Nowy zwrot z inwestycji w platformy współpracy

W skrócie

• Pomimo rekordowych inwestycji w narzędzia do współpracy wzrost produktywności pozostaje mało konkretny.
• Konsolidacja wokół jednej platformy często może powodować utrudnienia, a nie zwiększać efektywność.
• Prawdziwy zwrot z inwestycji we współpracę jest owocem adopcji, doświadczenia i wymiernych rezultatów, a nie liczby licencji.
• Nowe badanie przeprowadzone przez Deloitte na zlecenie firmy Zoom pokazuje, jak liderzy mogą zniwelować lukę między inwestycją w platformę współpracy a płynącą z niej wartością.

Od lat firmy i instytucje inwestują spore kwoty w technologie współpracy, ale tylko nieliczne potrafią wykazać, że narzędzia te doprowadziły do wzrostu produktywności ich pracowników.

Najnowsze badanie firm Deloitte i Zoom, zatytułowane TheProductivity Payoff of Next-Generation Collaboration (Wzrost produktywności dzięki współpracy nowej generacji), pokazuje, że większość organizacji wciąż ma problemy z uzyskaniem wymiernych rezultatów z wdrożonych platform współpracy. Od liderów IT wymaga się konsolidacji narzędzi i kontroli nad budżetem, ale dążąc w pośpiechu do usprawnienia działań, wielu z nich wprowadziło nowe utrudnienia, zamiast wyeliminować dotychczasowe.

Przesłanie jest jasne: wartość platform współpracy definiuje się w niewłaściwy sposób. Produktywność wciąż jest nierozwiązaną kwestią, ale wcale nie musi tak być.

Za miernik sukcesu przyjmuje się aktywność – przeprowadzone spotkania, wydane licencje czy czas dostępności infrastruktury – ale tak naprawdę liczy się dynamika: bardziej zdecydowana adopcja, szybsze decyzje i większa ilość czasu na sensową pracę.

Z badania firmy Deloitte płyną trzy spostrzeżenia, które kształtują nową erę współpracy w przedsiębiorstwach:

• Wszechobecne utrudnienia związane ze spotkaniami. Pracownicy spędzają średnio prawie 25 godzin tygodniowo na przygotowywaniu się do spotkań, uczestniczeniu w nich lub związanych z nimi działaniach następczych. To całe trzy dni w tygodniu poświęcane na koordynację zamiast na tworzenie.
• Funkcje nowej generacji zapewniają wymierny zwrot z inwestycji. Organizacje, które aktywnie wykorzystują funkcje oparte na sztucznej inteligencji, takie jak automatyczne podsumowania spotkań, inteligentne streszczenia i zintegrowane przepływy pracy, oszczędzają średnio trzy godziny tygodniowo. To czas, który mogą zainwestować w strategiczną pracę o wyższej wartości.
• Wymuszona konsolidacja prowadzi do nieefektywności. Pomimo wysiłków na rzecz uproszczenia stosów technologicznych 90% użytkowników podaje, że korzysta z wielu platform i samodzielnie wybiera konkretne narzędzia odpowiednio do zamierzonego celu i uczestników. Próba standaryzacji w oparciu o jedną platformę zmniejsza elastyczność, a produktywność na tym cierpi.

Wniosek: czynnikami decydującymi o sukcesie są adopcja, korzystanie z funkcji nowej generacji i pomiar wyników, a nie ograniczanie liczby narzędzi czy wymuszanie jednolitości. 

Przyszłości współpracy nie będzie definiować liczba posiadanych narzędzi, ale sposób ich używania w zespołach do wykonywania przydzielonych zadań. Kiedy współpraca przebiega intuicyjnie, adopcja, a następnie wzrost produktywności są jej naturalnym następstwem. Firma Deloitte szacuje, że przedsiębiorstwa wdrażające funkcje nowej generacji mogą odzyskać trzy godziny na pracownika tygodniowo, co w dużych amerykańskich organizacjach przekłada się na potencjalną produktywność wartą 134 miliardy USD. To sugeruje, że największy zwrot z inwestycji nie pochodzi z konsolidacji, ale z adopcji.

Organizacje notujące największe sukcesy koncentrują się nie tyle na wskaźnikach użytkowania, ile na wskaźnikach rezultatów: godzinach zwróconych pracownikom, szybszym podejmowaniu decyzji i większym zaangażowaniu w zespołach. Liderzy utożsamiający się z takim podejściem mogą przekształcić platformy współpracy z centrum kosztów w motor produktywności, który generuje wartość w całej organizacji.

Pracownicy wybierają platformę Zoom, ponieważ łatwo się z niej korzysta. Prostota i intuicyjna obsługa to nie tylko miłe dodatki. To czynniki decydujące o różnicy między tolerowaniem narzędzi a ich rzeczywistą adopcją wśród pracowników.

Zmianę tę przyspiesza sztuczna inteligencja (AI), która umożliwia pomiar wartości współpracy. Dzięki AI zespoły dostrzegają zaoszczędzony czas, wyeliminowane trudności i odzyskaną koncentrację.

Wizję tę urzeczywistnia asystent Zoom AI Companion*, który automatycznie podsumowuje spotkania, rejestruje najważniejsze czynności i przekształca dyskusje w dynamikę działań. Wszystkie te efektywności w skali mikro po zsumowaniu dają przewagę na poziomie makro – wymierny zwrot z inwestycji.

Podczas gdy niektóre inne platformy dopiero zaczynają oferować funkcje AI, Zoom już teraz definiuje następny etap ich zastosowań: sztuczną inteligencję, która pracuje wszędzie tam gdzie jej użytkownicy. Asystent AI Companion wykracza poza platformę Zoom Workplace i łączy wiedzę z różnych aplikacji – od spotkań w Microsoft Teams po dokumenty Word – wprowadzając ujednoliconą produktywność w całym cyfrowym środowisku pracy.

Potwierdzają to wnioski z badania Deloitte: organizacje integrujące sztuczną inteligencję ze swoimi procesami współpracy podejmują decyzje szybciej i notują większe zadowolenie pracowników.

Jesteśmy w punkcie zwrotnym pod względem sposobu definiowania wartości współpracy. Nie chodzi już tylko o redukcję kosztów czy konsolidację, ale o rezultaty, adopcję i więzi międzyludzkie.

Pytanie, na które muszą odpowiedzieć liderzy IT, nie brzmi „Ile mamy narzędzi?”, ale „Jaką wartość nasi pracownicy czerpią z narzędzi, których używamy?”

Platformy do współpracy przestały być elementem koniecznym z perspektywy IT i stały się motorem rozwoju firm. Platforma Zoom, stworzona z myślą o ludziach i oparta na sztucznej inteligencji, pomaga organizacjom przekształcić kontakty w wymierną produktywność dzięki łagodzeniu utrudnień, uproszczeniu procesów pracy i zwróceniu zespołom cennego czasu.

Produktywność nadal może się wydawać nierozwiązaną kwestią, ale dzięki odpowiedniemu połączeniu prostoty, adopcji i sztucznej inteligencji nie musi taka być. Bo kiedy współpraca po prostu działa, pracownicy mogą wykonywać swoje zadania na najwyższym poziomie – i właśnie wtedy zaczyna się prawdziwy zwrot z inwestycji.

* Asystent Zoom AI Companion jest dostępny z kwalifikującymi się płatnymi planami Zoom Workplace. Może nie być dostępny we wszystkich regionach i branżach.