Guía para crear y ampliar su empresa con Zoom

Como líder empresarial, sabe todo sobre la importancia de la comunicación. Mantenerse conectado con los clientes, los empleados, los socios, los inversores, los proveedores y los vendedores puede ayudarlo a generar confianza, hacer crecer su marca y entablar relaciones significativas con las personas que más importan a su empresa.

Esta guía ofrece algunas formas de ayudarlo a optimizar el servicio de atención al cliente, mejorar la colaboración y dar soporte a su equipo remoto o híbrido en crecimiento, todo ello con una plataforma todo en uno centrada en la IA. Cuando tenga sus comunicaciones definidas y la colaboración resuelta, podrá pasar menos tiempo preocupándose por la tecnología y más tiempo haciendo lo que le apasiona.

Si tiene un equipo de TI reducido, o lleva el sombrero de "director de TI" (posiblemente junto a varios otros sombreros), una solución unificada puede ayudarle a agilizar la gestión de TI y darle más tiempo para centrarse en lo que más le apasiona, como hacer crecer su negocio.

Siga leyendo para ver cómo Zoom Workplace con AI Companion puede ayudarle a establecer conexiones con los clientes, habilitar la colaboración de los empleados y desarrollar una cultura empresarial sólida para respaldar a su próspero equipo.

Independientemente de la línea de negocio a la que se dedique, querrá satisfacer las necesidades de sus clientes en cada etapa de su recorrido. Los consumidores de hoy en día quieren que las marcas estén disponibles para la comunicación instantánea en una amplia variedad de canales: no solo el teléfono y el correo electrónico, sino también los mensajes de texto, las redes sociales, el chat en directo e incluso el vídeo.

A continuación, presentamos algunos consejos para conectarse con los clientes en Zoom Workplace:

Comuníquese en cualquier lugar, en cualquier dispositivo

Aunque esté en constante movimiento, quiere estar disponible cuando sus clientes lo necesiten. Zoom funciona con un conjunto de soluciones de hardware certificadas disponible en todo el mundo para oficinas, hogares, espacios de trabajo y dispositivos móviles, y le permite desplazarse perfectamente de un lugar a otro. Al descargar la aplicación Zoom Workplace, puede recibir llamadas de Zoom Phone, enviar un mensaje de texto o un mensaje de chat o unirse a una Zoom Meeting desde su portátil, tableta o smartphone. No tiene que estar atado a su escritorio ni arriesgarse a perder oportunidades cuando lo deja. 

Zoom Phone le permite elegir el número desde el que llama o envía mensajes de texto a los clientes, ya sea una línea comercial principal o su propio número empresarial directo. En cualquiera de los dos casos, no tendrá que utilizar su número personal para ponerse en contacto con los clientes ni almacenar su información de contacto en su dispositivo personal.

Responda más rápido con las colas de llamadas

Aunque es posible que antes fuera la única persona que respondía a las llamadas de su empresa, su equipo, cada vez más grande, puede ayudarlo a asegurarse de que sus clientes no tengan que esperar demasiado tiempo. La configuración de una cola de llamadas enruta las llamadas entrantes a un grupo designado de usuarios, como el equipo de ventas completo, lo que permite reducir el tiempo de espera de los clientes.

Incluso puede tener a todo un equipo ayudando a responder a los mensajes de texto. Al configurar colas de llamadas por SMS, los mensajes de texto de los clientes se enviarán a un grupo de empleados para que responda el primer representante disponible, lo que reducirá el tiempo de espera de los clientes.

¿Necesita una plataforma de experiencia de cliente más sólida? Revise el Zoom Contact Center.

Atraiga a sus clientes con el vídeo

Aproveche las ventajas del vídeo para llegar a nuevos clientes y ofrecer servicios virtuales. Las características, como la de uso compartido de pantalla y la de anotación, ayudan a crear un diálogo con su cliente durante una consulta o le permiten ofrecer una atractiva demostración del producto. También puede crear puntos de contacto virtuales, como una visita semanal a la oficina, o establecer nuevas fuentes de ingresos con clases y eventos virtuales. Zoom AI Companion puede proporcionarle resúmenes de reuniones a partir de las llamadas de sus clientes para que pueda revisar sus notas e identificar los elementos de acción y los siguientes pasos. 

En un mundo conectado digitalmente, puede crear una base de clientes global y un equipo internacional más rápido que nunca. Vea cómo Zoom le permite expandirse a nuevos mercados y mantenerse conectado con clientes y empleados.

Servicios de telefonía globales

Su equipo puede vender o proporcionar servicio de atención al cliente en nuevos lugares. Zoom Phone ha ampliado la cobertura global a más de 47 países y territorios y proporciona opciones flexibles de BYOC que amplían aún más nuestro alcance geográfico. 

Resolución de problemas y soporte virtuales

No es necesario que limite las operaciones de su empresa en función de quién esté disponible en una ubicación específica: con Zoom, los miembros de su equipo pueden realizar sus actividades en todo el mundo. Un representante del servicio de atención al cliente en Europa puede realizar una videollamada para dar soporte a un cliente en Asia. Un técnico de equipos con sede en Sudamérica puede ayudar a resolver problemas en una planta de fabricación en EE. UU., todo con Zoom Workplace.

