Convera consigue duplicar la participación de los empleados y mejorar la productividad con la plataforma de Zoom con IA

Convera ayuda a organizaciones de distintos tamaños, desde pequeños negocios hasta instituciones educativas y grandes empresas, a mover dinero por todo el mundo. Con más de 2000 empleados que prestan servicio a más de 30 000 clientes en todo el mundo, la comunicación en Convera tiene que ser fiable, segura y simple. Y cuando a Chris Blackstone, director del entorno de trabajo digital, y a su equipo se les presentó una oportunidad excepcional en 2022, la simplicidad fue uno de los motivos por los que eligieron Zoom.

«Cuando se trata de tecnología en el lugar de trabajo, su uso puede convertirse en un complejo laberinto de soluciones para las personas», explica Chris. «Decidimos ofrecer una única aplicación, una única plataforma para que la gente utilizara el teléfono, las reuniones y la colaboración digital».

Es poco frecuente tener la oportunidad de empezar de cero, pero eso es exactamente lo que Chris y su equipo tuvieron que hacer. «Pudimos incorporar Zoom desde la fase inicial con muy poco legado o lastre», explica.

La decisión se basó en buena medida en Zoom Phone. «Pudimos elegir Zoom Phone como la base de lo que sería la integración de Zoom en Convera y, y a partir de ahí, hemos logrado expandirnos y beneficiarnos de todas las nuevas características que Zoom ofrece», afirma Chris. «Tomamos la decisión correcta desde el principio».

En menos de dos años, Convera ha ampliado el uso de la plataforma más allá de Zoom Phone y Meetings a Team Chat, Webinars, Events y Contact Center. El cambio a la licencia Zoom Workplace les ayudó a acceder a más características básicas de Zoom, incluida AI Companion, que, según Chris, ha sido recibida con entusiasmo.

Chris atribuye la rapidez de la implementación de soluciones como AI Companion a la estrecha colaboración con el equipo de seguridad de Convera.

«Queremos asegurarnos de que las soluciones de colaboración que utilizamos cumplan con todos los requisitos y expectativas de nuestro grupo de seguridad», afirma Chris. «Mantuvimos conversaciones y procuramos indicarles los recursos de Zoom y los empleados de Zoom que podían responder a sus preguntas. El claro liderazgo de Zoom al no entrenar sus modelos de IA con ningún dato de los clientes ayudó mucho en ese proceso». 

Como empresa del sector de la tecnología financiera, la seguridad y el cumplimiento son esenciales para las operaciones de Convera. El equipo implementó la clave administrada por el cliente de Zoom para administrar las claves de cifrado de todo el contenido de Convera en la plataforma Zoom. «Eso fue muy importante para nosotros y un paso realmente decisivo para demostrar hasta qué punto nos tomamos en serio la seguridad», expresa Chris.

Chris ha experimentado de primera mano cómo Zoom ayuda a conectar a los empleados de Convera todos los días. «Zoom y su capacidad para derribar los muros en torno a la colaboración nos han resultado enormemente beneficiosos», afirma. 

Parte de ello es mejorar la experiencia en torno a las reuniones, antes, durante y después de ellas. «Para muchos de nosotros, el día a día gira en torno a las reuniones», comenta Chris. «La idea de que podamos utilizar el chat de reunión continuo para preparar una reunión con preguntas, contar con el mismo chat durante la reunión y hacer un seguimiento en ese chat para debatir después nos libera del vaivén de recibir una invitación de reunión por correo electrónico, hablar en el chat, recibir un orden del día en un documento de Word y tomar notas en otro programa».

Los empleados pueden obtener aún más ayuda en las reuniones con AI Companion, que les permite automatizar la toma de notas, identificar los elementos de acción y destacar los temas de conversación importantes en las grabaciones de las reuniones. «Los resúmenes de reuniones de AI Companion suponen un cambio radical para nosotros», señala Chris. «Esta solución ayuda a la gente a ser eficaz en las reuniones. Las personas pueden estar más presentes porque están menos preocupadas por tener que tomar notas. Pueden participar a nivel emocional y tener más en cuenta a quienes están en la reunión».

