Bí mật của Zoom: Sự thuận tiện là điều quan trọng trong hội nghị video

Mọi người sẽ tìm kiếm khắp mọi nơi để có được giải pháp cộng tác phù hợp. Đó thực sự là điều khó khăn! Chỉ cần đọc qua ít nhất một trong các nghiên cứu điển hình của chúng tôi. Bạn sẽ thấy những doanh nghiệp nhỏ và thậm chí cả những tập đoàn đa quốc gia đã trải qua những chặng đường dài đầy khó khăn trước khi sử dụng Zoom. Đó là những người dùng may mắn, nhưng vô số công ty khác lại bỏ cuộc trước khi tìm được sản phẩm mà họ có thể yêu thích. Họ thất vọng khi biết rằng phần mềm họ đang sử dụng không phải là tất cả những gì họ mong đợi.

Điều gì khiến Zoom trở nên khác biệt? Đó chính là sự thuận tiện.

Trong khi các nhà cung cấp cuộc họp video khác tập trung vào việc bổ sung nhiều tiện ích và công cụ nhất có thể cho các tính năng ứng dụng vốn đã rối rắm như mạng nhện mà chẳng ai cần, thì Zoom lại giúp bạn bước lên chuyến tàu tốc hành của thế giới hội nghị video. Thay vì thêm những tính năng bổ sung cồng kềnh cho giải pháp đã lỗi thời, chúng tôi đang điều chỉnh thiết kế sao cho tối giản nhất có thể mà không ảnh hưởng đến trải nghiệm của bạn. Nhưng có nguyên nhân khiến điều này có ý nghĩa quan trọng và chúng tôi sẽ tiết lộ lý do vì sao sự tiện lợi lại là then chốt cho cuộc họp video tuyệt vời theo những cách mà bạn có thể chưa biết.

Giả sử bạn đã sử dụng một số giải pháp họp video giả định trong năm năm qua. Chúng ta sẽ gọi giải pháp đó là Boogyvid (bạn đừng thắc mắc). Những khách hàng cũ của bạn thấy ổn vì họ đã quen với nền tảng này. Tuy nhiên, bạn nhận thấy rằng một số khách hàng mới không phản hồi hoặc phàn nàn khi họ nhìn thấy lời mời họp.

Bạn thấy đấy, Boogyvid đang tạo ra rào cản giữa bạn và bất kỳ ai bạn muốn họp cùng khi yêu cầu những người dự thính cuộc họp đăng ký dịch vụ của họ và đăng nhập để tham gia cuộc họp. Thật bất tiện cho khách hàng khi bạn yêu cầu họ phải đăng nhập mới chỉ để họp với bạn. Và với giao diện khó hiểu kiểu thập niên 90 không ai yêu thích của phần mềm, có lẽ bản thân bạn cũng không phải là người hâm mộ cuồng nhiệt của phần mềm này. Loại trải nghiệm video này thực sự làm chậm hoạt động kinh doanh và thậm chí có thể gây ra đình trệ, tùy thuộc vào tình huống của bạn. Nhiều khách hàng của chúng tôi đã gặp phải vấn đề này khi sử dụng các giải pháp trước đây của họ.

Zoom sẽ giải quyết mọi việc cho bạn để bạn có thể thư giãn. Những người dự thính cuộc họp chỉ cần nhấp vào liên kết trong lời mời của họ, đợi vài giây để Zoom tải xuống nhanh chóng và tự động tham gia cuộc trò chuyện.  Đối với người chủ trì, chỉ cần nhấp (hoặc nhấn) một lần là bạn sẽ tham gia vào cuộc họp.