AI Companion admite más de 30 idiomas para características, como los resúmenes de reuniones, algo que resulta fundamental para los equipos internacionales. Puede traducir mensajes de Team Chat en tiempo real de un idioma compatible a otro, o hacer una pregunta a AI Companion en una reunión y obtener una respuesta en su idioma compatible, incluso si la mayoría de las personas en la reunión habla un idioma diferente. 

Organiza eventos internacionales

Cuando planifique el lanzamiento de su próximo producto o una conferencia de clientes, puede abrir su evento a una audiencia global con nuestra solución Zoom Events. La compatibilidad de interpretación de idiomas en directo para Zoom Meetings y Zoom Webinars le permite designar intérpretes para diferentes idiomas. Nuestra característica de traducción en directo también permite a los asistentes habilitar subtítulos que se traducen en tiempo real a muchos idiomas compatibles.

Si sus empleados están distribuidos en varias oficinas o trabajan de forma remota, una plataforma de comunicaciones adquiere aún más importancia para hacer posible una colaboración eficaz a distancia.

Vea rápidamente quién está disponible

Zoom Team Chat le permite mantener conversaciones rápidas y en tiempo real con los empleados sin necesidad de programar una reunión completa. Piénselo como el equivalente a pasar por el escritorio de un compañero para hacerle una pregunta. Puede ver si un empleado está disponible, en una reunión, lejos de su escritorio o de vacaciones, lo que le da una mejor idea de cuándo puede esperar una respuesta.

Cree canales de chat para diferentes proyectos

Con Zoom Team Chat, puede comunicarse fácilmente con personas de forma individual o en grupos. Puede crear distintos canales para diferentes grupos de personas: uno para el equipo de ventas, otro para el de marketing y otro para el de dirección. También puede reunir a personas de diferentes equipos en un canal para el lanzamiento de un producto o un proyecto específicos para mantener debates, compartir imágenes o archivos y aportar comentarios. 

También puede crear un espacio compartido en Team Chat para todos los canales de chat esenciales de su equipo. Al incorporar a un nuevo empleado, solo tiene que agregarlo al espacio compartido para que este obtenga acceso a todos los canales de chat públicos (para miembros) que precisa para mantenerse informado.

Pase de un método de comunicación a otro

Cuando está colaborando con un compañero a través del chat, puede darse cuenta de que una llamada telefónica o una videoconferencia sería más fácil para transmitir el mensaje. Zoom Workplace le permite pasar fácilmente de un chat a una llamada telefónica o a una reunión con vídeo con solo hacer clic en un botón. También puede incorporar a otros colaboradores a una llamada telefónica o a una Zoom Meeting según sea necesario.

Facilite la accesibilidad para los empleados

Brinde a los empleados las soluciones que necesitan para comunicarse y colaborar de manera eficaz. Habilite los subtítulos generados automáticamente (también conocidos como transcripción en directo) para todos los usuarios de su cuenta y asegúrese de que sus empleados conozcan las características adicionales de soporte de la accesibilidad que pueden personalizar en su configuración de Zoom. Si tiene empleados que hablan diferentes idiomas, AI Companion puede ayudar a superar las barreras lingüísticas con traducciones en tiempo real en Team Chat y Zoom Meetings. 

Muchas empresas experimentan problemas iniciales a medida que se expanden, reciben nuevos empleados y construyen procesos adaptables para prestar servicio a sus clientes. Así es como puede aprovechar la moderna tecnología de las comunicaciones para ayudar a dar soporte y equipar a su equipo híbrido con lo que necesita para trabajar de forma más inteligente, no más ardua.

Intégrese con la tecnología existente

Si los miembros de su equipo pierden productividad al pasar de una aplicación empresarial a otra o al copiar información de una aplicación a otra, las integraciones pueden ayudar a optimizar esos flujos de trabajo. Con Zoom, puede integrarse con cientos de aplicaciones, como Salesforce, Zendesk, Microsoft Teams y Google Workspace, lo que reduce el tiempo que se pasa alternando entre varias herramientas.

Automatice los flujos de trabajo para ahorrar tiempo

Las tareas rutinarias de su jornada laboral le llevan unos pocos minutos aquí y allá, pero eso puede sumar rápidamente una cantidad de tiempo considerable. La automatización de esas tareas crea flujos de trabajo más sencillos a la vez que elimina elementos de su lista de tareas pendientes. Zoom Workflow Automation facilita la creación de potentes flujos de trabajo que agilizan su trabajo en Zoom Workplace y en aplicaciones de terceros. También puede utilizar AI Companion en sus flujos de trabajo automatizados, extrayendo información y contexto de la plataforma para proporcionar perspectivas, liberándole para centrarse en el trabajo que importa.

