7 môi trường làm việc và cách xây dựng một môi trường vững mạnh cho nhân viên của bạn

Công việc không chỉ là những gì bạn làm; đó là nơi bạn làm công việc ấy. Môi trường làm việc của nhân viên có tác động lớn đến mức độ hài lòng, tương tác và năng suất tổng thể của họ — từ đó, ảnh hưởng đến sản lượng kinh doanh và trải nghiệm của khách hàng. 

Đó là lý do tại sao việc xây dựng một môi trường làm việc vững mạnh cho đội ngũ của bạn rất quan trọng. Thực tế, 71% các nhà lãnh đạo đã ghi nhận rằng việc cung cấp môi trường làm việc kết hợp và từ xa có tác động tích cực đến mức độ hạnh phúc và hài lòng của nhân viên.

Các ví dụ về môi trường làm việc bao gồm truyền thống, làm việc từ xa, làm việc kết hợp, và nhiều hình thức khác, mỗi hình thức phù hợp với nhu cầu khác nhau của nhân viên và mô hình kinh doanh. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ phân tích và chia sẻ cách thức để tạo ra một môi trường làm việc tích cực cho công ty của bạn.

Môi trường làm việc chính xác là gì? Đó là sự kết hợp của tất cả các yếu tố của một nơi làm việc, bao gồm văn hóa, công cụ, không gian vật lý và cấu trúc. Bất kể loại hình nào, môi trường làm việc đều bao gồm nhiều thành phần: 

• Môi trường vật lý: Điều này đề cập đến khu vực làm việc thực tế của nhân viên, bao gồm không gian và bố cục, ánh sáng, công thái học và mức độ âm thanh. Một môi trường vật lý thoải mái có thể tác động tích cực đến năng suất và tinh thần làm việc của nhân viên.
• Tính chuyên nghiệp và khả năng phát triển: Việc thiết lập kỳ vọng rõ ràng, tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp và hỗ trợ thăng tiến có thể thúc đẩy động lực và sự gắn bó của nhân viên.
• Văn hóa xã hội tại nơi làm việc: Làm việc theo nhóm, tôn trọng và hòa nhập có thể ảnh hưởng đến cách nhân viên cộng tác và đổi mới, từ đó tác động đến trải nghiệm của khách hàng.
• Công cụ sử dụng: Các môi trường làm việc khác nhau sử dụng các loại công cụ và phần mềm khác nhau. Trong khi môi trường làm việc từ xa có thể dựa vào các công cụ như Zoom Meetings, thì môi trường làm việc trực tiếp thường sử dụng không gian vật lý và các công cụ nghe nhìn như màn hình lớn.

Mặc dù hầu hết các nơi làm việc đều kết hợp những yếu tố này theo một cách nào đó, nhưng vẫn có nhiều môi trường làm việc khác nhau, mỗi môi trường đều có những đặc điểm, lợi ích và bất lợi riêng.

Lý tưởng cho: Các công ty cần tổ chức hoặc giám sát trực tiếp; nhân viên thích môi trường làm việc thông thường

Hầu hết mọi người nghĩ về môi trường làm việc truyền thống khi họ tưởng tượng về công việc: môi trường văn phòng trực tiếp bao gồm các buồng làm việc hoặc văn phòng nhỏ, lịch trình cố định và hệ thống phân cấp lãnh đạo thường truyền đạt thông tin từ trên xuống. 

Những môi trường này mang lại sự ổn định, thói quen và ranh giới rõ ràng. Nói cách khác, mọi người thường biết mình có thể mong đợi điều gì. Tuy nhiên, môi trường làm việc truyền thống cũng có thể thiếu tính linh hoạt, điều này có thể khiến một số nhân viên cảm thấy quá cứng nhắc hoặc ngột ngạt. 

