Réunion et chat Zoom Workplace Conseils

Régles et usages de la réunion vidéo : 7 conseils pour garantir une bonne expérience des participants

Appliquer les règles de bienséance en réunion peut être très utile, en particulier avec les clients. Voici sept conseils pour garantir que vos réunions Zoom restent ciblées et efficaces.

4 min. de lecture

Mis à jour le September 12, 2022

Publié le November 27, 2019

Dans ce blog

01 1. N'oubliez pas de présenter tout le monde au début. - Jumplink to 1. N'oubliez pas de présenter tout le monde au début.
02 2. Vérifiez que votre arrière-plan est en ordre. - Jumplink to 2. Vérifiez que votre arrière-plan est en ordre.
03 3. Regardez la caméra,plutôt que vous-même, lorsque vous parlez. - Jumplink to 3. Regardez la caméra,plutôt que vous-même, lorsque vous parlez.
04 4. Éliminez les distractions et concentrez-vous sur l'ordre du jour. - Jumplink to 4. Éliminez les distractions et concentrez-vous sur l'ordre du jour.
05 5. Gérez consciemment vos paramètres audio et vidéo. - Jumplink to 5. Gérez consciemment vos paramètres audio et vidéo.
06 6. Invitez uniquement des participants qui ont besoin d'être là. - Jumplink to 6. Invitez uniquement des participants qui ont besoin d'être là.
07 7. Si vous êtes l'organisateur, ne quittez pas la réunion. - Jumplink to 7. Si vous êtes l'organisateur, ne quittez pas la réunion.
08 Mettez en pratique ces règles de bienséance des réunions vidéos - Jumplink to Mettez en pratique ces règles de bienséance des réunions vidéos

John Montgomery

Rédactrice de contenu marketing

Rien ne remplace les bonnes manières dans toutes nos interactions quotidiennes, et elles sont certainement appréciées plus que jamais lors des réunions professionnelles. La bienséance est de mise en réunion : être à l’heure, regarder la personne dans les yeux, lui consacrer toute notre attention. Appliquer ces mêmes principes à nos réunions vidéo peut sensiblement contribuer à un environnement professionnel productif. Cela peut aussi améliorer votre réputation personnelle, en faisant de vous le « meilleur hôte de réunion ». Les réunions d’affaires traditionnelles sont trop souvent considérées comme improductives, en raison de leurs nombreux retards et leurs nombreuses interruptions. Les plateformes de visioconférence fiables et faciles à utiliser comme Zoom ont contribué à réhabiliter cette mauvaise réputation, mais il existe des moyens de s’assurer que tous vos participants profitent au mieux du temps de réunion. Certaines règles de comportement sont évidentes et coulent de source, par exemple, éviter de manger et de boire, faire attention à son langage corporel et respecter ceux qui prennent la parole. Voici sept conseils supplémentaires en matière de bienséance pour garantir une réunion Zoom efficace.

Comme lors d'une réunion en présentiel ou d'un événement social, vous n'engageriez pas une conversation avec deux connaissances qui ne se connaissent pas sans les présenter. C'est pareil lors d'une réunion virtuelle. N'oubliez pas de présenter toutes les parties que vous avez invitées en début de réunion pour créer un environnement accueillant et favoriser la participation.

Vous voulez que vos participants se concentrent sur le contenu de la réunion, plutôt que sur votre bureau en désordre ou votre fantastique collection d’œuvres d’art ? En adoptant un environnement approprié à un contexte professionnel, vous réduisez les risques de distraction. Il est également conseillé de participer à la réunion depuis un lieu calme, sans trop de bruit de fond et de mouvement. La fonctionnalité Arrière-plan virtuel de Zoom permet justement d’éliminer facilement ces distractions quand vous devez rejoindre une réunion à partir d’un endroit en désordre ou très fréquenté.

Si vous vous regardez sur l’écran lorsque vous parlez, vos interlocuteurs ont l’impression que votre attention est ailleurs. En regardant directement la caméra lorsque vous parlez, les participants ont l’impression que vous les regardez eux plutôt que sur le côté, ce qui permet à chacun de se sentir impliqué et acteur de la conversation. Assurez-vous de bien aligner votre webcam et votre écran au niveau des yeux, pour pouvoir regarder directement la caméra et favoriser ce contact visuel avec les autres participants.

Les notifications d’applications de messagerie, les sonneries et les applications ouvertes sur votre bureau peuvent être gênantes, et vos participants pourraient penser que vous ne les respectez pas ou qu’ils ne sont pas importants à vos yeux. Limiter ces distractions peut aider à ce que les participants se concentrent sur la réunion, et à éviter les interruptions.

Vérifiez que votre micro est activé et que votre caméra est allumée pour être sûr que tous les participants peuvent vous entendre et vous voir lorsque vous parlez. Si vous remarquez que quelqu’un dans la réunion parle, mais que son micro est désactivé, vous pouvez le prévenir et lui demander de rétablir le son dans l’onglet Gérer les participants. Vous pouvez aussi gérer comment vous commencez et rejoignez les réunions (avec la vidéo activée, le son coupé au départ, etc.) dans vos paramètres Zoom Meetings.

Inviter des collègues qui n’ont pas besoin de participer ou de prendre des décisions peut nuire à la qualité de la réunion. Vous pouvez en effet envoyer aux autres parties prenantes un résumé de la réunion via Zoom Team Chat, et limiter la liste des participants afin d’éviter que la réunion ne s’éternise. En tant qu’invité, assurez-vous d’examiner les invitations à des réunions que vous recevez pour décider si vous avez vraiment besoin d’y participer. Si ce n’est pas le cas, demandez à recevoir un enregistrement ou un résumé de la réunion pour obtenir les informations dont vous avez besoin.

Cette règle génerale vaut pour tous les organisateurs de réunion : attendez que tout le monde ait quitté la réunion avant de raccrocher, pour que les participants puissent partir quand ils le souhaitent et dire un dernier mot avant de se déconnecter. Zoom désignera un hôte suppléant si l'hôte initial quitte la réunion avant sa fin, mais ce n'est pas très poli. Un hôte qui quitte sa propre réunion avant la fin, c'est comme une personne qui boude sa propre fête.

Vous ne voulez pas être connu dans votre entreprise comme le champion des réunions inutiles. Suivre ces règles de bienséance lors des réunions vidéo est indispensable pour des réunions professionnelles, efficaces et productives. Pour obtenir d’autres conseils et astuces afin d’organiser des réunions vidéo efficaces, programmez votre démo privée en direct avec un spécialiste des produits Zoom dès aujourd’hui.