Hướng dẫn xây dựng và mở rộng doanh nghiệp với Zoom

Với vai trò là người lãnh đạo doanh nghiệp, bạn hiểu rõ tầm quan trọng của hoạt động giao tiếp. Duy trì kết nối với khách hàng, nhân viên, đối tác, nhà đầu tư, nhà cung ứng và nhà cung cấp có thể giúp bạn xây dựng niềm tin, phát triển thương hiệu, đồng thời xây dựng mối quan hệ có ý nghĩa với những người ảnh hưởng lớn nhất đến doanh nghiệp của bạn.

Hướng dẫn này cung cấp một số cách thức giúp bạn nâng cao dịch vụ khách hàng, cải thiện hoạt động cộng tác và hỗ trợ đội ngũ làm việc theo hình thức từ xa hay hình thức kết hợp đang dần lớn mạnh của mình, gói gọn trong một nền tảng truyền thông tích hợp mọi tính năng, ưu tiên AI. Khi bạn đã thiết lập được phương thức giao tiếp và tìm ra cách hợp tác, bạn có thể giảm thời gian lo lắng về công nghệ và dành thời gian để làm những gì bạn yêu thích.

Nếu bạn có một nhóm CNTT tinh gọn hoặc bạn đảm nhiệm vai trò "giám đốc CNTT" (có thể cùng lúc đảm nhiệm nhiều vai trò khác), một giải pháp thống nhất có thể giúp hợp lý hóa việc quản lý CNTT và giúp bạn có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những gì bạn đam mê hơn — như phát triển doanh nghiệp của mình.

Hãy đọc tiếp để xem cách Zoom Workplace với AI Companion giúp bạn xây dựng kết nối với khách hàng, cho phép nhân viên cộng tác và phát triển văn hóa công ty vững mạnh để hỗ trợ nhóm đang phát triển mạnh mẽ của bạn.

Cho dù đang kinh doanh trong lĩnh vực nào, bạn đều mong muốn đáp ứng nhu cầu của khách hàng vào mọi thời điểm trong hành trình trải nghiệm của họ. Người tiêu dùng ngày nay muốn có thể tiếp cận các thương hiệu tức thời qua nhiều kênh — không chỉ bằng điện thoại và email, mà cả bằng tin nhắn văn bản, mạng xã hội, trò chuyện trực tiếp và thậm chí qua video.

Sau đây là một số mẹo để kết nối với khách hàng trên Zoom Workplace:

Liên lạc ở bất cứ đâu, trên mọi thiết bị

Dù luôn phải di chuyển, bạn vẫn muốn sẵn sàng hỗ trợ khi khách hàng cần đến. Zoom hoạt động trên bộ giải pháp phần cứng được chứng nhận sẵn sàng đáp ứng trên toàn cầu cho văn phòng, gia đình, không gian làm việc và thiết bị di động, đồng thời cho phép bạn di chuyển dễ dàng từ nơi này sang nơi khác. Khi tải xuống ứng dụng Zoom Workplace, bạn có thể nhận cuộc gọi Zoom Phone, gửi tin nhắn văn bản, nhắn tin trò chuyện hoặc tham gia cuộc họp Zoom từ máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh của mình. Bạn không phải chôn chân ở bàn làm việc hay đối mặt với rủi ro bỏ lỡ cơ hội khi rời khỏi đó. 

Zoom Phone cho phép bạn chọn số để gọi hoặc nhắn tin cho khách hàng. Đó có thể là số điện thoại doanh nghiệp chính hoặc số điện thoại kinh doanh trực tiếp của bạn. Dù bằng cách nào, bạn cũng không phải sử dụng số điện thoại cá nhân để liên hệ với khách hàng hoặc lưu trữ thông tin liên lạc của họ trên thiết bị cá nhân của mình.

Trả lời nhanh hơn với hàng đợi cuộc gọi

Trong khi bạn có thể từng là người duy nhất trả lời cuộc gọi cho doanh nghiệp, đội ngũ đang phát triển của bạn lại có thể đảm bảo rằng khách hàng sẽ không phải chờ đợi quá lâu. Thiết lập hàng đợi cuộc gọi định tuyến cuộc gọi đến tới nhóm người dùng được chỉ định, chẳng hạn như toàn bộ đội ngũ bán hàng của bạn, sẽ giúp rút ngắn thời gian chờ đợi cho khách hàng.

