Les réunions du personnel sont un excellent moyen de partager des informations précieuses et autres actualités avec toute votre entreprise. Voici comment organiser un rassemblement interactif, qui motivera vos employés et suscitera leur intérêt.
Meilleures pratiques pour l’organisation de réunions du personnel virtuelles
Dans ce guide :
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Le défi de l’hybride
Pour les entreprises en pleine transition vers le travail hybride, il est essentiel de maintenir l’engagement et de renforcer les liens avec les employés à distance et en présentiel. Dans ce cadre, les organisations doivent s’adapter à une dynamique changeante quant au partage efficace des informations et aux interactions avec les effectifs hybrides.
Selon une étude de Gartner, la proportion de télétravailleurs exerçant en mode hybride devrait atteindre 70 % des effectifs totaux en télétravail d’ici à la fin 2022.
Comment les entreprises vont-elles s’adapter à cette main d’œuvre dispersée, communiquer les informations clés pour l’entreprise et interagir avec les équipes à distance ?
Pour les professionnels des RH et de la communication interne, les stratégies à envisager sont les suivantes :
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Se concentrer sur la communication de nouvelles importantes à l’échelle de l’entreprise.
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Utiliser une communication ouverte par le biais des travaux de groupe de l’entreprise pour aider l’employé(e) à se sentir connecté(e)
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S’engager efficacement auprès de l’ensemble du personnel réparti dans le monde entier.
Ce guide propose des conseils d’experts pour organiser des réunions de tout le personnel qui vous aident à créer un sentiment de communauté au sein de votre entreprise et à communiquer les actualités internes importantes à vos employés.
Choisir la bonne technologie
Que vous cherchiez à tisser des liens ou à annoncer les dernières nouvelles concernant l’entreprise, le fait d’opter pour la bonne technologie vous permettra de proposer une expérience utile aux employés.
Les solutions Zoom Meetings et Zoom Webinars offrent chacune des fonctionnalités qui permettent aux entreprises de toute taille d’organiser des réunions regroupant tout le personnel à la fois réussies et engageantes. Enfin, Zoom Events vous permet de créer un hub pour les événements passés et présents destinés aux employés.
Meetings, Webinars ou Events ?
Zoom Meetings
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Les participants sont connus de l'hôte.
- Jusqu’à 1 000 participants
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Les participants peuvent interagir grâce à la vidéo, à l'audio, au partage d'écran, aux annotations, au chat et aux salles de répartition.
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Idéal pour la collaboration en groupe
- Synchronisation des équipes
- Démos de vente
- Classes en ligne et heures de bureau
Zoom Webinars
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Large audience et participants inconnus de l'hôte.
- Jusqu’à 100 000 participants.
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Les participants peuvent voir, écouter et utiliser les Q. et R.
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Idéal pour les événements publics
- Réunions du conseil
- Conférences et séminaires virtuels
- Événements de divertissement
Zoom Events
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Choisissez de manière flexible entre Zoom Meetings et Zoom Webinars
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Organisez les enregistrements dans un hub d’événement où les sessions passées de réunion de travaux de groupe peuvent être conservées.
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Attribuez des billets individuels à chaque participant(e)
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Idéal pour les événements :
- Avec des sessions récurrentes
- Avec plusieurs pistes
- Sur plusieurs jours
Comment choisir ?
Combien d’employés participeront ? Quel niveau d’interaction recherchez-vous ? Organisez-vous plusieurs sessions ? Voici quelques recommandations pour choisir la solution Zoom la mieux adaptée en fonction du contexte.
Pensez à l’expérience des participants
Le type d’expérience et le degré d’interaction que vous souhaitez offrir aux participants seront déterminants dans le choix de la technologie.
Zoom Meetings est fait pour créer des liens. Non seulement les employés ont accès à l’audio et à la vidéo, mais ils disposent également d’une plus grande flexibilité pour interagir et échanger grâce à des fonctionnalités telles que le chat, les filtres, les réactions, les sondages, le tableau blanc numérique et la fonction lever la main. Ils peuvent également partager leur écran et rejoindre des salles de répartition si l’organisateur active ces fonctionnalités.
Zoom Webinars offre aux organisateurs davantage de contrôle sur l’expérience des participants. Les participants ne peuvent pas utiliser l’audio ou la vidéo ni partager leur écran, ce qui limite le risque de perturbation. Les employés peuvent cependant échanger via le panneau Q. et R., le chat en webinaire, les sondages, les réactions et l’enquête post-webinaire. Zoom Webinars est donc très utile pour communiquer sur les actualités de l’entreprise, organiser des discussions de groupe entre cadres et animer des formations à grande échelle. Les organisateurs peuvent également personnaliser l’apparence de chaque réunion du personnel grâce à la personnalisation de la session.
