Transformer votre campus en campus connecté grâce à la téléphonie dans le Cloud

À l’université Western Iowa Tech Community College (WITCC), où le changement vers des méthodes d’apprentissage mobiles et flexibles a été entrepris depuis des années, les fermetures de campus lors de la pandémie ont marqué l’incapacité pour le corps professoral et le personnel d’accéder à leurs téléphones de bureau. « Nous avons laissé nos téléphones à nos bureaux », a affirmé Mike Logan, doyen de la faculté des technologies de l’information à WITCC. 

Pour compléter l’enseignement d’urgence à distance, l’université a adopté Zoom Phone et a fourni à ses employés des AirPods Apple pour faciliter la transition vers l’utilisation d’un téléphone logiciel. « Nos employés ont ainsi la possibilité d’être là où ils doivent être, au moment où ils doivent y être. Ils ne sont plus obligés de rester constamment à leurs bureaux », a expliqué Mike Logan.

Zoom Phone permet d’appeler quelqu’un facilement et d’avoir la personne au téléphone, et ce, qu’elle travaille chez elle ou sur le campus. D’après les propos de Lauren Erardi, directrice de la technologie académique à l’Université de Quinnipiac : « Zoom Phone me permet de recevoir mes appels de bureau depuis n’importe quel endroit, tant que je suis connectée à Zoom, que ce soit sur mon appareil mobile ou sur mon ordinateur portable à la maison. »

Pour le corps professoral et le personnel, le fait que Zoom Phone soit intégré à la plateforme Zoom est l’un des principaux avantages de cette solution. Cela signifie pouvoir utiliser une application pour entrer en contact avec un collègue ou un parent par téléphone, vidéo ou par le chat et avoir la possibilité de changer de moyen de communication en un rien de temps. « Je n’ai pas besoin de chercher un annuaire [[printed]version papier]. Je prends mon téléphone, je me rends sur l’annuaire Zoom, je tape un nom et je suis mis en relation avec la personne », a expliqué Steven Ramos, directeur des services d’information et de la technologie à Solano County Office of Education. « Avoir la possibilité de transformer un appel téléphonique en une réunion pour que je puisse partager mon écran est juste fabuleux. »

Des communications simplifiées, associées à des fonctionnalités puissantes, favorisent l’accessibilité pour le corps professoral, le personnel et les élèves qui ont tous des besoins différents. Chez WITCC, une technicienne informatique du service d’assistance malentendante utilise la fonctionnalité de transcription de messagerie vocale Zoom Phone pour pouvoir lire et comprendre les problèmes que rencontrent ses clients, puis communiquer avec eux via Zoom Chat pour les aider à résoudre leur problème.

« Son téléphone est configuré pour tomber directement sur la messagerie lorsqu’elle reçoit un appel pour qu’elle puisse ensuite recevoir la transcription par e-mail. Ensuite, elle se rend sur Zoom Chat pour envoyer un message au client. Elle peut également envoyer un SMS [à l’ai[using Zoom Phone]de de Zoom Phone] si le client n’a pas Zoom », a déclaré Mike Logan. « Elle peut interagir avec le client, ce qu’elle ne pouvait pas faire auparavant et c’est assez incroyable. »

Si votre établissement utilise déjà la plateforme Zoom, l’ajout de Zoom Phone est très simple. Selon Steven Ramos, le Solano County Office of Education a remplacé un système téléphonique sur site désuet et « cette transition n’a pas nécessité l’intervention d’une armée de techniciens. Tout s’est déroulé à merveille. Nous n’avons désormais plus besoin d’un ingénieur pour s’occuper de notre système téléphonique, ce qui représente un réel avantage pour les établissements scolaires. » 

L’équipe de la division Services professionnels (PSO) Zoom peut faciliter davantage le passage vers Zoom Phone. WITCC a travaillé avec l’équipe PSO Zoom pour déployer Zoom Phone pendant la pandémie tout en travaillant à distance. « J’ai travaillé avec de nombreuses équipes de mise en œuvre et sur de nombreux projets partenaires de fournisseurs, mais ceci était sûrement le projet le plus agréable auquel j’ai participé », a affirmé Mike Logan. « En plus, nous avons procédé au déploiement sans aucune interruption du service de l’université. »

À mesure que l’on évolue vers une solution de téléphonie cloud, le service d’urgence 911 évolué nomade de Zoom Phone permet d’assurer la conformité à plusieurs lois de la Federal Communications Commission (FCC), dont :

• La loi Kari’s, qui exige des systèmes téléphoniques multilignes pour soutenir les appels directs au 911 sans aucun préfixe téléphonique ou code d’accès et exige qu’un membre du personnel désigné au préalable soit averti dans le cas où un appel d’urgence est passé.
• La loi Ray Baum’s, qui demande à ce que des informations telles que le nom de la rue, le numéro du bâtiment, le numéro de l’étage et de la suite soient incluses dans les informations de localisation fournies aux services de sécurité publique au moment d’un appel d’urgence.

Le service d’urgence 911 évolué nomade de Zoom Phone soutient les appels d’urgence directs, avertit un membre du personnel désigné chargé de la sécurité du campus et donne la possibilité de localiser rapidement les utilisateurs qui se déplacent dans le campus et de transmettre les informations de localisation aux intervenants d’urgence. 

Ceci est particulièrement important pour les établissements scolaires et les universités qui doivent se conformer à la loi Ray Baum’s avant la date limite du 6 janvier 2022 fixée par la FCC. Cette loi impose aux organisations ne disposant pas d’appareils téléphoniques fixes (mais qui ont des services de téléphonie cloud, par exemple) de fournir la « localisation d’intervention » de l’appelant pour que le personnel de secours puisse les localiser plus précisément.

Inscrivez-vous à notre webinaire du 30 novembre pour découvrir comment Zoom Phone peut vous aider à rester en conformité avec les lois de la FCC.

Vous voulez en savoir plus sur les façons de connecter un campus à l’aide de la plateforme Zoom ? Regardez notre webinaire « Building a Connected Campus Experience » ou adressez-vous à un spécialiste en éducation Zoom.