Ví dụ: Một hãng luật có giờ làm việc cố định và quy định về trang phục công sở

Lý tưởng cho: Các vai trò không yêu cầu phải làm việc tại một vị trí cố định; nhân viên kỹ thuật, sáng tạo hoặc chuyên gia

Một môi trường làm việc từ xa là một môi trường hoàn toàn ảo, ngoài cơ sở, nơi nhân viên giao tiếp thông qua các công cụ kỹ thuật số như hội nghị video hoặc nhắn tin tức thì. Nhân viên làm việc từ xa thường hoàn thành công việc của họ từ văn phòng tại nhà hoặc không gian làm việc chung, và lịch làm việc có thể linh hoạt hoặc yêu cầu giờ làm việc cố định tùy thuộc vào loại công việc.

Làm việc từ xa giúp giảm thời gian di chuyển và có thể cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, quyền tự chủ và lòng tin của nhân viên. Đối với nhà tuyển dụng, làm việc từ xa cho phép truy cập vào nguồn nhân tài rộng hơn (đôi khi thậm chí là toàn cầu), giúp dễ dàng tuyển dụng nhân tài hàng đầu. 

Mặt khác, làm việc từ xa có thể khiến nhân viên cảm thấy bị cô lập, ít cơ hội gắn kết nhóm hơn và có thể làm việc quá sức vì không có sự tách biệt thực sự giữa ”nhà” và ”văn phòng”. Thêm vào đó, có nhu cầu cao về các kỹ năng và công cụ giao tiếp tuyệt vời. 

Ví dụ: Một công ty SaaS hoạt động từ xa, giao tiếp qua Zoom Team Chat và Zoom Meetings

Lý tưởng cho: Các nhóm muốn sự linh hoạt trong khi vẫn tham gia cộng tác trực tiếp 

Môi trường kết hợp hòa trộn các khía cạnh của môi trường truyền thống với môi trường từ xa. Lịch làm việc kết hợp thường bao gồm cả làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa bằng cách chia nhỏ một tuần — ví dụ: hai ngày làm việc từ xa và ba ngày làm việc tại văn phòng. Một số công ty thiết lập các cấu trúc khác nhau, chẳng hạn như một tuần làm việc trực tiếp mỗi tháng. 

Lợi ích của hình thức làm việc kết hợp là vừa có tính kỷ luật vừa có sự linh hoạt, điều này có thể nâng cao tinh thần cũng như tỷ lệ giữ chân nhân viên. Hình thức này cũng cho phép các nhóm cộng tác trực tiếp và các doanh nghiệp có thể giám sát trực tiếp tốt hơn. 

Tuy nhiên, làm việc theo hình thức kết hợp cũng yêu cầu các công cụ giao tiếp mạnh mẽ giống như làm việc từ xa. Và bởi vì nhân viên có thể làm việc theo lịch trình hoặc ngày làm việc trực tiếp khác nhau, có nguy cơ khả năng tiếp cận hoặc mức độ được lãnh đạo nhìn nhận là không đồng đều.

Ví dụ: Một đại lý tiếp thị có ba ngày làm việc từ xa và hai ngày làm việc tại văn phòng

Lý tưởng cho: Các doanh nghiệp nhỏ hoặc công ty khởi nghiệp cần sự linh hoạt mà không có chi phí thuê nhà cao; dịch giả tự do hoặc nhân viên làm việc từ xa muốn kết nối trực tiếp

Không gian làm việc chung liên quan đến một không gian văn phòng chung, nơi nhân viên từ nhiều công ty cùng nhau làm việc. Các công ty có thể thuê không gian liên tục hoặc từng nhân viên có thể đăng ký vài ngày nay đây mai đó. 

Làm việc tại không gian làm việc chung mang lại cơ hội kết nối mạng lưới và cộng tác mà có thể tiết kiệm chi phí hơn so với thuê một văn phòng riêng. Tuy nhiên, những không gian này có thể không riêng tư, có thể ồn ào và gây phân tâm. Và bởi vì chúng mở cửa cho nhiều công ty khác nhau, không gian sẽ không được điều chỉnh phù hợp với văn hóa công ty của bạn.

