Best Practices für die Umwandlung Ihrer virtuellen Events

Immer mehr Unternehmen führen ein Hybrid-Arbeitsmodell ein, bei dem zufriedene Mitarbeiter für die Effektivität entscheidend sind. Um ihre verteilte Belegschaft miteinander zu vernetzen, organisieren viele Unternehmen interaktive virtuelle Events. 

Es kann jedoch eine Herausforderung darstellen, interne Events zu veranstalten, die sowohl für Mitarbeiter vor Ort als auch für Remote-Mitarbeiter geeignet sind. Hier finden Sie unsere Best Practices und Tipps für interne Events: 

In einer hybriden Belegschaft sind Mitarbeiter auf verschiedene Standorte und möglicherweise Länder verteilt. Sie benötigen eine leicht zugängliche Technologie, die von allen Mitarbeitern genutzt werden kann und die passenden Funktionen für das Engagement Ihrer Zielgruppe bietet. Gleichzeitig benötigen Sie jedoch eine Lösung, die Ihre Bedüfnisse erfüllt und ein reibungsloses Erlebnis für Moderatoren schafft. 

Die Art des Events, das Sie hosten, und die Art von Erlebnis, das Sie für Ihre Zielgruppe schaffen möchten, bestimmen, welche Art von Lösung für Sie geeignet ist. Bei vielen internen Events, z. B. Mitarbeiterversammlungen, Kamingesprächen und Town Halls, soll eine Person oder eine Gruppe von Personen zu einer großen Zielgruppe sprechen können. Dabei möchten Sie jedoch Ablenkungen und Unterbrechungen wie Hintergrundgeräusche oder Kamera-Feeds unterbinden.

Für diese großen Events, bei denen eine Präsentation ohne Unterbrechungen wichtig ist, empfehlen wir Ihnen unsere Webinar-Lösung, Zoom Webinars. Mit Zoom Webinars können Sie große interne Events reibungslos hosten, indem Sie nur Hosts, Co-Hosts und Diskussionsteilnehmern das Aktivieren ihrer Kameras und Mikrofone gestatten. Wir empfehlen zudem, dass Sie Ihre Zoom Webinar-Sitzungen auf Zoom Events, unserer Komplettlösung für das Event Management, ausführen. Diese Lösung bietet die notwendigen Funktionen und Struktur zur Ausführung personalisierter, dynamischer Events. 

Teilnehmer haben keine Kameras und Mikrofone, doch das heißt nicht, dass Sie nicht mit ihnen interagieren können! Zoom Webinars hat eine Reihe von Funktionen, über die Sie eine Verbindung zu Ihren Teilnehmern aufbauen können. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie mithilfe der Zoom Webinar-Funktionen ein interaktives internes Event erstellen können: 

Inhalt freigeben– Wenn Sie die Themen in Ihrem Event durch Inhalte auf dem Bildschirm unterstützen, beteiligen Sie dadurch Ihre Zielgruppe und liefern visuelle Stimulation. Mit der Bildschirmfreigabe-Funktion können Sie Folien, Bilder, Videos, Anwendungen und mehr teilen und das Erlebnis dadurch personalisieren. 

Chat – Über den Chat im Webinar können Teilnehmer miteinander und mit Diskussionsteilnehmern chatten. So können sie in Echtzeit interagieren und ihre Gedanken austauschen. Wenn Sie Ihren Fokus auf den Sprecher legen möchten, können Sie diese Funktion deaktivieren oder den Teilnehmern erlauben, nur mit Diskussionsteilnehmern zu chatten. 

Hand heben – Diese Funktion erlaubt es Teilnehmern und Diskussionsteilnehmern, in ihrem Video-Feed nonverbales Feedback in Form von Emojis mit einer gehobenen Hand zu geben. Dadurch wissen Co-Hosts leichter, welche Diskussionsteilnehmer sprechen möchten. Somit kann eine dynamische und freie Diskussion zustandekommen. 

Umfragen, Befragungen und Q&A – Umfragen beinhalten Fragen und vorausgewählte Antworten, die Teilnehmer auswählen können. Befragungen umfassen eine Liste mit Fragen, die per Multiple-Choice oder mit Text beantwortet werden müssen. Q&A behandeln einen bestimmten Bereich, zu dem Teilnehmer Fragen stellen können, die dann beantwortet werden.

