Wees je takenlijst de baas met AI Companion: Ga aan de slag met geautomatiseerd taakbeheer in Zoom Workplace

Een klein verzoekje hier, een grote projectopdracht daar — voor je het weet heb je een berg aan taken te volbrengen. Naarmate er meer vragen op je pad komen, kan het overweldigend worden om bij te houden wat je allemaal moet bereiken, met wie je contact moet opnemen en welke deadlines je moet halen.

Het beheren van je taken wordt nu een stuk eenvoudiger. Zoom Tasks is onze nieuwe, AI-gerichte oplossing voor taakbeheer die rechtstreeks in Zoom Workplace is ingebouwd, waarbij AI Companion* je helpt je takenlijst sneller af te handelen.

Omdat het deel uitmaakt van Zoom Workplace, kan Zoom Tasks actiepunten identificeren uit samenvattingen van vergaderingen en chatgesprekken die je gedurende de dag voert. Het kan zelfs helpen bij het uitvoeren van taken namens jou (met jouw beoordeling en goedkeuring). Bovendien beschikken je teams over de informatie die ze nodig hebben om projecten bij te houden voor een betere samenwerking en doortastenheid.

Taakbeheeroplossingen zijn het moderne equivalent van een takenlijst die op een plakbriefje is gekrabbeld. Ze helpen je om alle details van een taak bij te houden, zoals wanneer die af moet zijn, of het onderdeel is van een groter project en met wie je samenwerkt. 

Software voor taakbeheer gaat echter verder dan je eigen persoonlijke actiepunten. Het helpt teams om het nodige inzicht te verkrijgen in de vele bewegende delen van een groot project, inclusief bestanden, statusupdates en barrières. Volgens een wereldwijd onderzoek naar samenwerking door Zoom en Morning Consult besteedt een derde van de leidinggevenden (34%) een uur of langer aan communicatie met teamgenoten om te vragen naar de status van een project of taak. Dat ene uur verspilde tijd kan organisaties naar schatting $ 16.000 per jaar per manager kosten aan inefficiënte productiviteit,** waardoor taakbeheer-apps een belangrijke rol spelen bij moderne manieren van samenwerken. 

Als je agentic AItoevoegt, krijgt taakbeheer een geheel nieuwe betekenis. Stel je voor dat je niet langer zelf je taken hoeft bij te houden — AI Companion doet dat voor je. Die haalt de taken voor je naar boven die bijvoorbeeld tijdens vergaderingen aan je worden toegewezen (en binnenkort herkent het systeem ook taken uit e-mails en chats), zodat je geen actiepunt meer mist. Zo helpt het om een overdaad aan informatie te voorkomen door al je taken samen te brengen in één overzicht, waar je ze makkelijk kunt bekijken, accepteren en delen met anderen.

Maar AI Companion beheert niet alleen taken, het helpt je ook om ze te voltooien. Het systeem kan de volgende stap voor je detecteren, of het nu gaat om het plannen van een vergadering, het starten van een eerste conceptversie of het schrijven van een chatbericht, en je aansporen om actie te ondernemen. Voor je het weet, is je hele takenlijst afgestreept.

Met AI Companion die achter de schermen voor je werkt, krijg je meer gedaan terwijl je je beste werk levert. Dat ziet er zo uit:

Als je de hele dag in vergaderingen zit...

Aaneengesloten vergaderingen laten je vaak nauwelijks tijd om je aantekeningen te ordenen en je actiepunten vast te leggen voordat de volgende call alweer begint. Maar met AI Companion die je taken bijhoudt, kun je je concentreren op de vergadering in plaats van je zorgen te maken dat je niks mist. Aan het eind van de dag hoef je alleen maar naar je tabblad Taken te gaan om alle actiepunten te zien die aan jou zijn toegewezen, zonder je druk te maken of je iets bent vergeten op te schrijven. 

Wanneer je wordt gevraagd om een statusupdate te geven...

