Conseils d'experts pour l'organisation d'un événement hybride réussi

Les événements en personne reviennent peu à peu, mais la demande d'expériences virtuelles et hybrides reste forte. Non seulement ils sont économiquement avantageux et bénéfiques pour les auditoires distants, mais ils permettent aussi aux responsables du marketing événementiel d'étendre la portée de leur marque bien au-delà des quatre murs d'un espace de conférence traditionnel.

Vous vous dites peut-être : « Inscrivez-moi ! », mais si vous découvrez le domaine des événements hybrides et que vous ne savez pas par où commencer, poursuivez votre lecture pour obtenir des conseils d’experts qui vous aideront à élaborer votre propre guide. Nous avons demandé à Savannah Fairbank, une responsable chevronnée des événements virtuels dans un cabinet d’avocats international, Cooley LLP, de nous faire part de son expérience personnelle en matière d’organisation d’événements hybrides et de nous donner quelques conseils pour conserver l’intérêt de son public.

Cooley organise généralement plus de 900 événements par an : partenariats, allocutions, réunions pédagogiques, conférences, etc. Nous connaissions les événements virtuels avant même la pandémie de COVID-19 et utilisions Zoom Webinars et Zoom Meetings pour distribuer du contenu éducatif à nos clients. Mais en 2020, nous avons été les premiers à proposer exclusivement des programmes virtuels et nous avons changé d’orientation pour ne proposer plus que ça.

Nous voulions offrir une expérience d’événement à composante virtuelle qui serait comparable, dans une certaine mesure, à nos événements sur site. Nous avons donc utilisé Zoom Events et nous nous sommes associés au Berkeley Center for Law and Business pour organiser une conférence hybride de deux jours, le Berkeley Forum on Corporate Governance. C’était notre première incursion dans le monde des événements hybrides et, en plus de sa planification virtuelle, nous avons également programmé et assuré l’événement en direct sur le site.

L'option virtuelle nous permet d'être aussi inclusifs que possible. Pour l'événement de Berkeley, nos participants venaient, pour la plupart, de la région. Comme nous proposions une version virtuelle et une version en personne, Cooley et Berkeley ont pu diffuser leurs invitations à un nombre de personnes beaucoup plus important. Aucune comparaison n'est vraiment possible avec l'ajout de cette composante virtuelle, car elle permet de tripler le nombre de personnes qui participent à l'événement.

Je veux prendre le ressenti ou l'énergie d'un événement en personne et le transposer d'une certaine manière, virtuellement. Si j'ai un auditoire de 100 personnes dans une salle qui a la possibilité de poser des questions, mais que j'ai un auditoire virtuel qui ne peut pas le faire, je dois trouver une solution pour permettre à l'auditoire virtuel d'interagir avec un intervenant en présentiel, et ce, de manière transparente et naturelle. Nous ne voulons surtout pas les voir lever les yeux au ciel parce qu'un écran ne fonctionne pas alors que nous essayons de transmettre une question.

Je m’inquiète toujours pour les personnes qui ne sont pas douées pour les nouvelles technologies. Je m’assure que tout le monde sait comment se connecter ou comment utiliser ce qu’il regarde. Lorsque je prépare un événement, je réfléchis à la manière dont je peux faire en sorte qu’une personne qui n’est pas du tout à l’aise avec la technologie puisse participer sans difficulté. Utilisant la technologie Zoom dans tous nos bureaux Cooley, nous recevons fréquemment des commentaires positifs de la part des intervenants et des participants sur la facilité d’utilisation de cet outil. Pour notre événement hybride, nous avons reçu de nombreux commentaires positifs sur la facilité de navigation de Zoom Events et sur sa transparence, y compris de la part de personnes qui ne maîtrisaient pas forcément les nouvelles technologies.

La composante AV (Audio & Vidéo) est essentielle car, en fin de compte, si elle ne fonctionne pas, tout ce que vous aurez préparé sera inutile. Le public en présentiel doit voir exactement le même flux vidéo que l’auditoire de l’événement virtuel, et non une sorte d’amalgame étrange de ce qui se passe en direct.

Lors de notre événement hybride, l’équipe chargée des événements de Cooley était sur place, s’assurant du bon déroulement de l’événement en direct. Comme nous ne pouvions pas être à la fois en ligne et hors ligne, nous avons fait appel à l’équipe chargée des services événementiels de Zoom pour s’occuper de la partie virtuelle en termes de démarrage et d’arrêt des sessions et pour aider à la mise en place du back-end.

Nous réfléchissons en permanence à la manière dont notre marque est représentée et mise en valeur. Pour les événements en personne, je sais quelle image de marque nous allons avoir et les options qui s’offrent à nous. Je sais à quoi ressemble la scène, le programme, l’éclairage. Pour notre événement hybride, Zoom Events nous a permis de reproduire autant que possible l’image qui est la nôtre en présentiel. L’un des éléments importants a été de conceptualiser la manière dont notre événement virtuel pourrait ressembler à Cooley, mais via Zoom, car Cooley utilise Zoom et que nos bureaux sont intégrés à Zoom Rooms.

Je pense que la façon la plus naturelle et la plus évidente pour les intervenants en direct d'impliquer leur auditoire est de parler aux personnes qui se trouvent en face d'eux. Mais gardez à l'esprit qu'il vous faut vous adresser à deux auditoires distincts. 600 autres personnes vous regardent sur Internet. Essayez de vous adresser davantage à eux et sachez où se trouve la caméra lorsque vous accueillez des personnes ou faites référence à des participants. 

Considérez l'événement aussi bien du point de vue des participants que de celui des intervenants. Si un intervenant n'est pas tout à fait à l'aise avec la technologie qu'il utilise, cela va se ressentir dans sa présentation. N'hésitez pas à organiser des répétitions générales et des visites guidées pour que les intervenants sachent comment les choses vont se dérouler et se sentent à l'aise à l'idée de parler virtuellement.

Il est certain que nous en discutons systématiquement aujourd'hui, alors qu'auparavant, nous n'y songions pas nécessairement, à moins d'avoir une bonne raison d'introduire une composante virtuelle. Désormais, il en est toujours question et, dans 80 % des cas, la réponse est oui, nous allons proposer une option virtuelle.

Pour découvrir comment la plateforme Zoom aide Cooley à préserver sa réputation de pionnier en matière de technologie, lisez l'histoire complète ici. Si vous êtes intéressé par l'organisation d'un événement virtuel ou hybride avec Zoom Events, contactez-nous pour une démo privée de notre plateforme d'événements virtuels.