Tại Convera, mức độ gắn kết và năng suất của nhân viên tăng gấp đôi nhờ nền tảng hỗ trợ bởi AI của Zoom

Convera giúp các tổ chức ở mọi quy mô, từ doanh nghiệp nhỏ đến các tổ chức giáo dục đến các doanh nghiệp lớn, chuyển tiền trên toàn thế giới. Với hơn 2.000 nhân viên phục vụ hơn 30.000 khách hàng trên toàn cầu, quy trình giao tiếp tại Convera cần phải đáng tin cậy, an toàn và đơn giản. Và khi Chris Blackstone, Giám đốc Môi trường Làm việc Số, cùng đội của ông đã được trao cơ hội làm việc độc đáo hoàn toàn mới vào năm 2022, tính đơn giản là một trong những lý do khiến họ chọn Zoom.

Chris cho biết: “Trong môi trường làm việc, công nghệ có thể trở nên quá phức tạp với vô số các giải pháp khiến mọi người khó định hướng”. “Chúng tôi quyết định cung cấp một ứng dụng duy nhất, một nền tảng duy nhất để mọi người sử dụng cho điện thoại, cuộc họp và cộng tác kỹ thuật số.

Thật hiếm khi có cơ hội để bắt đầu lại từ đầu, nhưng đó chính xác là những gì Chris và đội ngũ của ông phải đối mặt. Ông cho biết: “Chúng tôi đã có thể đưa Zoom vào hoạt động ngay từ đầu, gần như không có hệ thống cũ hay bất kỳ ràng buộc nào”.

Quyết định này phần lớn dựa trên Zoom Phone. Chris cho biết: “Chúng tôi đã chọn Zoom Phone làm nền tảng cho giao diện Zoom được nhúng vào Convera và từ đó, chúng tôi thực sự có thể mở rộng và tận dụng tất cả các tính năng mới mà Zoom cung cấp”. “Chúng tôi đã đưa ra quyết định đúng đắn ngay từ đầu”.

Trong vòng chưa đầy hai năm, Convera đã mở rộng việc sử dụng nền tảng này từ Zoom Phone và Meetings sang Team Chat, Webinars, Events và Contact Center. Việc chuyển sang giấy phép Zoom Workplace đã giúp họ khai thác quyền truy cập vào nhiều tính năng cốt lõi hơn của Zoom, bao gồm cả AI Companion, mà Chris cho biết đã được đón nhận rất nhiệt tình.

Ông ghi nhận mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với đội ngũ bảo mật của Convera vì đã có thể triển khai các giải pháp như AI Companion một cách nhanh chóng.

Chris cho biết: “Chúng tôi muốn đảm bảo rằng các giải pháp cộng tác mà chúng tôi đang sử dụng hoàn toàn tuân thủ mọi quy định và kỳ vọng mà nhóm bảo mật của chúng tôi đặt ra”. “Chúng tôi đã trò chuyện và đảm bảo rằng mình có thể chỉ dẫn họ đến các tài nguyên của Zoom và nhân viên Zoom để được giải đáp thắc mắc. Việc Zoom thể hiện rõ ràng là không sử dụng dữ liệu khách hàng để huấn luyện các mô hình AI của họ đã thực sự giúp ích rất nhiều trong quá trình đó”. 

Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ tài chính, bảo mật và tuân thủ là yếu tố quan trọng đối với hoạt động của Convera. Đội ngũ đã triển khai Khóa do khách hàng quản lý của Zoom để quản lý khóa mã hóa cho toàn bộ nội dung của Convera trên nền tảng Zoom. Chris cho biết: “Điều này có ý nghĩa rất lớn đối với chúng tôi và là bước đi thực sự quan trọng để chứng minh chúng tôi coi trọng vấn đề bảo mật như thế nào”.

Chris đã trực tiếp trải nghiệm cách Zoom giúp kết nối nhân viên Convera hàng ngày. Ông cho biết: “Chúng tôi đã gặt hái được những lợi ích đáng kể từ Zoom và khả năng của nền tảng này trong việc xóa bỏ những giới hạn về phương thức cộng tác”. 

Một phần trong số đó là cải thiện trải nghiệm xoay quanh cuộc họp – trước, trong và sau cuộc họp. Chris cho biết: “Rất nhiều người trong chúng ta dành cả ngày để họp hành”. “Ý tưởng về việc sử dụng tính năng trò chuyện liên tục trong cuộc họp để đặt câu hỏi trước cuộc họp, trò chuyện trong suốt cuộc họp và theo dõi cuộc trò chuyện đó để thảo luận sau đã giúp chúng tôi không phải mất thì giờ nhận lời mời họp qua email, trao đổi trong các cuộc trò chuyện, đưa chương trình nghị sự vào tài liệu Word và ghi chú trong một chương trình khác”.

Nhân viên có thể nhận được nhiều trợ giúp hơn trong các cuộc họp với AI Companion có chức năng tự động ghi chú, xác định các mục hành động và làm nổi bật các chủ đề quan trọng của cuộc trò chuyện trong bản ghi cuộc họp. Chris cho biết: “Các bản tóm tắt cuộc họp của AI Companion thực sự là một bước đột phá đối với chúng tôi”. “Chúng giúp mọi người làm việc hiệu quả hơn trong các cuộc họp. Mọi người có thể tập trung hơn vì không phải bận tâm đến việc phải ghi chép. Họ có thể kết nối sâu sắc hơn về mặt cảm xúc và có góc nhìn đón nhận hơn với những người có mặt trong cuộc họp”.

