34 số liệu thống kê về cuộc họp để quản lý thời gian tốt hơn vào năm 2025

Từ những cuộc gặp gỡ trực tuyến nhanh chóng đến các phiên chiến lược gặp mặt trực tiếp, các cuộc họp định hình nên những quyết định và giúp chúng ta xây dựng nhiều mối quan hệ. Nhưng bạn đã bao giờ nghĩ đến việc chúng ta đã đầu tư bao nhiêu thời gian, tiền bạc và năng suất vào các cuộc họp chưa?

Với xu hướng công việc từ xa và kết hợp đang gia tăng, hội nghị video trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Trên thực tế, quy mô thị trường của hội nghị video toàn cầu dự kiến sẽ đạt 20.023,2 triệu USD vào năm 2030. 

Vậy, những con số cho thấy điều gì về các cuộc họp ngày nay? Từ xu hướng hợp tác trực tuyến đến những thông tin chi tiết về năng suất, các số liệu thống kê về cuộc họp này cho thấy tác động của giao tiếp trực tiếp, đồng bộ lên một ngày làm việc của chúng ta.

Hiểu rõ các số liệu thống kê quan trọng về các cuộc họp là điều cần thiết để định hình việc giao tiếp và ra quyết định hiệu quả tại nơi làm việc. Những số liệu này cung cấp những hiểu biết quý giá về cách thức lên lịch, tiến hành và đánh giá các cuộc họp ở các khu vực và ngành nghề khác nhau. 

Bằng cách phân tích những số liệu thống kê này, các doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hiệu quả cuộc họp và thích ứng với các xu hướng mới nổi trong môi trường làm việc từ xa và linh hoạt.

1. 35% các nhà lãnh đạo cho biết họ dành ba giờ trở lên mỗi ngày cho các cuộc họp trực tiếp và email, so với 12% và 29% số nhân viên (lần lượt là các cuộc họp trực tiếp và email). (Zoom)
2. Thị trường hội nghị video toàn cầu đã thu về hơn 10,03 tỷ USD vào năm 2023. (Grand View Research)
3. Thời lượng trung bình của các cuộc họp đã tăng 10% trong 15 năm qua. (Flowtrace)
4. Hầu hết các cuộc họp (94%) được lên lịch để kéo dài một giờ hoặc ít hơn. (Flowtrace)
5. 62% số nhân viên thường xuyên tham dự các cuộc họp mà mục tiêu không được đề cập trong thư mời. (Atlassian)
6. 54% số nhân viên thường rời khỏi cuộc họp mà không hiểu rõ về các bước tiếp theo hoặc ai chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ. (Atlassian)
7. 46% các nhà lãnh đạo cảm thấy họ dành nhiều thời gian hơn mong muốn cho các cuộc họp trực tuyến, so với 37% số nhân viên. (Zoom)
8. 88% số nhân viên được khảo sát tin rằng tương tác trực tiếp là yếu tố thiết yếu để xây dựng mối quan hệ bền chặt và lâu dài giữa các đồng nghiệp. (Harvard Business Review)

Vì các cuộc họp trực tuyến vẫn là một phần quan trọng của môi trường làm việc hiện đại, việc hiểu các số liệu thống kê quan trọng liên quan đến việc sử dụng chúng có thể giúp các tổ chức tăng cường cộng tác và cải thiện mức độ gắn kết của đội nhóm. Các số liệu thống kê này cho thấy tác động của các cuộc họp trực tuyến lên năng suất, giao tiếp và mức độ hòa nhập giữa các nhóm tuổi và môi trường làm việc khác nhau.

9. Gần 75% các nhà lãnh đạo ghi chú trong cuộc họp hoặc chia sẻ ghi chú và mục hành động với đồng nghiệp ít nhất vài lần một tuần. (Zoom)
10. 68% số người tham gia khảo sát tin rằng các cuộc họp trực tuyến rất quan trọng đối với tiến độ dự án nhóm, và coi đây là mục đích chính của các cuộc họp. (Calendly)
11. 55% nhân viên cho biết năng suất làm việc của họ được nâng cao  nhờ các cuộc họp mà họ tham dự. (Calendly)
12. 64% nhân viên nhận thấy rằng việc có thể nhìn thấy và nghe thấy đồng nghiệp trong cuộc gọi video khi làm việc từ xa giúp họ dễ dàng tin tưởng vào nhóm của mình. (Jabra)
13. Trong các cuộc họp trực tuyến có từ hai người tham gia trở lên, 52% số nhân viên cho biết họ đang làm nhiều việc cùng lúc. (Calendly)
14. Gen Z và Millennials cho biết cảm thấy thường xuyên bị "ra rìa" trong các cuộc họp trực tuyến gấp hai đến ba lần so với Gen X và Boomers (Jabra)

Những công cụ và công nghệ phù hợp có thể quyết định sự thành công hay thất bại của một cuộc họp, đặc biệt trong môi trường làm việc có nhịp độ nhanh và linh hoạt ngày nay. Những số liệu thống kê này cho thấy các công cụ và công nghệ cuộc họp khác nhau đang được áp dụng như thế nào, hiệu quả của chúng ra sao và tác động của chúng đến năng suất và sự cộng tác.