Avec Zoom Events, vous pouvez choisir d’organiser une session individuelle via Zoom Meetings ou Zoom Webinars et utiliser les fonctionnalités interactives répertoriées ci-dessus ainsi que d’autres fonctionnalités comme Réseautage et Exposition. Vous pouvez aussi stocker, gérer et partager facilement des enregistrements à partir de votre hub, un répertoire de contenu numérique.
Vous voulez voir ces fonctionnalités en action ?
Demandez une démo avec un expert de Zoom.
Astuces et meilleures pratiques
Votre réunion du personnel ne doit pas faire perdre de temps à vos employés, et doit les inciter à participer. Grâce à ces meilleures pratiques, vous pourrez organiser sereinement des réunions du personnel professionnelles et percutantes.
Travaillez en équipe
Il y a de nombreux éléments à planifier lors de l’organisation d’un événement virtuel, même en interne. Déléguez des tâches aux membres de l’équipe et définissez clairement leurs rôles et responsabilités, afin de pouvoir travailler ensemble à la création d’une expérience parfaitement fluide.
Attribuez des rôles
Pour partager des diapositives
Désignez une personne qui connaît bien le contenu et le déroulement de la conversation pour partager les diapositives ou donnez le contrôle des diapositives à chaque intervenant, qui pourra assurer la progression de ses propres diapositives pendant la réunion.
Pour modérer les Q. et R. et le chat
En fonction du nombre de participants, vous pouvez demander à quelques personnes de modérer les Q. et R. et le chat. C’est un très bon moyen pour vos employés d’obtenir des réponses à leurs questions à la volée et pour vous de les maintenir impliqués tout au long de la réunion.
Pour lancer des sondages
L’organisation de sondages, dans les réunions et les webinaires, est un excellent moyen d’échanger avec votre public. Les sondages avancés vous donnent accès à des formats de réponse et à des quiz supplémentaires pour divertir les participants et capter leur attention. Faites-vous seconder par un coéquipier chargé de lancer et gérer les sondages pendant votre événement.
Pour gérer les participants
Respectez nos meilleures pratiques en matière de sécurité pour protéger votre réunion du personnel. Vous pouvez également demander à un coéquipier de superviser les Q. et R. et le chat, et de rester attentif aux éventuels commentaires inappropriés ou aux éléments perturbateurs.
Organisez un essai
C’est en forgeant qu’on devient forgeron ! Avant l’événement, planifiez un essai avec tous les intervenants pour tester l’audio, la vidéo, l’éclairage et les connexions Internet. C’est le moment pour votre équipe technique de s’entraîner à partager des diapositives et des vidéos, à lancer des sondages et tout ce qui peut s’avérer nécessaire lors de votre événement en direct.
Voici une liste des contrôles de base à effectuer lors de votre essai pour être sûrs d’être prêts pour le grand jour :
Liste de contrôle pour l’essai
Votre liste doit comprendre les éléments suivants :
Présentations et rôles/responsabilités
- L’hôte gérera les questions techniques lors de la réunion du personnel
- Rôles des présentateurs/intervenants
Présentation rapide des fonctionnalités et des contrôles pour les réunions du personnel
Pour Zoom Webinars :
- Gérer les Q. et R. et répondre aux questions
- Partager des messages et des liens dans le chat
- Lancer un sondage
- Intervenants
Pour Zoom Meetings :
- Gérer le chat et répondre aux messages de chat
- Lancer un sondage
- Gérer les participants
Déterminez qui partagera le contenu et testez le contenu
- Quel contenu sera partagé ? (p. ex., diapositives, vidéo, bureau, applications, etc.)
- S’il s’agit d’un partage audio, comme de la musique ou une vidéo avec du son, vérifier que l’audio est transmis au bon volume
Vérifiez les éléments de base
- À qui l’hôte donnera-t-il la parole après le message de bienvenue et de présentation des règles ?
- Rappelez aux intervenants de rejoindre l’événement en direct 15 minutes à l’avance.
- Confirmez l’heure de début et de fin de la réunion du personnel.
- Déterminez comment gérer les Q. et R. (c.-à-d. répondre à la fin).
- Le chat et la levée de main seront désactivés pour les participants, sauf accord contraire.
- Quels liens ou messages (le cas échéant) doivent être envoyés aux participants via le chat ?
Assurez-vous que tous les intervenants ont leur lien pour l’événement en direct
Autres considérations :
- Utilisez une connexion Internet câblée pour éviter les problèmes de connectivité.