Bạn thậm chí có thể có cả một nhóm hỗ trợ trả lời tin nhắn văn bản. Khi bạn thiết lập hàng đợi cuộc gọi SMS, tin nhắn văn bản của khách hàng sẽ được gửi đến một nhóm nhân viên để nhân viên đầu tiên có mặt phản hồi, giúp giảm thời gian chờ đợi của khách hàng.

Bạn cần một nền tảng trải nghiệm khách hàng mạnh mẽ hơn? Hãy xem Zoom Contact Center.

Thu hút khách hàng bằng video

Tận dụng lợi thế của video để tiếp cận khách hàng mới và cung cấp các dịch vụ trực tuyến. Các tính năng như chia sẻ màn hình và chú thích giúp thiết lập cuộc đối thoại với khách hàng trong quá trình tư vấn hoặc cho phép bạn cung cấp một bản demo sản phẩm hấp dẫn. Bạn cũng có thể tạo dựng điểm tiếp xúc ảo như hoạt động ghé thăm văn phòng hàng tuần hay thiết lập dòng doanh thu mới từ các lớp học và sự kiện trực tuyến. Zoom AI Companion có thể cung cấp cho bạn bản tóm tắt cuộc họp từ các cuộc gọi của khách hàng để bạn xem lại ghi chú và xác định các mục hành động và bước tiếp theo. 

Trong thế giới kết nối kỹ thuật số, bạn có thể xây dựng cơ sở khách hàng toàn cầu và đội ngũ trên phạm vi quốc tế nhanh hơn bao giờ hết. Xem cách Zoom giúp bạn mở rộng sang thị trường mới và duy trì kết nối với khách hàng cũng như nhân viên.

Dịch vụ điện thoại toàn cầu

Đội ngũ của bạn có thể sẽ bán hoặc cung cấp dịch vụ khách hàng ở những địa điểm mới. Zoom Phone đã mở rộng phạm vi phủ sóng toàn cầu đến hơn 47 quốc gia và vùng lãnh thổ, đồng thời cung cấp các tùy chọn BYOC linh hoạt, giúp bạn mở rộng hơn nữa phạm vi tiếp cận địa lý. 

Hỗ trợ và khắc phục sự cố trực tuyến

Bạn không cần giới hạn hoạt động kinh doanh của mình dựa trên nhân sự có sẵn ở một vị trí cụ thể — với Zoom, các thành viên trong đội ngũ của bạn có thể tiến hành kinh doanh trên phạm vi toàn thế giới. Đại diện dịch vụ khách hàng ở châu Âu có thể tham gia cuộc gọi video để hỗ trợ khách hàng ở châu Á. Một kỹ thuật viên thiết bị ở Nam Mỹ có thể giúp xử lý sự cố tại nhà máy sản xuất ở Hoa Kỳ, tất cả thông qua Zoom Workplace.

AI Companion hỗ trợ hơn 30 ngôn ngữ cho các tính năng như tóm tắt cuộc họp, điều rất quan trọng đối với các đội ngũ quốc tế. Bạn có thể dịch tin nhắn Team Chat theo thời gian thực từ một ngôn ngữ được hỗ trợ sang ngôn ngữ được hỗ trợ khác hoặc hỏi AI Companion trong cuộc họp và nhận phản hồi bằng ngôn ngữ được hỗ trợ của bạn, kể cả khi hầu hết người tham gia cuộc họp đang nói một ngôn ngữ khác. 

Tổ chức các sự kiện quốc tế

Khi lên kế hoạch ra mắt sản phẩm tiếp theo hoặc tổ chức hội nghị khách hàng, bạn có thể mở sự kiện của mình cho khán giả toàn cầu với giải pháp Zoom Events của chúng tôi. Hỗ trợ phiên dịch ngôn ngữ trực tiếp cho Zoom Meetings và Zoom Webinars cho phép bạn chỉ định phiên dịch viên cho các ngôn ngữ khác nhau. Tính năng dịch trực tiếp của chúng tôi cũng cho phép người dự thính bật phụ đề được dịch theo thời gian thực sang hàng chục ngôn ngữ được hỗ trợ.

