Trẻ em là thành phần dễ bị tổn thương nhất trong xã hội, và Save the Children chuyên tâm trong việc bảo đảm trẻ em trong cộng đồng trên toàn thế giới khỏe mạnh, an toàn và được giáo dục. Được thành lập năm 1919 với vai trò là tổ chức đầu tiên chỉ chuyên phục vụ nhu cầu và bảo vệ quyền lợi của trẻ em, Save the Children đã và đang thay đổi cuộc sống của hơn 1 tỉ trẻ em tại 120 quốc gia trong suốt 100 năm hoạt động.
Save the Children đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng nên tương lai tươi sáng cho trẻ em trong cương lĩnh với các sáng kiến dành riêng cho việc mang đến sự an toàn, bảo vệ, y tế, thức ăn và cơ hội giáo dục bổ sung cho trẻ em. Save the Children có ba trụ sở tại Hoa Kỳ với các văn phòng đặt tại Fairfield, Connecticut, Washington, D.C. và Lexington, Kentucky; tuy nhiên, họ cũng hỗ trợ lực lượng lao động từ xa vững mạnh phân bổ trên khắp Hoa Kỳ và các nước còn lại trên toàn cầu.
Điều phối lực lượng lao động phân bổ khắp toàn cầu
Với lực lượng lao động phân bổ khắp toàn cầu và nhiều chương trình quan trọng cần đảm đương, đội ngũ Save the Children cần đảm bảo khả năng liên lạc liên tục. Tuy nhiên, hệ thống hội nghị video cố hữu của họ không chỉ là trở ngại đối với trải nghiệm người dùng mà còn gây lãng phí thời gian quý báu.
“Chúng tôi có khoảng 70 phòng hội nghị ở ba trụ sở,” Charlie Germano, Giám Cấp cao về CNTT và Bảo mật của Save the Children chia sẻ. “Và cuộc họp nào cũng phải mất 10 phút đầu để thiết lập giải pháp. Đội tôi đảm nhiệm việc hỗ trợ, và gần như giờ nào — đều như vắt tranh — cũng có người hốt hoảng tìm đến chúng tôi vì không biết dùng công cụ và khởi động cuộc họp như thế nào. Đây thực sự không phải là giải pháp lâu dài”.
Giải pháp hội nghị video cố hữu của Save the Children cũng khiến các nhân viên từ xa khó cập nhật những thay đổi quan trọng trong tổ chức. Tổ chức từ thiện này họp hàng tháng với toàn thể nhân viên bằng giải pháp hội nghị video. Tại đây, CEO và bộ máy lãnh đạo cấp cao thảo luận về các mục tiêu chiến lược, tình hình tổng quan của tổ chức và những vấn đề quan trọng khác. Tuy nhiên, Save the Children đã gặp sự cố về kết nối và tính ổn định trong các cuộc họp này.
“Chúng tôi giới thiệu các nhân viên mới, chúng tôi thảo luận chiến lược và chương trình mới, chúng tôi trình bày một số thông tin vô cùng quan trọng trong các cuộc gọi với toàn thể nhân viên này”, Germano cho hay. “Một nửa nhân viên của chúng tôi không làm việc tại các tòa nhà trụ sở; điều đó có nghĩa là một nửa số nhân viên đó không nhận được thông tin vì chúng tôi không có cách hiệu quả nào để phát video đường dài và ở quy mô lớn”.
Nhân viên lựa chọn Zoom
Các nhóm CNTT tại Save the Children đang trong quá trình xem xét các lựa chọn hội nghị video khác nhau khi họ nhận thấy rằng một số nhân viên đang sử dụng Zoom. Germano và nhóm mình quyết định đánh giá giải pháp và sau khi chạy demo sản phẩm, họ đã quyết định triển khai Zoom trong toàn tổ chức. Nhân viên tại Save the Children rất thích Zoom và đã bắt đầu dùng ngay, điều này khiến việc áp dụng diễn ra thật dễ dàng.
“Thường thì khi giới thiệu một công cụ mới, bạn phải lôi kéo mọi người cùng hưởng ứng,” Germano nói. “Nhưng trường hợp này như một giấc mơ thành thật của trưởng nhớm CNTT khi chính nhân viên lại là những người thúc đẩy việc áp dụng công cụ mới. Chúng tôi thực sự "nghiện" ứng dụng này ngay từ ngày đầu”.
Germano ngay lập tức nhận thấy đội ngũ CNTT của mình nhận được ít phiếu yêu cầu hỗ trợ liên quan đến phòng hội nghị hơn; ông cho rằng điều này là nhờ sự đơn giản của Zoom Rooms.
“Một lời khó nói hết được sự cải thiện của trải nghiệm trong phòng hội nghị”, Germano cho hay. “Việc chỉ cần bước vào phòng và bắt đầu cuộc họp bằng duy nhất một cú chạm trên iPad thực sự rất tuyệt vời. Công việc của nhóm CNTT giờ đây dễ thở hơn rất nhiều”.
Đội ngũ Save the Children cũng thấy rằng họ có thể cải thiện cơ chế liên lạc trên toàn tổ chức nhờ Zoom. Tận dụng Zoom Webinars, Save the Children có thể thực hiện các cuộc gọi với toàn thể nhân viên, tại đó nhân viên làm việc từ xa chắc chắn có thể tham dự. Việc này cải thiện chất lượng liên lạc nội bộ của tổ chức.