- Fermez les programmes et les fenêtres que vous n’utilisez pas pour éviter que des notifications ou des onglets indésirables s’affichent.
- Créez un compte Zoom dédié, utilisé uniquement pour organiser les réunions du personnel, afin que les paramètres soient sauvegardés et ne soient pas modifiés par les autres utilisateurs du compte.
Liste de contrôle pour l’organisateur de la réunion du personnel :
Avant la réunion du personnel (1 à 2 semaines en amont)
- Vérifiez que tous les paramètres de compte souhaités sont activés/désactivés.
- Programmez les réunions du personnel/le webinaire.
- Créez les questions du sondage, le cas échéant.
- Créez une ébauche de l’ordre du jour de la réunion du personnel.
- Créez une liste provisoire des intervenants.
Avant la réunion du personnel (~1 semaine en amont)
- Examinez et finalisez le contenu/les diapositives et l’ordre du jour.
- Transmettez par e-mail l’ordre du jour final aux cadres et aux intervenants.
- Envoyez une invitation à la réunion/au webinaire à tous les employés.
- Présentez et partagez l’ordre du jour via les canaux de l’entreprise.
- Organisez un essai avec tous les intervenants.
Pendant la réunion du personnel
- Modérez l’événement
- Partage d’écran
- Gardez un œil sur le temps
- Surveillez et gérez les Q. et R.
Après la réunion du personnel
- Débriefez avec l’équipe sur ce qui a bien ou mal fonctionné
- Envoyez les diapositives et l’enregistrement via les canaux de l’entreprise
- Assurez le suivi des questions diverses posées par les employés
Engagement et lien avec le public
Il existe plusieurs moyens d’organiser une réunion du personnel réussie ; tout dépend de la structure et des besoins de vos effectifs. Voici quelques conseils qui vous aideront à rendre ces réunions des plus utiles pour vos employés.
Veillez à diversifier les sujets
Il est important de diversifier les sujets lors de votre réunion pour que votre public reste impliqué et s’intéresse aux informations présentées. Pensez à inviter des intervenants qui apporteront du savoir, un leadership éclairé ou tout simplement du divertissement. Ce sont aussi les vidéos et les musiques diffusées qui rendent ces réunions uniques et captivantes.
Favorisez l’implication pendant la réunion
Enquête avant l’événement
Une réunion du personnel est idéale pour impliquer vos employés et valoriser leur travail au sein de l’entreprise. Offrez-leur la possibilité de vous communiquer les informations qu’ils estiment importantes via un sondage ou une enquête avant l’événement, et adaptez l’ordre du jour en conséquence.
L’astuce de pro
Utilisez Zoom Team Chat pour partager des informations avant et après votre événement. Créez le buzz avant même le début de l’événement et veillez à ce que les détails importants soient abordés !
Q. et R. en direct
La fonctionnalité Q. et R. de Zoom Webinars permet aux participants de poser des questions et d’obtenir des réponses de vive voix ou écrites pendant l’événement. Voici quelques astuces pour utiliser la fonctionnalité Q. et R. :
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Désignez des membres de votre équipe pour gérer les Q. et R. afin que les présentateurs puissent se concentrer sur leur discours. Si votre équipe Q. et R. ne participe pas à l'audio ou à la vidéo, vous pouvez masquer son flux vidéo grâce à la fonction Masquer les participants sans vidéo.
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Vous pouvez ajuster les paramètres de Q. et R. pour autoriser ou désactiver les questions anonymes ou pour choisir si les participants peuvent ou non voir, commenter ou voter pour des questions.
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Préparez quelques questions pour inciter à la réflexion, au cas où vous ne recevriez pas suffisamment de questions de qualité de la part du public pour combler le temps imparti aux Q. et R.
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Consultez le rapport de Q. et R. après votre webinaire et effectuez un suivi auprès des participants dont les questions n’ont pas obtenu de réponse lors de la session.
Salles de répartition
Disponibles avec Zoom Meetings, les salles de répartition permettent à vos employés de se réunir par petits groupes. Répartissez les participants dans ces salles avant ou pendant la session. Vous pouvez autoriser les participants à sélectionner la salle qu’ils souhaitent rejoindre ou à se déplacer librement d’une salle à l’autre.
Enquêtes pour recueillir des commentaires
Donnez à vos employés la possibilité de faire part de leurs commentaires après votre événement : vous pourrez évaluer ce qui leur a semblé fonctionner, les points à améliorer et ce qu’ils aimeraient voir à l’avenir lors des événements qui regroupent tout le personnel. Avec Zoom Webinars, vous pouvez utiliser l’enquête post-webinaire pour réaliser un sondage juste après votre événement.
Vous voulez en savoir plus ?
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