Общие конференции предоставляют отличные возможности для обмена важной информацией и новостями со всеми членами своей организации. Из этой статьи вы узнаете, как провести интерактивное собрание, в которое будут вовлечены все ваши сотрудники.
Рекомендации по организации виртуальных общих конференций
В этом руководстве
- 01 Сложности, связанные с гибридной работой - Jumplink to Сложности, связанные с гибридной работой
- 02 Выбор правильной технологии - Jumplink to Выбор правильной технологии
- 03 Советы и рекомендации - Jumplink to Советы и рекомендации
- 04 Вовлечение и связь с аудиторией - Jumplink to Вовлечение и связь с аудиторией
Поделиться этой публикацией
Сложности, связанные с гибридной работой
Так как компании осуществляют переход к гибридному режиму работы, поддержка вовлеченности и укрепление связей между сотрудниками в офисе и удаленными работниками становятся первоочередной задачей. Реализация этого перехода требует от компаний адаптации к изменяющимся условиям, в том числе к способам эффективного обмена информацией с гибридными коллективами, а также взаимодействия с ними.
Согласно данным исследования компании Gartner, ожидается, что к концу 2022 года доля удаленных работников, придерживающихся гибридного стиля работы, достигнет 70 % от общего количества удаленных работников.
Итак, каким образом организации будут адаптироваться, чтобы держать распределенный коллектив в курсе критически важной информации о компании и вовлекать удаленные команды?
Ниже приведены важные аспекты для специалистов по персоналу и внутренним коммуникациям.
-
Сосредоточение внимания на информировании о важных новостях в масштабах всей компании.
-
Открытое общение во время общих конференций для поддержания связи с сотрудниками.
-
Эффективное взаимодействие со всеми глобально распределенными трудовыми коллективами.
В этом руководстве представлены советы экспертов по организации общих конференций в компании, которые помогут создать чувство принадлежности к коллективу во всей компании и информировать сотрудников о важных внутренних изменениях.
Выбор правильной технологии
Намереваетесь ли вы наладить связи или объявить о последних новостях компании, выбор правильной технологии поможет предоставить ценные возможности для сотрудников.
Zoom Meetings и Zoom Webinars предоставляют функции, с помощью которых компании разных размеров могут организовывать успешные и вовлекающие общие конференции. Zoom Events позволяет создать центр для прошедших и текущих мероприятий для сотрудников.
Сравнение Meetings, Webinars и Events
Zoom Meetings
-
Участники знакомы организатору.
- До 1000 участников.
-
Участники могут взаимодействовать, используя видео, аудио, функции демонстрации экрана, комментирования, чата и сессионных залов.
-
Лучше всего подходит для групповой коллективной работы.
- Краткие совещания команд.
- Демонстрации для продажи.
- Онлайн-уроки и работа.
Zoom Webinars
-
Большая аудитория, организатор незнаком с посетителями.
- До 100 000 посетителей.
-
Посетители могут смотреть, слушать и использовать функцию вопросов и ответов.
-
Лучше всего подходит для публичных мероприятий.
- Конференции органов местного самоуправления.
- Виртуальные конференции и семинары.
- Развлекательные мероприятия.
Zoom Events
-
Возможность гибко переключаться между Zoom Meetings и Zoom Webinars.
-
Упорядочение записей в центре мероприятий, где можно сохранять прошедшие сеансы общих конференций.
-
Назначение индивидуальных билетов каждому посетителю.
-
Лучше всего подходит для таких мероприятий:
- с повторяющимися сеансами;
- разноплановых;
- проходящих в течение нескольких дней.
Как сделать выбор
Сколько сотрудников будет присутствовать? Какой уровень взаимодействия необходим? Проводится ли несколько сеансов? Ниже приведены некоторые рекомендации по использованию каждого решения Zoom.
Подумайте о возможностях посетителей
Определяющим фактором при принятии решения о выборе технологии являются варианты доступных возможностей у посетителей и уровень взаимодействия, которые должны быть у сотрудников.
Решение Zoom Meetings создано для общения. Сотрудники не только имеют доступ к звуку и видео, но и обладают дополнительными гибкими возможностями для взаимодействия и вовлечения: им доступны функции чата, фильтров, реакций, опросов, цифровой доски сообщений и поднятия руки. Кроме того, сотрудники могут пользоваться функциями демонстрации экрана и присоединения к сессионным залам, если организатор их включил.