Ví dụ: Một công ty khởi nghiệp công nghệ thuê không gian tại một địa điểm của WeWork

Lý tưởng cho: Các đội nhóm cần đổi mới, động não và lên ý tưởng

Môi trường cộng tác thường là trực tiếp, nhưng chúng không nhất thiết phải phù hợp với các đặc điểm khác của môi trường làm việc truyền thống. Thay vì các văn phòng tách biệt và hệ thống phân cấp, môi trường cộng tác có thể bao gồm sơ đồ tầng văn phòng mở, cộng tác nhóm và không gian cho các phiên động não. 

Môi trường như vậy khuyến khích giải quyết vấn đề một cách sáng tạo và chia sẻ ý tưởng, dẫn đến sự gắn kết nhóm mạnh mẽ hơn. Tuy nhiên, vẫn có những thách thức, bao gồm nguy cơ gây tiếng ồn, sao nhãng và kém riêng tư.

Ví dụ: Một studio sáng tạo với không gian mở và các cuộc họp giao ban hàng ngày

Lý tưởng cho: Nhân viên có kỹ năng và tự chủ

Môi trường tự chủ đặt trách nhiệm về sự thành công trong công việc trực tiếp lên nhân viên, cho phép nhân viên xác định khi nào, ở đâu và làm thế nào để hoàn thành công việc tốt nhất. Nhân viên thường có quyền sở hữu đối với các dự án của họ, giờ làm việc linh hoạt và giám sát tối thiểu. 

Môi trường tự chủ có thể thúc đẩy sự đổi mới và mức độ tương tác cao, cũng như thu hút những tài năng hàng đầu, những người là chuyên gia trong lĩnh vực của họ và muốn làm việc theo cách phù hợp. Đồng thời, những môi trường làm việc này đòi hỏi tính kỷ luật cao, và có thể không có sự gắn kết nhóm tốt như ở những không gian làm việc khác.

Ví dụ: Một phòng thí nghiệm nghiên cứu cho phép các nhà khoa học thiết kế và quản lý các thí nghiệm của riêng họ

Lý tưởng cho: Đội ngũ bán hàng, phòng tin tức, startup 

Môi trường làm việc nhịp độ nhanh không chỉ giới hạn ở một loại hình công ty duy nhất mà thường thấy ở những công ty cần hoạt động nhanh chóng và đưa ra quyết định gấp rút trong tình huống khẩn cấp. Những môi trường này có thể gặp nhiều thay đổi hoặc mơ hồ.

Điều này rất phù hợp với những người phát triển mạnh mẽ trong một môi trường năng động, thú vị, khuyến khích khả năng thích ứng và tự tạo động lực. Nhưng một môi trường làm việc nhịp độ nhanh không được quản lý tốt có thể dẫn đến kiệt sức, bối rối và sai sót.

Ví dụ: Một đội ngũ bán hàng tham dự nhiều cuộc họp với khách hàng mỗi ngày

Bất kể môi trường làm việc như thế nào, việc hướng đến một văn hóa làm việctích cực là vô cùng quan trọng. Trách nhiệm này thuộc về cả các nhà quản lý và từng nhân viên, mỗi người đều có vai trò riêng của mình.

Các nhà quản lý nên thiết kế và thực hiện những chính sách nhằm tạo ra môi trường làm việc lành mạnh. Họ cũng nên cung cấp sự hỗ trợ và hướng dẫn cần thiết cho các nhóm của mình và thúc đẩy một văn hóa hòa nhập, cộng tác. Nhân viên nên có tinh thần đồng đội cũng như thể hiện thái độ tích cực và năng động. 

Dưới đây là sáu lời khuyên để tạo ra một môi trường làm việc tích cực có hiệu quả.

