Belge işbirliği ile ekip verimliliğini en üst düzeye çıkarın

Belge işbirliği nedir?

Belge işbirliği, projeleri düzenlemek ve ekip arkadaşları arasında işbirliği yapmak için birden fazla kişinin tek bir canlı belge üzerinde birlikte çalıştığı bir süreçtir. Belge işbirliği yazılımı, tüm üyelerin aynı belgede yazmasına, düzenlemesine ve yorum yapmasına izin vererek ekip çalışmasını kolaylaştırmaya, üretkenliği artırmaya ve aynı ofiste veya hibrit bir çalışma ortamında bulunan ortak çalışanlar arasında verimli içerik oluşturma ve paylaşmaya olanak tanır.

Diğer paylaşılan belge işbirliği araçlarının aksine Zoom Docs, dosya işbirliğini bir adım öteye taşıyor. Ücretli Zoom Workplace planlarının bir parçası olarak, belge oluşturmaya hızlı bir şekilde başlamanıza yardımcı olmak için Zoom AI Companion özelliklerine sahiptir. Zoom AI Companion, toplantılardaki içeriği Zoom Docs'a çekebilir ve bir görüşmedeki önemli noktaları ve eylem öğelerini özetleyen belgeleri sorunsuz bir şekilde oluşturmanıza olanak tanır. Ayrıca, basit metin belgelerini ekibinizin çalışmasını destekleyen ilgi çekici işbirliği araçlarına dönüştüren tablolar, grafikler ve görüntüler için önceden doldurulmuş şablonlar ve sürükle ve bırak içerik blokları sağlar.

Belge işbirliği ekip verimliliğini nasıl artırır?

Zoom Docs içindeki belge işbirliği özelliklerini kullanmak, ekiplere işlerini gerçek zamanlı olarak birlikte yapma olanağı verir. Ayrıca, belgelerin birden fazla farklı sürümünün ileri geri e-postayla gönderilmesi gibi yaygın bir zorluğu da ortadan kaldırır. Zoom Docs, Zoom Workplace deneyiminin bir parçasıdır, yani ekipler şunları yapabilir:

Zoom toplantılarını hızla başlatın ve planlayın veya Docs'tan etkinlikler oluşturun.
Doğrudan toplantılarda veya uygulamada dokümanlar oluşturun, paylaşın ve birlikte düzenleyin, herkesin uyumlu olmasını sağlamak için gerçek zamanlı olarak çalışın.
Bir dokümana Zoom beyaz tahta ekleyerek bilgileri düzenli tutun.
Belgeler, wiki'ler ve proje izleyicileri için tek bir yer ile görevlerin başında kalın ve aşırı bilgi yükünü azaltın.
Ortak çalışanları ve paydaşları bilgilendirmek, görünürlüğü artırmak ve siloları azaltmak için birkaç basit tıklama ile dokümanları Ekip Sohbetinde paylaşın.
Toplantıları özetlemek, belge taslakları oluşturmak, beyin fırtınası yapmak, kopya uzunluğunu ayarlamak ve daha fazlası için Zoom AI Companion'ı kullanın.

Belge işbirliği ekip verimliliğini nasıl artırır?

Zoom Docs ile belge işbirliğinin faydaları

Zoom Docs, üretkenliği artırmak için farklı ekip ve proje ihtiyaçlarına uyum sağlayan, ekip üyelerinin paylaşılan dokümanları kolayca oluşturmasını ve düzenlemesini sağlayan ve ekipler, konumlar ve zaman dilimleri arasında daha iyi işbirliği yapan esnek, yapay zeka öncelikli belgelerdir. Zoom Docs'ta belge işbirliği size yardımcı olur:

Ekibinizin aynı sayfada olmasını sağlayın (kelimenin tam anlamıyla)

Bir toplantı sırasında, katılımcılar dokümanınızın görünümünü takip ederken ve/veya aynı anda birlikte düzenleme yaparken mevcut bir dokümanı paylaşarak (veya yeni bir tane oluşturarak) gerçek zamanlı olarak uyum sağlayın. Aynı canlı belgede görüntüleme ve çalışma, toplantı işbirliğini geliştirir.

Dokümanda iletişim kurarak zaman kazanın

Belgelerinizdeki işbirlikçileri ve paydaşları @bahsetmeler ve tepkilerle etiketleyin ve konuşmayı devam ettirmek ve tek bir yerde tutmak için belgeleri doğrudan Ekip Sohbetinde paylaşın. Ekip üyelerini sorumlu tutmak için görevler ve son tarihler atayın.

Toplantıları daha eyleme dönüştürülebilir hale getirin

Belgeleri Zoom Toplantılarındaki tartışma öğeleriyle doldurmak ve hızlı bir şekilde yeni belgeler oluşturmak için Zoom Docs'un AI öncelikli işlevselliğinden yararlanın. Beyin fırtınası notlarını ve planlarını toplantı bilgileriyle birlikte düzenli tutmak için Zoom beyaz tahtanızı yerleştirin.