В решении Zoom Webinars организаторам предоставляются расширенные параметры управления возможностями посетителей. Посетители не могут использовать аудио или видео, а также демонстрировать экран, что ограничивает вероятность прерываний. Сотрудники по-прежнему смогут взаимодействовать посредством панели вопросов и ответов, чата вебинара, опросов, реакций и опроса после вебинара. Благодаря этому решение Zoom Webinars подходит для информирования об изменениях на уровне компании, организации панельных дискуссий руководителей и проведения крупномасштабного обучения. Кроме того, организаторы могут подбирать для каждой общей конференции соответствующее оформление, используя фирменную символику для сеансов.
Решение Zoom Events позволяет организовывать индивидуальные сеансы с помощью Zoom Meetings или Zoom Webinars и использовать перечисленные выше интерактивные функции, а также дополнительные, например функции общения и выставки. Кроме того, можно легко хранить, совместно использовать записи и управлять ими в центре — каталоге цифрового содержимого.
Хотите увидеть эти функции в действии?
Запросите демоверсию с участием эксперта Zoom.
Советы и рекомендации
Очень важно создавать общие конференции, побуждающие к участию, на которых время сотрудников будет использоваться максимально эффективно. Эти рекомендации помогут вам чувствовать себя уверенно при проведении эффективных общих конференций на профессиональном уровне.
Работа в команде
Во время организации виртуального мероприятия, даже если это мероприятие внутреннее, необходимо позаботиться о многих моментах. Делегируйте задачи участникам команды и четко опишите их роли и обязанности. Это позволит вести совместную работу и создать беспрепятственные возможности для посетителей.
Назначение ролей
Для демонстрации слайдов
Назначьте кого-либо, кто хорошо ориентируется в содержимом и текстовых комментариях, чтобы он демонстрировал слайды, или предоставьте каждому докладчику возможность самостоятельно управлять своей презентацией во время конференции.
Для модерации вопросов и ответов, а также общения в чате
В зависимости от количества посетителей, у вас может быть несколько пользователей, модерирующих вопросы и ответы, а также общение в чате. Это отличный способ предоставления сотрудникам ответов на вопросы в ходе мероприятия и поддержки их вовлеченности на протяжении всей конференции.
Для запуска опросов
Опросы, доступные как в решении Meetings, так и в Webinars, представляют собой отличный способ взаимодействия с аудиторией. В расширенных опросах доступны дополнительные форматы ответов и тесты, чтобы поддерживать интерес и внимание аудитории. Назначьте участника команды, который будет запускать опросы и управлять ими на вашем мероприятии.
Для управления посетителями
Воспользуйтесь нашими рекомендациями по безопасности для защиты сеансов общих конференций. Также можно поручить участнику команды контролировать вопросы и ответы или чат и отслеживать возможные неуместные комментарии или нарушения.
Организация пробного прогона
Практика ведет к совершенству! Перед мероприятием запланируйте пробный пробег со всеми докладчиками, чтобы проверить их звук, видео, освещение и подключение к интернету. Для вашей технической команды это возможность потренироваться демонстрировать слайды и видео, запускать опросы и выполнять другие задачи, которые могут возникать во время мероприятия в реальном времени.
Представляем вам контрольный список, который поможет учесть все основные вопросы во время пробного прогона и гарантировать готовность к мероприятию.
Контрольный список для пробного прогона
Ваш контрольный список должен включать приведенные ниже задачи.
Введение, роли и обязанности
- Техническими вопросами общей конференции будет управлять организатор.
- Роли докладчиков и участников группы.
Краткий обзор функций и элементов управления общей конференцией
В каких случаях использовать Zoom Webinars
- Управление вопросами и предоставление ответов.
- Обмен сообщениями и ссылками в чате.
- Запуск опроса.
- Докладчики.
В каких случаях использовать Zoom Meetings
- Управление вопросами и предоставление ответов в чате.
- Запуск опроса.
- Управление участниками.
Определение ответственного за демонстрацию и тестирование содержимого
- Какое содержимое будет совместно использоваться (например, презентация, видео, рабочий стол, приложения и т. д.)?
- Если будет транслироваться аудио, например музыка или видео со звуком, его необходимо протестировать и установить соответствующий уровень громкости.
Обзор организационных моментов
- Кому организатор передаст слово после приветствия и организационного сообщения?
- Напомните участникам группы о необходимости присоединиться к мероприятию в реальном времени за 15 минут до его начала.
- Подтвердите время начала и завершения общей конференции.
- Определите способ управления вопросами и ответами (например, предоставление ответов по окончании).
- Функции чата и поднятия руки будут отключены для посетителей, если не указано иное.
- Какие ссылки или сообщения (если таковые имеются) должны быть отправлены посетителям с помощью чата?