Viele unserer Kunden nutzen Zoom Events, unsere Komplettlösung für das Event Management, um auch ihre internen Events zu koordinieren. Zoom Events eignet sich bestens für interne Events, die mehrere Sitzungen und Referenten umfassen, z. B. Vertriebstagungen oder Orientierung für neue Mitarbeiter. Zoom Events Hubs können ebenfalls genutzt werden, um interne Aktivitäten wie Employee Resource Group Events zu veranstalten. So wissen die Mitarbeiter genau, wo sie Aktivitäten finden, die für sie von Interesse sind.  Hier sind einige Best Practices für die Nutzung von Zoom Events: 

Event Hub für optimale Organisation verwenden – Erstellen Sie einen Event Hub in Zoom Events, um den Teilnehmern (Ihre Mitarbeiter) einfachen Zugriff auf alle Events Ihrer Organisation und auf die Aufzeichnungen dieser Events zu erteilen. Sie können den Event Hub auch verwenden, um auf Event-Analysen zuzugreifen, Hub Host-Berechtigungen festzulegen, benutzerdefiniertes Branding zu erstellen, Events mit mehreren Sitzungen anzupassen und mehr. 

Seiten, Tickets und Registrierung für Ihr Event anpassen – Verwenden Sie den Event Hub, um Event-Profilseiten zu erstellen und anzupassen. Dadurch erhalten Ihre Teilnehmer einen detaillierten Einblick in Ihr Event, inklusive Details, relevante Bilder und Videolinks. Sie können auch einen reibungslosen Prozess für die Registrierung erstellen, indem Sie Ihre Tickets und die Registrierung anpassen. Beispielsweise könnne Sie kostenlose oder bezahlte Tickets aktivieren, Tickets für Diskussionsteilnehmer, alternative Hosts oder Teilnehmer anbieten und Tickets auf eine Gästeliste oder bestimmte Domänen beschränken.

Engagement durch Eventberichterstattung steigern – Erhalten Sie die nötigen Einblicke zur kontinuierlichen Steigerung des Engagements und zur Verbesserung der Teilnahme an Ihren internen Events mit dem Dashboard für die Eventzusammenfassung. Dieses Dashboard bietet Schlüsselmetriken im Hinblick auf Registrierung, Teilnahme und mehr. 

Internes Networking durch die Event Lobby fördern – Zoom Events bietet eine Event Lobby, in der Teilnehmer miteinander chatten und mehr über die Sitzung erfahren können, bevor sie teilnehmen. Teilnehmer können andere auch zu einem direkten Chat oder zu einer Videokonferenz auffordern. Dadurch können Teilnehmer lockerer werden und vor dem Event miteinander ins Gespräch kommen. 

Zoom Webinars ermöglicht es Ihnen, dynamische interne Events zu hosten. Doch selbst ansprechende Events haben ohne angemessene Vorbereitung keinen Erfolg. Hier sind einige Leitprinzipien, mit denen Sie Probleme vermeiden und fesselnde Events schaffen können: 

Einen Testlauf durchführen – Um Überraschungen, Missverständnisse oder Hardware-Probleme zu vermeiden, sollten Sie vor dem tatsächlichen Event einen Testlauf mit Ihren Diskussionsteilnehmern und Co-Hosts durchführen. Sie können ohne Aufwand ein Übungswebinar planen, an dem relevante Parteien teilnehmen können, damit Sie Gelegenheit zum Üben von Übergängen, Abfolgen und mehr haben.

Eine klare Agenda festlegen – Formulieren Sie zu Beginn Ihres Events die Agenda für Ihre Zielgruppe. Dies hilft den Teilnehmern zu verstehen, was Sie behandeln werden, und liefert ihnen einen Grund für die Teilnahme. Eine Folie mit einer Zusammenfassung des Events gleich zu Beginn stellt einen guten Start für das Event dar. Sie können auch vor dem Event eine E-Mail senden, in der steht, was Sie behandeln werden. 

Mit Ihren Co-Hosts ein reibungsloses Erlebnis schaffen – In einem Zoom Webinar hat ein Co-Host dieselben Möglichkeiten wie der Host, darunter die Möglichkeit, Inhalt freizugeben und die Stummschaltung für Diskussionsteilnehmer aufzuheben. Wenn ein Co-Host im Hintergrund Aufgaben wie das Aufheben der Stummschaltung für Diskussionsteilnehmer, das Beantworten von Fragen im Chat, das Wechseln der Folien in einer Präsentation und das Erstellen einer Umfrage übernimmt, können Sie ein reibungsloses Erlebnis für die Teilnehmer schaffen und eine höhere Produktion erzielen. 

Eine Vielzahl von Sprechern hosten – Indem Sie bei Ihrem Event eine Vielzahl von Sprechern und Diskussionsteilnehmern einsetzen, halten Sie den Inhalt aktuell. Lassen Sie Ihren CEO nicht eine Stunde lang reden, sondern nur zu Beginn des Events. Stellen Sie Diskussionsteilnehmer vor, die verschiedene Themen behandeln, um ein dynamisches und ansprechendes Erlebnis zu schaffen. 

Weitere Informationen dazu, wie Sie mit Zoom Events dynamische interne Events schaffen, finden Sie auf unserer Zoom Events-Seite. Und wenn Sie mehr über das Hosten ansprechender interner Events in Ihrem Unternehmen erfahren möchten, sehen Sie sich die Aufzeichnung unserers Webinars, How to Run an Engaging Internal Event, an.