Повысьте эффективность работы команды с помощью совместной работы с документами

Готовы ли вы выполнять свою работу в одном месте? С Zoom Docs совместная работа с документами легко вписывается в рабочие процессы Вашей команды, поэтому Вы можете эффективно работать с коллегами и оставаться в курсе событий благодаря документам, вики и проектам.

Загрузить Zoom Бесплатная регистрация

Повысьте эффективность работы команды с помощью совместной работы с документами

Что такое совместная работа над документами?

Совместная работа над документами - это процесс, в котором несколько человек работают вместе над одним живым документом, чтобы организовать проекты и совместную работу членов команды. Позволяя всем участникам писать, редактировать и комментировать один и тот же документ, программное обеспечение для совместной работы над документами помогает облегчить работу в команде, повысить производительность и обеспечить эффективное создание и обмен контентом между участниками, которые могут находиться в одном офисе или в смешанной рабочей обстановке.

В отличие от других инструментов совместной работы с документами, Zoom Docs делает шаг вперед. В рамках платных тарифных планов Zoom Workplace в него встроены возможности Zoom AI Companion, которые помогут Вам ускорить процесс создания документов. Zoom AI Companion может извлекать контент из совещаний в Zoom Docs, позволяя Вам легко создавать документы, в которых кратко изложены ключевые моменты и пункты действий из беседы. Он также предоставляет предварительно заполненные шаблоны и блоки содержимого для таблиц, диаграмм и изображений, которые можно перетаскивать, превращая простые текстовые документы в увлекательные инструменты совместной работы, поддерживающие работу Вашей команды.

Как совместная работа с документами повышает эффективность работы команды

Использование функций совместной работы над документами в Zoom Docs дает командам возможность выполнять свою работу вместе в режиме реального времени. Это также устраняет распространенную проблему, связанную с пересылкой нескольких различных версий документов по электронной почте. Zoom Docs вплетен в опыт Zoom Workplace, а это значит, что команды могут:

Быстро начинайте и планируйте встречи Zoom или создавайте события из Docs.
Создавайте, делитесь и совместно редактируйте документы прямо на совещаниях или в приложении, работая в режиме реального времени, чтобы все были в курсе происходящего.
Сохраняйте информацию в упорядоченном виде, встроив в документ доску Zoom.
Оставайтесь на вершине задач и уменьшите информационную перегрузку с помощью единого места для документов, вики и трекеров проектов.
Поделитесь документами в Team Chat несколькими простыми щелчками мыши, чтобы проинформировать сотрудников и заинтересованных лиц, повышая наглядность и уменьшая разрозненность.
Используйте Zoom AI Companion для подведения итогов совещаний, создания черновиков документов, мозгового штурма, регулировки длины копии и многого другого.

Как совместная работа с документами повышает эффективность работы команды

Преимущества совместной работы с документами с помощью Zoom Docs

Документы Zoom Docs - это гибкие документы, созданные на основе искусственного интеллекта , которые адаптируются к потребностям различных команд и проектов, повышая производительность; позволяют членам команды легко создавать и редактировать общие документы, а также лучше сотрудничать в разных командах, местах и часовых поясах. Совместная работа с документами в Zoom Docs поможет Вам:

Заставьте Вашу команду быть на одной волне (в буквальном смысле)

Во время собрания согласуйте работу в режиме реального времени, поделившись существующим документом (или создав новый), в то время как участники следят за просмотром Вашего документа и/или одновременно совместно редактируют его. Просмотр и работа в одном и том же живом документе улучшает совместную работу на собраниях.

Отметьте в своих документах участников сотрудничества и заинтересованных лиц с помощью упоминаний @ и реакций, а также поделитесь документами непосредственно в Team Chat, чтобы поддерживать беседу в одном месте. Назначайте задания и сроки их выполнения, чтобы члены команды были подотчетны.

Воспользуйтесь преимуществами функциональности Zoom Docs, основанной на искусственном интеллекте, для наполнения документов элементами обсуждения из собраний Zoom и быстрого создания новых документов. Вставьте Вашу белую доску Zoom, чтобы хранить заметки и планы мозгового штурма вместе с информацией о собрании.

Установите стандарт для совместной работы с файлами

Оставайтесь на вершине проектов и уменьшите информационную перегрузку с помощью единого места для Ваших документов, файлов, папок, списков дел, досок, календарей, кратких описаний проектов, вики и многого другого - все это в настольном или мобильном приложении Zoom Workplace.

60%

Простые в использовании функции совместной работы с документами и настраиваемый контент Zoom Docs

Начинайте и планируйте встречи прямо в документе. Нажмите на значок видео, чтобы "Встретиться сейчас" и добавить участников, или "Запланировать встречу", чтобы найти время.

Быстро вставляйте текст, контрольные списки, таблицы, цитаты, колонки и многое другое, чтобы повысить функциональность и увлекательность.

Вставляйте изображения, аудио, видео (включая YouTube) и веб-карты, чтобы создать красивое интерактивное пространство.

Улучшите видимость, добавляя комментарии в документ, помечая участников совместной работы упоминаниями @, чтобы оповещать каналы и отдельных пользователей по электронной почте или в командном чате Zoom, и видеть правки других участников в прямом эфире в документе.

Ускорьте процесс создания документов и приведите содержимое в нужный формат, выбрав один из готовых шаблонов, таких как повестки дня собраний и документы с предложениями.

Используйте форматирование документов в стиле управления проектами для личного и командного использования, чтобы отслеживать задачи и даты, включая доски Kanban, календарь и временные рамки, и многое другое.

