Vous êtes dans le secteur de l'Education et vous organisez un événement ? Découvrez comment passer au virtuel avec Zoom Events

Fêtes de fin d’année, cérémonies de remise des diplômes, rassemblements d’anciens élèves ou événements pour l’orientation des futurs élèves, de nombreux établissements scolaires cherchent à atteindre un public plus large grâce à des événements virtuels et hybrides.

Les événements de campus virtuels et hybrides permettent aux familles de rester en contact avec leurs enfants malgré la distance, de faire participer des intervenants du monde entier et de maintenir l’intérêt des anciens élèves même s’ils ne sont plus à proximité du campus. Zoom Events offre une plateforme tout-en-un permettant aux organisateurs d’événements de campus de créer, de commercialiser, de gérer et d’accueillir des conférences à sessions multiples de plusieurs jours ou des événements à session unique, et ce, quelle que soit leur taille ou leur échelle.

Dans cet article, vous trouverez quelques points clés à prendre en compte lors de la planification de votre prochain événement de campus virtuel. Consultez aussi notre guide complet sur l’organisation d’événements de campus avec Zoom pour obtenir encore plus de conseils et d’astuces !

L’une des fonctionnalités les plus utiles de Zoom Events est la possibilité d’organiser plusieurs sessions en même temps, tout en conservant un seul et unique lien vers l’événement principal. Grâce à Zoom Events, la New Haven Public Schools a pu simplifier l’expérience de son exposition virtuelle sur le choix d’une école par rapport à l’année précédente, passant de 30 liens vers des webinaires différents à un seul lien vers l’événement principal.

Quels types d’événements peuvent comporter plusieurs sessions ? Pensez aux événements pour l’orientation des élèves, où vous pouvez planifier une session avec les dirigeants de l’université et les doyens, une autre avec les conseillers résidentiels pour parler de la vie en résidence, et une autre où les étudiants peuvent se renseigner sur les clubs et les activités sportives. Les événements d’anciens élèves, les collectes de fonds, les journées portes ouvertes, les symposiums de recherche, les festivals de films, les salons de l’emploi et universitaires peuvent également justifier plusieurs sessions dans le cadre d’un seul événement. Pour les salons de l’emploi ou universitaires, vous pouvez configurer chaque entreprise ou école avec sa propre session pour qu’elle agisse comme un « stand » virtuel.

Le hall Zoom Events est un espace permanent où les participants peuvent discuter, consulter le programme de l’événement et ajouter des sessions à leur programme. En tant qu’administrateur de l’événement, vous pouvez ouvrir le hall à l’avance pour que les participants puissent consulter les informations que vous avez fournies sur les sessions à venir, créer leur itinéraire, discuter les uns avec les autres et s’informer sur les éventuels sponsors de l’événement. 

Vous pouvez même diffuser des sessions en direct dans le hall pour que ceux qui viennent d’arriver puissent avoir un aperçu de chaque session avant de choisir d’y participer. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque les participants à l’événement sont intéressés par plusieurs éléments ou veulent éviter de passer à une session au milieu d’une présentation.

Une fois votre événement terminé, les prochaines étapes consisteront à établir des liens avec les participants et à évaluer le succès de vos efforts. Les fonctionnalités de Zoom Events vous permettent de faire ces deux choses.

Contactez les personnes qui se sont inscrites à l’événement pour leur donner accès aux enregistrements des sessions et aux informations de suivi. Adaptez votre message à votre public : si vous venez de terminer un événement destiné aux futurs élèves, partagez des ressources et des articles de blog sur la vie du campus et invitez-les à participer aux prochains événements. 

Voyez combien de personnes ont participé et comparez ces chiffres à ceux des événements précédents. Passez en revue les résultats de votre enquête post-événement (vous pouvez créer une enquête avant l’événement dans Zoom Events) pour voir quels sont les points forts et les points faibles de votre événement aux yeux des participants. Ces enquêtes vous permettront d’améliorer les expériences.

La New Haven Public Schools a organisé une exposition virtuelle sur le choix d’une école, avec 30 sessions différentes destinées à plus de 800 parents et étudiants. Lisez le témoignage de l’un de nos clients pour découvrir comment cet établissement d’enseignement a utilisé Zoom Events, puis prenez le temps de lire notre Guide complet pour les événements de campus virtuels et hybrides, qui vous explique en détail comment planifier votre prochaine expérience virtuelle ou hybride pour votre communauté universitaire.