu des sessions. Zoom Events vous permet d’attribuer des hôtes suppléants et des coéditeurs pour les sessions afin de pouvoir facilement déléguer les tâches.
• Analyse des données après l’événement : découvrez qui a participé aux sessions et le niveau d’engagement des équipes commerciales tout au long de l’événement.

Divisons l'organisation du séminaire en trois phases : avant, pendant et après l’événement. Pour chacune de ces phases, nous déterminerons la technologie nécessaire et découvrirons des techniques visant à créer un événement auquel vos équipes commerciales seront ravies de participer.

Commencez à imaginer ce à quoi ressemblera votre événement en définissant les objectifs que vous souhaitez atteindre et en mettant au point un super programme.

• Arrêtez des thèmes précis qui serviront de base au contenu, à la messagerie et aux activités.
• Avant l’événement, menez une enquête ou un sondage auprès des participants afin de comprendre ce qu’ils attendent de la réunion de lancement.
• Si votre équipe est internationale, assurez-vous que votre programme est adapté aux publics de tous les pays. Veillez également à inclure du contenu spécifique aux régions dans vos sessions ainsi qu’à prévoir la rediffusion des sessions essentielles, telles que les discours d’ouverture, sur plusieurs fuseaux horaires.
• Commencez à préparer des ressources pour votre événement, par exemple le programme, le contenu des sessions et les éléments visuels. Choisissez une solution d’organisation d’événements qui vous aidera à mener à bien ces activités de planification élémentaires en facilitant la conception, la création et la personnalisation des détails de l’événement.

Conseil de pro : Zoom Events vous permet d’organiser des événements sur plusieurs jours et à plusieurs sessions, et ce, en offrant une expérience vidéo avec laquelle vos équipes sont déjà familières. Sur Zoom Events, vous pouvez créer des pôles d’événements à vos couleurs afin de regrouper l’organisation de vos sessions à un seul endroit. Les membres de vos équipes commerciales pourront ainsi facilement trouver les sessions qui correspondent à leurs intérêts et à leurs objectifs, et y participer.

Une fois la réunion annuelle de lancement des ventes commencée, assurez-vous que vos équipes ont de nombreuses occasions d’interagir afin de maintenir un niveau d’engagement élevé.

• Tirez parti de la nature compétitive de vos équipes commerciales en mettant en place un jeu amical.
• Organisez des sessions « happy hour » pour favoriser le réseautage et la création de liens.
• Proposez plusieurs options visant à renforcer la connaissance des produits ou à étendre les compétences de vos équipes commerciales afin que l’événement leur soit profitable.
• Incluez vos clients dans les sessions ; ils pourront fournir des renseignements pertinents à vos équipes commerciales en les éclairant sur ce que leurs prospects pensent d’elles.

Conseil de pro : Zoom Events offre de nombreuses options pour stimuler l’engagement des participants. Le lobby (hall d'accueil) est un espace permanent où les participants peuvent échanger et agrandir leur réseau. Ces derniers peuvent également naviguer parmi les sessions en direct dans le hall avant de choisir celle à laquelle ils souhaitent participer. De plus, chaque session dispose d’une option de chat pour converser et participer. Les hôtes et les autres personnes désignées peuvent surveiller le chat et répondre aux questions des équipes commerciales.

D’après G2, jusqu’à 84 % de la formation commerciale est oublié dans les trois premiers mois. Si vous souhaitez que votre réunion annuelle de lancement des ventes ait un effet durable, vous devez alors prévoir un programme de consolidation fort.

• Conservez les enregistrements des sessions sur Zoom Events pour que les équipes commerciales puissent s’y reporter au besoin.
• Recommandez les sessions les plus pertinentes en les qualifiant d’« obligatoires à regarder » afin que les nouveaux employés ou les personnes qui n’ont pas pu assister à l’événement puissent quand même tirer des enseignements des événements terminés.
• Recueillez les commentaires et les données d’événement pour déterminer votre RSI et améliorer l’expérience l’année suivante.

Conseil de pro : Zoom Events offre des fonctionnalités de création de rapports complètes afin de vous permettre de suivre et d’évaluer le nombre d’inscrits et de participants ainsi que de comparer les données des sessions distinctes. Menez des enquêtes post-événement par région, par fonction, par segment de marché et selon bien d’autres critères ; vous pourrez ainsi repérer les points à améliorer et en tenir compte pour l’année suivante.

Pour conclure, voici quelques idées sur lesquelles vous appuyer pour commencer la préparation de votre réunion de lancement des ventes virtuelle.

• Interrogez les équipes commerciales avant l’événement pour connaître les sujets qui les intéressent et comprendre ce qu’ils attendent de cet événement. Prenez ces informations en compte lors de la création de vos sessions.
• Créez un programme mondial comprenant des sessions spécifiques à chaque région pour vos équipes internationales.
• Utilisez une plateforme de solutions d’événements tout-en-un telle que Zoom Events qui vous permettra de créer, de concevoir et de personnaliser des événements en ligne à plusieurs sessions.
• Prévoyez des sessions interactives et incluez des éléments de compétition, des possibilités de réseautage et des touches amusantes pour maintenir le niveau d’engagement des participants tout au long de l’événement.
• Enregistrez les sessions et laissez-les à disposition à la demande pour que les équipes commerciales et les nouveaux collaborateurs puissent y accéder ultérieurement.
• Recueillez les données et les commentaires après l’événement pour évaluer la participation, l’engagement et la pertinence.

Pour découvrir davantage de conseils et d’idées, regardez notre session de Zoomtopia 2021 présentant les meilleures pratiques pour organiser votre réunion annuelle de lancement des ventes.

Vous souhaitez en savoir plus sur Zoom Events ainsi que sur notre solution de conférence ? Participez à notre webinaire le 18 novembre pour obtenir des informations sur Zoom Events et sur la façon dont cette solution peut améliorer vos événements virtuels. Vous pouvez également consulter les tarifs et les licences disponibles ici.