Используйте Zoom AI Companion для перевода текста на 16 поддерживаемых языков, не выходя из документа (больше никакого копирования-вставки в другое приложение).

Управляйте доступом к документам, приглашая каналы командного чата Zoom или выбирая отдельные контакты, и устанавливайте разрешения на совместную работу с доступом к просмотру, комментированию и редактированию.

Обеспечьте более плавный рабочий процесс и сократите количество переключений между приложениями с помощью документов, в которые попадает контент из Zoom Meetings, Zoom Team Chat и Zoom Whiteboard.

Как работать над документом совместно

Если Вашей команде нужно спланировать запуск нового продукта или подготовить коммерческое предложение, Вы, возможно, захотите узнать, как можно совместно работать над документом? Выполните следующие шаги, чтобы начать:

Откройте новый документ

Начните с чистого документа, выберите один из шаблонов, используйте Zoom AI Companion для создания документа на основе собрания или импортируйте файл из стороннего приложения.
Поделитесь документом

Пригласите участников совместной работы просматривать, редактировать, комментировать или быть совладельцем Вашего документа. Сообщите им об этом по электронной почте, в командном чате Zoom или поделитесь ссылкой.
Отредактируйте документ

Начните творить! До 100 участников совместной работы могут одновременно добавлять содержимое и комментировать документы.

Часто задаваемые вопросы

Программное обеспечение для совместной работы с документами позволяет нескольким людям совместно работать над цифровыми документами в режиме реального времени или асинхронно. Ключевые аспекты программного обеспечения для совместной работы с документами включают:

Редактирование в режиме реального времени, когда несколько человек могут работать одновременно
История версий
Комментарии и примечания
Контроль доступа и разрешения
Облачное хранение и синхронизация

Оценивая программное обеспечение для совместной работы с документами, выберите приложение, которое позволит Вам создавать документы, помогающие Вашей команде экономить время и быть более продуктивной. Например, Zoom Docs предлагает встроенные инструменты для совместной работы, предварительно заполненные шаблоны и блоки контента, которые можно вставить в документ. Он также позволяет Вам использовать Zoom AI Companion для извлечения резюме и информации из Ваших собраний Zoom в документ.

Когда люди говорят о совместной работе над документами или о совместной работе над документом, это означает, что несколько человек одновременно работают над одним и тем же документом, презентацией или электронной таблицей. Совместная работа над документами облегчает группам людей коллективное создание, проверку и доработку документов, не беспокоясь о таких проблемах, как контроль версий (использование устаревшей версии документа) или необходимость делиться отзывами о содержимом по электронной почте или другим формам связи. Процесс совместной работы над документами улучшает коммуникацию и повышает эффективность, а также помогает учесть мнение каждого.

Совместная работа над файлами - это еще один термин для совместной работы над документами. Он относится к решению или процессу, который позволяет нескольким людям совместно работать над файлом или документом, чтобы создать единую окончательную версию. Это можно делать в режиме реального времени в разных местах и часовых поясах, поскольку доступ к живым документам осуществляется через Интернет и сохраняется в облаке. Использование процессов совместной работы и обмена файлами помогает поддерживать согласованность действий команд в проектах, поддерживая асинхронное общение и повышая наглядность.

Многие инструменты для совместной работы с документами позволяют членам команды делиться документом изнутри документа с помощью кнопки "Поделиться" или непосредственно из списка заголовков документов. Чтобы поделиться документом, который все могут редактировать в Zoom Docs, нажмите "Поделиться" в правом верхнем углу Вашего открытого документа, введите имена контактов, с которыми Вы хотите поделиться документом, и сделайте их "Редакторами" в настройках прав доступа.

В Zoom Docs Вы можете выбрать, как уведомить участников совместной работы над документом: по электронной почте, в командном чате или скопировав и вставив ссылку в другое приложение.

Совместная работа с документами в режиме реального времени - это когда несколько человек одновременно работают над цифровым документом. Онлайн-сотрудничество с документами обычно используется в бизнесе, когда члены команды распределены по разным местам, но им нужно вместе подготовить один документ. Использование "живого" документа (постоянно обновляемого и автоматически сохраняемого) позволяет участникам совместной работы работать одновременно, где бы они ни находились.

Например, команда маркетологов, в которой работает несколько удаленных сотрудников, находящихся в разных часовых поясах, может вместе подготовить документ по планированию кампании, при этом каждый член команды будет отвечать за свою часть плана. В течение дня Вы можете писать текст, добавлять графики, таблицы, изображения, временные рамки и даты исполнения, в то время как другие коллеги также находятся в том же документе и пишут и добавляют контент.

Совместное редактирование документов становится проще и эффективнее, когда Zoom Docs и Zoom Meetings используются вместе. Работая над документом, Вы можете быстро встретиться со своими коллегами, чтобы обсудить работу, которую необходимо завершить. Когда Вы делитесь документом непосредственно на собрании, участники могут просматривать, редактировать и добавлять содержимое одновременно (в зависимости от индивидуальных настроек прав).

Вот несколько способов, как Вы можете использовать Zoom Docs и Zoom Meetings вместе для более эффективной совместной работы с документами.

Перед встречей: Создайте повестку дня собрания в Docs. Затем начните или запланируйте встречу из Docs.

Во время совещания: Создавайте, делитесь и совместно редактируйте документы прямо во время совещаний или в приложении Zoom Workplace, работая в режиме реального времени, чтобы все были на одной волне.

После собрания: Редактируйте и делитесь резюме собраний, созданных Zoom AI Companion, в Docs.

Обратиться в отдел продаж

Начать работу