Dosya işbirliği için bir standart belirleyin

Zoom Workplace masaüstü veya mobil uygulamanızda dokümanlarınız, dosyalarınız, klasörleriniz, yapılacaklar listeleriniz, panolarınız, takvimleriniz, proje özetleriniz, wiki'leriniz ve daha fazlası için tek bir yer ile projelerin başında kalın ve aşırı bilgi yükünü azaltın.

60%

Zoom Docs'un kullanımı kolay belge işbirliği özellikleri ve özelleştirilebilir içeriği

Toplantıları doğrudan bir doküman içinde başlatın ve planlayın. "Şimdi buluş" ve katılımcı eklemek için video simgesine tıklayın veya bir zaman bulmak için "Toplantı planla" seçeneğine tıklayın.

Özelleştirilebilir içerik blokları ekleyin

İşlevselliği ve eğlenceyi artırmak için metin, kontrol listeleri, tablolar, alıntılar, sütunlar ve daha fazlasını hızla ekleyin.

Güzel ve etkileşimli bir alan oluşturmak için resim, ses, video (YouTube dahil) ve web kartları ekleyin.

Dokümana yorumlar ekleyerek, kanalları ve kişileri e-posta veya Zoom Ekip Sohbeti yoluyla bilgilendirmek için @ mention'ları ile ortak çalışanları etiketleyerek ve diğer ortak çalışanların düzenlemelerini dokümanda canlı olarak görerek görünürlüğü artırın.

Toplantı gündemleri ve teklif belgeleri gibi önceden oluşturulmuş şablon seçenekleri arasından seçim yaparak belge oluşturmaya hızlıca başlayın ve içeriği doğru formatta alın.

Kanban panoları, takvim ve zaman çizelgesi panoları ve daha fazlası dahil olmak üzere görevleri ve tarihleri takip etmek için kişisel ve ekip kullanımı için proje yönetimi tarzı belge biçimlendirmesini kullanın.

Belgeden ayrılmadan desteklenen 16 dile kadar metin çevirmek için Zoom AI Companion'ı kullanın (artık başka bir uygulamaya kopyalayıp yapıştırmak yok).

Zoom Ekip Sohbeti kanallarını davet ederek veya tek tek kişileri seçerek dokümanlara erişimi yönetin ve görüntüleme, yorum yapma ve düzenleme erişimi ile işbirliği izinlerini ayarlayın.

Zoom Meetings, Zoom Team Chat ve Zoom Whiteboard'dan içerik çeken dokümanlarla daha sorunsuz iş akışları sağlayın ve uygulama değiştirmeyi azaltın.

Bir doküman üzerinde nasıl işbirliği içinde çalışılır?

Ekibinizin yeni bir ürün lansmanı planlaması veya bir iş teklifi hazırlaması gerekiyorsa, bir belge üzerinde nasıl işbirliği içinde çalışacağınızı bilmek isteyebilirsiniz. Başlamak için bu adımları izleyin:

Yeni bir belge açın

Boş bir dokümandan başlayın, bir şablondan seçim yapın, bir toplantıdan bir tane oluşturmak için Zoom AI Companion'ı kullanın veya üçüncü taraf bir uygulamadan bir dosya içe aktarın.
Belgeyi paylaşın

Ortak çalışanları belgenizi görüntülemeye, düzenlemeye, yorum yapmaya veya ortak sahip olmaya davet edin. E-posta, Zoom Ekip Sohbeti veya bir bağlantı paylaşarak onları bilgilendirin.
Belgeyi düzenleyin

Oluşturmaya başlayın! 100'e kadar ortak çalışan aynı anda içerik ekleyebilir ve doğrudan belgeler üzerinde yorum yapabilir.

SSS

Belge işbirliği yazılımı, birden fazla kişinin dijital belgeler üzerinde gerçek zamanlı veya eşzamansız olarak birlikte çalışmasına olanak tanır. Belge işbirliği yazılımının temel yönleri şunlardır:

Birden fazla kişinin aynı anda çalışabildiği gerçek zamanlı düzenleme
Sürüm geçmişi
Yorumlar ve notlar
Erişim kontrolleri ve izinler
Bulut depolama ve senkronizasyon

Belge işbirliği yazılımını değerlendirirken, ekibinizin zamandan tasarruf etmesine ve daha üretken olmasına yardımcı olacak belgeler oluşturmanıza olanak tanıyan bir uygulama seçin. Örneğin, Zoom Docs yerleşik işbirliği araçları, önceden doldurulmuş şablonlar ve dokümana eklenebilen içerik blokları sunar. Ayrıca, Zoom Toplantılarınızdan özetleri ve bilgileri bir belgeye çekmek için Zoom AI Companion'ı kullanmanıza da olanak tanır.

