Vous commencez le télétravail ?Voici quelques astuces pour animer vos réunions comme un pro 

Étape 1 : créez un compte Zoom – l’inscription est gratuite ! Une version Pro est disponible, mais si vous avez besoin d’une solution rapide pour organiser des réunions en vidéo, la version gratuite vous offre toutes les capacités et fonctionnalités dont vous avez besoin. Quel que soit la version, l’inscription à Zoom prend environ 30 secondes. En résumé, les différences sont les suivantes :

• Zoom Basique : il s’agit de la version gratuite. Elle est idéale pour les appels vidéo illimités 1:1 et les appels de groupe (durée limitée à 40 minutes si vous êtes l’hôte de la réunion). Vous disposez également d’une messagerie d’équipe et directe illimitée avec Zoom Team Chat.
• Zoom Pro : pour 15,99 $/mois, vous obtenez toutes les fonctionnalités du forfait Basique, plus des contrôles administrateur améliorés pour vos réunions, en plus de l’enregistrement sur le cloud. Comparez les forfaits et les tarifs pour trouver la solution qui vous convient le mieux.

Étape 2 : téléchargez le logiciel Zoom Meetings sur votre ordinateur de bureau et votre appareil mobile. Vous trouverez notrecentre de téléchargementici.De là, il vous suffit de vous connecter et vous êtes prêt à démarrer !

Votre ordinateur portable (Mac ou PC) est certainement équipé d’une caméra et d’un haut-parleur intégrés, mais la qualité de votre webcam et de votre microphone fera toute la différence lors d’une réunion, pour vous comme pour les autres.  Pour donner le meilleur de vous-même devant la caméra, je vous recommande d’acheter une webcam Logitech Brio et un ensemble d’Airpods (ou les casques sans fil Plantronics Focus UC ou Logitech Zone) si vous pouvez faire l’investissement. Même une paire d’écouteurs filaires munis d’un micro peut s’avérer très utile. Jetez un coup d’œil au test que j’ai réalisé. Vous pouvez voir une brève démonstration de mes pistes audio et vidéo en fonction de différents paramétrages : https://youtu.be/X2E4Rww0NQs Un bon éclairage est également essentiel. Essayez de faire en sorte que votre visage soit éclairé par une fenêtre ou par une petite lampe sur votre webcam.  Et n’oubliez pas votre connexion à Internet. Généralement, votre Internet à domicile n’est pas aussi robuste que le réseau de votre bureau. Si tous les membres de votre famille regardent des films et jouent en ligne, vous rencontrerez peut-être des problèmes de bande passante. Ne vous inquiétez pas, Zoom est optimisé pour être efficace et est réputé pour son utilisation à domicile, dans des cafés et sur votre réseau mobile. En cas de bande passante insuffisante, Zoom donnera la priorité à votre audio plutôt qu’à votre vidéo pour s’assurer que vous êtes entendu.   Une fois que vous avez installé le logiciel, terminé la configuration et que vous avez accès à Internet, allez sur www.zoom.us/test pour tester votre audio et votre vidéo. Vous participerez à une réunion test rapide pour vous aider à définir vos paramètres de communication.

Voici quelques conseils pour que vos réunions soient productives et impeccables avec Zoom. 

Les arrière-plans virtuels (image ou vidéo) pour cacher le bazar

Charger un arrière-plan ou une vidéo sympathique vous aidera à dissimuler le bazar et les autres distractions visuelles, en particulier si vous travaillez dans votre chambre, si votre chien vous suit partout ou si vous vous installez parfois dans la salle à manger de vos beaux-parents.

Presser la barre d'espace de mon clavier me permet de rétablir mon son temporairement

J’aime couper le son lors des grandes réunions, au cas où mon chien aboie ou que quelqu’un sonne à ma porte. Le fait de maintenir la barre d’espacement pour rétablir le son et faire un commentaire rapide simplifie grandement la gestion de l’audio. Une fois de plus, cette fonctionnalité est incluse dans tous les forfaits Zoom Meetings. 

Partage d’écran

Avec Zoom, il est très facile de partager votre écran et de collaborer. Notre plateforme permet également à plusieurs personnes de partager leurs écrans en même temps. Cette fonction est idéale pour les équipes très collaboratives, comme les ingénieurs.

Tableau blanc

Zoom encourage la collaboration en temps réel grâce à la fonctionnalité du tableau blanc ! Le tableau blanc virtuel peut être difficile à utiliser sur les appareils sans écran tactile, mais, dans ce cas, participez à la réunion depuis un iPad et servez-vous du partage/tableau blanc sur celui-ci. 

Intégrer votre calendrier

J’utilise Gmail, je vais donc vous parler de cette solution, mais vous pouvez trouver d’autres informations sur l’intégration aux calendriers ici si vous avez recours à Office 365 ou Exchange.

1. Allez sur votre portail administrateur Zoom et connectez votre calendrier. (Cela prend environ une minute.)
2. Installez le module d'extension Zoom pour G-Suite pour qu'il soit super simple d'ajouter des liens Zoom Meetings à vos évènements.

