Consigli degli esperti per organizzare un evento ibrido di successo

Gli eventi in presenza stanno tornando, ma la richiesta di esperienze virtuali e ibride rimane elevata. Non solo sono economiche e vantaggiose per un pubblico da remoto, ma consentono ai promotori degli eventi di diffondere il marchio oltre le quattro mura di uno spazio per conferenze tradizionale.

Potresti pensare "Iscrivimi!". Se gli eventi ibridi rappresentano però una novità per te e non sai da dove iniziare continua a leggere per ricevere i consigli degli esperti che ti permettono di costruire il tuo playbook. Abbiamo chiesto a Savannah Fairbank, una manager di eventi virtuali esperta di uno studio legale globale, Cooley LLP di condividere alcuni suggerimenti sulla propria esperienza personale di organizzazione di eventi ibridi e suggerimenti per mantenere alto il coinvolgimento del pubblico.

Cooley è generalmente coinvolta in oltre 900 eventi all'anno, che includono sponsorizzazioni, discorsi motivazionali, riunioni di formazione e conferenze. Prima del COVID-19 avevamo familiarità con gli eventi virtuali e utilizzavamo Zoom Webinars e Zoom Meetings per offrire contenuti formativi ai clienti. Ma nel 2020, per la prima volta, abbiamo iniziato a offrire soltanto programmi virtuali e abbiamo reso virtuale tutta l'offerta di eventi. 

Desideravamo offrire un'esperienza di evento dotata di una componente virtuale comparabile, per certi aspetti, agli eventi in presenza. Quindi, abbiamo utilizzato Zoom Events e abbiamo collaborato con The Berkeley Center for Law and Business per organizzare una conferenza ibrida di due giorni nota come Berkeley Forum on Corporate Governance. Questa è stata la nostra prima iniziativa di evento ibrido, e oltre a pianificarlo virtualmente, abbiamo anche pianificato e svolto l'evento dal vivo in presenza.

L'opzione virtuale ci consente di essere più inclusivi possibile. Per l'evento di Barkley, i nostri partecipanti erano, per la maggior parte, locali. Poiché offrivamo una componente virtuale oltre a quella in presenza, sia Cooley che Berkeley sono riusciti a inviare inviti per l'evento a molti più invitati. L'aggiunta della componente virtuale è senza paragoni, poiché triplicherà il numero complessivo di persone che partecipano all'evento.

Desidero fare mie le sensazioni e l'energia di un evento in presenza e trasformarle in capacità, virtualmente. Se ho davanti un pubblico di 100 persone in una sala e possono porre domande al relatore, ma ho un pubblico virtuale che non può, dovrò trovare un modo, naturale e agevole, per permettere al pubblico virtuale di interagire con l'oratore. Non vogliamo che si innervosiscano perché lo schermo non funziona mentre stiamo rispondendo a una domanda.

Mi preoccupo sempre delle persone che non hanno dimestichezza con la tecnologia, assicurandomi che tutti sappiano come accedere e come utilizzare ciò che gli serve. Quando creo un evento, penso a come posso garantire che le persone che non sono a proprio agio con la tecnologia siano in grado di partecipare in modo agevole. Dato che utilizziamo la tecnologia di Zoom in tutti gli uffici di Cooley, riceviamo spesso feedback positivi per il fatto che Zoom è molto facile da usare dal punto di vista dell'oratore e dei partecipanti. Per il nostro evento ibrido, abbiamo ricevuto molti feedback positivi per la facilità di navigazione e l'utilizzo agevole di Zoom Events, anche per le persone che non hanno familiarità con la tecnologia.

Il componente AV è fondamentale perché se alla fine della giornata non funziona, la pianificazione svolta è inutile. Il pubblico in presenza deve vedere esattamente lo stesso video del pubblico virtuale, non una sorta di strana combinazione di quello che sta accadendo dal vivo.

Durante il nostro evento ibrido, il team per eventi di Cooley lavorava sul campo, per assicurarsi che l'evento dal vivo avesse successo. Dato che non potevamo essere online e offline contemporaneamente, abbiamo sfruttato il team di servizi per eventi di Zoom per gestire la parte virtuale in termini di avvio e interruzione delle sessioni e per aiutarci a costruire il tutto nel back-end.

Pensiamo sempre al modo in cui il nostro brand viene espresso e rappresentato. Per gli eventi in presenza, so che branding avremo e quali sono le opzioni a nostra disposizione. So come sarà il palco, il programma e l'illuminazione. Per il nostro evento ibrido, Zoom Events ci ha consentito di riprodurre il più fedelmente possibile il branding sul campo. La parte principale consisteva nel concepire come rendere il nostro evento virtuale simile a quello di Cooley ma tramite Zoom, perché Cooley usa Zoom e i nostri uffici hanno l'integrazione a Zoom Rooms. 

Penso che il modo più ovvio e naturale per permettere agli oratori dal vivo di coinvolgere il pubblico e quello di parlare alle persone che si trovano di fronte. Pur tenendo a mente che è necessario parlare a due pubblici diversi. Altre 600 persone ti stanno guardando su internet. Cerca di giocare un po' di più con loro e di sapere dove si trova la videocamera quando dai il benvenuto alle persone o ti rivolgi i partecipanti.

Inoltre, prendi in considerazione l'evento sia dal punto di vista del partecipante che di quello dell'oratore. Se un oratore non si sente totalmente a proprio agio con la tecnologia che utilizza, questo trasparirà dalla sua presentazione. Assicurati di fare prove generali e dimostrazioni, in modo che i relatori sappiano cosa succederà e si sentano a proprio agio nel parlare virtualmente. 

Sicuramente è un aspetto che prendiamo sempre in considerazione ora, mentre prima non veniva considerata a meno che non vi fosse un valido motivo per includere una componente virtuale. Ora, lo valutiamo sempre, e l'80% delle volte la risposta è sì, offriremo una componente virtuale

Per scoprire in che modo la piattaforma Zoom aiuta Cooley a mantenere la propria reputazione di innovatore tecnologico, leggi la storia completa qui. Se ti interessa organizzare un evento ibrido o virtuale con Zoom Events, contattaci per una dimostrazione 1:1 della nostra piattaforma per eventi virtuali.