Tạo một môi trường vật lý thoải mái

Đầu tiên, hãy đảm bảo không gian vật lý thân thiện, dễ tiếp cận và thoải mái cho tất cả nhân viên. 

Các yếu tố cần xem xét bao gồm ánh sáng (đảm bảo không quá tối nhưng cũng không quá sáng gây phân tâm), mức độ tiếng ồn (hoặc không gian yên tĩnh có sẵn) và khả năng tiếp cận các thiết bị công thái học. Mặc dù không phải là yếu tố thiết yếu, nhưng việc cho phép cá nhân hóa không gian làm việc riêng của từng người là một điểm cộng đáng kể. 

Cũng cần lưu ý đến trợ năng dành cho người khuyết tật. Ví dụ: bạn có thể cần cung cấp thang máy hoặc đường dốc cho những người sử dụng xe lăn. 

Vẫn có những cách để tạo ra môi trường thoải mái cho nhân viên làm việc từ xa, những người có thể không thường xuyên sử dụng không gian làm việc trực tiếp của công ty. Điều này có thể bao gồm việc cung cấp trợ cấp hoặc hoàn trả chi phí cho thiết bị hoặc đồ nội thất văn phòng tại nhà, hoặc cung cấp đào tạo hoặc giáo dục về công thái học.

Lời khuyên: Hãy bắt đầu bằng việc đánh giá công thái học, nhằm xác định các rủi ro về thể chất trong môi trường làm việc của bạn. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách quan sát nhân viên và phân tích các công cụ, quy trình và vị trí làm việc để kiểm tra xem có bất cứ điều gì gây ra các chuyển động lặp đi lặp lại hoặc tư thế không thoải mái hay không.

Nuôi dưỡng văn hóa ghi nhận và trân trọng

Thúc đẩy tinh thần và sự gắn kết bằng cách khuyến khích công nhận và trân trọng nhân viên. Bạn có thể làm điều này bằng cách phát triển các chương trình khen thưởng, khuyến khích khen ngợi công việc hoàn thành tốt và phát biểu lời cảm ơn trong các cuộc họp cho những người đã đạt được các cột mốc quan trọng hoặc đạt được mục tiêu lớn.

Kích thích nhân viên tham gia bằng cách yêu cầu họ gửi góp ý và công nhận thành tích của đồng nghiệp.

Lời khuyên: Triển khai tiêu điểm hàng tháng để ghi nhận những nỗ lực và đóng góp của nhân viên.

Hãy làm gương cho đội nhóm của bạn

Là một nhà lãnh đạo, bạn ở vị thế đặc biệt cần làm gương cho hành vi mà bạn muốn thấy từ đội nhóm của mình. Điều này có nghĩa là phải làm gương về tinh thần làm việc mạnh mẽ, giao tiếp chủ động và thể hiện các giá trị của công ty. 

Đây cũng là chìa khóa để làm gương về sự hòa nhập, công bằng và tôn trọng. Hãy luôn ghi nhớ những nguyên lý này khi bạn tham gia và quản lý đội nhóm của mình.

Lời khuyên: Chia sẻ những thông tin cập nhật minh bạch với đội nhóm, nêu bật những thành công và thách thức của riêng bạn.

Ưu tiên giao tiếp cởi mở và tôn trọng

Để duy trì giao tiếp minh bạch và tử tế, thúc đẩy các vòng góp ý thường xuyên để khuyến khích mọi người cảm thấy an toàn khi chia sẻ cả góp ý tích cực và mang tính xây dựng. 

Khi nhận góp ý hoặc tham gia các cuộc họp, tham gia lắng nghe chủ động và đối thoại tích cực. Nhớ cần phải tạo điều kiện cho nhiều người tham gia, chẳng hạn như trực tiếp yêu cầu góp ý từ những người thường im lặng trong các cuộc họp.

