次世代のワークスタイルソリューションを提案する会社が、オフィスのスマート化を実現するためにZoom Phone を採用

オフィスの設計・デザイン・施工やICTツールを活用した業務改善支援など、オフィス環境に関わる事業を展開するイデックスビジネスサービス。中でも、ソリューション営業部は顧客に新しいワークスタイルを提案し、次世代に向けた働き方をサポートしています。

イデックスビジネスサービスは、2024年10月、オフィスをリノベーション・ライブオフィス化した際に、既に導入していた複数のZoomソリューション（Zoom MeetingsやZoom Rooms）を最大限生かしたオフィスのスマート化を進めました。その中で快適な職場環境を作る鍵となったのは、Zoom Phoneです。なぜなら、これまではフリーアドレスやリモートワークなどの新しい働き方を積極的に導入してきましたが、従来の電話環境ではそれらに対応できなかったからです。

戦略企画室の吉村氏は、Zoom Phoneの導入以前について、次のように語ります。「弊社は長年、オンプレミス型のPBXを使用し、デスクに置かれたビジネスフォンで、社員はそれぞれ外線や内線の受発信を行っていました。そのためコロナ禍も、出社制限はしつつ電話対応のために出社しなければならない状況でした。また、フリーアドレスを導入したものの、社員の在席状況が見えづらく、お客様やお取引先様からの電話も一度切って折り返さなければなりませんでした。新しいワークスタイルを提案する立場にもかかわらず、一部アナログな電話環境と言わざるを得ませんでした」

さらに、オンプレミス型PBXは、設定変更のたびに専門業者を呼ぶ必要があり、高額な費用や柔軟な運用ができない課題もあり、クラウド型PBXを導入する必要性を感じていました。また、お客様からも「クラウドPBXを導入したい」という要望は寄せられていましたが、導入後も安定して使用できるものでなければ紹介できないと考えていたそうです。吉村氏は「まずは自社で使って品質を確認しようと、５年前に一度、クラウド型PBXを一部導入したことがありました。しかし、そのクラウド型PBXの品質が安定せず、数カ月で元に戻したことがあったんです」と語ります。

当時の様子について、入社５年目の藤井氏は次のように振り返ります。「入社した頃はまだ、固定電話機がいくつか社内に置いてある状態でした。代表番号への電話は固定電話機にかかってくるため、総務や若手のメンバーが電話番をしていました。そのため、固定電話機の近くに座る必要があり、フリーアドレスではありましたが、座る席は限られていましたね」

同じく入社２年目の田代氏も「弊社はオフィスが2つのフロアに分かれているので、電話がかかってきたら電話の子機を持って担当者を探して回るなど非常に非効率でした」と語ります。

「実は当時もZoom Phoneを調べていた」という吉村氏。しかし、当時のクラウドフォンはZoom社も含め、050を主体とした発信しかできないものが多く、そのため、「自社も含め、電話番号の切り替えを伴うクラウドフォンを提案するのは難しい」と判断せざるを得ない状況でした。

どうにか品質の良いクラウドPBXを見つけて導入したい。そう考えていた吉村氏は、2024年、Zoom Phoneの状況について再度問い合わせをしました。「普段からZoom Meetingsを使用していたので、品質や安定性が高いのは十分理解していました。映像と音声を使用してこの品質だし、通話だけなら問題ないだろうと考えたんです。問い合わせると、0ABJ番号の認証許可を進めているとのこと。であれば、代表番号がそのまま使えますし、全面的にZoom Phoneに切り替えてもいいのではないかと思い導入に踏み切りました」

Zoom Phoneにすることで、スマートフォンのアプリからパケット通信を利用した通話を行えば、社内外のどこにいても電話を受けることが可能になります。Zoom Phone導入後について、藤井氏は「以前は、代表電話は会社の固定電話、担当している顧客からの連絡は業務用携帯電話と使い分けていましたが、今は業務用のスマートフォンに一本化され、どこにいても電話が取れるという安心感があります」と語ってくれました。

電話としての品質の高さと0ABJ番号以外にも、２つの選定ポイントがあります。

第1に、各種設定が容易なこと。Zoom Phoneは完全なクラウド型PBXのため、ハードウェアは不要。各種設定もパソコンからクラウド上で設定変更が可能で、オンプレミス型PBXのようにメーカーの専門業者に依頼し、現地で設定してもらう必要はありません。

