Zoom Workflow Automation créé des flux de travail automatisés pour des tâches courantes comme répondre à des messages de chat, afin de faire gagner du temps à votre équipe.
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Mis à jour le February 19, 2025
Publié le July 09, 2024
Réfléchissez au temps que vous passez sur des tâches de routine, comme l’envoi de messages hebdomadaires ou la duplication d’informations d’une application à l’autre. Ce qui semble être une minute ici ou là peut rapidement s’accumuler surtout lorsque des projets plus importants vous attendent. Les flux de travail automatisés peuvent vous aider à récupérer ce temps précieux.
Que vous soyez un administrateur informatique jonglant avec les demandes du service d’assistance ou un informaticien passant d’une application à l’autre, l’automatisation des processus métier simples et courants vous aide à être plus efficace et, en fin de compte, à accomplir davantage de tâches.
Zoom Workflow Automation facilite la création de flux de travail puissants qui rationalisent votre travail dans Zoom Workplace et les applications tierces. Vous pouvez également inclure AI Companion dans vos workflows, en tirant des informations et du contexte de la plateforme pour stimuler l’action en s’occupant de ces petites tâches à votre place.
Nous verrons comment cela peut transformer votre journée de travail, mais tout d’abord, voici un aperçu de l’automatisation du flux de travail et de son fonctionnement.
L’automatisation des flux de travail consiste à utiliser un logiciel pour automatiser certaines tâches en créant des règles ou des flux de travail entre les systèmes. Ces règles peuvent être conditionnelles (déclenchées lorsque certaines conditions sont remplies - pensez à "si ceci, alors cela") ou séquentielles (complétées dans un certain ordre linéaire lorsqu’un déclencheur se produit).
Avec Zoom Workflow Automation, vous pouvez créer des workflows simples avec une ou deux étapes, ou des workflows plus intelligents et plus dynamiques qui combinent la logique conditionnelle, les boucles, les délais et les interrupteurs pour guider les actions le long de plusieurs chemins sans effort. Il vous permet d’automatiser les flux de travail courants dans Zoom Workplace et d’exploiter les capacités des compagnons de l’IA. Il permet également de réduire les changements de contexte en utilisant des intégrations tierces ou des déclencheurs webhook pour se connecter à des applications professionnelles telles que Jira, Google ou Microsoft.
Zoom Workflow Automation est facile à utiliser sans expertise technique. A partir de l’onglet Workflows de l’application Zoom Workplace, commencez simplement par un modèle prédéfini et personnalisez chaque étape en fonction de vos besoins spécifiques. Vous pouvez également créer un flux de travail à partir de zéro, en choisissant parmi une liste de déclencheurs disponibles et en glissant et déposant des étapes dans le flux en fonction des besoins.
Lisez la suite pour découvrir comment vous pouvez mettre en place des flux de travail pour automatiser les tâches courantes de votre journée de travail, en fonction de votre rôle.
Les réunions peuvent être riches en discussions et en idées, mais une fois la conversation terminée, comment vous responsabiliser et responsabiliser votre équipe pour qu’elle passe à l’action ? L’automatisation du flux de travail peut automatiquement créer ou mettre à jour un document Zoom (ou un document Google ou Word) à partir d’un résumé de réunion généré par AI Companion après la fin de votre réunion, ce qui vous donne un espace dédié pour revenir sur les sujets de discussion, développer des idées et indiquer les prochaines étapes à vos collègues. Vous pouvez même configurer le flux de travail pour partager automatiquement ce document avec vos coéquipiers dans un canal de discussion sélectionné, afin que tout le monde soit au courant.
Si vous participez à un milliard de canaux de discussion, mais que vous ne devez vous impliquer directement que dans une poignée d’entre eux, créez un briefing quotidien pour vous aider à vous mettre à jour sans être submergé par les messages. Programmez un flux de travail pour qu’il démarre à un moment précis de la journée, indiquez les canaux de discussion que vous souhaitez résumer et l’intervalle de temps (par exemple, vous pouvez extraire les messages des dernières 24 heures), et ajoutez l’étape consistant à résumer ces messages à l’aide d’AI Companion. Vous pouvez choisir de faire apparaître le texte résumé dans un document Zoom ou de l’envoyer à un collègue ou à un groupe via Team Chat. Une fois le flux de travail exécuté, vous pouvez lire votre compte rendu de discussion pour obtenir une description de ce qui a été discuté, ainsi que des liens qui vous renvoient au message original pour que vous puissiez le lire ou y répondre.
