Zoom Workflow Automation ti consente di creare flussi di lavoro automatizzati per attività comuni, come ad esempio rispondere ai messaggi di chat, contribuendo a far risparmiare tempo al tuo team.
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Data di aggiornamento February 19, 2025
Pubblicato in data July 09, 2024
Pensa a quanto tempo spendi in attività lavorative di routine, come l'invio di un messaggio di check-in settimanale o la duplicazione di informazioni da un'applicazione all'altra. Quello che può sembrare un minuto qui o là, può accumularsi rapidamente quando hai progetti più importanti che vorresti privilegiare. I flussi di lavoro automatizzati possono aiutarti a recuperare quel tempo prezioso.
Che si tratti di un amministratore IT che si destreggia tra le richieste dell'help desk o di un addetto alle informazioni che passa da un'applicazione all'altra, l'automazione di processi aziendali semplici e comuni la aiuta ad essere più efficiente e, in definitiva, a ottenere di più.
Zoom Workflow Automation semplifica la creazione di potenti flussi di lavoro che ottimizzano il suo lavoro in Zoom Workplace e nelle app di terze parti. Può anche includere l'AI Companion nei suoi flussi di lavoro, che raccoglie le informazioni e il contesto dalla piattaforma per guidare l'azione, occupandosi di quei piccoli compiti al posto suo.
Vedremo come funzionerà nella tua giornata lavorativa, ma prima ecco una panoramica dell'automazione del flusso di lavoro e di come opera.
L'automazione del flusso di lavoro è il processo di utilizzo del software per automatizzare determinate attività creando regole o flussi di lavoro tra i sistemi. Queste regole possono essere condizionali (attivate quando si verificano determinate condizioni - pensi a "se questo, allora quello") o sequenziali (completate in un certo ordine lineare una volta che si verifica un'attivazione).
Con Zoom Workflow Automation, può creare flussi di lavoro semplici con una o due fasi, oppure flussi di lavoro più intelligenti e dinamici che combinano logica condizionale, loop, ritardi e interruttori per guidare le azioni lungo più percorsi senza sforzo. Le consente di automatizzare i flussi di lavoro comuni in Zoom Workplace e di sfruttare le funzionalità di AI Companion. Inoltre, aiuta a ridurre il cambio di contesto utilizzando integrazioni di terze parti o trigger webhook per connettersi con app aziendali come Jira, Google o Microsoft.
Zoom Workflow Automation è facile da usare senza competenze tecniche. Dalla scheda Flussi di lavoro dell'applicazione Zoom Workplace, può iniziare semplicemente con un modello precostituito e personalizzare ogni fase in base alle sue esigenze specifiche. Oppure può creare un flusso di lavoro da zero, scegliendo da un elenco di trigger disponibili e trascinando le fasi nel flusso secondo le necessità.
Continui a leggere per scoprire come può impostare i flussi di lavoro per automatizzare le attività più comuni della sua giornata lavorativa, in base al suo ruolo.
Le riunioni possono essere piene di discussioni e di idee, ma una volta terminata la conversazione, come fa a ritenere se stesso e il suo team responsabili di seguire effettivamente il lavoro? Workflow Automation può creare o aggiornare automaticamente un documento Zoom (o un documento Google o Word) da un riepilogo della riunione generato da AI Companion dopo la fine della riunione, offrendole uno spazio dedicato per rivedere gli argomenti di discussione, approfondire le idee e contrassegnare i colleghi con i passi successivi. Può anche configurare il flusso di lavoro per condividere automaticamente il documento con i suoi colleghi in un canale di chat selezionato, in modo che tutti siano informati.