Utilice la automatización del flujo de trabajo para:

• Manténgase al día de los mensajes del chat con un resumen diario del chat de equipo. Puede crear un flujo de trabajo para que AI Companion resuma automáticamente los chats recientes y añada el resumen a un canal de chat dedicado o a un documento.
• Mantenga el trabajo en movimiento con un documento de reunión dedicado. Cree un flujo de trabajo para extraer automáticamente el resumen generado por el AI Companion de su reunión junto con cualquier elemento de acción clave en un documento de Zoom Docs, Microsoft Word o Google Docs.
• Envíe controles semanales automáticos a su equipo.
• Dé la bienvenida a los nuevos miembros del equipo a un canal de chat.
• Apruebe rápidamente las solicitudes de tiempo libre y de viajes de negocios.
• Construya sus propios flujos de trabajo personalizados para satisfacer las necesidades específicas de su equipo.

Visite nuestra página de asistencia para empezar con la Automatización del flujo de trabajo.

Cree un espacio de trabajo híbrido e intuitivo

Puede ser difícil saber por dónde empezar cuando se trata de la IA: muchas organizaciones luchan por saber cómo incorporarla a la jornada laboral de los empleados de forma que proporcione beneficios tangibles. Según una encuesta de IA de 2023 realizada por Morning Consult en nombre de Zoom, el 69 % de los líderes dijo que un obstáculo para la adopción de la IA es que su equipo no sabría cómo usarla. 

En esta sección, se describen las formas prácticas en que Zoom AI Companion, su asistente de IA integrado, puede ayudar a los empleados a priorizar su trabajo, completar tareas y comunicarse de forma más eficaz. Debido a que está disponible sin coste adicional para las cuentas de pago de Zoom Workplace,* es una excelente opción para las pequeñas y medianas empresas que pueden no tener el presupuesto para incorporar costosas herramientas de IA.

Dé prioridad a lo más importante

Si sus empleados desempeñan muchas funciones y tienen prioridades en conflicto, puede ser difícil saber por dónde empezar. AI Companion, al que se puede acceder a través de un práctico panel lateral, puede ayudar a los empleados a priorizar su jornada laboral. Ellos pueden pedir a AI Companion que priorice su trabajo, mantenga el enfoque y la eficacia de las conversaciones e inicie borradores de contenido para que puedan centrarse en lo que es importante. AI Companion para Zoom Phone puede ayudarles a priorizar qué mensajes de voz escuchar primero y extraer tareas de esos mensajes de voz, para que puedan atender rápidamente una nueva consulta o mensaje de soporte. 

Obtenga ayuda durante las reuniones

Las reuniones ocupan mucho tiempo en nuestra jornada laboral: una investigación de Zoom y Morning Consult muestra que el 60 % de los líderes tienen tres o más reuniones en un día. Durante las reuniones, puede preguntar a AI Companion sobre qué trató el debate, los puntos clave expuestos por cada persona y el resultado del debate. También puede hacer preguntas adicionales más allá de lo que se trató en la reunión que AI Companion puede responder a través de la búsqueda web. 

Tome medidas a partir de las conversaciones

Con AI Companion, no tendrá que preocuparse de que se pierda información importante. Puede obtener resúmenes de sus reuniones de Zoom Meetings y llamadas de Zoom Phone que resumen los puntos clave y sugieren los siguientes pasos. Esos resúmenes se pueden compartir directamente con los asistentes en Team Chat o por correo electrónico, para que todos puedan mantenerse informados y tomar medidas en función de lo que se debatió. 

También puede extraer resúmenes de reuniones o transcripciones de reuniones anteriores de AI Companion directamente en Zoom Docs utilizando una plantilla prediseñada para reuniones individuales, intercambios de ideas, actualizaciones de proyectos y más. 

Puede personalizar Zoom para que se adapte a sus necesidades empresariales, sean cuales sean, ahora y en el futuro:

• Si su empresa maneja un gran volumen de llamadas telefónicas, incorpore el Power Pack de Zoom Phone para facilitar la transferencia de llamadas, la gestión de colas de llamadas y la visualización de análisis de llamadas en tiempo real. 
• Si tiene que grabar y almacenar sus videollamadas de Zoom para fines de formación o de cumplimiento, agregue más almacenamiento en la nube.
• ¿Desea recibir hasta 1000 participantes interactivos en una reunión con vídeo de Zoom? Agregue una licencia de Large Meeting cuando lo necesite, y vuelva a su plan habitual al mes siguiente.
• Si tiene miembros de su equipo repartidos por todo el mundo, puede obtener servicio de telefonía local en más de 45 países diferentes a través de nuestro Plan Global. 
• ¿Necesita integrar el vídeo en sus servicios o soluciones? La Plataforma para desarrolladores de Zoom le permite crear integraciones personalizadas. 
• Si las inversiones en hardware no forman parte de su presupuesto, el Hardware as a Service de Zoom le permite obtener las soluciones que necesita a un precio mensual asequible. Puede ampliarlo y actualizarlo fácilmente a medida que su negocio crezca.

Gracias a planes flexibles y add-ons, siempre podrá encontrar una solución que se adapte a su situación, incluso si sus necesidades están en constante evolución.