Chris y su equipo también analizaron cómo mejorar la experiencia física de las reuniones con una combinación de hardware y software, y utilizaron la tecnología de Zoom Rooms para equipar las salas de conferencias con vídeo y dispositivos Neat. Con características como el director inteligente, las cámaras pueden destacar a las personas en la sala para permitir una mejor participación e inclusión.

«Neat Boards y Neat Bars son tecnologías que entusiasman a la gente y que están marcando una diferencia notable en la experiencia de las reuniones, ya que ayudan a democratizarla para que, tanto si se está en la sala como si se está a distancia, la experiencia sea la misma», explica Chris. «Vemos beneficios importantes en los próximos años, especialmente a medida que analizamos cómo es nuestra experiencia de colaboración en las oficinas y cómo la maximizamos para los tipos particulares de colaboración que se dan en esas oficinas».

Como jefe del grupo del entorno de trabajo digital de Convera, Chris tiene muy en cuenta la experiencia de los empleados y cómo se fomenta la participación, especialmente cuando los compañeros no se encuentran en la misma ubicación física. Para Convera, todo empieza en Workvivo.

Workvivo es el lugar donde los empleados de Convera se comunican entre sí sobre distintos temas. En palabras de Chris, publican anuncios de la organización, dan reconocimiento a los empleados que hacen un gran trabajo y destacan los aniversarios y cumpleaños laborales.

Convera empezó a utilizar Workvivo como plataforma de participación de los empleados en 2022, por lo que cuando Workvivo pasó a formar parte de la familia Zoom en 2023, fue una feliz coincidencia tenerlo todo bajo el mismo techo.

«Estaba contentísimo por las ventajas que íbamos a obtener», comenta Chris.

Convera fue uno de los primeros en utilizar Workvivo en el cliente de escritorio de Zoom, y Chris afirma que han observado un aumento notable de la participación en la plataforma.

También es útil para la comunicación entre equipos y departamentos enteros. «Podemos comunicarnos con todos los miembros de una organización en particular que el líder de esa organización haya identificado. Esto es muy difícil de hacer en otras soluciones, pero en Workvivo es pan comido», explica Chris.

Se muestra entusiasmado con la posibilidad de ofrecer a los empleados más formas de conectar y desarrollar sus carreras profesionales en Workvivo. «Vamos a asociarnos con Zoom y Workvivo para diseñar una solución que dé participación a nuestros empleados y vaya más allá de los reconocimientos y elogios, y que aliente a las personas a participar más, incluir a sus compañeros e incluso ver esto como una forma de progresar en la organización», explica Chris.

Además de hacer planes con Workvivo, Chris y su equipo han probado Zoom Scheduler con un pequeño grupo de empleados para integrar un proceso de programación más fácil en la experiencia de Zoom. Para él, el uso combinado de las herramientas de Zoom es más eficaz que intentar reunir soluciones de distintas empresas.

«A menudo pienso en el entorno de trabajo digital y en los grupos de colaboración digital como si funcionaran casi como miniconsultorías dentro de una organización», afirma Chris. «La gente puede plantearnos sus problemas más curiosos y extraños y nosotros les ayudamos a encontrar una solución. Y Zoom nos ha ayudado muchísimo a resolver y atender esas necesidades».

¿Qué les aconseja a otros líderes de entornos de trabajo digitales? «No piensen en Zoom solo como una plataforma de reuniones. Zoom ofrece muchas otras características de formas que son más accesibles para las personas que otras soluciones».

«Piensen en el futuro que desean. ¿Cómo quieren trabajar realmente con los demás en su organización? Y veamos si la solución que están considerando —soluciones como Zoom— puede ayudarles realmente a llegar a ese futuro que desean por lo bien que funciona conjuntamente».