Organiser votre séminaire annuel avec Zoom Events

Les séminaires sont une excellente occasion de fédérer vos forces de vente autour des dernières stratégies, initiatives et meilleures pratiques de votre entreprise. Face au succès grandissant des événements hybrides et virtuels dans le monde, vous vous demandez sans doute s’il est possible d’organiser un séminaire réussi et engageant, à distance.

La réponse est oui ! Pour tout vous dire, notre dernier séminaire était hybride et s’est déroulé sur notre plateforme de gestion d’événements virtuels tout-en-un, Zoom Events. Cela n’a pas été facile de réunir les 3 000 Zoomies qui composent nos équipes commerciales internationales. Et pourtant, après deux jours complets de séminaire, 11 visionnages en groupe et trois parcours de formation distincts à sessions multiples, on peut dire que notre Growth Summit 2022 a effacé la distance entre les participants et s’est révélé être notre événement hybride préféré à ce jour. 

Quelle est la recette de ce succès ? Voici nos recommandations et quelques conseils issus de notre propre séminaire pour vous aider à créer une expérience distancielle mémorable qui renforcera les liens entre les membres de vos équipes de vente.

Si l’organisation d’un séminaire virtuel vous semble compliquée, vous n’imaginez peut-être pas tous les avantages associés. Cela vous permet non seulement d’atteindre l’objectif visé, mais aussi de proposer à vos équipes commerciales un événement formateur et engageant, avec les bénéfices suivants : 

• Économies : lorsque les participants assistent à l’événement à distance ou en groupe depuis le bureau, vous réduisez les frais de déplacement, d’hébergement et de location de salles. Il suffit d’avoir une licence Zoom Events.
• Productivité maintenue : n’étant pas en déplacement, les représentants peuvent prendre des appels et des rendez-vous entre les sessions. Leur planning n’est donc pas trop perturbé.
• Capacité d’interaction : avec Zoom Events, les salles de répartition, les outils de réseautage, les fonctionnalités de chat améliorées, la traduction des sous-titres automatiques en réunion, et les sessions et ordres du jour pertinents, les équipes ont des moyens d’interagir dont elles ne disposent pas lors de réunions en personne. 
• Analyse des données post-événement : découvrez qui a participé à chaque session, quelles sessions ont remporté le plus de succès et quel a été le niveau d’engagement de votre équipe commerciale. 

Vu tous les avantages qu’ils présentent, on comprend aisément pourquoi les événements virtuels et hybrides sont rentrés dans les mœurs et pourquoi ils font désormais partie intégrante des stratégies marketing basées sur des événements. Cependant, leur organisation ne se fait pas en un clin d’œil. En fait, le séminaire de Zoom a demandé l’intervention de 150 collaborateurs et des mois de préparation. Mais ne vous découragez pas pour autant. En procédant par étapes, vous parviendrez à planifier, lancer et analyser votre séminaire virtuel, quelle que soit la taille de votre équipe.

Chez Zoom, ce sont les employés qui déterminent les styles de travail afin que nous puissions tous choisir où et comment nous travaillons le mieux. Pour préparer le Growth Summit, nous avons procédé de la même manière en laissant aux employés le choix de participer à l’événement comme ils le souhaitaient. Afin de nous adapter à ces publics divers, nous avons développé un plan proactif pour nous assurer d’avoir les bonnes technologies, un contenu convaincant, un ordre du jour attractif et des intervenants motivants et prêts à animer des présentations devant un public virtuel.

Conseil de pro : vous trouverez d’autres conseils d’organisation et de présentation virtuelle dans notre guide ultime pour les organisateurs d’événements et les présentateurs virtuels.

Durant la phase de planification, imaginez votre événement idéal tout en vous posant les questions suivantes : 

• L’événement sera-t-il hybride ou virtuel ? 
• Quels sont les indicateurs clés de performance ou objectifs à atteindre ? 
• Comment souhaitez-vous que les participants interagissent entre eux et avec les intervenants ? 

Si vous êtes tenté de diffuser votre événement en direct auprès d’un public virtuel et de mettre son enregistrement à disposition par la suite, notez qu’une expérience virtuelle ou hybride réussie et vraiment engageante implique autant de réflexion qu’un événement en personne. Voici quelques éléments à prendre en compte :

• Arrêtez des thèmes précis qui serviront de base au contenu, à la communication et aux activités.
• Avant l’événement, menez une enquête ou un sondage auprès des participants afin de savoir ce qu’ils attendent du séminaire.
• Si votre équipe est internationale, adaptez le programme à vos publics, en proposant des contenus de session spécifiques pour chaque région et des enregistrements des sessions importantes, par exemple pour les présentations touchant plusieurs fuseaux horaires.
• Pensez aux supports de votre événement (programme, contenu des sessions et éléments visuels). Choisissez une solution de gestion d’événements virtuels qui vous aidera à mener à bien ces activités de planification élémentaires en facilitant la conception, la création et la personnalisation des détails de l’événement.