Se è presente in un miliardo di canali di chat ma ne ha solo una manciata in cui deve essere coinvolto direttamente, crei un briefing giornaliero sulla chat per aiutarla a mettersi in pari senza essere sommerso dai messaggi. Pianifichi un flusso di lavoro da avviare in un determinato momento della giornata, specifichi quali canali di chat desidera riepilogare e l'intervallo di tempo (ad esempio, può estrarre i messaggi delle ultime 24 ore), e aggiunga la fase per riepilogare questi messaggi con AI Companion. Può scegliere di far apparire il testo riassunto in un documento Zoom o di inviarlo a un collega o a un gruppo tramite la Chat di squadra. Dopo l'esecuzione del flusso di lavoro, può leggere il briefing della chat per ottenere una descrizione di ciò di cui si è parlato, insieme ai link che la rimandano al messaggio originale, in modo da poter leggere o rispondere.
I messaggi di chat possono accumularsi rapidamente, soprattutto se ricopri un ruolo in cui tendi a ricevere sempre le stesse domande o lo stesso feedback. Puoi impostare un flusso di lavoro per assegnare una risposta personalizzabile a una reazione con emoji.
Ad esempio, se fai parte di un team di progettazione del prodotto, puoi impostare l'emoji del cuore per rispondere automaticamente ai feedback positivi con un messaggio di ringraziamento. Puoi impostare l'emoji degli occhiali per rispondere alle domande più comuni condividendo un link alle FAQ sul prodotto.
Se ti è mai capitato di aspettare l'approvazione di un documento importante da parte del tuo manager, il controllo degli aggiornamenti può richiedere molto tempo e risultare inefficiente. O magari devi cambiare scheda continuamente per vedere se ha commentato il documento, controllare l'e-mail per verificare la presenza di nuovi messaggi o sbirciare nel canale di chat per vedere se il tuo messaggio ha ricevuto un pollice in su.
Crea un flusso di lavoro che consenta al tuo manager di dare facilmente la sua approvazione e ti tenga aggiornato. Puoi farlo assegnando emoji alla persona a cui stai chiedendo l'approvazione (ad esempio, gli emoji con il pollice in su e il pollice in giù). Quindi, puoi creare una condizione che attiva il passaggio successivo nel flusso di lavoro: inviarti un messaggio diretto una volta ricevuto il pollice in su o chiedere ulteriori feedback se viene utilizzata l'emoji del pollice in giù.
Quando qualcosa va storto, che si tratti di un'interruzione o di un problema tecnico, vuole che i suoi team dev ops si muovano rapidamente per rispondere. Può impostare un flusso di lavoro da attivare da un'applicazione di terze parti per generare un ticket Jira (se ha già Jira) e avviare un canale di Team Chat quando viene segnalato un rapporto di incidente. In base al tipo di incidente, il suo flusso di lavoro può specificare quali persone includere nel canale, in modo che i membri del team giusti vengano coinvolti per risolvere il problema.
Con la possibilità di attivare i flussi di lavoro tramite webhook e di combinare flussi di lavoro condizionali e sequenziali, può costruire flussi di lavoro complessi che vanno ben oltre i nostri modelli. Questo le permette di integrarsi perfettamente con applicazioni di terze parti per risparmiare tempo ed evitare il tira e molla della creazione di biglietti o documenti in applicazioni diverse. Può personalizzare questi flussi di lavoro per soddisfare le esigenze del suo team e dell'organizzazione in generale.
In qualità di manager, devi tenere traccia di ciò che i membri del tuo team hanno in serbo e conoscere lo stato dei progetti in corso. Molti manager realizzano questo obiettivo con un check-in settimanale, in cui i singoli collaboratori condividono ciò su cui stanno lavorando in Zoom Team Chat. Ma questa attività apparentemente di routine può essere ingannevolmente dispendiosa in termini di tempo per te e per i suoi riporti diretti: in primo luogo devi ricordarti di inviare il messaggio di promemoria, quindi il tuo team deve fornire i propri aggiornamenti e potresti dover porre domande di follow-up per ottenere il livello di dettaglio di cui hai bisogno.
Rendere automatico questo check-in settimanale utilizzando l'automazione del flusso di lavoro può contribuire a migliorare la produttività di tutti. Puoi creare un flusso di lavoro per inviare un messaggio programmato con la frequenza che desideri e aggiungere un modulo per semplificare al tema la risposta con le informazioni corrette. Un elemento in meno nella tua lista di cose da fare per la settimana.