Chris và đội ngũ của anh cũng đã nghiên cứu cách cải thiện trải nghiệm họp trực tiếp thông qua sự kết hợp giữa phần cứng và phần mềm, sử dụng công nghệ Zoom Rooms để kích hoạt video cho phòng hội nghị và trang bị các thiết bị Neat cho những phòng đó. Với các tính năng như Trình điều khiển thông minh, các camera có thể làm nổi bật mọi người trong phòng để tạo sự tương tác và hòa nhập tốt hơn.

Chris cho biết: “Neat Board và Neat Bar là những công nghệ khiến mọi người kinh ngạc và tạo ra sự khác biệt đáng kể trong trải nghiệm họp, giúp mọi người dù tham gia trực tiếp hay từ xa đều có trải nghiệm đồng nhất”. “Chúng tôi thấy được những lợi ích đáng kể trong những năm tới, đặc biệt khi xét đến trải nghiệm cộng tác tại văn phòng của mình cũng như cách chúng tôi tối đa hóa trải nghiệm đó cho các loại hình cộng tác cụ thể đang diễn ra tại những văn phòng đó”.

Với tư cách là người đứng đầu nhóm môi trường làm việc số của Convera, Chris luôn quan tâm đến trải nghiệm của nhân viên cũng như cách thức gắn kết nhân viên, đặc biệt là khi họ không ở cùng một nơi. Đối với Convera, mọi chuyện bắt đầu với Workvivo.

Workvivo là nơi nhân viên Convera tương tác với nhau để giải quyết nhiều vấn đề khác nhau. Theo Chris, các nhân viên đăng thông báo của tổ chức, ghi nhận những cá nhân làm việc hiệu quả và chúc mừng các ngày kỷ niệm và sinh nhật.

Convera bắt đầu sử dụng Workvivo là nền tảng gắn kết nhân viên vào năm 2022. Vì vậy, khi Workvivo gia nhập Zoom vào năm 2023, thật là một sự trùng hợp may mắn khi mọi thứ ở cùng một nơi.

Chris cho biết: “Tôi vô cùng vui mừng vì lợi ích mà chúng tôi nhận được”.

Convera là một trong những công ty đầu tiên sử dụng Workvivo trong ứng dụng Zoom trên máy tính và Chris cho biết mức độ tương tác của nhân viên với nền tảng này đã gia tăng đáng kể.

Điều này cũng giúp ích cho việc giao tiếp giữa các đội ngũ và toàn bộ phòng ban. “Chúng tôi có thể giao tiếp với mọi người trong một tổ chức cụ thể theo cách mà lãnh đạo của tổ chức đó muốn. Điều này thực sự khó thực hiện nếu sử dụng các giải pháp khác, nhưng lại cực kì dễ dàng với Workvivo”, Chris nói.

Ông rất phấn khởi về khả năng tạo ra nhiều cơ hội hơn cho nhân viên kết nối và phát triển sự nghiệp trên Workvivo. Chris cho biết: “Chúng tôi sẽ hợp tác với Zoom và Workvivo để thiết kế một giải pháp nhằm gắn kết nhân viên và mở rộng hơn nữa các hoạt động khen ngợi và động viên, khuyến khích mọi người tham gia nhiều hơn, hòa nhập với đồng nghiệp và thậm chí coi đó là cách để họ có thể thăng tiến trong tổ chức”.

Ngoài việc lập kế hoạch với Workvivo, Chris và đội ngũ của ông đã thử nghiệm Zoom Scheduler với một nhóm nhỏ nhân viên để tích hợp một quy trình lên lịch tiện lợi hơn vào trải nghiệm Zoom. Ông tin rằng việc sử dụng các công cụ Zoom cùng lúc sẽ mang lại hiệu quả hơn so với việc cố gắng ghép nối các giải pháp từ nhiều công ty lại với nhau.

Chris cho biết: “Tôi thường xem môi trường làm việc số và các nhóm cộng tác kỹ thuật số hoạt động gần giống như các công ty tư vấn nhỏ bên trong một tổ chức”. "Mọi người có thể tìm đến chúng tôi với những vấn đề độc đáo và hóc búa của họ, và chúng tôi hỗ trợ họ tìm ra cách giải quyết. Và Zoom đã hỗ trợ chúng tôi rất nhiều trong việc giải quyết và đáp ứng những nhu cầu đó”.

Lời khuyên của ông dành cho những nhà lãnh đạo môi trường làm việc số khác là gì? “Đừng nghĩ Zoom chỉ là một nền tảng họp trực tuyến. So với các giải pháp khác, Zoom cung cấp rất nhiều tính năng khác theo cách dễ tiếp cận hơn với mọi người”.

“Hãy nghĩ về tương lai mà bạn mong muốn. Bạn thực sự muốn làm việc cùng những đồng nghiệp trong tổ chức của mình như thế nào? Và hãy xem liệu giải pháp mà bạn đang tìm kiếm – các giải pháp như Zoom – có thực sự có thể giúp bạn đạt được tương lai mà mình mong muốn hay không nhờ vào mức độ hiệu quả khi chúng vận hành cùng nhau”.