Conseil de pro : Zoom Events vous permet d’organiser des événements sur plusieurs jours et à plusieurs sessions, avec l’expérience vidéo que vos employés connaissent déjà. Répartissez les sessions de votre événement dans des hubs personnalisés afin que les membres de vos équipes commerciales puissent facilement trouver celles qui correspondent à leurs centres d’intérêt et objectifs, et y participer.

Une fois que votre séminaire est lancé, soutenez l’engagement des participants en leur offrant de nombreuses possibilités d’interaction. Voici quelques idées :

• Faites appel à l’esprit de compétition de vos équipes commerciales en mettant en place un jeu amical.
• Organisez des sessions « happy hour » pour favoriser le réseautage et la création de liens.
• Organisez des visionnages en groupe sur site.
• Proposez plusieurs options visant à renforcer la connaissance des produits ou les compétences de vos équipes commerciales afin que l’événement leur soit profitable.
• Incluez vos clients dans les sessions ; ils donneront à vos équipes commerciales des indications sur ce que leurs prospects pensent d’elles.

Non seulement nous avons organisé 11 visionnages en groupe dans différentes villes du monde, mais nous avons aussi agrémenté notre Growth Summit d’une touche de compétition (grâce à nos incroyables spécialistes de Zoom Events) avec un jeu inspiré de l’émission télévisée « Shark Tank » (Le bassin des requins) où les membres de l’équipe ont pu présenter leurs concepts commerciaux aux « requins » de Zoom. Cet épisode inédit a été filmé en studio sur fond vert pour y incruster des modèles 3D semblables aux arrière-plans immersifs de Zoom et diffusé en direct durant une séance de groupe. Les employés qui n’étaient pas en compétition ont tout de même participé activement par le biais de conversations Zoom Team Chat diffusées directement dans le flux de contenu en temps réel. 

(Regardez la vidéo des coulisses du tournage pour voir comment nous avons créé cette session Shark Tank.)

Même si cela nous a beaucoup plu, il n’est pas indispensable de préparer ce type d’émission pour proposer une expérience stimulante. Ce que les participants apprécient avant tout, ce sont les interactions. Par conséquent, si les membres présents de votre équipe peuvent poser des questions ou discuter entre eux en direct, les participants virtuels doivent aussi avoir la possibilité de le faire. 

Zoom Events propose un espace appelé « hall » où les participants peuvent échanger et communiquer, et chaque session comprend un composant de chat pour entretenir la conversation et l’engagement. Les hôtes et les autres personnes désignées peuvent surveiller le chat et répondre aux questions des équipes commerciales.

D’après G2, jusqu’à 84 % de la formation commerciale est oublié dans les trois premiers mois. Si vous souhaitez que votre séminaire annuel ait un effet durable, vous devez prévoir un programme de consolidation solide : 

• Hébergez des sessions enregistrées sur Zoom Events pour que les commerciaux puissent les visionner à nouveau.
• Marquez les sessions les plus pertinentes comme « Obligatoires » afin que les employés puissent apprendre grâce à des événements antérieurs.
• Recueillez les commentaires et les données d’événement pour déterminer votre ROI et améliorer l’expérience l’année suivante. 

Le logiciel de gestion d’événements virtuels Zoom Events facilite la collecte de données avec des fonctions de création de rapports complets. Vous pouvez obtenir des statistiques sur vos événements comme les inscriptions et la participation, et comparer les données de sessions individuelles. Créez des sondages post-événement avec une répartition par région, fonction, segment ou selon d’autres critères afin d’identifier les points à améliorer lorsque vous préparerez votre prochain événement.

Les séminaires virtuels ne sont pas forcément difficiles à organiser. En fait, cela peut être très amusant ! Que vous souhaitiez proposer un simple événement ou une expérience hybride complète sur plusieurs jours à votre équipe commerciale, nous sommes là pour vous aider. L’équipe Services événementiels de Zoom peut vous éviter le stress des préparatifs, avec des consultants qui assureront l’assistance technique et production le jour de l’événement. 

Transformez votre prochain séminaire commercial virtuel avec la solution de conférence virtuelle Zoom Events.   

Note de l’éditeur : cet article a été publié initialement le 4 novembre 2021 et actualisé le 8 septembre 2022 pour y inclure des informations relatives à notre séminaire annuel le plus récent.