Убедитесь, что у всех есть ссылки докладчиков для проведения мероприятия в реальном времени
Другие рекомендации
- Во избежание проблем с подключением к интернету используйте проводное подключение.
- Закройте неиспользуемые программы и окна во избежание отображения уведомлений или нежелательных вкладок
- Создайте выделенную учетную запись Zoom, используемую только для организации общих конференций, чтобы сохранить настройки и предотвратить их изменение другими пользователями в учетной записи.
Контрольный список для организатора общей конференции
До общей конференции (за 1–2 недели)
- Проверьте, все ли необходимые настройки учетной записи включены или отключены.
- Запланируйте общую конференцию или вебинар.
- Настройте вопросы опроса (если применимо).
- Создайте черновик программы общей конференции.
- Создайте черновик списка участников группы.
До общей конференции (примерно за неделю)
- Проверьте и завершите подготовку содержимого (слайдов) и программы.
- Отправьте окончательную программу руководителям и участникам группы по электронной почте.
- Отправьте приглашение на конференцию или вебинар всем сотрудникам.
- Распространите программу по всем каналам в компании.
- Организуйте пробный прогон со всеми участниками группы.
Во время общей конференции
- Модерируйте мероприятие.
- Демонстрируйте экран.
- Отслеживайте время.
- Отслеживайте вопросы и предоставляйте ответы.
После общей конференции
- Обсудите с командой удачные и неудачные моменты.
- Распространите слайды и запись в каналах компании.
- Ответьте на различные обращения сотрудников.
Вовлечение и связь с аудиторией
Существуют различные способы организации успешной общей конференции, все зависит от структуры и потребностей вашего трудового коллектива. Представляем несколько советов о том, как проводить общие конференции с максимальной пользой для сотрудников.
Смена тем имеет ключевое значение
Для того чтобы сохранить вовлеченность аудитории и ее заинтересованность в представляемой информации, во время конференции важно менять темы. Рассмотрите вариант приглашения сторонних докладчиков для предоставления возможности обучения, идейного лидерства или просто для развлечения. А демонстрация видео или музыки сделает каждую общую конференцию уникальной. Это отличный способ вызвать оживление аудитории.
Повышение вовлеченности во время конференции
Опрос перед мероприятием
Общая конференция — это отличная возможность вовлечь сотрудников и воодушевить их на работу в вашей организации. Позвольте сотрудникам поделиться важными знаниями и адаптируйте программу общей конференции, проведя опрос до мероприятия.
Профессиональный совет
Используйте Zoom Team Chat для обмена информацией до и после мероприятия. Проявите активность еще до начала мероприятия и убедитесь, что важные детали не пропущены!
Вопросы и ответы в реальном времени
С помощью функции Вопросы и ответы в Zoom Webinars посетители могут отправлять вопросы для получения устных или письменных ответов во время мероприятия. Вот несколько советов по использованию функции вопросов и ответов.
-
Назначьте участников команды для управления вопросами и ответами, чтобы докладчики могли сосредоточиться на своей основной задаче. Если ваш отдел вопросов и ответов не использует аудио или видео, вы можете скрыть видеопотоки сотрудников с помощью функции Скрыть участников без видео.
-
Можно настроить функцию «Вопросы и ответы» и разрешить или запретить отправку анонимных вопросов, а также изменить права посетителей на просмотр, комментирование или голосование по вопросам.
-
Подготовьте несколько вопросов, активизирующих мышление, на случай, если вы не получите достаточного количества качественных вопросов от посетителей, чтобы заполнить время, отведенное под вопросы и ответы.
-
Проверьте отчет по вопросам и ответам после вебинара и свяжитесь с посетителями, на чьи вопросы не были даны ответы во время сеанса.
Сессионные залы
Функция сессионных залов, доступная в Zoom Meetings, позволяет сотрудникам встречаться в небольших группах. Назначьте посетителей в сессионные залы до или во время сеанса. Можно разрешить участникам выбирать, к какому залу они хотят присоединиться, или разрешить им свободно перемещаться между залами.
Опросы для получения обратной связи
Предоставьте своим сотрудникам возможность отправить обратную связь после мероприятия, чтобы узнать их мнение о том, что прошло хорошо, какие моменты нуждаются в улучшении, а также что они хотели бы видеть на будущих общих мероприятиях. В Zoom Webinars можно использовать функцию опроса после вебинара, чтобы запустить опрос сразу после мероприятия.
Хотите узнать больше?
Свяжитесь с нашим отделом продаж, чтобы получить дополнительные советы по организации общих конференций на профессиональном уровне.