Regardez cette courte vidéo de moins d’une minute pour découvrir comment intégrer votre calendrier (démo Gmail).

Annoter le contenu partagé

La création et la modification de documents est encore plus facile lorsque vous pouvez annoter et apporter des changements conjointement. Veillez à profiter des fonctions de co-annotation pour simplifier la collaboration. 

Profitez du chat durant la réunion pour partager des fichiers et des ressources

J’utilise le chat en réunion pour partager des liens ou des ressources qui peuvent être abordés pendant les réunions. Par exemple, les membres de l’équipe partageront des documents Google, des URL ou de simples commentaires (pour ne pas perturber les conversations en cours). 

Activez la fonction « Retoucher mon apparence » pour profiter d'une légère amélioration vidéo

Cette fonction peut être activée via vos paramètres Zoom. Elle vous aidera à atténuer vos cernes et à lisser votre peau, pour une apparence plus soignée.

Sécurisez votre expérience des réunions

Votre bureau est peut-être parfaitement adapté à vos préférences de sécurité, mais votre installation à la maison a besoin d’un coup de pouce. Zoom possède un grand nombre de fonctionnalités performantes pour protéger vos réunions et assurer votre confidentialité. Avec Zoom, vous pouvez :

• Verrouiller votre réunion et exiger un code d'accès pour y participer
• Activer la fonctionnalité de salle d'attente et accueillez/refusez les utilisateurs qui se présentent
• Limiter les participants à la réunion aux utilisateurs authentifiés ayant le même domaine
• Activer un filigrane sur l'audio et la vidéo si le contenu de votre vidéo est sensible
• Limiter le partage d'écran au contenu d'une application spécifique, plutôt qu'à votre bureau entier, afin que les participants ne puissent pas apercevoir quelque chose qu'ils ne devraient pas voir.

• S’habiller : habillez-vous de la tête aux pieds. Mettez une chemise ou la tenue que vous porteriez normalement sur votre lieu de travail, et non pas le vieux t-shirt que vous utilisez pour nettoyer votre garage.
• Faire des pauses régulières : comme au bureau, faites des pauses toutes les heures pour éviter l’épuisement. Faites une promenade supplémentaire avec votre chien (il adorera ça !), lancez une lessive ou passez 15 minutes dehors avec vos enfants (ils adoreront ça aussi !).
• S’étirer : arrêtez votre vidéo et étirez-vous un peu toutes les heures. Faites un tour dans votre cuisine entre les appels ou utilisez une balle ou un appareil de massage pour faire disparaître les tensions. Ou amusez-vous et utilisez des exercices virtuels et faites votre sport pendant une réunion !
• Donner vos disponibilités : publiez votre calendrier, afin que vos collègues puissent le voir et comprendre rapidement si vous êtes disponible. Vous pouvez vous réserver du temps pour travailler sur des projets, programmer des rappels pour des tâches importantes et même garder du temps pour préparer le repas. Vous pouvez aussi faire passer votre statut Zoom Team Chat sur Occupé lorsque vous devez vous concentrer sur un projet.
• Supprimer les distractions : fermez la porte pour protéger votre espace privé et vous assurer une séparation, en particulier à domicile. Accrocher un simple rideau peut vous aider. Fermez les onglets inutiles et mettez vos notifications en pause pour ne pas être tenté de regarder constamment vos réseaux sociaux. Programmer une ou deux réunions de 10 minutes pendant votre journée pour vous occuper spécifiquement de vos flux peut vous offrir une pause et une perspective excitante.
• Éviter l’isolement et la solitude : un grand nombre de personnes ont besoin de contacts avec leur équipe ; il peut donc être utile de prévoir des réunions et points réguliers tous les jours. Vous pouvez même programmer des « déjeuners d’équipe » avec vos collègues sur Zoom. Discutez en direct ou désactivez l’audio et entretenez-vous avec le groupe ou avec quelqu’un en particulier, en fonction des conversations et des relations dont vous avez besoin.

Il existe un grand nombre de ressources pour vous aider à télétravailler et à proposer des expériences numériques. En voici quelques-unes :

• Webinaire sur demande : bonnes pratiques de télétravail avec Zoom
• 10 conseils AVÉRÉS pour créer un environnement de télétravail temporaire efficace
• Organisation d’événements virtuels : les bonnes pratiques
• Résoudre le futurs défis du travail grâce à une culture axée sur la vidéo
• Adopter et sécuriser les télétravailleurs : la cybersécurité au temps de la COVID-19
• Astuces pour stimuler la productivité

N’oubliez pas que tous les membres de votre équipe sont probablement dans le même bateau. Un chien qui aboie ou une sonnette qui retentit pendant une réunion, ce n’est pas la fin du monde. Faites de votre mieux pour préparer votre espace de travail, vous adapter à vos nouvelles habitudes et à votre nouveau cadre de travail, et ne vous préoccupez pas des petites choses. Vous vous en sortez très bien ! Commencez à utiliser Zoom dès aujourd’hui avec une licence Basique gratuite, ou parlez à un spécialiste des produits Zoom pour savoir comment intégrer Zoom dans votre organisation.