Perlu memangkas biaya TI? Cara melakukannya tanpa memengaruhi produktivitas

Anggaran dan sumber daya menyusut — tetapi itu bukanlah hal baru bagi Anda. Saat ini, Anda mungkin diminta untuk membenarkan pengeluaran TI atau diberi tahu bahwa Anda perlu menguranginya, entah bagaimana caranya. Masalahnya adalah, Anda tahu bahwa karyawan Anda menggunakan berbagai aplikasi dan saluran untuk berkomunikasi satu sama lain.

Jadi, bagaimana Anda menghasilkan uang lebih banyak tanpa menambahkan lebih banyak kerumitan pada alur kerja Anda? Mulailah dengan menggabungkan komunikasi Anda.

Mengurangi tidak berarti Anda harus lebih sedikit berkomunikasi. Ada cara untuk membuat pilihan yang cerdas — pilihan yang tetap membantu Anda menghemat uang tanpa mengorbankan kemampuan untuk menskalakan. Jika Anda khawatir akan memiliki terlalu banyak aplikasi di sistem, artinya Anda hanya perlu menemukan aplikasi serbaguna yang menyediakan layanan terbaik dari kedua dunia tersebut.

Tempat yang baik untuk memulai: aplikasi obrolan. Dengan jenis aplikasi obrolan yang tepat, Anda dapat membawa semua alur kerja Anda ke satu tempat dan terhubung ke semua cara lain untuk berkomunikasi di hari kerja tertentu. Beberapa hal yang perlu diperhatikan saat mengidentifikasi aplikasi obrolan yang tepat: 

Integrasi yang tepat: Ingin dengan cepat memberikan dokumen penting kepada anggota tim? Ingin mengakses aplikasi pihak ketiga yang canggih tanpa kehilangan posisi Anda? Temukan solusi obrolan yang terintegrasi dengan, aplikasi populer yang sering digunakan. Misalnya, integrasi berbagi dokumen adalah suatu keharusan saat ini karena begitu banyak dari kita yang mengerjakan proyek bersama dan berkolaborasi dalam aset penting. Integrasi aplikasi obrolan yang relevan membantu Anda menyederhanakan alur kerja dan menghemat waktu.

Kemampuan untuk membuat catatan, menyimpan dokumen, dan tetap teratur: Mengapa harus memisahkan aplikasi pencatatan dan penyimpanan jika Anda dapat menyimpan semuanya di satu tempat? Aplikasi obrolan canggih harus menawarkan kemampuan untuk membuat catatan, mengirim dan menyimpan dokumen penting, serta menyimpan, menyematkan, dan membalas pesan penting dalam antarmuka yang sama. Perhatikan kemampuan untuk mengatur pengingat dan menjadwalkan pengiriman pesan — ini akan berguna saat Anda perlu tetap teratur ketika berkomunikasi saat bepergian atau di zona waktu yang berbeda. 

Akses cepat ke jenis kolaborasi lainnya: Terkadang Anda perlu berpindah dari obrolan ke telepon atau rapat video untuk menjelaskan atau mendemonstrasikan sesuatu lebih lanjut. Temukan aplikasi obrolan yang membuat Anda tetap cepat dan produktif dengan memungkinkan Anda beralih di antara solusi komunikasi, semuanya dalam aplikasi yang sama. Fitur tambahan: kemampuan untuk memulai rapat langsung dalam saluran grup, berbagi papan tulis digital dengan grup tertentu, dan memiliki obrolan rapat yang disimpan langsung dalam aplikasi obrolan persisten Anda.

Telepon telah menjadi dasar lingkungan kerja selama beberapa dekade. Namun, hal itu tidak berarti telepon menjadi tidak relevan; justru sebenarnya malah sebaliknya. Komunikasi VoIP sangat penting dalam dunia kerja yang fleksibel saat ini. Komunikasi VoIP membantu Anda berkomunikasi saat bepergian, dari perangkat yang Anda pilih, dengan rekan kerja dan pelanggan. Selain itu, penyedia telepon VoIP yang tepat dapat membantu Anda melakukan semua itu dan beberapa hal lainnya. 

Bahkan, beberapa solusi telepon berarti Anda benar-benar dapat mengurangi jumlah perangkat dan aplikasi yang Anda gunakan. Yang diperlukan hanyalah menemukan yang tepat — berikut yang kami sarankan untuk dicari: 

Komunikasi yang konsisten, tanpa perangkat berlebih: Komunikasi VoIP kelas dunia dapat bekerja pada perangkat desktop, seluler, dan tablet. Hal ini tidak mengabaikan fakta bahwa telepon meja masih relevan, tetapi ini memberi Anda pilihan untuk berkomunikasi pada perangkat yang Anda pilih tanpa mengungkapkan nomor pribadi Anda. Dengan begitu, Anda tidak terikat dengan lokasi tertentu atau harus memiliki perangkat yang berbeda untuk pekerjaan dan panggilan pribadi. Yang Anda butuhkan hanyalah kemampuan untuk mengakses aplikasi telepon berbasis cloud. 

Kemampuan untuk mengirim pesan teks atau beralih ke video: Solusi telepon saat ini harus dibangun untuk dunia yang berpusat pada kolaborasi — yang berarti kemampuan untuk dengan mudah terhubung ke solusi video. Temukan solusi VoIP yang langsung beralih ke video, sehingga Anda dapat beralih di antara keduanya di tempat yang sama. Anda juga harus dapat mengirim pesan teks SMS dari solusi telepon Anda sehingga pesan tertulis dan verbal semuanya berasal dari sumber yang sama. 

Dasbor analitik dan kualitas: Saat Anda mencoba memahami sesuatu, memiliki dasbor analitik yang tersebar hanya akan menambah masalah. Kurangi penggunaan solusi analitik tambahan dengan mengadopsi solusi telepon yang dilengkapi dengan dasbor yang intuitif. Anda harus dapat memantau dan menangani masalah kualitas panggilan dan masalah jaringan secara proaktif, sehingga masalah dapat diatasi dengan cepat dan efektif. 

Rekomendasi akhir kami: gabungkan aplikasi obrolan dan solusi telepon Anda dengan menggunakan satu platform yang menawarkan keduanya. 

Aplikasi obrolan canggih kami, Zoom Team Chat, memberikan komunikasi instan dan terorganisir, sementara Zoom Phone menghadirkan komunikasi suara ke era kolaborasi. Memanfaatkan keduanya berarti Anda dapat berkolaborasi melintasi berbagai mode dengan cepat dan membuka tingkat produktivitas baru. 

Kedua solusi hadir sebagai bagian dari penawaran Zoom Workplace kami, yang menggabungkan obrolan, telepon, rapat, papan tulis, dan banyak lagi ke dalam satu platform yang lancar. Dengan menggabungkan komunikasi tempat kerja dalam satu tempat dengan Zoom Workplace, Anda dapat menghemat waktu dan uang yang Anda butuhkan untuk mempersiapkan bisnis Anda untuk masa depan. Skalakan tanpa pengorbanan, tata ulang hari kerja Anda, dan lakukan dengan efisien dan hemat. 

Untuk mempelajari selengkapnya tentang cara Anda dapat menggabungkan komunikasi dengan Zoom, lihat webinar Hear from a Peer terbaru kami.