Nếu nhân viên của bạn làm việc ở nhiều văn phòng khác nhau hoặc làm việc từ xa, một nền tảng truyền thông càng trở nên quan trọng để tạo điều kiện hợp tác hiệu quả từ xa.

Nhanh chóng biết ai sẵn sàng

Zoom Team Chat cho phép bạn thực hiện cuộc hội thoại nhanh theo thời gian thực với nhân viên mà không cần lên lịch cuộc họp hoàn chỉnh. Hãy xem tính năng này cũng tương tự như việc dừng lại tại bàn làm việc của đồng nghiệp để hỏi họ điều gì đó. Bạn có thể biết liệu nhân viên có đang rảnh, tham gia cuộc họp hay rời bàn làm việc hoặc đang trong kỳ nghỉ. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn thời điểm có thể kỳ vọng nhận được phản hồi.

Tạo kênh trò chuyện cho các dự án khác nhau

Với Zoom Team Chat, bạn có thể dễ dàng giao tiếp với mọi người theo hình thức 1-1 hoặc theo nhóm. Bạn có thể tạo nhiều kênh cho nhiều nhóm người khác nhau — một kênh dành cho nhóm bán hàng, một kênh dành cho nhóm tiếp thị và một kênh dành cho nhóm lãnh đạo. Bạn cũng có thể tập hợp mọi người từ nhiều nhóm khác nhau vào một kênh cho việc ra mắt sản phẩm cụ thể hoặc dự án cụ thể để thảo luận, chia sẻ hình ảnh hoặc tệp và cung cấp góp ý. 

Bạn cũng có thể tạo không gian chung trong Trò chuyện nhóm cho mọi kênh trò chuyện nhóm thiết yếu của đội ngũ của bạn. Khi hướng dẫn nhập môn nhân sự mới, bạn chỉ việc thêm họ vào không gian chung và họ sẽ được quyền truy cập tất cả các kênh trò chuyện công khai cần thiết (dành cho thành viên) để theo dõi mọi hoạt động.

Chuyển từ phương thức giao tiếp này sang phương thức giao tiếp khác

Khi đang cộng tác với đồng nghiệp qua trò chuyện, bạn có thể nhận ra rằng cuộc gọi hoặc hội nghị video sẽ giúp bạn dễ dàng truyền tải thông điệp một cách rõ ràng hơn. Zoom Workplace cho phép bạn dễ dàng chuyển từ trò chuyện sang cuộc gọi hoặc cuộc họp video chỉ với một nút nhấp. Bạn cũng có thể tập hợp những người đang cộng tác khác vào một cuộc gọi điện thoại hay cuộc họp Zoom khi cần thiết.

Hỗ trợ trợ năng cho nhân viên

Cung cấp cho nhân viên giải pháp cần thiết để giao tiếp và cộng tác hiệu quả. Bật phụ đề tạo tự động (còn được gọi là bản chép lời trực tiếp) cho tất cả người dùng trong tài khoản của bạn và đảm bảo nhân viên biết các tính năng hỗ trợ trợ năng bổ sung mà họ có thể tùy chỉnh trong cài đặt Zoom. Nếu bạn có nhân viên nói nhiều ngôn ngữ khác nhau, AI Companion có thể xóa bỏ rào cản ngôn ngữ bằng tính năng dịch theo thời gian thực trong Zoom Team Chat và Zoom Meetings. 

Nhiều doanh nghiệp gặp phải khó khăn khi mở rộng quy mô, chào đón nhân viên mới và xây dựng các quy trình có thể mở rộng quy mô để phục vụ khách hàng. Dưới đây là cách bạn có thể tận dụng công nghệ truyền thông hiện đại để hỗ trợ và trang bị cho đội ngũ làm việc theo mô hình kết hợp của mình những gì cần thiết để làm việc dễ dàng và thông minh hơn.