İnsanlar belge işbirliğinden bahsettiklerinde veya bir belge üzerinde işbirliği içinde çalıştıklarını söylediklerinde, birden fazla kişinin aynı anda aynı belge, sunum veya elektronik tablo üzerinde birlikte çalıştığı anlamına gelir. Belge işbirliği, sürüm kontrolü (belgenin eski bir sürümünü kullanmak) veya içerikle ilgili geri bildirimleri e-posta veya diğer iletişim biçimleriyle paylaşmak zorunda kalmak gibi konular hakkında endişelenmeden insan gruplarının toplu olarak belge oluşturmasını, incelemesini ve düzeltmesini kolaylaştırır. Belge işbirliği süreci iletişimi ve verimliliği artırır ve herkesin katkısının dikkate alınmasını sağlamaya yardımcı olur.

Dosya işbirliği, belge işbirliği için kullanılan başka bir terimdir ve birden fazla kişinin tek bir son sürüm oluşturmak için bir dosya veya belge üzerinde birlikte çalışmasına olanak tanıyan bir çözüm veya süreci ifade eder. Canlı belgelere internet üzerinden erişildiği ve bulutta kaydedildiği için farklı konumlarda ve zaman dilimlerinde gerçek zamanlı olarak yapılabilir. Dosya işbirliği ve dosya paylaşım süreçlerini kullanmak, eşzamansız iletişimi destekleyerek ve görünürlüğü artırarak ekiplerin projelerde uyumlu kalmasına yardımcı olur.

Birçok belge işbirliği aracı, ekip üyelerinin "Paylaş" düğmesini kullanarak belgenin içinden veya doğrudan belge başlıkları listesinden bir belgeyi paylaşmasına olanak tanır. Zoom Docs'ta herkesin düzenleyebileceği bir belgeyi paylaşmak için, açık belgenizin sağ üst köşesindeki "Paylaş" seçeneğine tıklayın, belgeyi paylaşmak istediğiniz kişilerin adlarını girin ve izin ayarlarında onları "Editör" yapın.

Zoom Docs'ta, belge ortak çalışanlarını e-posta, Ekip Sohbeti veya bağlantıyı kopyalayıp başka bir uygulamaya yapıştırarak bilgilendirmeyi seçebilirsiniz.

Gerçek zamanlı çevrimiçi belge işbirliği, birden fazla kişinin aynı anda dijital bir belge üzerinde çalıştığı durumdur. Çevrimiçi belge işbirliği, ekip üyelerinin farklı konumlara dağıldığı ancak birlikte bir belge hazırlamaları gereken iş ortamlarında yaygın olarak kullanılır. Yaşayan bir belge (her zaman güncel olan ve otomatik olarak kaydedilen) kullanmak, ortak çalışanların nerede olurlarsa olsunlar aynı anda çalışmalarına olanak tanır.

Örneğin, farklı zaman dilimlerinde birden fazla uzaktan çalışanı olan bir pazarlama ekibi, her bir üyesi planın farklı bir bölümünden sorumlu olacak şekilde birlikte bir kampanya planlama belgesi hazırlayabilir. Gün boyunca metin yazabilir, grafikler, tablolar, resimler, zaman çizelgeleri ve son tarihler ekleyebilirsiniz; bu sırada diğer iş arkadaşlarınız da aynı belgede içerik yazmakta ve eklemektedir.

Zoom Docs ve Zoom Meetings birlikte kullanıldığında işbirliğine dayalı belge düzenleme daha kolay ve daha verimli hale gelir. Bir belge üzerinde çalışırken, yapılması gereken işleri konuşmak için ortak çalışanlarınızla hızlı bir şekilde buluşabilirsiniz. Bir dokümanı doğrudan bir toplantıda paylaştığınızda, katılımcılar aynı anda içeriği görüntüleyebilir, düzenleyebilir ve ekleyebilir (bireysel izin ayarlarına bağlı olarak).

Daha etkili belge işbirliği için Zoom Docs ve Zoom Meetings'i birlikte kullanmanın birkaç yolunu aşağıda bulabilirsiniz.

Bir toplantıdan önce: Docs'ta bir toplantı gündemi oluşturun. Ardından, Docs'tan bir toplantı başlatın veya planlayın.

Toplantı sırasında: Doğrudan toplantılarda veya Zoom Workplace uygulamasında dokümanlar oluşturun, paylaşın ve birlikte düzenleyin, herkesin uyum içinde kalması için gerçek zamanlı olarak çalışın.

Toplantıdan sonra: Zoom AI Companion tarafından oluşturulan toplantı özetlerini Docs'ta düzenleyin ve paylaşın.