Lời khuyên: Ngoài các phiên họp toàn đội nhóm, hãy lên lịch các cuộc họp riêng tư định kỳ với các nhân viên trực thuộc. Việc này giúp nhân viên thấy riêng tư hơn và có thể cảm thấy thoải mái hơn khi chia sẻ góp ý.

Thúc đẩy cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Tìm cách tạo thời gian cho nhân viên để họ được nghỉ ngơi, đặc biệt là cho các đội nhóm làm việc từ xa hoặc đội nhóm làm việc kết hợp khi ranh giới giữa công việc và cuộc sống ngày càng mờ nhạt. Sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống này cho phép nhân viên có thời gian thư giãn, tập trung vào gia đình hoặc chăm sóc bản thân, và tái tạo năng lượng. 

Dưới đây là một vài cách bạn có thể cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống:

• Cho phép lịch trình linh hoạt: Việc trao quyền tự chủ cho nhân viên trong việc sắp xếp lịch trình thể hiện sự tin tưởng và trao quyền cho họ quản lý cuộc sống cá nhân của mình.
• Trao thời gian nghỉ ngơi hào phóng: Đừng chỉ cung cấp PTO, mà hãy làm gương cho thấy rằng nếu ai đó vắng mặt khỏi văn phòng, ranh giới đó nên được tôn trọng. Bạn cũng có thể xem xét cung cấp các lợi ích phúc lợi khác như hỗ trợ sức khỏe tâm thần.
• Hãy làm gương: Các nhà lãnh đạo nên làm gương về thói quen lành mạnh và thiết lập ranh giới rõ ràng, cho dù đó là về thời gian nghỉ ngơi, làm việc nhiều giờ hay chăm sóc bản thân. 

Lời khuyên: Khuyến khích nhân viên dành riêng thời gian ”không có cuộc họp nào” trên lịch của họ. Tốt hơn nữa, hãy đề xuất một ngày ”không có cuộc họp nào” cho toàn đội nhóm hoặc toàn công ty mỗi tuần hoặc mỗi tháng. Điều này có thể giúp nhân viên tập trung vào công việc cần thiết để không phải làm bù sau giờ làm việc. 

Hỗ trợ sự phát triển và thăng tiến của nhân viên

Giúp nhân viên phát triển, nâng cao kỹ năng bằng cách tạo cho họ nhiều cơ hội học tập. Hình thức hỗ trợ có thể là đào tạo nội bộ công ty, tham gia hội thảo trực tuyến hoặc các khóa đào tạo ảo, hoặc trợ cấp giáo dục. 

Các con đường phát triển khác bao gồm chương trình cố vấn ghép nối nhân viên với người hướng dẫn từ nội bộ công ty, tiếp cận với lộ trình thăng tiến và lộ trình nghề nghiệp chi tiết, và cơ hội quan sát công việc thực tế.

Lời khuyên: Cung cấp khoản trợ cấp giáo dục hoặc phát triển chuyên môn cho các khóa học hoặc chứng chỉ, hội nghị hoặc sự kiện, hoặc tài liệu giáo dục bổ sung.

Mặc dù không phải lúc nào cũng có thể hiểu rõ mọi khía cạnh của một môi trường làm việc cụ thể cho đến khi bạn thực sự trải nghiệm, nhưng có một vài dấu hiệu cảnh báo cần lưu ý khi đánh giá một tổ chức. 

