Cómo celebrar seminarios web participativos y memorables

Los seminarios web conectan a su empresa con clientes potenciales y existentes, lo cual contribuye a ampliar su cartera y facilita la interacción. Sin embargo, el tiempo es oro, y seguro que la competencia también está tratando de captar su atención. Por ello, es importante que ofrezca un recurso profesional y útil a quienes hayan elegido asistir a su sesión.

Como anfitrión de un seminario web, hay algunas consideraciones e importantes lecciones que aprender antes de comenzar a preparar y producir un seminario web corporativo. A continuación, se incluyen consejos y prácticas recomendadas para garantizar que sus seminarios web sean participativos y memorables:

Aquí tiene algunas recomendaciones que pueden ayudarle a prepararse para celebrar un seminario web en línea con confianza.

• Compruebe la iluminación/vídeo. Asegúrese de que tanto a usted como a todas las demás personas que vayan a estar en escena se les pueda ver con claridad.
• Compruebe el sonido y el audio. Utilice unos auriculares que les ofrezcan a usted y a los asistentes el mejor sonido posible. 
• Personalice la imagen de marca de la página de registro del seminario web.
• Conozca a su audiencia. Haga preguntas abiertas en la página de registro para obtener información específica que le permita adaptar el contenido del evento en función de las personas que tienen pensado asistir.
• Conecte con las personas inscritas. Envíeles correos electrónicos de confirmación y recordatorios que les hagan saber lo mucho que valora su asistencia al evento. 
• Ensaye la presentación. Revise el paquete de diapositivas y practique varias veces hasta que sienta seguridad en el resultado. 

Características de Zoom Webinars que promueven la participación de la audiencia:

Preguntas y respuestas: anime a los asistentes a enviar preguntas durante el seminario web para que usted y los coanfitriones o ponentes las respondan una vez finalice la presentación. Para una mayor participación, permita a los asistentes responder y votar las preguntas de otros asistentes. Después del seminario web, no olvide revisar todas las preguntas enviadas; le resultará útil para adaptar el contenido de los futuros seminarios web. 

Votaciones: una vez que haya programado el seminario web, desplácese hacia el final de la página. Allí, puede seleccionar votaciones o encuestas, así como crear votaciones para el evento. En cada seminario web, Zoom Webinars permite iniciar 25 votaciones diferentes con hasta 10 preguntas por votación.

Chat: puede utilizar el chat de varias formas distintas durante el seminario web. Permita a los asistentes chatear con los ponentes de forma que otros asistentes no puedan ver los mensajes, o bien abra el chat a todos, para que tanto los asistentes como los ponentes puedan ver los mensajes y las respuestas. Nota: Si no desea que los asistentes chateen en segundo plano durante un seminario web, puede deshabilitar el chat y animarles a utilizar Preguntas y respuestas en su lugar. 

Levantar la mano: es posible que, en algún momento, desee animar la participación mediante una votación improvisada. La función de «levantar la mano» permite a la audiencia votar rápidamente «sí» o «no» a una pregunta. Una pregunta como «¿Cuántos de ustedes necesitan un descanso en este momento?» proporciona información inmediata y puede dar un cambio de aires a la audiencia.

Encuestas: puede incorporar una encuesta posterior al evento para proporcionar información valiosa sobre cómo la audiencia percibió la sesión. Utilice preguntas de la encuesta para determinar el nivel de implicación que generó el seminario web y con qué información se identificaron más los asistentes. Puede utilizar una herramienta externa, como SurveyMonkey, agregando un enlace externo a la selección de la encuesta al crear el seminario web, o bien puede utilizar la herramienta de encuestas que incorpora Zoom.

Integraciones de Zoom Apps

Zoom App Marketplace cuenta con diversas aplicaciones para integrarlas con Zoom Webinars. Por ejemplo, puede integrarlas con plataformas de marketing como Marketo, Pardot y HubSpot para la captación automática de los asistentes al seminario web como posibles clientes. También puede monetizar el evento y agilizar los procesos de pago mediante integraciones como PayPal y Eventbrite.

Otras recomendaciones sobre los seminarios web:

• Utilice la característica Destacar para resaltar los vídeos de determinados ponentes cuando hablan.

• Comparta vídeos y música durante el seminario web para mantener la atención de la audiencia.

• Utilice auriculares para reducir el ruido de fondo y mejorar la calidad del audio. 

• Ofrezca un aspecto profesional. Utilice ropa adecuada y utilice un fondo virtual para mantener un aspecto profesional esté donde esté.

A continuación, se incluyen prácticas recomendadas para sacarle el máximo partido a su evento en línea una vez que haya finalizado:

Informes: después de terminar la sesión, puede ejecutar seis informes diferentes. Los informes le ayudan a mantenerse al día sobre la medida en que la audiencia se identificó con el contenido y la presentación.

• El informe de inscripción: se puede ejecutar en cualquier momento y proporciona todos los datos recopilados de la página de registro.
• El informe de asistentes: indica las personas que asistieron realmente al evento, la hora a la que se unieron, la hora a la que salieron y el tiempo total que estuvieron conectadas.
• El informe de desempeño: muestra cuántas preguntas se hicieron en Preguntas y respuestas, lo que indica el nivel de participación por parte de la audiencia del seminario web. 
• El informe de preguntas y respuestas: proporciona las preguntas concretas que se formularon.
• El informe de votaciones: salvo que configurara la votación como anónima, muestra lo que votó cada persona. 
• El informe de encuestas: le facilita información concreta sobre el punto de vista de la audiencia, que puede resultarle útil a la hora de planificar el siguiente evento. 

Seminario web a petición: ponga la grabación del seminario web disponible a petición para quienes deseen verla después del evento en directo. Al configurar el seminario web a petición, puede programar la grabación, captar información valiosa sobre quién la ve y seguir generando clientes potenciales incluso después del evento en directo. 

Seguimiento: resulta útil crear y enviar correos electrónicos de seguimiento. En el caso de los asistentes al seminario web, puede enviarles un correo para agradecerles su interés y, quizá, un enlace para ampliar información. En cuanto a los ausentes (aquellas personas que se registraron pero no pudieron asistir), puede enviarles el enlace a la grabación para que puedan ver la sesión. 

Para obtener más información sobre cómo sacar el máximo partido a los seminarios web, puede acceder a las prácticas recomendadas y otros detalles en (¡sorpresa!) un seminario web de Zoom a petición. Revise «Consejos para celebrar seminarios web participativos y memorables» hoy mismo.