Tích hợp với công nghệ hiện có

Khi thành viên trong đội ngũ của bạn giảm hiệu suất do phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng kinh doanh hoặc sao chép thông tin giữa các ứng dụng, thành phần tích hợp sẽ giúp hợp lý hóa luồng công việc. Với Zoom, bạn có thể tích hợp với hàng trăm ứng dụng như Salesforce, Zendesk, Microsoft Teams và Google Workspace, giúp giảm thời gian chuyển đổi giữa nhiều công cụ.

Tự động hóa luồng công việc để tiết kiệm thời gian

Các tác vụ thường ngày trong ngày làm việc của bạn chỉ mất vài phút ở đây và ở đó, nhưng điều đó có thể nhanh chóng tăng lên thành một lượng thời gian đáng kể. Tự động hóa các tác vụ đó tạo ra các quy trình làm việc đơn giản hơn trong khi xóa các mục khỏi danh sách việc cần làm của bạn. Zoom Workflow Automation giúp bạn dễ dàng xây dựng các quy trình làm việc mạnh mẽ giúp hợp lý hóa công việc của mình trên Zoom Workplace và các ứng dụng của bên thứ ba. Bạn cũng có thể sử dụng AI Companion trong các quy trình làm việc tự động của mình, thu thập thông tin và ngữ cảnh từ nền tảng để cung cấp thông tin chi tiết — giúp bạn có thời gian tập trung vào công việc quan trọng.

Sử dụng Tự động hóa quy trình làm việc để:

• Luôn cập nhật tin nhắn trò chuyện với bản tóm tắt hàng ngày của Team Chat. Bạn có thể tạo quy trình làm việc để AI Companion tự động tóm tắt các cuộc trò chuyện gần đây và thêm bản tóm tắt vào kênh trò chuyện hoặc tài liệu chuyên dụng.
• Duy trì tiến độ công việc bằng tài liệu họp chuyên dụng. Tạo quy trình làm việc để tự động kéo bản tóm tắt do AI Companion tạo ra từ cuộc họp của bạn cùng với bất kỳ mục hành động quan trọng nào vào tài liệu trong Zoom Docs, Microsoft Word hoặc Google Docs.
• Gửi thông báo kiểm tra hàng tuần tự động tới nhóm của bạn.
• Chào mừng thành viên mới của nhóm đến với kênh trò chuyện.
• Nhanh chóng phê duyệt yêu cầu nghỉ phép và đi công tác.
• Xây dựng quy trình làm việc tùy chỉnh của riêng bạn để đáp ứng nhu cầu cụ thể của nhóm bạn.

Truy cập trang hỗ trợ của chúng tôi để bắt đầu sử dụng Tự động hóa quy trình làm việc.

Tạo không gian làm việc trực quan theo mô hình kết hợp

Việc không biết bắt đầu từ đâu với AI là điều dễ hiểu— nhiều tổ chức gặp khó khăn trong việc tìm cách đưa AI vào công việc hàng ngày của nhân viên sao cho mang lại những lợi ích thiết thực. Theo một khảo sát về AI năm 2023 do Morning Consult thực hiện cho Zoom, 69% lãnh đạo cho rằng rào cản trong việc áp dụng AI là đội ngũ của họ không biết cách sử dụng. 

Phần này trình bày các phương pháp thực tiễn mà Zoom AI Companion, trợ lý AI được tích hợp sẵn, có thể hỗ trợ nhân viên đặt ra thứ tự ưu tiên cho công việc, hoàn thành các tác vụ và cải thiện hiệu quả giao tiếp. Do không yêu cầu thêm chi phí khi sử dụng với tài khoản Zoom Workplace trả phí,* đây là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ không có đủ kinh phí để áp dụng các công cụ AI có giá cao.

