Lake|Flato Architects 透過合併到 Zoom Workplace 後可省下每週 100 小時的時間

Lake|Flato Architects 專門推動富當地精神且兼具現代化與環保的建築，並將建築完美融入周圍環境，其成績在國內獲得廣泛好評。

Lake|Flato 作為一家具前瞻性的公司，已瞭解到員工行動辦公的潮流，更現代化的工作場所需求正不斷上升。他們訂下一個有挑戰性的目標，要設計一個配備一流科技，並讓工作者在任何地點都能享受傑出使用者體驗的未來工作場所。

他們決定率先應用在他們的辦公室。

Lake|Flato 設計技術總監 Dan Stine 表示：「我們決定完全採用混合式工作模式，在辦公室和在家辦公的比例約各佔一半。我們辦公室的座位數比員工人數少。」

對於任何類型的企業來說，支援混合式工作團隊是一項艱鉅的任務，尤其是對建築與規劃公司而言，考量到其工作中的創意和協作屬性，難度又特別高。Dan 解釋道：「我們建築師習慣以圖形思考事情，並且希望可以在所有東西上繪圖。」

Lake|Flato 原先使用 Miro 作為白板繪圖工具，但它是一種單機版工具，並非公司所有人都有授權。

Dan 和他的團隊想要一個讓使用者可以從任何地方輕鬆存取使用的技術解決方案，即使使用者變更位置也沒問題。

為了測試他們的想法，公司徹底改造了辦公大樓，將其變成環境永續、創意設計和包容性的代表性建築。

團隊將每個會議室全部轉換為 Zoom Room，設置兩台顯示器，其中一台為播放內容的觸控螢幕顯示器，另一台則是供與會者使用的非觸控顯示器。Zoom Rooms 可將高畫質視訊協作帶入辦公室或家中，讓面對面和遠端與會者能夠輕鬆一致地互動。

Dan 表示：「每當您需要分享內容時，步驟都是相同的。無論您在辦公室戶外休息區、會議室、座位上、家中或咖啡廳，只要準備好平板電腦，加入 Zoom 會議，並分享內容，就是這麼簡單。」

Zoom Rooms 讓所有人享有同等待遇。無論人員身在何處都能輕鬆參加會議。

Dan 還欣賞 Zoom Rooms 是開放式生態系統，結合其他視訊會議平台 (例如 Microsoft Teams、Cisco Webex 和 Google Meet) 時表現同樣出色。只要按一下「開始會議」按鈕，即可開始每場會議。

此外，辦公室重新設計後所有辦公桌都有無線功能，無需使用鍵盤、滑鼠甚至是 HDMI 纜線。所有裝置均為可攜式，每個人都配有平板電腦和自己的 Zoom 授權。人員即使會議中途變更位置也不會中斷 Zoom 會議，確保不會錯過任何議題。

為員工脫離多步驟的設備設定，並免去會議中每次變更位置後都必須再次登入登出的需求，Dan 預估公司可省下每週 100 小時的時間。

即使是顧問或客戶等外部訪客也可在造訪 Lake|Flato 辦公室時輕鬆加入 Zoom 通話。

「他們希望我們提供一條 HDMI 纜線，但他們只需要開啟 Zoom 應用程式，再按一下分享按鈕，即可完美運作。」

Lake|Flato 的會議室在會議間的空閒期間，行銷部門會使用數位看板顯示器作為新的行銷管道。Dan 解釋道：

「我們有些會議室剛好就在人行道旁，並設有落地窗。我們在空會議室的顯示器播放能吸睛的專案產品圖像，讓人行道上的路人都能看到。」

行銷團隊還可以快速切換內容宣傳特別活動訊息，隨時播放大家關心的資訊。

Zoom Rooms 正式上線後，Dan 和他的團隊迅速瞭解到採用 Zoom Whiteboard 功能的價值。現在，每名團隊成員幾乎天天使用它。

Dan 還使用 Zoom Whiteboard 的 AI 功能協助準備簡報和訓練。

Dan 表示：「最近我在規劃一項特別適合工作發展的教育訓練，針對訓練的主題，我問 AI 能否提供構想。AI 給了我以前從沒想過的構想。」

雖然 Dan 必須微調 AI 產生的構想，但他認為 AI 已為他完成了 75% 的工作。

Lake|Flato 在轉換系統初期使用的是 Microsoft Teams Phone，但他們發現將雲端 VoIP 功能合併到 Zoom Workplace 平台的優點後，就改用 Zoom Phone。

Dan 表示：「Zoom 比 Teams 便宜，這也是我們從 Microsoft Teams Phone 改用 Zoom Phone 的原因之一。但更重要的是，合併到 Zoom 之後，Zoom Phone 不會在開會時響起。它知道不要讓電話干擾中斷會議。」

另一方面，Dan 使用 Zoom Phone 隨附的語音信箱轉錄文字，以查看是否需要立即回電。

「如果您在會議中看到一通未接電話時，可以點選這通來電，查看來電者和留言內容，無須聆聽語音留言就能馬上判斷如何處理這通電話。是否需要因至關重要的大事暫時離開會議，或可晚一點再回電？」

Lake|Flato 也使用 Zoom 內建 AI 助理 AI Companion，以從會議摘要到會議問題尋求流程中的全新效率，可提供「告訴我最新進展」功能。AI Companion 隨附於 Zoom 帳戶的付費服務，無需額外費用。

Dan 估計他每小時會議中需花 15 分鐘做筆記，然後再花 15 分鐘整理筆記，但有了 AI Companion 之後，這些事都會有人代勞。Dan 每週要花大約 12 到 15 個小時開會，換算下來每週可省下約 6 到 8 個小時。

Dan 表示：「能省下一些時間很好，但能幫我們專注於手上的專案、讓我們更投入、對同事負責等，能做到這些也很重要。而且因為筆記都存放在相同位置，所以不必大費周章地尋找筆記。」

Dan 還使用 Zoom Meetings 中的會議問題功能。當他趕不及或多工作業時，可以按下「告訴我最新進展」按鈕，以接收到目前為止的通話內容摘要，確認其中是否提及自己的名字，並快速瀏覽要點。

Dan 期望在未來多加運用 Zoom Workplace 平台。他特別想在思想領袖活動中運用 Zoom Sessions，以及它的註冊和進階報告功能。

Dan 表示：「我們希望使用 Zoom Sessions 持續培養我們成為業界的思想領袖。能夠在 Zoom 上舉辦自己的活動，會是非常了不起的一件事。」

Lake|Flato 不斷擴大 Zoom 的用途，證明單一平台內建多種功能的優點。