Dit is een veelvoorkomend verzoek dat je focustijd opslokt: je manager vraagt waar je deze week aan werkt of een collega wil weten hoe ver je bent met een project. Je moet je lijst met taken samenstellen, een antwoord schrijven en het nogmaals vergelijken met je verschillende projecttrackers om er zeker van te zijn dat je niets hebt weggelaten. AI Companion kan binnen enkele seconden alle taken vinden die bij een project horen of binnen een bepaalde periode af moeten zijn, en een update voor je opstellen. Zo is iedereen snel en moeiteloos op de hoogte. Je kunt ook taken delen met collega's, zodat iedereen kan zien waar je aan werkt.

Als je te veel te doen hebt...

Terugkomen van vakantie en geconfronteerd worden met een berg chatberichten of een stapel openstaande taken kan behoorlijk overweldigend zijn. Door het op te splitsen in behapbare taken houd je makkelijker het overzicht. Je kunt AI Companion vragen om je chat-threads samen te vatten en taken uit je berichten te identificeren die je aan je takenlijst wilt toevoegen. Vervolgens geeft het systeem suggesties om je volgende stappen in gang te zetten, zoals het plannen van een vergadering, het opstellen van een chat- of e-mailantwoord, of het aanmaken van een document. Met AI Companion die je eerste concept maakt, kun je uren onderzoek en brainstormen besparen, en kun je de boodschap verfijnen zodat deze je punt effectief overbrengt. 

Zoom Tasks met AI Companion is inbegrepen bij in aanmerking komende betaalde Zoom Workplace-abonnementen. Zo kun je aan de slag:

1. Controleer of je Zoom Workplace-app is bijgewerkt (6.4.3 en hoger).
2. Navigeer in je online accountinstellingennaar het tabblad AI Companion en scrol vervolgens omlaag om het gedeelte Tasks te vinden. Als je alles wilt ervaren wat Tasks met AI Companion te bieden heeft, schakel je de instelling in om AI Companion taken te laten aanmaken en beheren, evenals de instelling om taken te genereren op basis van transcripts van vergaderingen.
3. Klik op het pictogram Tasks in de bovenste navigatiebalk om je taken weer te geven. (Zie je het niet? Klik op "Meer".)

Snelle tips en trucs

Zodra je Tasks in Zoom Workplace hebt ingeschakeld, gebruik je deze tips en trucs om te beginnen met het toevoegen en bijhouden van je taken.

• Aan het einde van je dag of na een reeks vergaderingen controleert je je "Aanbevolen taken" om de taken te bekijken die aan jou zijn toegewezen. Klik op "Accepteren" om ze toe te voegen aan je lijst Mijn taken. 
• Klik op het sterpictogram van AI Companion in je taak voor voorgestelde acties om je taak te voltooien.
• Wanneer er in Teamchat of e-mail zaken voorbij komen die je wilt toevoegen aan je tabblad Mijn taken, kun je ze eenvoudig via een rechtermuisklik aan je lijst toevoegen. Zo hoef je chats niet langer als ongelezen te laten staan om jezelf eraan te herinneren dat je er nog iets mee moet doen. 
• Je kunt je eigen taken handmatig toevoegen door op de knop + te klikken.
• Als je op "Details bekijken"klikt, wordt meer informatie over je individuele taken weergegeven, inclusief een link naar de bron van de taak, zoals een samenvatting van de vergadering of een chatbericht. Je kunt je taken ook bewerken om je eigen notities en informatie op te nemen.
• Als je geen AI Companion hebt, kun je Zoom Tasks nog steeds gebruiken als een oplossing voor taakbeheer, waarbij je al je taken op één plek bijhoudt om je manier van werken te stroomlijnen. 

Bezoek onze AI Companion-pagina voor meer informatie over de agentic AI-vaardigheden die beschikbaar zijn om je gedurende je werkdag te helpen.

*Zoom AI Companion is mogelijk niet in alle regio's of branches beschikbaar. Zonder extra kosten inbegrepen bij de betaalde services in je Zoom-gebruikersaccount.

**Berekening per manager is een schatting op basis van informatie over het gemiddelde salaris voor managementberoepen die wordt verstrekt door het U.S. Bureau of Labor Statistics.