第2に、追加費用なしに代理応答、通話録音、IVR（自動音声応答システム）などの多様な機能を使えること。これらの機能について、ソリューション営業部アカウントセールスの鶴氏は次のように語ります。「従来のオンプレミス型PBXの場合、IVR機能をつけると非常に高額になるため導入に踏み切れずにいました。今回、Zoom Phoneに切り替えたことでIVRが標準機能で使えるようになり、追加費用なく、電話対応の負荷も大きく削減できました。また、通話録音の機能が非常に便利ですね」。通話録音機能はデータ容量に応じて追加料金がかかるサービスが多い中、Zoom Phoneは追加費用なし。通話１本あたりの時間制限やデータ保存容量の上限もありません。

そんな通話録音機能を顧客対応の学習ツールとして使用したのは田代氏です。「私は以前、お客様対応に苦手意識を持っていた時期がありました。そのため、先輩がどのように応対しているか知りたいと思っていたところ、お客様対応に長けている藤井がZoom Phoneの録音とAI文字起こしを共有してくれたんです。それを聴きながら対応を勉強させてもらいました。」Zoom Phone導入以前は、「先輩が電話入れをする際に同席し、会議室などで電話をスピーカーに切り替えて話を聞かせてもらっていた」と田代氏。しかし、時間を合わせるのが難しかったため、Zoom Phoneの通話録音は重宝しているといいます。また、鶴氏は「録音していることでカスタマー・ハラスメントから従業員を守れるメリットもあります。また、クラウド保存のため、どこからでもすぐに録音を聞けるのも非常に便利です」と語ります。

イデックスビジネスサービスがZoom Phoneの次に導入・活用したのは、Zoom RoomsとWorkspace Reservationでした。「Zoom社の営業担当からその使い勝手の良さを聞いたことで、改めて興味を持った」と吉村氏は振り返ります。「Zoom Rooms とZoom認定のサードベンダー製ビデオバー（Poly Studio）という専用のカメラを導入することで、自動で話者にスポットでカメラが向いたり最大6人まで画面が分割されたりするので、会議室の様子がイキイキと伝わります。これまでのオンライン会議だと、外部参加した時に誰が話しているのかがわかりづらく、取り残される感じがありました。それを感じさせずにオンライン会議をできるのは、まさに今の働き方を実現するために必要なソリューションだと確信しています」

「従来は、オンライン会議を行う際には、カメラやマイクなどのセットアップに時間が取られていました。しかし、オフィスのリノベーションに合わせて主な会議室にZoom認定のサードベンダー製ビデオバー（Poly Studio）を導入したことで、自動でセッティングされるようになり、準備の煩わしさからも解放されました」と語るのは藤井氏。さらに、AIが会議の内容を自動で文字起こししてくれるほか、会議内容も要約してくれるので議事録を取る必要ありません。「内部で情報共有する分には十分なレベルものが上がってきます」

Zoom Phoneにより電話の運用は格段に便利になった一方で、フリーアドレスやリモートワークを導入したことによる「誰がどこに座っているかわからない」課題は、解決していないままでした。この課題を解決したのがZoomの座席・会議室の予約システムWorkspace Reservationです。自社のオフィスのレイアウト図面をZoomアプリに取り込み、利用者はその日使用するデスクや会議室を予約することで、誰がどこに座っているかが一目瞭然になりました。

「これまでもエクセルを使用して会議室予約や席の管理を行っていましたが、便利とは言い難い状態でした。今回Workspace Reservationを導入したことで、誰がどこにいるのか、MAP上で在籍確認ができるようになり本当に便利になりました」と鶴氏。「フリーアドレス化やABWを導入する企業が増え、座席予約システムのご相談も増えています。ZoomのWorkspace Reservationをぜひおすすめしたいですね」

利便性がよく効率的な働き方ができるイデックスビジネスサービスのオフィスは、実際にZoomのソリューションを体感できるライブオフィスとしても活用しています。

「実際に見て、触って、体感できるライブオフィスになったと自負しています。働きやすいオフィス環境づくりやZoomソリューションをはじめ、ICTツールによるDX化を実現したオフィスにご興味のある方は、ぜひお気軽にお越しください」と鶴氏は語ってくれました。

※03や06などの市外局番からはじまる電話番号

Zoom 製品に関するお問い合わせはこちら