Maximieren Sie die Effizienz Ihres Teams durch kollaboratives Arbeiten an Dokumenten

Software für kollaboratives Arbeiten an Dokumenten ermöglicht es mehreren Personen, in Echtzeit oder asynchron gemeinsam an digitalen Dokumenten zu arbeiten. Zu den wichtigsten Aspekten der Software für kollaboratives Arbeiten an Dokumenten gehören: 

• Bearbeitung in Echtzeit, sodass mehrere Personen gleichzeitig arbeiten können
• Versionsverlauf
• Kommentare und Anmerkungen
• Zugriffssteuerung und Berechtigungen
• Cloud-Speicherung und -Synchronisierung

Wenn Sie Software für kollaboratives Arbeiten an Dokumenten evaluieren, sollten Sie eine Anwendung wählen, mit der Sie Dokumente erstellen können, die Ihrem Team helfen, Zeit zu sparen und produktiver zu sein. Zoom Docs bietet integrierte Tools für die Zusammenarbeit, vorkonfigurierte Vorlagen und Inhaltsblöcke, die in das Dokument eingefügt werden können. Außerdem können Sie mit Zoom AI Companion Zusammenfassungen und Informationen aus Ihren Zoom Meetings in ein Dokument übertragen. 

Wenn man von kollaborativem Arbeiten an Dokumenten spricht oder sagt, dass man gemeinsam an einem Dokument arbeitet, bedeutet dies, dass mehrere Personen gleichzeitig an der gleichen Version eines Dokuments, einer Präsentation oder einer Tabellenkalkulation arbeiten. Kollaboratives Arbeiten an Dokumenten erleichtert es einer Gruppe von Personen, Dokumente gemeinsam zu erstellen, zu überprüfen und zu überarbeiten, ohne sich um Probleme wie Versionskontrolle (Verwendung einer veralteten Version des Dokuments) oder einen diesbezüglichen Meinungsaustausch per E-Mail oder andere Kommunikationsformen kümmern zu müssen. Der Prozess der kollaborativen Arbeit an Dokumenten verbessert die Kommunikation und Effizienz und trägt dazu bei, dass der Beitrag aller Beteiligten berücksichtigt wird.

Kollaboratives Arbeiten an Dateien ist ein anderer Ausdruck für kollaboratives Arbeiten an Dokumenten und bezieht sich auf eine Lösung oder einen Prozess, der es mehreren Personen ermöglicht, gemeinsam an einer Datei oder einem Dokument zu arbeiten, um eine einzige Endversion zu erstellen. Dies kann in Echtzeit über verschiedene Standorte und Zeitzonen hinweg geschehen, da lebende Dokumente über das Internet abgerufen und in der Cloud gespeichert werden. Der Einsatz von Prozessen zur kollaborativen Bearbeitung und gemeinsamen Nutzung von Dateien unterstützt asynchrone Kommunikation und Transparenz, was Teams dabei hilft, sich besser aufeinander abzustimmen und effektiver an Projekten zusammenzuarbeiten.

Viele Tools für kollaboratives Arbeiten an Dokumenten ermöglichen es Teammitgliedern, ein Dokument aus dem Dokument heraus über die Schaltfläche „Freigeben“ oder „Teilen“ bzw. direkt aus einer Liste von Dokumententiteln freizugeben. Um ein Dokument freizugeben, das jeder in Zoom Docs bearbeiten kann, klicken Sie auf „Freigeben“ in der oberen rechten Ecke Ihres geöffneten Dokuments, geben Sie die Namen der Kontakte ein, für die Sie das Dokument freigeben möchten, und machen Sie sie in den Berechtigungseinstellungen zu „Editoren“.

In Zoom Docs können Sie wählen, ob Sie Mitwirkende, die an dem Dokument arbeiten können, per E-Mail, Team Chat oder durch Kopieren und Einfügen des Links in eine andere Anwendung benachrichtigen möchten.

Von Online-Kollaboration in Echtzeit spricht man, wenn mehrere Personen gleichzeitig an einem digitalen Dokument arbeiten. Die Online-Kollaboration an Dokumenten kommt häufig bei Arbeitsbedingungen zum Einsatz, bei denen Teammitglieder über verschiedene Standorte verteilt sind, aber gemeinsam ein Dokument erstellen müssen. Die Verwendung eines lebenden Dokuments (d. h. eines, das immer auf dem neuesten Stand ist und bei Änderungen automatisch gespeichert wird) ermöglicht es den Mitwirkenden, gleichzeitig zu arbeiten, egal wo sie sich befinden.

So kann beispielsweise ein Marketingteam mit mehreren Remote-Mitarbeitern in verschiedenen Zeitzonen gemeinsam ein Dokument zur Kampagnenplanung erstellen, wobei jedes Mitglied für einen anderen Teil des Plans verantwortlich ist. Sie können über den Tag hinweg Text schreiben und Diagramme, Tabellen, Bilder, Zeitleisten und Fälligkeitsdaten hinzufügen, während andere Kollegen im selben Dokument ebenfalls Inhalte schreiben und hinzufügen.

Die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten ist einfacher und effizienter, wenn Zoom Docs und Zoom Meetings zusammen verwendet werden. Während Sie an einem Dokument arbeiten, können Sie sich schnell mit Ihren Mitwirkenden treffen, um notwendige Details oder Änderungen zu besprechen. Wenn Sie ein Dokument direkt in einem Meeting freigeben, können die Teilnehmer den Inhalt gleichzeitig ansehen, bearbeiten und Inhalte hinzufügen (je nach den individuellen Berechtigungseinstellungen). 

Im Folgenden finden Sie ein paar Beispiele dafür, wie Sie Zoom Docs und Zoom Meetings gemeinsam nutzen können, um die Zusammenarbeit an Dokumenten effektiver zu gestalten.

Vor einem Meeting: Erstellen Sie eine Meeting-Agenda in Zoom Docs. Anschließend können Sie ein Meeting direkt von Zoom Docs aus starten oder planen.

Während eines Meetings: Erstellen, teilen und bearbeiten Sie Dokumente direkt in Meetings oder in der Zoom Workplace App in Echtzeit, damit alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

Nach einem Meeting: Bearbeiten Sie über Zoom AI Companion generierte Meeting-Zusammenfassungen und teilen Sie diese in Zoom Docs mit den Teilnehmern.