Les messages de chat peuvent rapidement s’accumuler, surtout si vous occupez un poste où les mêmes questions ou commentaires reviennent fréquemment Vous pouvez configurer un flux de travail qui attribue une réponse personnalisable à une réaction emoji.
Par exemple, si vous faites partie d’une équipe de conception de produits, vous pouvez paramétrer l’emoji cœur pour qu’il réponde automatiquement aux commentaires positifs par un message de remerciement. Vous pouvez configurer l’emoji lunettes pour répondre aux questions les plus courantes en partageant un lien vers la FAQ du produit.
Si vous avez déjà attendu que votre supérieur approuve un document important, la vérification des mises à jour peut être à la fois chronophage et inefficace. Vous devez peut-être changer d’onglet pour regarder si quelqu’un a commenté le document, vérifier si vous avez reçu de nouveaux e-mails dans votre messagerie ou jeter un coup d’œil sur votre chat pour voir si votre message a reçu un Pouce en l’air.
Créez un flux de travail afin que votre responsable puisse donner facilement son aval et vous tenir au courant. Pour ce faire, attribuez des emojis à la personne dont vous attendez l’approbation (pouce en l’air et pouce baissé, par exemple). Créez ensuite une condition qui déclenche l’étape suivante du flux de travail : l’envoi d’un message direct à réception d’un pouce en l’air, ou la demande d’un retour d’information supplémentaire en cas de pouce baissé.
Lorsque quelque chose ne va pas, qu’il s’agisse d’une panne ou d’un problème technique, vous voulez que vos équipes de développement et d’exploitation réagissent rapidement. Vous pouvez définir un flux de travail à déclencher à partir d’une application tierce pour générer un ticket Jira (si vous avez déjà Jira) et démarrer un canal de discussion en équipe lorsqu’un rapport d’incident est signalé. En fonction du type d’incident, votre flux de travail peut spécifier les personnes à inclure dans le canal, afin que les bons membres de l’équipe soient mobilisés pour résoudre le problème.
Grâce à la possibilité de déclencher des workflows via des webhooks et de combiner des workflows conditionnels et séquentiels, vous pouvez créer des workflows complexes qui vont bien au-delà de nos modèles. Cela vous permet d’intégrer de manière transparente des applications tierces afin de gagner du temps et d’éviter les allers-retours entre la création de tickets ou de documents dans différentes applications. Vous pouvez personnaliser ces flux de travail pour répondre aux besoins de votre équipe et de votre organisation.
En tant que manager, vous devez savoir ce que les membres de votre équipe ont à faire et connaître l’état d’avancement des projets en cours. De nombreux responsables organisent pour cela une réunion hebdomadaire, au cours de laquelle chaque collaborateur fait part de son travail sur Zoom Team Chat. Cependant, cette tâche en apparence simple peut rapidement devenir chronophage pour vous et vos subordonnés directs. Vous devez d’abord vous souvenir d’envoyer le message de rappel, puis votre équipe doit rapporter son avancement, et il se peut que vous ayez à poser des questions supplémentaires pour obtenir les informations nécessaires.
Automatiser cette vérification hebdomadaire à l’aide d’un flux de travail automatisé peut contribuer à améliorer la productivité de tous. Vous pouvez créer un flux de travail pour envoyer un message programmé à la fréquence de votre choix et ajouter un formulaire pour faciliter la réponse de votre équipe avec les bonnes informations. C’est une tâche de moins sur votre liste hebdomadaire !