15. Một cuộc khảo sát tháng 3 năm 2021 đối với người trưởng thành đang làm việc trên toàn thế giới cho thấy 46% số người trả lời thường xuyên sử dụng Zoom cho cả mục đích cá nhân và chuyên môn. (Statista)

17. Mặc dù 54% số nhân viên muốn nhận tóm tắt cuộc họp và các mục hành động sau cuộc họp, nhưng chỉ có 39% cho biết họ nhận được chúng. (Zoom)
18. Tính đến năm 2024, Zoom là phần mềm hội nghị video hàng đầu, chiếm khoảng 55% thị phần. (Statista)
19. Năm 2022, Zoom là  ứng dụng gọi video phổ biến nhất ở 80 quốc gia (chiếm 66% số quốc gia được phân tích), bao gồm Úc, Canada, Hoa Kỳ và Vương quốc Anh. (EmailTooltester)
20. Chỉ có 37% các cuộc họp tại nơi làm việc thực sự sử dụng chương trình nghị sự. (Flowtrace)
21. 59% số nhân viên cho biết rằng việc cộng tác với đồng nghiệp — dù trực tuyến hay trực tiếp — giúp họ cảm thấy tràn đầy năng lượng. (Jabra)
22. 48% các chuyên gia trong lĩnh vực phi lợi nhuận, chính phủ và hiệp hội dự định tăng chi tiêu cho công nghệ cuộc họp. (Community Brands)
23. Thế hệ Millennials là nhóm có khả năng cao nhất, với tỷ lệ 32%, sử dụng các công cụ ghi chú bằng AI hoặc công cụ chép lời tự động cho việc ghi chú. (Calendly)
24. 30% số nhân viên cảm thấy e ngại khi tham gia các cuộc họp từ phòng họp do không quen với công nghệ, và họ ưa chuộng sử dụng máy tính xách tay cá nhân. (Jabra)

Trong bối cảnh môi trường làm việc từ xa và kết hợp tiếp tục định hình cách thức tổ chức các cuộc họp, việc hiểu rõ thời gian dành cho các cuộc họp là vô cùng quan trọng để nâng cao năng suất cũng như cân bằng giữa công việc và cuộc sống. 

Những số liệu thống kê này tiết lộ nhân viên dành bao nhiêu thời gian cho các cuộc họp mỗi tuần và tác động tiềm tàng của chúng đến hiệu suất công việc và sức khỏe tổng thể của họ.

24. Hơn một nửa số nhà lãnh đạo làm việc từ xa cho biết họ dành từ ba giờ trở lên mỗi ngày cho email (56%) và các cuộc họp trực tuyến (52%). (Zoom)
25. Một nhân viên điển hình dành 392 giờ mỗi năm cho các cuộc họp, góp phần đầu tư thời gian đáng kể cho các tổ chức. (Flowtrace)
26. Nhân viên có lịch họp hàng tuần vượt quá 10 hoặc 20 giờ có nguy cơ giảm năng suất và gia tăng căng thẳng do hạn chế thời gian tập trung cho công việc. (Flowtrace)
27. 80% số nhân viên được khảo sát tin rằng hầu hết các cuộc họp có thể hoàn thành trong thời gian ngắn hơn một nửa. (Atlassian)
28. Khi thời gian cuộc họp hàng ngày vượt quá hai giờ, hầu hết nhân viên, bất kể cấp bậc công việc, đều cho rằng đó là quá nhiều. (Slack)
29. Khoảng 10% nhân viên văn phòng, đặc biệt là những người mới vào công ty hoặc dưới 30 tuổi, cảm thấy họ có quá ít cuộc họp, điều này có liên quan đến cảm giác gắn bó và năng suất thấp hơn. (Slack)

Các cuộc họp không hiệu quả có thể làm cạn kiệt thời gian và nguồn lực quý báu, dẫn tới thất vọng và giảm tinh thần của nhân viên. Những số liệu thống kê này làm nổi bật tác động tiêu cực của các cuộc họp không hiệu quả lên năng suất, văn hóa làm việc và chi phí tổ chức.

30. 37% các nhà lãnh đạo cho biết họ dành thời gian tham gia các cuộc họp hoặc trò chuyện mà không đạt được kết quả rõ ràng hoặc không giải quyết được vấn đề. (Zoom)
31. Các cuộc họp không hiệu quả khiến các chuyên gia Hoa Kỳ mất khoảng 259 tỷ USD mỗi năm. (LSE)
32. Trong tất cả các thế hệ nhân viên, 35% số cuộc họp được coi là không hiệu quả. (LSE)
33. Chỉ có 23% các cuộc họp hoan nghênh những ý tưởng mới chỉ bị coi là không hiệu quả, trong khi 66% các cuộc họp ngăn cản các ý tưởng mới. (LSE)
34. Nếu một cuộc họp bị hủy, 26% các nhà lãnh đạo nói rằng họ sử dụng thời gian để tập trung vào các dự án, trong khi 23% tranh thủ giải quyết công việc hành chính. (Zoom)

AI Companion của Zoom đóng vai trò như đôi bàn tay thứ hai, cùng chức năngAI tác tử xử lý các tác vụ từ lên lịch cuộc họp đến soạn thảo email và tài liệu. Bằng cách tích hợp liền mạch trên Zoom và các ứng dụng được kết nối như Gmail và Microsoft Outlook, các công cụ dựa trên AI của chúng tôi giúp bạn dễ dàng cập nhật công việc, cải thiện khả năng cộng tác nhóm và giúp ngăn các nhiệm vụ bị bỏ sót.

Bạn cũng có thể tạm biệt với những phiền toái về công nghệ trong phòng hội nghị của mình. Zoom Rooms đơn giản hóa các cuộc họp bằng tính năng tham gia một chạm, chia sẻ màn hình không dây liền mạch và hỗ trợ hình thức kết hợp, vì vậy mọi người có thể cộng tác thoải mái trong bất kỳ không gian chung nào.

Dùng thử Zoom ngay hôm nay để tăng cường cộng tác, năng suất và tương tác.