„Biuro przychodzi do nas” — UDG Healthcare ujednolica komunikację dzięki Zoom

UDG Healthcare, globalna grupa doradcza, komunikacyjna, handlowa, kliniczna i opakowaniowa w sektorze opieki zdrowotnej, wykorzystuje komunikację wideo o wysokiej rozdzielczości do obsługi partnerów, klientów, pacjentów, pracowników i akcjonariuszy w dwóch działach operacyjnych i licznych spółkach zależnych. Jednak ze względu na liczne przejęcia firmy należące do grupy UDG Healthcare były zróżnicowane pod względem technologii komunikacyjnej, przez co dział IT miał na głowie wiele różnych systemów telekomunikacyjnych, starzejący się sprzęt i kosztowne umowy.

W końcu grupa UDG Healthcare postanowiła ujednolicić swoją komunikację głosową i wideo za pomocą platformy Zoom, która umożliwia pracownikom prowadzenie kluczowych rozmów z pracownikami służby zdrowia, współpracownikami i niektórymi z największych firm farmaceutycznych na świecie.

Potrzeba elastyczniejszego rozwiązania telekomunikacyjnego

Grupa UDG Healthcare zaczęła korzystać z rozwiązania Zoom Meetings kilka lat temu, aby zastąpić kilka platform do wideokonferencji, w tym Skype i Webex. Zoom szybko stał się domyślnym rozwiązaniem wideo w firmie i wyparł dotychczas używane narzędzie do współpracy, przewyższając je pod względem jakości, narzędzi do udostępniania ekranu i innych kluczowych funkcji.

„Używamy Zoom we wszystkich naszych działach i uwielbiamy to” — powiedział Jeremy Heaven, kierownik ds. dostarczania usług IT w grupie UDG Healthcare. „Używamy [Microsoft] Teams do tego, do czego jest przeznaczony: do współpracy, przechowywania dokumentów i czatów zespołowych, ale nie jako narzędzia do wideokonferencji w całej firmie. Jesteśmy pod dużym wrażeniem jakości wideo i funkcji udostępniania ekranu Zoom”.

Komunikacja stanowiła zupełnie inny problem. Każda spółka zależna UDG Healthcare miała własny system telefonii stacjonarnej, a zarządzanie wieloma umowami i kosztami stanowiło poważne obciążenie dla zespołu. Kiedy grupa UDG Healthcare wysłała pracowników do pracy zdalnej w domu podczas pandemii, telefony stacjonarne przez wiele miesięcy tylko zbierały kurz.

Do zbliżającego się projektu, który grupa UDG Healthcare miała realizować dla jednego z klientów, przedstawiciele handlowi potrzebowali elastyczniejszego rozwiązania typu softphone z rozbudowanymi funkcjami biznesowymi Organizacja wiedziała, że nadszedł czas na przegląd obecnego rozwiązania telefonicznego, aby dać pracownikom technologię potrzebną do efektywnej pracy.

„Zoom zgłosił się do nas z rozwiązaniami”.

„Zespół Zoom Phone zrobił prezentację, która wywarła na nas duże wrażenie. Zoom dał nam rozwiązania i to właśnie dzięki temu nasza współpraca jest tak udana” — powiedział Heaven.

Nawet podczas pandemii przejście na Zoom Phone było łatwą decyzją i jeszcze łatwiejszym procesem. Grupa UDG Healthcare zakupiła ponad 2000 licencji telefonicznych, po czym wdrożyła większą implementację w biurach zaplecza oraz wśród pracowników z USA, Wielkiej Brytanii i Europy.

„Nie możemy iść do biura, ale znaleźliśmy sposób, aby biuro przyszło do nas” — powiedział Heaven. „Samo przenoszenie było bardzo proste i przebiegło bez zakłóceń”. Wszyscy w Zoom byli pomocni i niezwykle kompetentni.

Rozwiązania komunikacyjne dla przedsiębiorstw

Zintegrowane rozwiązanie komunikacyjne Zoom ułatwiło dostosowanie się do elastyczniejszego i płynniejszego środowiska pracy zdalnej. „Gdy pracownik otrzymuje połączenie na swojej bezpośredniej linii, sygnał dzwonka rozlega się na jego laptopie, telefonie komórkowym i iPadzie” — mówi Heaven. „Mogę odebrać połączenie przy biurku, zawiesić je na chwilę, wznowić na telefonie komórkowym i udać się do Zoom Room, aby tam odbyć spotkanie”.

UDG Healthcare coraz częściej korzysta też z Zoom Webinars do komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.

„Podczas spotkań w szerszym gronie funkcja webinarium daje nam większą kontrolę, a nasz oddział Ashfield Meetings & Events może organizować konferencje dla klientów z 9 000 uczestników na Zoomie” — wyjaśna Heaven

Grupa UDG Healthcare ma długoterminowe plany wdrożenia Zoom Phone we wszystkich swoich spółkach. „Naszym następnym krokiem jest przydzielenie każdej osobie numeru wewnętrznego Zoom Phone do połączeń wewnętrznych oraz licencji Zoom Phone tym osobom, które muszą wykonywać połączenia zewnętrzne. Platforma Zoom stanie się naszym domyślnym rozwiązaniem” — powiedział Heaven.

„Kiedy potrzebujemy profesjonalnej jakości dźwięku i wideo, korzystamy z Zoom. To fantastyczny produkt pod względem stabilności usług” — mówi Heaven. Kiedy świat przeszedł w tryb lockdownu, możliwość robienia wszystkiego na Zoomie była kluczowa dla naszego sukcesu.