Vous pouvez utiliser AI Companion dans une étape du flux de travail pour résumer une semaine entière de messages de chat provenant du canal de votre équipe et les ajouter à un document Zoom. Vous pouvez ensuite partager le document avec votre équipe et lui demander quels sujets elle souhaite ajouter à l’ordre du jour de votre réunion d’équipe hebdomadaire. Le résumé peut les aider à se remémorer les brèves conversations qu’ils ont eues au quotidien et à déterminer les sujets qui mériteraient une discussion plus approfondie.
L’approbation des demandes de voyages d’affaires, de congés et de dépenses peut encombrer votre boîte de réception et alourdir votre journée de travail. L’automatisation du flux de travail peut faciliter et rationaliser ce processus afin que vous puissiez examiner et approuver ces types de demandes directement dans Team Chat.
Commencez avec le modèle de flux de travail de demandes de congés, personnalisez-le en fonction de vos besoins et publiez le lien correspondant dans le chat de votre équipe (vous pouvez même l’épingler à ce canal pour que tout le monde puisse le trouver facilement). Lorsque les membres de l’équipe ont besoin que vous approuviez une demande, il leur suffit de remplir le formulaire. Il vous sera automatiquement envoyé pour examen, et une fois que vous aurez donné votre accord, ils recevront une notification en retour.
Les nouveaux employés qui rejoignent une équipe hybride ou à distance peuvent éprouver davantage de difficultés à se familiariser avec leurs collègues et à développer un sentiment d’appartenance. Si vous disposez d’un canal de discussion à l’échelle d’une équipe ou d’un service, vous pouvez mettre en place un flux de travail pour introduire automatiquement les nouveaux membres. Facilitez la tâche en créant un formulaire qu’ils pourront remplir et qui mentionnera leurs principales responsabilités, leurs loisirs et leurs centres d’intérêt.
Une fois que le nouvel employé a rempli le formulaire, une étape est déclenchée qui envoie un message au canal de discussion de l’équipe avec un court message de bienvenue et une présentation. Vous pouvez également aider les nouveaux embauchés à se sentir les bienvenus en leur envoyant un message automatique leur indiquant les ressources clés, comme un lien vers le calendrier de l’équipe. Comme toujours, vous pouvez adapter ces messages à la culture de votre équipe.
L’automatisation des flux de travail est maintenant disponible pour les utilisateurs payants de Zoom sans coût supplémentaire pendant la période d’essai gratuite (mettez à jour votre application Zoom Workplace avec la version 6.3.10 ou supérieure). Administrateurs et propriétaires de comptes, vous pouvez apporter les avantages de l’automatisation à votre personnel en activant l’automatisation des flux de travail dans votre portail d’administration. Consultez notre page de support pour plus d’informations sur la façon de commencer à automatiser vos flux de travail.
Les nouveaux employés qui rejoignent une équipe hybride ou à distance peuvent éprouver davantage de difficultés à se familiariser avec leurs collègues et à développer un sentiment d’appartenance. Si vous disposez d’un canal de discussion à l’échelle d’une équipe ou d’un service, vous pouvez mettre en place un flux de travail pour introduire automatiquement les nouveaux membres. Facilitez la tâche en créant un formulaire qu’ils pourront remplir et qui mentionnera leurs principales responsabilités, leurs loisirs et leurs centres d’intérêt.
Une fois le formulaire rempli par le nouvel employé, une action est déclenchée qui envoie un message au canal de discussion de l’équipe avec un court message de bienvenue et une présentation. Pour accueillir les nouvelles recrues, envoyez-leur un message automatique contenant les ressources clés, comme le calendrier de l’équipe. Comme toujours, vous pouvez adapter ces messages à la culture de votre équipe.
Workflow Automation est maintenant disponible pour les comptes Zoom payants sans coût supplémentaire pendant la période bêta.* Administrateurs et titulaires de comptes, vous pouvez faire bénéficier votre personnel des avantages de l’automatisation en activant Workflow Automation dans votre portail d’administration. Consultez notre page d’assistance pour en savoir plus sur le processus d’automatisation de vos flux de travail.
*Remarque : cette fonctionnalité peut ne pas être disponible dans toutes les régions ni pour tous les secteurs d’activité pendant la phase bêta.
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