Ưu tiên những gì quan trọng nhất

Nếu nhân viên của bạn đảm nhận nhiều vai trò và có những ưu tiên cạnh tranh với nhau, họ có thể thấy bối rối khi không biết bắt đầu từ đâu. AI Companion, có thể truy cập thông qua bảng điều khiển bên tiện lợi, có thể giúp nhân viên sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc hàng ngày. Họ có thể yêu cầu AI Companion sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc, giữ cho các cuộc trò chuyện tập trung và hiệu quả, và khởi tạo bản nháp nội dung để họ có thể tập trung vào những việc quan trọng. AI Companion cho Zoom Phone có thể giúp họ ưu tiên thứ tự nghe thư thoại và trích xuất các công việc từ đó, để họ có thể nhanh chóng xử lý các yêu cầu mới hoặc tin nhắn hỗ trợ. 

Được trợ giúp trong các cuộc họp

Các cuộc họp chiếm nhiều thời gian trong ngày làm việc của chúng ta — nghiên cứu từ Zoom và Morning Consult cho thấy 60% lãnh đạo có từ ba cuộc họp trở lên mỗi ngày. Trong các cuộc họp, bạn có thể hỏi AI Companion về nội dung thảo luận, những điểm chính được đưa ra bởi mỗi người và kết quả của cuộc thảo luận. Bạn cũng có thể đặt thêm các câu hỏi ngoài những gì đã thảo luận trong cuộc họp. AI Companion có thể trả lời những câu hỏi này thông qua tìm kiếm web. 

Thực hiện hành động từ các cuộc trò chuyện

Với AI Companion, bạn không phải lo lắng về việc bỏ sót thông tin quan trọng. Bạn có thể nhận được các bản tóm tắt Zoom Meetings và cuộc gọi Zoom Phone với những điểm chính và đề xuất các bước tiếp theo. Những bản tóm tắt này có thể được chia sẻ trực tiếp với người dự thính qua Zoom Team Chat hoặc email để mọi người nắm bắt tình hình và hành động dựa trên những gì đã được thảo luận. 

Bạn cũng có thể kéo các bản tóm tắt cuộc họp hoặc bản chép lời từ AI Companion của những cuộc họp trước trực tiếp vào Zoom Docs bằng cách sử dụng mẫu có sẵn cho các cuộc họp 1-1, tư duy tìm ý tưởng, cập nhật dự án và nhiều hình thức khác. 

Bạn có thể tùy chỉnh Zoom để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của mình, bất kể nhu cầu đó là gì — ngay bây giờ và trong tương lai:

• Nếu doanh nghiệp của bạn xử lý số lượng lớn các cuộc gọi điện thoại, hãy bổ sung tiện ích Gói đặc quyền Zoom Phone để dễ dàng chuyển cuộc gọi, quản lý hàng đợi cuộc gọi và xem các số liệu phân tích cuộc gọi theo thời gian thực. 
• Nếu bạn cần ghi lại và lưu trữ cuộc gọi video Zoom đáp ứng mục tiêu đào tạo hoặc yêu cầu tuân thủ, hãy bổ sung nhiều lưu trữ trên đám mây hơn.
• Bạn muốn chủ trì cuộc họp video Zoom cho tối đa 1.000 người tham gia tương tác? Hãy bổ sung giấy phép Large Meeting bất cứ khi nào bạn cần và quay về gói thông thường của bạn vào tháng tiếp theo.
• Nếu bạn có các thành viên đội ngũ trên toàn thế giới, bạn có thể dùng dịch vụ điện thoại địa phương tại hơn 45 quốc gia khác nhau thông qua Gói Chọn lọc Toàn cầu của chúng tôi. 
• Bạn cần nhúng video vào dịch vụ hoặc giải pháp của mình? Nền tảng dành cho nhà phát triển Zoom cho phép bạn xây dựng các thành phần tích hợp tùy chỉnh. 
• Nếu bạn không có ngân sách để đầu tư phần cứng, Dịch vụ phần cứng của Zoom sẽ cung cấp cho bạn các giải pháp cần thiết với chi phí hàng tháng rất hợp lý. Bạn có thể dễ dàng bổ sung và nâng cấp khi doanh nghiệp ngày một phát triển.

Với các gói và tiện ích mở rộng linh hoạt, bạn luôn có thể tìm thấy giải pháp phù hợp với tình hình của mình — ngay cả khi nhu cầu của bạn liên tục phát triển.