Trong suốt quá trình phỏng vấn và bất kỳ tương tác nào khác với công ty, hãy chú ý đến các dấu hiệu như giao tiếp kém, tỷ lệ nghỉ việc cao, giờ làm việc kéo dài và tinh thần làm việc tiêu cực. Dưới đây là một vài lời khuyên:

• Nhận biết sự mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống: Giờ làm việc kéo dài, kỳ vọng không thực tế và thiếu ranh giới sẽ tạo ra một môi trường làm việc khó chịu. Ví dụ: nếu người liên hệ của bạn tại công ty gửi email cho bạn vào tối muộn hoặc cuối tuần, đó là dấu hiệu của sự mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
• Lắng nghe tin đồn: Tin đồn hoặc cảm xúc tiêu cực nói chung về nhân viên khác có thể là bằng chứng của giao tiếp độc hại, tình đồng nghiệp kém cỏi hoặc sự không hài lòng lan rộng.
• Chú ý đến văn hóa đổ lỗi: Khi nhân viên sợ bị đổ lỗi, họ có xu hướng lo lắng về việc mắc lỗi, ảnh hưởng đến khả năng sẵn lòng thử những điều mới và chia sẻ ý tưởng. Quan sát cách nhân viên chịu trách nhiệm về công việc của họ và mức độ thoải mái của họ khi chia sẻ và nhận góp ý.
• Quan sát kỹ năng lãnh đạo: Chú ý đến các nhà lãnh đạo và quản lý trong đội nhóm của bạn; nếu họ vắng mặt, tỏ ra thiếu hiệu quả hoặc có vẻ như quản lý quá chặt chẽ, đó có thể là một dấu hiệu xấu.
• Theo dõi tỷ lệ luân chuyển nhân viên cao: Nhìn thấy nhiều tin tuyển dụng cho một công ty? Mặc dù đây có thể là một dấu hiệu tích cực của sự tăng trưởng, cũng có thể là tỷ lệ luân chuyển cao, cho thấy nhân viên không hài lòng hoặc không gắn bó.

Môi trường làm việc có nhiều hình thức và đặc điểm khác nhau, và điều phù hợp với tổ chức hoặc nhân viên này có thể không phù hợp với tổ chức hoặc nhân viên khác. Môi trường làm việc tốt nhất thúc đẩy sự tương tác của nhân viên, năng suất làm việc nhóm và cuối cùng là sự hài lòng của khách hàng.

Cải thiện môi trường làm việc của bạn nhờ Zoom Workplace. Với Zoom, bạn có thể tinh giản giao tiếp từ xa hoặc kết hợp, ngay cả đối với nhân viên tại cơ sở. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng lên lịch và lập kế hoạch cho các cuộc họp ảo cũng như tập trung cộng tác trong toàn tổ chức.

Những yếu tố cụ thể nào ảnh hưởng nhiều nhất đến năng suất làm việc của nhân viên trong môi trường làm việc?

Không gian làm việc, văn hóa nơi làm việc, cơ hội phát triển và thăng tiến, cùng với sự công nhận là những yếu tố môi trường làm việc phổ biến có tác động trực tiếp đến năng suất.

Các yếu tố về thể chất và hành vi ảnh hưởng đến hiệu suất như thế nào?

Các yếu tố vật chất của nơi làm việc, chẳng hạn như ánh sáng đầy đủ, tiếng ồn thấp và thiết bị công thái học, góp phần giúp thoải mái hơn, giảm mệt mỏi và căng thẳng. Điều này dẫn đến mức độ tương tác và tinh thần làm việc của nhân viên cao hơn, cuối cùng tăng năng suất và mức độ hài lòng.

Tôi có thể đánh giá và cải thiện môi trường làm việc hiện tại của mình như thế nào?

Để đánh giá và cải thiện môi trường làm việc hiện tại, hãy bắt đầu bằng việc thực hiện các cuộc khảo sát và phiên góp ý, cũng như phân tích các chỉ số về tỷ lệ nghỉ việc và giữ chân nhân viên. Bạn cũng có thể tiến hành đánh giá công thái học để xác định các vai trò hoặc thiết bị gây ra các vấn đề về cơ xương khớp cho nhân viên, sau đó tìm cách giải quyết chúng. Xác định các chỉ số chuẩn mà bạn muốn đo lường, đặt mục tiêu và thực hiện các thay đổi chiến lược từng bước theo thời gian.