Può utilizzare AI Companion in una fase del flusso di lavoro per riassumere un'intera settimana di messaggi di chat dal canale del suo team e aggiungerli a un documento Zoom. Da lì, può condividere il documento con il suo team e chiedere loro quali argomenti vogliono aggiungere all'agenda delle riunioni settimanali del team. Il riepilogo può aiutare a rinfrescare la memoria sulle brevi conversazioni che hanno avuto quotidianamente e a capire quali argomenti potrebbero giustificare una discussione più approfondita.
L'approvazione delle richieste di viaggi di lavoro, permessi e spese può riempire la tua casella di posta elettronica e appesantire la tua giornata lavorativa. L'automazione del flusso di lavoro può semplificare e snellire questo processo, in modo da poter rivedere e approvare questo tipo di richieste direttamente nella chat per il team.
Inizia semplicemente con il modello di flusso di lavoro per "Richieste di permessi", personalizzalo in base alle tue esigenze e pubblica il link del flusso di lavoro nel canale di chat del tuo team (puoi anche aggiungerlo a quel canale in modo che tutti possano trovarlo facilmente). Quando i membri del team serve che tu approvi una richiesta, possono semplicemente compilare il modulo: ti verrà inviato automaticamente per la revisione e, una volta che ti disconnetti, riceveranno una notifica.
I nuovi dipendenti che entrano a far parte di un team ibrido o remoto potrebbero avere più difficoltà a conoscere i colleghi e a sentirsi connessi. Se hai un canale di chat a livello di team o di reparto, puoi configurare un flusso di lavoro per presentare automaticamente i nuovi membri. Semplifica il tutto creando un modulo da compilare che includa le loro responsabilità, hobby e interessi chiave.
Una volta che il nuovo assunto avrà compilato il modulo, si attiverà una fase che invierà un messaggio al canale di chat del team con un breve messaggio di benvenuto e di presentazione. Può anche aiutare i nuovi assunti a sentirsi benvenuti con un messaggio automatico che condivida le risorse chiave, come un link al calendario del team. Come sempre, può personalizzare questi messaggi in base alla cultura del suo team.
L'Automazione del flusso di lavoro è ora disponibile per gli utenti di Zoom a pagamento senza costi aggiuntivi durante il periodo di prova gratuito (aggiorni l'applicazione Zoom Workplace alla versione 6.3.10 o superiore). Amministratori e proprietari di account, può portare i vantaggi dell'automazione alla sua forza lavoro abilitando l'Automazione del flusso di lavoro nel suo portale di amministrazione. Per maggiori informazioni su come iniziare ad automatizzare i flussi di lavoro,consulti la nostra pagina di assistenza.
I nuovi dipendenti che entrano a far parte di un team ibrido o remoto potrebbero avere più difficoltà a conoscere i colleghi e a sentirsi connessi. Se hai un canale di chat a livello di team o di reparto, puoi configurare un flusso di lavoro per presentare automaticamente i nuovi membri. Semplifica il tutto creando un modulo da compilare che includa le loro responsabilità, hobby e interessi chiave.
Una volta che il nuovo assunto avrà compilato il modulo, si attiverà una fase che invierà un messaggio al canale di chat del team con un breve messaggio di benvenuto e di presentazione. Puoi anche aiutare i nuovi assunti a sentirsi benvenuti con un messaggio automatico che condivida le risorse chiave, come il calendario del team. Come sempre, puoi personalizzare questi messaggi in base alla cultura del tuo team.
L'automazione del flusso di lavoro è ora disponibile per gli utenti Zoom a pagamento senza costi aggiuntivi durante il periodo beta.* Amministratori e titolari dell'account, potete portare i vantaggi dell'automazione alla vostra forza lavoro abilitando l'automazione del flusso di lavoro nel vostro portale amministratori. Leggete la nostra pagina di supporto per ulteriori informazioni su come iniziare ad automatizzare i tuoi flussi di lavoro.
*Nota: potrebbe non essere disponibile per tutte le regioni e per tutti i settori durante il periodo di beta.
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