Để hiểu toàn diện về lý do tại sao yếu tố thuận tiện lại có vai trò quan trọng trong các cuộc họp có giới hạn thời gian, chúng ta cần quay lại với người bạn cũ Boogyvid. Có nhiều khả năng là các nhà thiết kế của Boogyvid đã xây dựng phần mềm của họ lần đầu tiên cách đây 15 năm cho các cuộc họp đã lên lịch có nhịp độ chậm. Vào năm 2014, hoạt động kinh doanh hoàn toàn trái ngược. Hiện nay, mọi thứ thường diễn ra với tốc độ chóng mặt đến mức khi máy tính của bạn tải trang web chậm thêm một giây thì bạn sẽ có xu hướng bắt đầu nhấp chuột loạn xạ vào mọi thứ.

Boogyvid không thành công đối với các hoạt động quan trọng và có giới hạn thời gian. Ví dụ: nếu ai đó bắt đầu một cuộc họp phải được thiết lập trong vòng năm phút, thì không nhất thiết phải cung cấp cho khách hàng một phần mềm cồng kềnh có thời gian cài đặt còn chậm hơn thời gian xem lại bộ phim Những người bạn.

Zoom giúp giảm đáng kể thời gian của cuộc họp bằng cách đưa ra phần phụ trợ cho phép thực hiện các hoạt động dễ dàng và nhanh chóng. Các cuộc họp nhóm có thể diễn ra nhanh chóng, cho phép mọi người sử dụng sản phẩm này cho cả những cuộc trò chuyện vụn vặt nhất trong văn phòng. Đừng ngạc nhiên nếu mọi người tham gia cuộc họp Zoom một cách thoải mái tại bàn làm việc thay vì tụ tập quanh cây nước nóng lạnh. Một cuộc họp phải diễn ra trong năm phút có thể được thiết lập trong chưa đầy một phút.

Còn Boogyvid, ứng dụng này có thể đã có cơ hội nếu không có tới hơn 60 tùy chọn ghi lại khác nhau sẽ chẳng bao giờ được sử dụng. Mặc dù nhà cung cấp rất muốn cung cấp nhiều tính năng siêu cao cấp nhất có thể cho khách hàng nhưng trên thực tế, họ chỉ sử dụng một vài trong số các tính năng đó một cách thường xuyên. Sẽ có một vài tính năng chẳng bao giờ được sử dụng, trừ khi người dùng cảm thấy buồn chán và cần thứ gì đó để mày mò.

Không phải ai cũng có thể chịu đựng được việc nhìn chằm chằm vào bảng điều khiển giống như buồng lái của một chiếc Boeing 767 và tại sao họ cần phải làm như vậy? Đây có phải là khóa huấn luyện bay đâu. Mà đây là một cuộc gặp mặt trực tiếp và do đó, phải mang lại cảm giác như một cuộc gặp gỡ thực sự.

Để mang lại trải nghiệm cộng tác nâng cao, Zoom có giao diện rất đẹp mắt với số lượng nút tối thiểu giúp hoàn thành công việc một cách nhanh chóng. Mọi người gần như không cần hướng dẫn và những người muốn tập sử dụng có thể tìm hiểu các tính năng trong vòng vài phút.

Kết quả là năng suất được gia tăng, điều mà bạn thậm chí chưa chắc thấy được trong các cuộc họp trực tiếp. Zoom đủ linh động để cung cấp cho bạn những công cụ bạn cần để thực hiện hầu hết mọi việc cần làm trong cuộc họp video (ví dụ: ghi lại, chia sẻ màn hình, chú thích và tất cả thao tác khác mà chúng tôi đã đưa vào nền tảng dễ sử dụng của mình), đồng thời tạo ra một môi trường thúc đẩy bùng nổ khả năng sáng tạo và lên ý tưởng.

Tất cả những gì bạn nhìn thấy là người đang nói chuyện với bạn. Một số nút trên màn hình sẽ được ẩn đi khi không cần thiết. Và như vậy, bạn bắt đầu bước vào quá trình cộng tác.

Bạn cảm thấy mệt mỏi khi sử dụng các giao diện giống buồng lái của tàu con thoi? Hãy đăng ký Zoom ngay hôm nay. Miễn phí!